Le guide complet des vérifications des références d’emploi

Une vérification des références professionnelles est une partie courante du processus d’embauche. Une vérification des références est effectuée pour vérifier les titres de compétences d’un candidat à l’emploi et trouver plus d’informations sur lui, comme son style de travail et ses valeurs. De nombreuses entreprises considèrent la vérification des références professionnelles comme une étape essentielle de leur processus d’embauche, pourtant, de nos jours, la vérification des références est souvent considérée comme une formalité longue et frustrante et certaines entreprises ne procèdent à une vérification des références que pour les postes supérieurs, voire pas du tout.

Les vérifications de références peuvent souvent ressembler à une conversation tenue sur vous à huis clos. C’est pourquoi nous avons créé ce guide complet sur les vérifications de références afin de clarifier le processus. Vous y trouverez des réponses à des questions telles que :  » Qu’est-ce que cela signifie lorsqu’un recruteur demande à vérifier les références d’un candidat ? « ,  » Quelle est la bonne façon de vérifier les références ?  » et  » Qui peut fournir une référence ? « 

À Zinc, nous pensons que le processus de vérification des références d’emploi peut être bien meilleur. Nous voulons vous aider à tirer le meilleur parti des vérifications de références, que vous soyez un gestionnaire d’embauche ou un recruteur, un candidat ou un référent. En plus de fournir des conseils pour votre vérification des références, Zinc offre également un service de vérification des références automatisé qui transforme les vérifications des références de la partie la plus pénible de votre processus d’embauche, à la plus impressionnante.

Contenu

• Référencement : Les bases

• Référencement pour les gestionnaires d’embauche et les recruteurs

• Référencement pour les candidats

• Référencement pour les personnes de référence

• Conclusion

Référencement : Les bases

La vérification des références professionnelles fait depuis longtemps partie du processus d’embauche. Le type d’informations recueillies et le degré d’approfondissement des vérifications peuvent varier selon les entreprises, les secteurs et les régions. Cette section vous donne les grandes lignes de ce qu’implique une vérification des références et qui peut fournir des références.

Que signifie la demande d’un recruteur de vérifier les références d’un candidat ?

Lorsqu’un employeur potentiel demande des références professionnelles, il demande les coordonnées de personnes qui peuvent donner plus d’informations sur les candidats qu’il embauche. Au niveau le plus élémentaire, les employeurs effectuent une vérification des références pour s’assurer que le candidat a fourni des informations correctes sur son travail ou ses études antérieures, par exemple l’intitulé de son poste, les dates auxquelles il a travaillé ou le cours qu’il a suivi. Souvent, cette vérification de l’emploi est tout ce que les entreprises recherchent. La vérification de l’emploi est la base de toute référence, mais les pratiques de référencement varient en fonction de l’entreprise, du secteur, du lieu et de l’ancienneté de l’emploi. Lisez la suite pour en savoir plus.

Que se passe-t-il lorsqu’un employeur vérifie les références ?

Les pratiques de référencement varient énormément entre les organisations en fonction de la taille de l’entreprise et de l’industrie, certaines ne vérifiant les références que pour les postes supérieurs.

Lorsqu’une vérification des références professionnelles est effectuée, le recruteur demande généralement les coordonnées de personnes (référents) qui peuvent se porter garantes des compétences, de l’expérience et de la capacité du candidat à faire le travail. Habituellement, il demande ensuite aux référents de vérifier les détails du travail du candidat et, dans certains cas, il pose des questions supplémentaires sur le candidat.

Certains responsables de l’embauche reconnaissent que les références peuvent être une ressource précieuse et poseront des questions plus détaillées afin d’avoir un aperçu éclairé des forces et des faiblesses du candidat et de la façon dont il s’intégrerait dans la culture de leur entreprise ou y apporterait un plus.

Nous avons constaté que si les références sont contactées avant l’offre, elles peuvent faciliter la prise de décision dans le processus d’embauche en extrayant des informations sur les compétences. Si les référents sont contactés après l’offre, la référence est plus utile si les gestionnaires d’embauche pour poser des questions axées sur le style de travail et la culture pour aider à personnaliser l’onboarding.

Pour certains postes, d’autres vérifications des antécédents sont également effectuées pour des raisons de conformité et de sécurité, par exemple des vérifications financières ou des vérifications du casier judiciaire, mais elles ne doivent pas être considérées comme des références.

Qui peut fournir des références ?

Une personne qui fournit une référence professionnelle est appelée un référent. Un référent est une personne qui peut confirmer l’expérience d’un candidat. Nous avons établi cette liste de définitions pour vous donner une idée des différents types de références que les entreprises demandent et nous pesons le pour et le contre de chaque type.

1. Référence professionnelleLes références professionnelles sont des avals d’une personne qui peut confirmer vos qualifications, votre expérience et votre aptitude générale à occuper un emploi. Selon l’entreprise, une référence professionnelle peut faire référence à l’un des trois différents types de référence :

   • Professionnelle (RH) : Il s’agit du type de référence donné par le service des RH de votre ancienne entreprise. Ce type de référence vérifie le titre du poste, les dates et pas grand-chose d’autre. Pour certaines entreprises, c’est le seul type de référence qu’elles donneront officiellement.

