I. Général
II. Retenues volontaires
III. Déductions involontaires
I. Généralités
Les déductions sont soustraites du salaire brut d’un employé en fonction des taux établis ainsi que des demandes de déductions volontaires des employés. Aux fins de la paie, les retenues sont divisées en deux types:
- Déductions volontaires
- Déductions involontaires (obligatoires) : impôts, saisies-arrêts et amendes
II. Déductions volontaires
Les déductions volontaires sont des montants qu’un employé a choisi de faire soustraire de son salaire brut. Les exemples sont l’assurance-vie de groupe, les déductions de soins de santé et/ou d’autres avantages, les déductions de la Credit Union, etc. En outre, les déductions volontaires peuvent être prélevées sur le salaire brut d’un employé en tant que déduction avant impôt, déduction à impôt différé ou déduction après impôt.
Les déductions avant impôt réduisent les montants bruts imposables fédéraux, étatiques et FICA. Les déductions à imposition différée réduisent les montants bruts imposables fédéraux et étatiques. Les déductions après impôt sont retenues après que tous les impôts ont été calculés et retenus.
Pour apporter des changements (ajout, modification ou suppression) aux déductions volontaires, l’employé doit contacter le bureau responsable de cette déduction (voir liste ci-dessous). Si une retenue n’apparaît pas sur le bulletin de paie d’un employé après un délai de traitement suffisant, l’employé doit communiquer avec le bureau responsable de cette retenue.
Les retenues volontaires les plus courantes et le bureau responsable sont indiqués ci-dessous. Les retenues avant impôt sont indiquées par un astérisque (*) et les retenues à impôt différé sont mises en évidence par un symbole numérique (#). Toutes les autres déductions sont prises après impôt.
| Déduction | Bureau responsable | ||
| Frais auxiliaires de la faculté | . | Bureau des cartes de Duke | |
| Caisse de crédit de Duke | Caisse de crédit de Duke | ||
| Dental Assurance dentaire* | Centre d’information des ressources humaines | ||
| Remboursement des soins aux personnes à charge* | . Centre d’information des ressources humaines | ||
| Groupement de DHRH | Le groupe de DHRH | ||
| DRH (bijoux, livres, etc.) | Auxiliaires de DHRH | ||
| Duke Card Flex | Bureau de la carte de duc | ||
| Frais de loisirs des employés | Bureau de la carte de duc | ||
| . Bureau | |||
| Club de la faculté | Club de la faculté | ||
| Fidelity (retraite)# | Administration des avantages sociaux | ||
| Cadeaux-Duke | Alumni &Dossiers de développement | ||
| Greater Piedmont Credit Union | Greater Piedmont Credit Union | ||
| Assurance maladie* | Centre d’information sur les ressources humaines | ||
| Remboursement des soins de santé* | Centre d’information sur les ressources humaines | ||
| Vente des auxiliaires de l’hôpital (bijoux, livres) | Auxiliaires de l’hôpital | ||
| Factures de l’hôpital | Organisme de gestion des revenus des patients | ||
| Live For Life | Live for Life | ||
| Long Term Care | Centre d’information sur les ressources humaines | ||
| LTD Enhancer | Centre d’information sur les ressources humaines | ||
| NC Mutual Univ. Life | Centre d’information sur les ressources humaines | ||
| Porter des lunettes | Eye Care Associates (fournisseur externe) | ||
| Frais de stationnement (Campus & Centre médical)* | . Center)* | Services de stationnement | |
| Personnel AD&D | Centre d’information des ressources humaines | ||
| Personnel Casualty (Met Pay) | Centre d’information sur les ressources humaines | ||
| Assurance vie post-retraite | Centre d’information sur les ressources humaines | ||
| Scudder (retraite)# | Avantages sociaux. Administration | ||
| Frais d’étudiants | Bureau de l’économe | ||
| Vie complémentaire | Centre d’information sur les ressources humaines | ||
| TIAA-.CREF (Retraite)# | Gestion des prestations | ||
| Universal Life Holroyd | Centre de ressources humaines | . Centre d’information sur les ressources humaines | |
| Valic (Retraite)# | Administration des prestations | ||
| Vanguard (Retraite)# | Administration des prestations | ||
| Voluntary LTD (Hartford) | Ressources humaines Information Center | ||
| Voluntary STD (Hartford) | Human Resource Information Center |
III. Retenues involontaires
Garnishments
Lesarnishments représentent les montants que les Corporate Payroll Services sont mandatés par la loi fédérale ou étatique pour retenir sur le salaire d’un employé afin de satisfaire à une obligation personnelle de l’employé. Il peut s’agir, par exemple, d’un prélèvement d’impôt fédéral, d’État, de comté ou de ville, d’une pension alimentaire pour enfants ordonnée par un tribunal ou d’une faillite ordonnée par un tribunal. Les questions concernant les saisies-arrêts doivent être adressées à l’agence qui délivre le document.
Taxes
Les taxes de sécurité sociale (FICA) sont retenues sur le salaire de TOUS les employés en fonction des taux d’imposition et de la base salariale publiés. Il n’y a que deux exceptions :
- Les étudiants de Duke actuellement inscrits à temps plein, dont les rôles principaux sont des étudiants et non des employés, sont exemptés de l’impôt FICA.
- Les titulaires de visas F-1 et J-1 qui sont des non-résidents aux fins de l’impôt américain et qui n’ont pas satisfait au test de présence substantielle sont exemptés de l’impôt FICA.
Les services de paie de l’entreprise sont également tenus de retenir les impôts sur le revenu fédéraux et étatiques sur le salaire de chaque employé. Le montant de la retenue est basé sur le nombre d’exemptions que l’employé a réclamé sur les formulaires fiscaux W-4 et NC-4 et sur les tables d’imposition fédérales et étatiques de l’année en cours. Les employés devraient évaluer périodiquement leur situation fiscale et mettre à jour leurs dossiers W-4 et NC-4 en ligne en utilisant Duke@Work pour mettre à jour leurs allocations de retenue, si des changements sont nécessaires.
Les employés peuvent demander qu’un montant fixe d’impôt sur le revenu fédéral et/ou d’État soit retenu en plus de leur retenue régulière. Cette déduction fiscale fédérale ou étatique fixe peut être de n’importe quel montant et peut être interrompue à tout moment en traitant un changement à l’aide du module Duke@Work.
Les employés qui ont besoin d’aide pour déterminer les exigences de retenue doivent contacter les comptables fiscaux individuels. Les autres membres du personnel de Duke ne sont pas autorisés à administrer des conseils fiscaux.
Si un employé ne dépose pas un formulaire W-4 et/ou NC-4, les exemptions fiscales sont par défaut des allocations de retenue nulles et un état civil » célibataire « .
Remarque : l’équipe du service de paie de l’entreprise est tenue de soumettre des copies des formulaires W-4 et NC-4 à l’Internal Revenue Service et au N.C. Department of Revenue lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- un employé revendique plus de 10 exemptions
- un employé revendique une « exemption » de la retenue d’impôt
Dans chaque cas, les formulaires papier W-4 et NC-4 doivent être soumis à l’équipe du service de paie de l’entreprise pour traitement.
