Le guide non officiel des congés payés ou non payés

Mise à jour le 27/09/20 17h09 PT:

En tant que chef de bureau, le processus pour savoir comment payer vos employés pour leurs congés peut sembler un peu complexe. Qu’est-ce qui est requis en matière de vacances, de congés de maladie et d’autres formes de congés payés ? Y a-t-il des zones grises lorsqu’il s’agit d’absences à long terme d’un employé, comme une grossesse ou un congé de maladie ? Quels types d’accommodements raisonnables votre bureau devrait-il faire dans ce genre de scénarios ?

Heureusement, nous avons tout décomposé pour vous : Ce qui est légalement requis, ce qui est votre choix, et ce qui est entre les deux. En fin de compte, ce guide non officiel sur les congés payés par rapport aux congés non payés répondra à toutes vos questions les plus pressantes et vous aidera à adopter facilement les bonnes politiques pour votre pratique.

Congé payé : Qu’est-ce qui est réellement requis ?

Dans votre pratique, il y a probablement certains types de congés qui sont prédéterminés comme étant payés. Des vacances aux congés de maladie en passant par les congés payés et d’autres formes de congés, il y a toujours certaines exigences qui accompagnent toujours les congés payés. Pour comprendre les congés payés, vous devez d’abord comprendre ce qui est requis.

Temps de vacances

La plupart des gens connaissent les congés payés sous la forme de congés payés, ou PTO. Pour gagner des PTO, les employés accumulent des jours de congé au cours de leur temps de travail qu’ils peuvent ensuite utiliser pour des vacances. Bien qu’il n’existe aucun mandat fédéral concernant les congés payés (ou même les congés non payés), il s’agit d’un avantage populaire que la grande majorité des employeurs choisissent d’offrir. Le nombre de jours de congés payés s’accumule généralement pour les employés en fonction de la durée de leur travail dans leur cabinet et du niveau qu’ils occupent au sein du cabinet. En termes simples, pour gagner du temps de vacances, les employés éligibles doivent simplement se présenter au travail !

Lecture recommandée : Évaluez vos politiques de prestations de PTO & Rendez les RH de votre cabinet plus productives – Partie 1

Congé de maladie

Croyez-le ou non, aucune loi fédérale n’oblige les employeurs à payer les congés de maladie de leurs employés. Cependant, de nombreux États, villes et municipalités ont des mandats qui obligent les employeurs locaux à fournir des jours de maladie payés. Bien sûr, cela nous amène à l’une des plus grandes questions entourant les congés de maladie payés obligatoires : les notes du médecin.

En bref, un chef de bureau n’est pas autorisé à demander une note du médecin pour tous les jours qui relèvent du congé de maladie payé obligatoire de l’employé. Il s’agit d’un congé protégé qui doit être accordé sans poser de questions, dans la plupart des scénarios. Exiger un certificat médical porterait atteinte à ce congé maladie obligatoire et la loi sur le congé maladie obligatoire – comme toutes les lois – n’est pas à la discrétion de l’employeur. C’est un mandat que l’employeur doit suivre.

Cependant, une fois que le congé de maladie obligatoire payé d’un employé est épuisé, un chef de bureau a la flexibilité de refuser ou d’approuver des absences supplémentaires ou de demander des notes de médecin pour approuver l’absence. Gardez à l’esprit que, même avec une note du médecin, vous ne pouvez pas faire de suivi auprès du médecin. Cela porterait atteinte aux droits HIPAA de votre employé. La note peut uniquement mentionner le nom du médecin et la date et l’heure auxquelles votre employé a été vu. En outre, si vous allez demander une note de médecin pour l’absence d’un employé, vous devez vous assurer que vous avez une politique en place (comme demander une note après le troisième jour de maladie non payé) qui est appliquée de manière égale à tous les employés du cabinet.

Pour toute autre question, assurez-vous de programmer une consultation avec HR for Health pour vous assurer que vous connaissez les lois concernant les notes de médecin et les congés de maladie payés obligatoires.

Lecture recommandée : Il est temps d’évaluer vos politiques de prestations de PTO (Partie 2 – Accumulation des prestations)

Autres congés payés

En plus des vacances et des congés de maladie, votre cabinet est légalement tenu de prévoir des aménagements de congés pour les fonctions de juré, le vote, certains jours fériés et toute responsabilité militaire. Bien que le fait que ces congés doivent être payés ou non dépende généralement du statut de l’employé (exempté ou non). En outre, certains employeurs choisissent d’offrir un congé de deuil payé en cas de décès d’un membre de la famille immédiate d’un employé.