   • Professionnelle (caractère) : Les managers ou d’autres collègues peuvent proposer de donner une référence plus détaillée, en particulier lorsque la politique de l’entreprise consiste à ne donner qu’une référence RH. Ce type de référence est parfois appelé référence personnelle, mais pour plus de clarté, nous parlerons de référence professionnelle (de caractère). Lorsqu’ils choisissent une référence professionnelle (de caractère), les candidats ayant une expérience professionnelle donnent généralement les coordonnées d’anciens employeurs, de responsables hiérarchiques, de superviseurs ou de collègues respectés. Les candidats nouvellement qualifiés peuvent demander à un enseignant ou à un professeur d’université de se porter garant de leurs capacités à la place d’un collègue de travail. Les candidats qui étaient indépendants peuvent également demander à des clients ou à des vendeurs de se porter garants de leurs compétences et de leur expérience.

   • Professionnel (recruteur) : les recruteurs d’agences tierces qui vous ont placé dans un poste peuvent également être utilisés comme références pour fournir des références de vérification d’emploi. Les recruteurs peuvent vérifier les détails du travail, mais ils ne peuvent pas donner de commentaires détaillés sur la performance du candidat.

2. Référence backchannel:Les références backchannel (également connues sous le nom de backdoor) sont celles où les gestionnaires d’embauche identifient des connexions mutuelles et les contactent pour discuter de l’adéquation du candidat au rôle. Cela peut se faire en vérifiant les médias sociaux tels que LinkedIn pour trouver des connexions mutuelles ou un contact mutuel dans une entreprise avec laquelle le candidat a travaillé. Il s’agit généralement du type de vérification des références le plus informel.

3. Référence personnelle:Une référence personnelle provient d’un référent qui connaît le candidat de manière personnelle et non professionnelle. Ces références peuvent être fournies lorsque le candidat n’a pas d’expérience professionnelle, par exemple s’il vient d’être diplômé de l’école ou de l’université, ou si le candidat effectue un changement de carrière. Dans certains cas, ce type de référence est appelé une référence de caractère.

Souvent, ces termes peuvent sembler démodés et ne reflètent pas nécessairement le monde du travail d’aujourd’hui. De plus, la terminologie que les gens utilisent pour désigner les différents types de références varie selon les secteurs d’activité et les zones géographiques, donc si vous n’êtes pas sûr du type de référence dont vous avez besoin, il est préférable de vérifier auprès de la personne qui vous demande vos références.

Il existe d’autres cas en dehors du travail qui nécessitent également des références. Par exemple, les propriétaires peuvent demander des références à des locataires potentiels, les universités peuvent demander des lettres de référence pour des étudiants potentiels. Ce guide se concentre sur les références professionnelles à des fins d’emploi.

Comment une entreprise vérifie-t-elle les références ?

Il existe de multiples façons de recueillir une référence. La façon dont une référence est recueillie dépend de l’entreprise, de l’industrie et de la zone géographique. Voici les principales méthodes de collecte de références :

Les références écrites :

Les lettres de référence sont la forme la plus traditionnelle de vérification des références, mais elles peuvent prendre beaucoup de temps et signifier une paperasse supplémentaire pour le gestionnaire d’embauche. Lorsque la référence se fait par courriel, elle se fait presque toujours par le biais de pièces jointes PDF ou Word, que ce soit en posant des questions ou en envoyant un formulaire en ligne à remplir par la personne de référence.

Lorsqu’on reçoit une référence écrite par courriel, il est préférable de s’assurer que la référence provient d’un courriel de travail avec un domaine de l’entreprise pour réduire les chances que la référence soit frauduleuse.

Appel téléphonique :

Ce peut être la façon la plus facile de recueillir une référence si la personne référée répond et est prête à parler. Cela peut prendre du temps et être difficile à programmer. Parfois, vous ne serez pas en mesure de mettre la main sur le référent ou vous serez transmis aux RH.

La personne de référence peut penser qu’elle peut parler plus franchement, mais comme la référence n’est pas écrite, vous ne pourrez vous référer qu’aux notes que vous aurez prises.

Sachez qu’il est plus facile de falsifier une identité par téléphone, vous pouvez donc être exposé à un risque de fraude au référencement lorsque vous recueillez une référence par téléphone.

Logiciel de référencement automatisé :

Il existe désormais des solutions technologiques pour les vérifications de références en ligne qui automatisent le processus, de la soumission des coordonnées de la personne de référence à la collecte des références.

Par exemple, l’outil de référencement de Zinc permet aux candidats de conserver les coordonnées de leurs référents de manière privée et stocke la référence de manière sécurisée, permettant au candidat de la partager avec qui il veut et de la réutiliser tout au long de sa carrière. L’automatisation de ce processus leur libère du temps pour qu’ils puissent se concentrer sur d’autres tâches.

Les références collectées via Zinc sont vérifiées avec les emails de l’entreprise et via un compte LinkedIn. Les références sont également infalsifiables car elles sont enregistrées sur une blockchain.

Services de référencement tiers :

Ce sont des entreprises qui se spécialisent dans la pratique du référencement. Elles peuvent faire tout ce qui précède ou utiliser un logiciel spécialement conçu.

Pourquoi les recruteurs demandent-ils plus d’une personne de référence ?

Demander plus d’une personne de référence est une pratique courante. Cela permet au recruteur d’être certain que les informations dont il dispose sur le candidat sont vraies. Si plus d’une personne vérifie ce que le candidat lui a dit, le recruteur peut être plus confiant dans ses décisions d’embauche. Cela permet également d’obtenir une image plus complète du candidat en recueillant différents points de vue et des informations sur la façon dont il s’est comporté dans différents rôles.

