Cette question s’est posée lorsque les groupes Office 365 ont fait leur apparition dans le monde il y a quelques années et reste encore LA GRANDE question à ce jour. Quand avez-vous besoin de créer simplement un site SharePoint et quand optez-vous pour un site de groupe Office 365 avec toutes les cloches et les sifflets qui l’accompagnent ?
D’abord, laissez-moi expliquer la différence entre un site SharePoint ordinaire et un groupe Office 365. Ensuite, je fournirai quelques lignes directrices/arguments pour chaque option. Avec un peu de chance, cela vous aidera à régler le débat « Groupes Office 365 ou sites d’équipe SharePoint ».
Nous avons eu cela pour toujours dans SharePoint. Jusqu’à ce que les groupes Office 365 sortent, c’était le seul endroit que nous pouvions créer et avoir pour la collaboration. Les sites ont été utilisés pour la gestion des documents, mais vous pouviez également les épicer avec d’autres composants Web (liste de tâches, calendrier, etc.). Au cours de l’année dernière, un site SharePoint classique a reçu un peu plus d’amour et de renaissance avec une expérience de page moderne. Donc, même si votre Intranet est plein de ces sites classiques, vous pouvez facilement les convertir en expérience de pages modernes.
Exemple d’une page SharePoint classique
Exemple d’une page SharePoint moderne
Groupe Office 365
Groupe Office 365, comme je l’ai documenté précédemment est essentiellement un groupe de sécurité/adhésion lié à divers outils et apps Office 365.
Voici ce que vous obtenez comme partie d’un groupe Office 365 lorsque vous en créez un :
- Liste de distribution de courriels (Outlook)
- Calendrier de groupe (Outlook)
- Note-.(OneNote)
- Outil de gestion des tâches (Planner)
- Outil de chat (MS Teams) – voir une note ci-dessous
- Collection de sites SharePoint (SharePoint)
NOTE : Une équipe MS (app/outil de chat) n’est pas automatiquement créée lorsque vous créez un groupe Office 365. Vous devez la connecter/créer manuellement après la création d’un groupe Office 365. Il n’est créé automatiquement que lorsque vous créez une nouvelle équipe à partir de MS Teams.
Donc maintenant, avec un groupe Office 365, le site SharePoint n’est qu’une petite pièce du puzzle. Tous ces outils fonctionnent main dans la main et sont bien intégrés. Par exemple, lorsque vous échangez des fichiers dans MS Teams, ils sont stockés dans une bibliothèque de documents située dans SharePoint (avec un dossier automatiquement créé pour chaque canal au sein d’une équipe).
Donc, pour en revenir à la question, quand utilisez-vous un site SharePoint et quand utilisez-vous un groupe Office 365 ? Écoutez, cela dépend de la personne à qui vous parlez – il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse ici. J’ai des clients qui créent uniquement des groupes Office 365 (pour chaque département ou projet). Je continue de penser que les sites « ordinaires » (ceux qui ne sont pas connectés aux groupes Office 365) ont également leur place. Par exemple, disons que votre département des ressources humaines a besoin de créer un site pour les employés afin de stocker les politiques, les formulaires, etc. Il n’y a pas vraiment de composant social requis ici, comme Planner ou Teams, donc un bon vieux site suffirait.
D’un autre côté, si vous avez besoin de gérer un projet, un Groupe Office 365 pourrait s’avérer être une meilleure alternative, car en plus du stockage de fichiers, vous obtenez une liste de distribution de courriels, un outil de tâches, etc. – au cas où votre projet en aurait besoin.
Utilisez les groupes Office 365 si vous…..
- Voulez une collaboration rapide et facile
- Voulez avoir la possibilité d’avoir des espaces de réunion informels
- Ayez des mini-projets courts
- Ne voulez pas être encombré par la gestion de sites d’équipe SharePoint
- Simplement besoin d’un endroit pour partager des documents, des liens, des images et n’avez pas besoin d’outils de collaboration sociale
Voici une vidéo que j’ai créée sur le sujet également.