Zones grises pour les congés des employés

Comme vous le savez probablement, certaines parties du congé des employés ne sont pas si tranchées et sèches. En fait, certaines de ces zones grises sont tout simplement confuses. Pourtant, ces zones comportent des exigences qui leur sont propres, tout comme les formes de congés payés explorées ci-dessus. Ces exigences servent à vous aider à mieux comprendre comment ces congés s’inscrivent dans le débat sur les congés payés ou non payés.

La loi sur les congés médicaux familiaux (FMLA)

La loi sur les congés médicaux familiaux est un programme mandaté par le gouvernement fédéral qui permet aux employés de prendre un congé pour des questions médicales personnelles, familiales ou pour des raisons militaires. Bien que ce mandat permette aux employés de prendre jusqu’à 12 semaines de congé sans solde et de pouvoir retourner au travail, il existe tout de même certaines stipulations.

Premièrement, les employés ne sont admissibles que s’ils travaillent dans votre cabinet depuis au moins un an et ont travaillé au moins 1 250 heures dans l’année précédant leur demande de congé. Deuxièmement, il n’est pas nécessaire que ce congé soit rémunéré, à moins que les employés n’aient des congés payés existants en dehors du temps FMLA. Toutefois, une fois que les congés de l’employé sont épuisés, vous n’êtes pas obligé de payer les congés supplémentaires conformément aux exigences de la FMLA. Enfin, les employés ne sont admissibles au congé FMLA que si l’employeur a 50 employés ou plus dans une zone de 75 milles.

Congé de maternité et de paternité

Bien que le congé parental puisse techniquement relever du FMLA dans certains cas, certaines pratiques choisissent encore d’offrir du temps libre payé (ou non payé) spécifiquement pour les nouveaux parents comme un avantage supplémentaire. (Cela peut être une option attrayante pour vos employés nouveaux et existants, si vous choisissez de l’offrir). ) Il est également important de noter que si votre cabinet se trouve en Californie, au Rhode Island ou au New Jersey, vous pouvez être légalement tenu d’offrir un congé parental, en fonction de la taille de votre équipe. Envisagez de contacter HR for Health pour en savoir plus sur vos responsabilités si vous êtes dans ces États.

Congé d’invalidité pour grossesse

En plus du congé de maternité et de paternité obligatoire dans des États comme la Californie, certains États demandent aux employeurs ayant un certain nombre d’employés d’offrir un congé d’invalidité aux employées enceintes qui ne peuvent pas effectuer leurs tâches professionnelles actuelles. Bien que ce congé ne doive pas être rémunéré, il s’agit d’une autre zone grise où les directeurs de cabinet sont libres de choisir comment ils veulent mettre en place leurs politiques spécifiques pour répondre au mieux aux besoins de leur cabinet.

Congé non rémunéré : Que sont les accommodements raisonnables?

Dans le monde des RH, une phrase frappe la peur dans le cœur des employeurs partout : les accommodements raisonnables. Cette phrase (et les rumeurs et malentendus qui l’entourent sur la loi dont elle est issue) évoque des images de changements coûteux et de procès potentiels, mais la réalité est que ces accommodements sont souvent des outils très simples et très logiques. Un outil qui devrait – et doit souvent – être considéré comme un aménagement raisonnable pour les employés est le congé sans solde.

En vertu de l’Americans With Disabilities Act (ADA), la plupart des périodes de congé temporaire devraient être considérées comme des aménagements raisonnables si l’employé en fait la demande. De nombreux cas juridiques dans lesquels les employeurs ont été tenus responsables de violations de l’ADA impliquaient leur refus d’accorder un congé sans solde. Toutefois, l’ADA n’exige pas l’octroi d’une période indéterminée de congé sans solde. Si ni votre employé ni son prestataire médical ne peuvent fournir une date à laquelle l’employé pourra revenir au bureau et effectuer les tâches essentielles dont le cabinet a besoin, alors l’octroi d’une telle période indéfinie et incertaine de congé sans solde peut ne pas être requis.

En définitive, la meilleure approche pour aborder le congé sans solde est de communiquer avec l’employé au sujet de ses besoins sur le lieu de travail en fonction des recommandations de son médecin. Cela est particulièrement vrai dans les cas de problèmes de santé mentale tels que le SSPT, l’anxiété ou la dépression, où de courtes périodes de congé sans solde peuvent améliorer considérablement la santé mentale et physique globale de votre employé et lui permettre de continuer à travailler aussi bien qu’on l’attend de lui.

Comme toujours, consultez votre avocat pour obtenir de l’aide et renseignez-vous sur les exigences de l’ADA pour éviter les violations involontaires. Ou bien, contactez HR for Health dès aujourd’hui et planifiez une consultation.

En savoir plus sur la gestion des congés avec les experts de HR for Health. Contactez-nous par téléphone au 877-779-4747 ou par courriel à [email protected] dès aujourd’hui.