La quantité de références qu’un recruteur demande varie selon l’industrie, par exemple, de nombreuses institutions financières auront besoin de vérifications de références couvrant 5 ans d’emploi en raison des directives de la FCA. Certaines références qui reviennent sont simplement des confirmations de date, le recruteur peut donc vouloir demander à un autre référent des informations plus détaillées.

Où puis-je obtenir des conseils juridiques concernant les références ?

Si vous pensez que la loi a été violée autour d’une vérification des références dans laquelle vous avez été impliqué, par exemple si quelque chose de faux ou de trompeur a été dit dans une référence, vous pouvez vouloir contester cela. Il peut être judicieux d’en parler d’abord avec la personne concernée pour voir si vous pouvez vous mettre d’accord sur une solution. Si vous ne parvenez pas à résoudre le problème en discutant avec elle, vous pouvez demander l’aide d’un conseiller juridique. Vous trouverez ci-dessous des ressources gratuites qui peuvent vous aider :

États-Unis d’Amérique : https://www.nolo.com/legal-encyclopedia/free-books/employee-rights-book/chapter9-6.html

Royaume-Uni : https://www.citizensadvice.org.uk/work/leaving-a-job/getting-a-job-reference/getting-a-job-reference/

Australie : https://www.fairwork.gov.au/small-business-showcase/hiring-employees

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Conseils de référence pour les gestionnaires d’embauche et les recruteurs

Avec les avancées technologiques dans presque tous les domaines du monde du travail, les pratiques de référencement ont tendance à être imprégnées de politiques et peuvent sembler archaïques. Cette section répond à vos questions et vous donne quelques conseils pour faire entrer le référencement dans le 21e siècle afin de tirer le meilleur parti de vos vérifications de références.

Dans cette section, nous répondons à vos questions et vous fournissons une liste de contrôle du référencement.

Pourquoi les responsables de l’embauche devraient-ils vérifier les références ?

Au Royaume-Uni, la vérification des références est quelque peu passée de mode. Elle est considérée comme quelque chose que les entreprises pensent devoir faire, mais en réalité, elle est souvent considérée comme une formalité malmenée, uniquement effectuée pour des raisons de conformité. Certains responsables du recrutement estiment que la vérification des références ne fournit pas d’informations utiles, si ce n’est la confirmation de ce que le candidat leur a déjà dit, et ce, s’ils choisissent de vérifier les références. Chez Zinc, nous pensons que la vérification des références peut être meilleure, plus ouverte et plus utile pour toutes les parties concernées. Si vous faites bien vos vérifications de références, vous pouvez obtenir des informations utiles qui peuvent vraiment vous aider à prendre les bonnes décisions d’embauche et alimenter plus de domaines du parcours que vous ne l’auriez pensé au départ.

Il existe de nouvelles pratiques et technologies que vous pouvez adopter pour mettre à jour vos pratiques de référencement et tirer le meilleur parti du référencement, comme les outils de référencement automatisés et le référencement backchannel. Aujourd’hui, les candidats sont meilleurs que jamais en matière d’entretien, il est donc encore plus difficile d’évaluer si le candidat peut joindre le geste à la parole. Des études montrent également qu’environ 10 % des candidats mentent sur leur CV, ce qui est inquiétant pour les recruteurs. C’est une raison de plus pour que vous tiriez le meilleur parti de vos vérifications de références afin de vous assurer que vous embauchez la bonne personne.

À quoi servent les vérifications des références en matière d’emploi ?

La vérification des références peut être une opportunité clé pour vous assurer que vous embauchez la bonne personne. Les vérifications de références peuvent alimenter de multiples parties du parcours d’embauche, telles que :

1. La conformité. La raison la plus courante pour une vérification des références est la conformité et la preuve de la diligence raisonnable. Dans ce cas, les références peuvent être utilisées pour vérifier que le candidat est bien celui qu’il prétend être et qu’il n’a pas participé à des activités de corruption.

2. Évaluation et filtrage supplémentaires. Les références peuvent être utilisées pour vérifier que les aptitudes, capacités et compétences du candidat correspondent ou dépassent ce que le candidat a montré dans son CV et son entretien.

3. Intégration et gestion des performances. Vous pouvez demander aux personnes de référence quels sont les styles de gestion, les styles de travail et les valeurs qu’elles préfèrent afin de personnaliser les parcours d’onboarding. Les références peuvent être utilisées pour vous aider à décider de la structure à donner à la nouvelle recrue, de la meilleure façon de l’encourager et d’identifier les environnements dans lesquels elle excellera.

Quand dois-je vérifier les références d’un candidat à un poste ?

Une vérification des références ne vous donne pas seulement la chance de vérifier les informations que vous avez sur votre candidat, si elles sont bien faites, elles peuvent aussi vous donner un aperçu plus profond du candidat en termes de ses forces et de ses faiblesses, de la façon dont il s’intégrera dans votre équipe, de ce qu’il pourrait apporter à votre équipe et même du type de style de gestion auquel le candidat serait le plus adapté. En optimisant ainsi vos vérifications de références, vous pourriez faciliter l’intégration, en vous aidant à personnaliser le parcours de vos candidats et en leur offrant une expérience positive. La façon dont vous voulez utiliser les références peut dicter à quel moment du processus d’embauche vous faites référence. Zinc a développé différents types d’outils de référencement spécifiques à ces scénarios et plus encore.

• Pré-offre : référencement pour l’évaluation.Si vous voulez utiliser les références pour vérifier les compétences d’un candidat, nous recommandons de référencer plus tôt dans le processus, soit avant l’entretien ou avant de faire une offre. Ainsi, les références peuvent être utilisées pour vous aider à départager les candidats en fonction de leurs capacités. Si vous prenez des références pour l’évaluation après avoir fait une offre et que vous constatez que leurs compétences ne correspondent pas à leur CV ou à la qualité de leur entretien, vous devrez peut-être passer par le processus délicat du retrait d’une offre.

• Post-offer : référencement pour l’onboarding.Si vous voulez savoir comment intégrer au mieux votre nouvelle embauche dans votre équipe, vous pouvez utiliser des vérifications de références post-offer à des fins d’onboarding. En interrogeant les personnes de référence sur les styles de travail, les styles de management préférés, la culture et les valeurs du candidat, vous pouvez personnaliser son expérience d’intégration et anticiper tout problème potentiel. Les expériences d’onboarding positives conduisent à des taux de rétention plus élevés, il est donc logique de tirer le meilleur parti de vos vérifications de références de cette manière.

Que dois-je rechercher lorsque je vérifie les références d’un candidat ?

En premier lieu, lorsque vous effectuez une vérification des références, vous devez chercher à vérifier l’historique de travail de votre candidat, en vérifiant que les titres de poste, les dates et le type de travail qu’il a mis sur son CV sont corrects. Parfois, c’est tout ce que vous voudrez ou devrez vérifier.

Si vous devez trouver des informations plus détaillées sur votre candidat, la vérification des références peut être l’occasion pour vous d’obtenir des informations pertinentes pour éclairer vos décisions d’embauche.La vérification des références peut aider à obtenir des informations supplémentaires dans de nombreux domaines différents. Votre processus d’embauche peut vous aider à définir les informations que vous souhaitez obtenir par le biais de la vérification des références. Vous pouvez poser des questions qui faciliteront l’intégration, par exemple sur les styles de management et les environnements de travail. Si la culture est un facteur important dans votre processus d’embauche, alors vous pourriez poser des questions adaptées aux valeurs de votre entreprise.

Si cela vous semble utile, mais que vous craignez que les vérifications de références prennent trop de temps ou si vous ne savez pas comment procéder pour collecter ce type d’informations, il existe des sociétés de vérification de références tierces qui peuvent collecter les références en votre nom. Zinc offre un service de référencement automatisé avec des questions personnalisables afin que vous puissiez maximiser vos vérifications de références en ligne sans tracas supplémentaire.

Quelles questions dois-je poser lors du référencement ?

Les questions les plus courantes que les recruteurs posent aux personnes de référence tournent autour de la vérification de l’expérience du candidat, comme son rôle et les dates travaillées. Si la vérification des références doit servir à éclairer vos décisions d’embauche, vous pouvez penser à poser des questions plus détaillées sur leurs compétences, leur expérience et leur style de travail. Si vous êtes intéressé à nourrir la culture de votre entreprise, vous pouvez poser des questions dans ce sens.

Voyez le générateur de questions de référence de Zinc pour avoir des idées de questions axées sur la culture que vous pourriez poser, ou lisez notre blog sur les meilleures questions de vérification des références.

Quelles questions ne dois-je pas poser lors du référencement ?

Il serait bon de se tenir à l’écart de tout sujet qui pourrait mener à la discrimination. Évitez les questions sur la race, la religion, la sexualité, l’état civil, le sexe, la santé physique ou le handicap du candidat, car elles ne devraient pas affecter vos décisions d’embauche. Si vous décidez de ne pas embaucher un candidat après avoir interrogé le répondant sur ces sujets, vous risquez d’entrer dans des eaux juridiques troubles.

Vous pouvez également vous méfier des questions subjectives et fermées telles que « réembaucheriez-vous cette personne », car la réponse du répondant peut être très subjective et ne pas nécessairement refléter la capacité du candidat à occuper le poste pour lequel il postule.

Nous donnons plus d’exemples de questions à éviter dans notre blog sur les meilleures questions de référence.

Dois-je avoir le consentement pour recueillir une référence ?

Comme une référence est classée comme une donnée personnelle, vous devrez peut-être prouver que vous avez le consentement du candidat pour recueillir la référence. Au lieu de demander verbalement au candidat les coordonnées de la personne de référence, essayez de le faire par e-mail et demandez-lui explicitement s’il consent à ce que vous contactiez sa personne de référence en son nom. Vous aurez ainsi leur réponse écrite comme preuve. On peut considérer que les données de référence ont deux propriétaires : le candidat et la personne de référence. Vous devez tenir compte des deux propriétaires lorsque vous vous assurez que vos pratiques de référencement sont conformes aux règles de protection des données telles que le GDPR.

Que dois-je faire si je ne peux pas contacter un référent ?

Un problème courant que vous pouvez rencontrer lors de la collecte d’une référence est de ne pas pouvoir contacter directement le référent. Cela pourrait être pour l’une des deux raisons suivantes : que vous êtes remis aux RH plutôt qu’à la personne de référence directement, ou que la personne de référence a quitté l’entreprise.

Dans de nombreuses grandes entreprises, le département des RH sera chargé de fournir des références, mais comme mentionné ci-dessus, une référence RH peut seulement être en mesure de vous donner des détails d’emploi de base tels que les dates et le titre du poste. Si vous souhaitez parler directement à la personne de référence, essayez d’être persistant et vous serez peut-être transféré vers la bonne personne. Si cela ne fonctionne pas, demandez au candidat de fournir l’adresse électronique professionnelle personnelle de la personne de référence et, si possible, un numéro de téléphone direct pour vous assurer que vous parvenez à parler à la personne à laquelle vous devez vous adresser.

Vous pouvez également constater que lorsque vous essayez de contacter la personne de référence sur son lieu de travail, elle a quitté l’entreprise. Si cela se produit et que le département RH ne peut pas vous donner les nouvelles coordonnées de la personne de référence, vous devrez retourner voir votre candidat pour lui demander des coordonnées actualisées ou les coordonnées d’une autre personne de référence. Cela peut également être un signe que votre candidat ne les a pas contactés récemment pour leur demander s’ils sont heureux de donner une référence.

Quand la plupart des entreprises vérifient les références d’un candidat à l’emploi ?

Lorsque les entreprises vérifient les références, il est plus courant que la vérification soit effectuée après que le candidat se soit vu offrir le rôle sous conditions. De nombreux employeurs vérifient les références une fois qu’une offre a été faite pour des raisons de conformité. Certains responsables du recrutement vérifient les références d’un candidat avant de lui faire une offre. Ceci afin qu’ils puissent utiliser les références pour éclairer leurs décisions d’embauche, que ce soit pour départager les candidats ou concevoir des expériences d’accueil.

Nous avons constaté que l’étape à laquelle les employeurs effectuent les changements de références affecte l’utilité des différents types d’informations de référencement. Par exemple, les questions basées sur les compétences peuvent être utiles si la référence a été menée avant l’offre, car elles peuvent aider à différencier les candidats, mais elles ne sont pas si utiles une fois l’offre faite. Les questions basées sur la culture peuvent être incroyablement utiles une fois l’offre faite, car ces informations peuvent être utilisées pour personnaliser les parcours d’intégration afin d’aider un nouvel employé à réussir, mais il n’y a pas beaucoup de situations où ces types de questions sont utiles lorsqu’elles sont posées avant l’offre, car elles ne permettent pas d’évaluer la capacité d’un candidat à faire le travail. C’est pour ces raisons que Zinc a développé différents outils de référencement afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de vos vérifications de références en ligne.

Comment les différentes entreprises vérifient-elles les références ?

Comme vous le savez peut-être déjà, les pratiques de référencement varient effectivement d’une entreprise à l’autre à travers les régions et les industries. Voici un aperçu général de la façon dont les entreprises de différentes tailles référencent généralement.

• Les grandes entreprises utiliseront généralement des tiers ou auront une équipe d’intégration qui fait un référencement de style conformité.

• Les entreprises de taille moyenne utiliseront également des tiers ou vérifieront les références uniquement sur les rôles supérieurs.

• Les petites entreprises demanderont soit aux recruteurs ou aux responsables de l’embauche de contacter les références en haut et de recueillir les références par téléphone ou par e-mail.

Comment repérer une fausse référence

Les recherches ont montré que plus de la moitié des employés britanniques mentiront ou omettront des informations importantes sur leur CV lorsqu’ils postulent à un emploi. Plus inquiétante encore est l’augmentation du nombre d’entreprises qui fournissent de fausses références contre rémunération. C’est une nouvelle inquiétante pour les recruteurs et les responsables de l’embauche qui doivent avoir confiance dans l’authenticité des personnes qu’ils embauchent.

Vérifier les références est une façon de s’assurer que votre embauche potentielle est légitime. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que les références de votre candidat sont authentiques.

1. Si vous n’avez jamais entendu parler de l’entreprise précédente du candidat, recherchez-la en ligne. Recherchez un site web de l’entreprise, une entrée sur Google Maps ou un profil d’entreprise sur LinkedIn. Si vous pouvez trouver un numéro de téléphone à appeler, vérifiez que l’indicatif régional correspond à l’endroit où ils devraient se trouver.

2. Si vous ne reconnaissez pas l’entreprise où le candidat prétend avoir travaillé, vous pouvez vérifier si elle est légalement enregistrée. La manière de procéder variera en fonction de l’endroit du monde où l’entreprise est basée. Aux États-Unis, par exemple, les entreprises sont enregistrées au niveau de l’État. Vous devriez pouvoir trouver des informations sur les entreprises américaines sur le site web du secrétaire d’État de chaque État. Au Royaume-Uni, vous pouvez trouver des informations sur les entreprises enregistrées par le biais de Companies House.

3. Nommer des références spécifiques – demandez à contacter d’anciens collègues de travail autres que ceux que le candidat a indiqués comme références. Ceci est classé comme une référence backchannel (voir : qui peut fournir des références ?). Vous pourriez également vérifier le site Web de l’entreprise ou LinkedIn pour les employés qui ont travaillé en même temps que votre candidat ; vous pourriez même trouver une connexion mutuelle avec laquelle vous pourriez parler.

Votre liste de contrôle de référencement:

• Décidez du type de référence dont vous avez besoin et de vos objectifs généraux.

• Décidez quand vous voulez effectuer la référence, avant ou après avoir fait une offre.

• Décidez des questions que vous voulez poser à la personne de référence.

• Demandez au candidat les coordonnées appropriées.

• Contactez les personnes de référence ou utilisez un fournisseur de référencement tiers pour recueillir les références pour vous.

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Conseils de référence pour les candidats

En tant que candidat, la vérification des références peut sembler être un processus secret où votre employeur potentiel parle de vous à votre ancien employeur. Il peut être déroutant de savoir qui donner comme référence, comment demander une référence et si vous pouvez consulter votre référence. Cette section répond à ces questions et plus encore.

Qui dois-je donner comme références ?

Toute personne qui peut se porter garante de vos capacités professionnelles peut vous fournir une référence. La meilleure personne pour fournir une référence est une personne qui vous a géré ou avec qui vous avez travaillé étroitement, comme un superviseur ou un gestionnaire. Les amis et la famille sont rarement considérés comme des références appropriées. Votre futur employeur voudra vérifier votre expérience professionnelle et vos capacités. Bien que les amis et la famille puissent être heureux de parler positivement de vous, ils ne sont peut-être pas en mesure de donner les aperçus professionnels nécessaires pour éclairer votre processus d’entretien.

Voir aussi : Qui peut fournir des références ?

Que faire si je n’ai pas de références professionnelles ? (aucune expérience)

Si vous n’avez aucune expérience professionnelle, par exemple si vous venez de quitter l’école ou l’université, il se peut que vous n’ayez pas d’ancien employeur à qui demander de vous donner une référence. Si c’est le cas pour vous, vous devriez parler avec votre futur employeur et lui demander quel type de référence il acceptera. Voici quelques suggestions de références non professionnelles appropriées.

• Si vous avez récemment terminé vos études, vous pourriez envisager de demander à un enseignant ou à un chargé de cours avec qui vous avez une bonne relation. Une référence particulièrement utile serait quelqu’un qui vous a enseigné ou qui vous a supervisé dans le cadre d’un projet important, d’un travail ou d’une thèse.

• Si vous avez fait partie de groupes de jeunes, vous pourriez demander à un responsable de jeunes de vous donner une référence.

• Si vous avez fait du bénévolat pour des groupes, des organisations caritatives ou des projets locaux, vous pourriez demander à un superviseur ou à un chef d’équipe de l’un de ces projets de vous donner une référence.

• Alternativement, si vous connaissez une personne de bonne réputation dans la communauté, par exemple un conseiller local, vous pourriez lui demander de vous donner une référence.

Comment demander une référence ?

Une fois que vous avez identifié quelques personnes qui pourraient être prêtes à vous donner une référence, vous devriez les contacter pour leur demander si elles seront heureuses d’être contactées par votre employeur potentiel. Il est important d’obtenir leur consentement, vous pouvez donc le faire par écrit, par e-mail. Vous pouvez également profiter de cette occasion pour leur rappeler les compétences pertinentes dont vous avez fait preuve ou les projets auxquels vous avez participé lorsque vous travailliez avec eux. S’ils sont d’accord, n’oubliez pas de les remercier d’avoir donné de leur temps pour vous aider.

Pourquoi les recruteurs demandent-ils 2 à 5 références ?

Les recruteurs demandent généralement plus d’une référence comme garantie lors de la vérification des informations qu’un candidat leur a données. Embaucher un nouveau membre du personnel comporte toujours un certain risque, donc si plus d’une personne externe confirme les informations que le candidat leur a données, ils peuvent être plus confiants dans leurs décisions d’embauche. Ils peuvent également poser la question pour des raisons de conformité, car certaines industries telles que la finance exigent des vérifications de références s’étendant sur un certain nombre d’années.

Mon nouvel employeur acceptera-t-il une référence écrite ?

Les lettres de référence ne sont pas la même chose qu’un futur employeur ou un fournisseur tiers contactant directement vos références. Votre recruteur ou responsable de l’embauche peut souhaiter poser des questions spécifiques au rôle pour lequel vous passez l’entretien, de sorte qu’une lettre de référence peut ne pas être suffisante pour vous assurer le rôle. Si vous disposez d’une lettre de référence – qu’il s’agisse d’une lettre physique ou d’un document Word/PDF – il n’y a aucun mal à demander si votre futur employeur l’acceptera. Ne vous découragez pas s’il refuse, cela signifie simplement qu’il a ses propres pratiques de référencement qu’il souhaite suivre.

En outre, une lettre de référence peut être plus difficile à valider qu’une chaîne d’e-mails vérifiée provenant de l’adresse e-mail de l’entreprise de la personne de référence ou qu’une référence vérifiée numérique, de sorte que vous pouvez envisager l’une de ces méthodes au lieu d’une lettre.

Puis-je consulter mes références ?

Vos références sont classées comme vos données personnelles. Depuis 2018, au Royaume-Uni et dans l’UE, le GDPR stipule que vous avez le droit d’accéder gratuitement à vos données personnelles détenues par les entreprises. Si vous voulez voir votre référence, vous avez le droit de demander au service concerné de l’entreprise de vous fournir la référence ou toute note prise lors d’un appel téléphonique.

Dans d’autres régions du monde, vous pouvez demander à voir vos références, mais l’entreprise peut ne pas être légalement obligée de vous montrer votre référence.

Il existe certains outils numériques qui permettent aux candidats à l’emploi de collecter, consulter et réutiliser leurs références. Par exemple, Zinc permet aux utilisateurs de collecter des références vérifiées et de les partager avec des employeurs potentiels. Les références de Zinc sont stockées sur la blockchain, elles sont donc éternelles.

Les références pour le travail sont-elles confidentielles ?

Lorsque des références sont collectées dans le cadre du processus d’embauche, votre recruteur ou votre responsable du recrutement peut avoir besoin de partager vos références avec quelqu’un d’autre dans l’entreprise. Souvent, de nombreuses personnes sont impliquées dans la décision d’embauche, elles partageront donc les informations sur tous les candidats avec les personnes concernées au sein de leur entreprise.

Les références doivent être justes, précises et non trompeuses. Si vous pensez que votre personne de référence a dit quelque chose de faux ou de discriminatoire, vous pouvez demander à voir la référence. Si vous pensez que cette référence vous a coûté l’emploi, vous pouvez parler à votre référent pour lui demander pourquoi il a mis ce qu’il a fait et de ne plus le faire à l’avenir. Si leur référence est délibérément fausse ou trompeuse, vous pourrez peut-être la contester.

Si vous ne parvenez pas à vous mettre d’accord avec votre personne de référence pour qu’elle rédige une référence plus juste et plus précise, vous pouvez envisager de demander à quelqu’un d’autre de vous donner une référence. Cette section peut vous aider à décider à qui demander.

Qu’est-ce que cela signifie lorsque les RH appellent après une vérification des références ?

Il y a plusieurs scénarios qui pourraient se produire ici. Le meilleur scénario est que les RH ont vérifié de manière satisfaisante vos références et souhaitent vous faire une offre. Un autre scénario pourrait être qu’ils n’ont pas été en mesure de contacter vos référents et veulent vous demander d’autres personnes qu’ils peuvent contacter pour vérifier votre histoire. Il est également possible qu’ils aient pu contacter vos références et qu’elles ne soient pas satisfaisantes. Il se peut que quelque chose soit apparu dans la vérification des références dont ils veulent discuter avec vous, ou qu’ils aient décidé de ne pas vous faire d’offre.

Pourquoi de nombreuses entreprises ont-elles une politique contre le fait de donner des références ?

Certaines entreprises refusent de donner une référence généralement pour pouvoir éviter toute responsabilité. Dans certaines industries comme l’industrie financière, cela n’est pas autorisé et vous pouvez contester un employeur qui refuse de donner une référence.Si votre entreprise précédente a refusé de vous donner une référence et qu’elle n’est pas dans une industrie où fournir une référence est obligatoire, vous devrez peut-être penser à d’autres personnes qui peuvent vous donner une référence. La section « Qui peut fournir des références ? » peut vous aider à décider à qui il serait approprié de demander.

Puis-je m’en tirer en donnant de fausses références ?

Donner une fausse référence est une activité malhonnête qui peut vous attirer des ennuis plus tard. Si vous êtes embauché après avoir donné une fausse référence et que votre entreprise le découvre, cela peut être un motif de licenciement.

S’il est vrai que de nombreuses personnes s’en sont sorties en donnant de fausses références, ces jours sont comptés. Les responsables de l’embauche se tournent vers des entreprises tierces utilisant les nouvelles technologies pour vérifier leurs références. Si vous sentez que vous devez falsifier une référence pour un emploi particulier, il pourrait être utile de se demander si le rôle vous convient en premier lieu.

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Conseils de référence pour les personnes de référence

Si vous fournissez une référence pour un ancien collègue ou employé, vous pouvez avoir des questions sur le type d’informations que vous pouvez donner dans une référence et sur les implications légales. Cette section répond à vos questions et plus encore.

Que puis-je et ne puis-je pas dire dans une référence ?

Lorsque vous fournissez une référence, ce que vous dites doit être juste et précis et ne doit pas conduire à la discrimination, donc gardez cela à l’esprit lorsque vous donnez une référence. Il y a aussi des lois locales que vous devrez peut-être prendre en compte.

Aux États-Unis, il existe des restrictions sur ce qui peut et ne peut pas être divulgué aux employeurs potentiels dans une référence, variant des raisons de licenciement ou de séparation à la conduite professionnelle. Ces lois varient selon les États, donc si vous n’êtes pas sûr, il serait sage de vérifier ce que vous pouvez et ne pouvez pas dire.

Au Royaume-Uni, les travailleurs peuvent avoir le droit de contester une référence s’ils pensent qu’elle était injuste ou trompeuse, en particulier s’ils peuvent prouver que cela leur a coûté un emploi.

Si vous souhaitez donner une référence plus détaillée et positive, incluez des descriptions des moments où vous avez travaillé ensemble, des projets sur lesquels vous avez travaillé et des points forts du candidat dans ces situations. Vous pouvez également inclure des critiques constructives et des conseils sur la façon de tirer le meilleur parti du candidat, par exemple en mentionnant les styles de gestion ou les situations de travail dans lesquelles il s’épanouirait ou ne serait pas adapté. Les responsables du recrutement apprécieront vraiment toute information honnête et juste que vous pourrez leur donner.

Que dois-je faire si on me demande de fournir une référence d’emploi que je ne veux pas donner ?

La possibilité de refuser de donner une référence dépend du contrat que le candidat avait avec votre entreprise, du secteur dans lequel vous opérez et des lois locales.

Si leur contrat de travail stipule que le candidat doit recevoir une référence, vous devez vous y conformer. Certains secteurs d’activité stipulent également que vous devez donner une référence (parfois dans un délai particulier), comme la finance ou les soins de santé.

Si la loi ne dicte pas que vous devez donner une référence, alors vous êtes en mesure de refuser de donner une référence. Cela aiderait le candidat si vous pouviez lui dire pourquoi vous ne voulez pas être inscrit comme référence, par exemple si vous ne pensez pas connaître ses compétences et son expérience suffisamment bien pour le recommander.

La réponse à cette question dépend de votre secteur d’activité ou de votre zone géographique. Dans certains États américains, certaines industries sont tenues de fournir une référence dans un délai spécifique ou les candidats disposent d’un délai spécifique pour demander une référence. Vous devez vérifier la législation locale pour savoir si vous êtes obligé de fournir une référence ou non. Si vous ne voulez pas fournir de référence au candidat, il serait utile que vous expliquiez vos raisons afin qu’il puisse choisir une personne de référence plus appropriée.

Peut-on être tenu responsable si je donne une mauvaise référence ?

Vous devez vous assurer que ce que vous dites dans votre référence est vrai et juste. Vous pourriez être tenu responsable si vous incluez délibérément quelque chose de faux ou de trompeur. Comme toujours, les lois varient selon les pays et les États. Si vous n’êtes pas sûr, vous devez vérifier les lois locales ou obtenir des conseils juridiques.

Dans quel délai dois-je fournir une référence ?

Selon votre secteur d’activité, la politique de votre entreprise ou les lois locales, vous devrez peut-être répondre à une référence dans un certain délai, comme, par exemple, dans certains États américains. Les offres d’emploi sont souvent faites à condition que les références du candidat soient satisfaisantes, donc répondre le plus rapidement possible pourrait être mettre le candidat dans une position plus favorable.

Que peuvent demander les recruteurs lors de la vérification des références ?

Lors de la collecte des références, la plupart des recruteurs demanderont des informations de base sur le candidat, telles que le titre du poste, et la durée du service. Ils peuvent également vouloir confirmer les fonctions et les responsabilités du candidat. Certains recruteurs peuvent vouloir approfondir un peu plus les compétences, les capacités et les aptitudes du candidat pour éclairer leurs décisions d’embauche ou d’embarquement.

Faites attention aux questions qui pourraient conduire à une discrimination fondée sur la race, la religion, la sexualité, l’état civil ou le sexe. Par exemple, des questions telles que « combien de jours de maladie le candidat a-t-il pris ? », « le candidat prévoit-il d’avoir des enfants bientôt ? » ou « comment évalueriez-vous l’attrait du candidat ? » pourraient conduire à des décisions discriminatoires. Si vous répondez, votre responsabilité pourrait être engagée, il est donc préférable de refuser de répondre à ces questions.

Qui doit donner son consentement avant de vérifier les références ?

Pour recueillir une référence, vous devez obtenir le consentement du candidat et de la personne de référence. Les données de référence peuvent être considérées comme ayant une double propriété, car même s’il s’agit des mots de la personne de référence, la référence contient des informations sur le candidat, donc cela est classé comme leurs données aussi. Vous aurez également besoin du consentement des deux parties pour stocker les références.

Puis-je donner une mauvaise référence ?

Légalement, les références doivent être des comptes rendus véridiques et justes qui ne sont pas délibérément trompeurs. Dans certains cas, les employeurs peuvent donner des détails tels que les raisons de la cessation d’emploi et toute mesure disciplinaire, bien que ceux-ci puissent ne pas être favorables, ils ne sont généralement pas illégaux. Si vous n’êtes pas sûr, vous pouvez demander un conseil juridique.

Comment le GDPR affecte-t-il la vérification des références ?

Le GDPR est une législation de l’UE autour de la protection des données. La façon dont vous collectez et stockez les références dans l’UE doit être conforme au GDPR. Vous pouvez lire les lignes directrices complètes ici, mais la principale chose que vous devez considérer est le consentement pour collecter la référence et pour stocker la référence. Les références sont classées comme des données personnelles à la fois de la personne de référence et du candidat, ce qui signifie que tous deux ont le droit de demander à les consulter et tous deux ont le droit de demander à ce qu’elles soient supprimées.

Recruteurs – il est de votre responsabilité de demander au candidat de demander le consentement de la personne de référence à la fois pour transmettre ses coordonnées et pour recueillir la référence. Cela vous facilitera la collecte de la référence car la personne de référence s’attendra à ce que vous la contactiez.

Un avantage des références numériques utilisant un stockage décentralisé est que vous n’avez pas à vous soucier de supprimer les données de votre disque personnel ou de demander la permission de stocker des données par exemple comme un dossier de PDF ou des informations de suivi dans les conversations par e-mail.

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Conclusion

Les pratiques de référencement varient entre les entreprises, les industries et les pays. Pour cette raison, le processus peut sembler assez intimidant, ce qui conduit certaines entreprises à abandonner complètement la pratique du référencement. Chez Zinc, nous pensons que le référencement peut être amélioré. Il peut être plus transparent, simple et productif pour toutes les personnes impliquées. Nous espérons que ce guide a permis de clarifier le processus de référencement, que vous soyez à la recherche d’un emploi, que vous fournissiez une référence ou que vous recrutiez.

Si vous souhaitez rejoindre la révolution du référencement, réservez une démo pour voir comment les outils de référencement automatisés de Zinc peuvent vous aider à maximiser vos vérifications de références en ligne.

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