Vraisemblablement l’un des outils les plus utiles dans SharePoint est l’historique des versions. Il vous donne une liste courante des modifications qui ont été apportées à vos fichiers au cours de leur vie. Plus précisément, l’historique des versions vous donne accès aux anciennes copies de vos fichiers et vous indique le numéro de chaque version, la taille de chaque version, ainsi que la personne qui a créé chaque version et quand.
Peut-être pensez-vous que l’outil de sauvegarde que votre organisation utilise sur vos disques partagés est déjà assez bon ? Que vous n’auriez jamais besoin de quelque chose de différent ? Réfléchissez-y à deux fois. Ci-dessous, je vais dans des exemples très réels de quand de nombreuses sauvegardes de lecteurs partagés ne répondront pas à vos besoins, causant potentiellement des heures de retravail que vous n’auriez autrement jamais à faire si – vous l’avez deviné – vous utilisiez SharePoint depuis le début.
L’historique des versions est généralement utilisé de deux façons :
- Plain old version history : Obtenir la joie pure d’avoir d’anciennes versions de vos fichiers enregistrées et stockées dans SharePoint afin que vous puissiez comparer la version actuelle à des copies plus anciennes (excellent pour obtenir le contexte des changements ou l’état actuel), garder une trace de qui a fait quelles modifications (ou qui a été dans votre fichier), et/ou pour restaurer les anciennes versions si l’actuelle est mauvaise, foirée, ou juste trop regrettable. En fait, il s’agit d’un système de sauvegarde et d’audit simple et convivial. Et son utilisation ne nécessite pas l’aide de l’informatique.
- Un système de publication robuste : L’historique des versions vous permet de publier vos documents d’une manière qui n’est pas sans rappeler la façon dont les logiciels sont publiés. Le numéro de version signifie quelque chose, l’accès aux différents types de brouillons est limité, et vos documents sont fortement contrôlés. Ce système est extrêmement utile dans une atmosphère d’entreprise, mais aussi plus complexe à mettre en place et à maintenir.
Je ne vais parler que des utilisations courantes de l’historique de version – point 1 ci-dessus – dans ce post. Dans un prochain post, j’aborderai la façon d’utiliser le système de version release dans votre organisation. Et si vous souhaitez comprendre ces concepts au format vidéo (vous savez, la voie du futur), jetez un coup d’œil ci-dessous.
Si votre organisation utilise des disques partagés comme principale méthode de stockage et de partage des fichiers, vous avez peut-être remarqué – potentiellement dans un accès de pure panique – qu’il n’y a pas de moyen vraiment facile de mettre la main sur une ancienne version de votre fichier si quelque chose ne va pas. Vous êtes à la merci de la minuterie de sauvegarde, qui effectue probablement un travail quotidien à, disons, minuit, pour stocker et sauvegarder vos fichiers.
Si vous avez vraiment de la chance, votre service informatique sauvegarde plus fréquemment. Un de mes anciens employeurs sauvegardait réellement les lecteurs partagés toutes les heures à l’heure et sauvegardait ces fichiers pendant une journée. Puis il sauvegardait une sauvegarde quotidienne (disons, tous les soirs à minuit) pendant une semaine, et une sauvegarde hebdomadaire (disons, à partir du dimanche soir) pendant un mois. Mais la plupart des entreprises ne font pas cela. C’est énorme sur les ressources, à la fois les personnes et l’espace.
Ce n’est pas non plus aussi utile que ça en a l’air. Si vous avez une option de sauvegarde horaire, et que vous travaillez beaucoup sur un fichier dans cette heure, puis que vous sauvegardez par erreur par-dessus votre fichier, vous êtes coincé avec ce qui a été sauvegardé au dernier pointage d’une heure, peu importe combien de fois vous avez sauvegardé le fichier pendant cette heure. Vous pourriez perdre une tonne de productivité avec un seul clic erroné.
Donc, alors que vos sauvegardes de disque partagé offrent une valeur, son arbitraire et basé sur le moment où votre département informatique a configuré ses systèmes pour la sauvegarde automatique. Vous ne savez pas combien de temps durent ces sauvegardes, il se peut que le moment où elles se produisent réellement ne soit pas documenté – à l’heure, à la demi-heure, à minuit, quand ? – et il se peut que vous deviez remplir un ticket d’incident pour y avoir accès. Cela semble peu fiable.
SharePoint offre un historique des versions, qui crée une nouvelle version d’un fichier 1) chaque fois que vous enregistrez votre fichier, 2) chaque fois que vous archivez un fichier, 3) écrasez un fichier existant ou 4) si vous êtes coauteur, toutes les demi-heures après que quelqu’un commence à modifier un fichier.
Pourquoi est-ce mieux ? Les versions sont créées quand vous pensez qu’elles doivent l’être. Plus besoin de dépendre du système pour sauvegarder à votre place. Et vous pouvez revenir en arrière et consulter n’importe quelle version historique que vous souhaitez. Vous pouvez même restaurer une ancienne version, en écrasant complètement la version actuelle. (Et, si vous regrettez d’avoir pris cette décision, vous restaurez la dernière version sur la restauration ! So meta !)
L’historique des versions vous donne le contrôle de la durée de vie de vos fichiers, vous permet de voir qui les a consultés et vous donne la possibilité de réparer les erreurs.
- Vérifiez d’abord qu’il est activé
- Quand les versions sont créées
- Combien de versions sont enregistrées
- Accéder aux versions d’un fichier
- Le volet de l’historique des versions
- Action sur une ancienne version
- L’acheteur doit se méfier
- SharePoint 2013, 2016 et Online
- SharePoint 2010
- SharePoint 2007
- Plus sur l’historique des versions
Vérifiez d’abord qu’il est activé
Vérifiez que l’historique des versions est activé dans votre bibliothèque de documents. Malheureusement, l’historique des versions est désactivé par défaut dans une toute nouvelle bibliothèque de documents dans SharePoint 2013. Depuis fin 2015, une nouvelle bibliothèque de documents dans SharePoint Online, heureusement, a l’historique des versions activé.
Cela dit, il est de votre responsabilité de vérifier que l’historique des versions est activé dans votre bibliothèque de documents. Ne vous contentez pas de supposer ! Voici comment : si vous voyez les options d’historique de version indiquées ci-dessous, c’est activé.
Quand les versions sont créées
Des versions seront faites chaque fois que vous effectuez l’une des actions suivantes :
- Enregistrer le fichier (app client) : Lorsque vous ouvrez un fichier dans l’application client – donc, pas les Office Web Apps (OWA) ou Office Online (OO), qui se trouvent dans le navigateur – et que vous cliquez sur le bouton « Enregistrer » dans cette application, une nouvelle version sera créée.
- À titre d’exemple, si vous ouvrez un document Word dans l’app Word complète, une nouvelle version est créée chaque fois que vous appuyez sur le bouton « Enregistrer » dans Word.
- Éditer pendant trente minutes (app navigateur) : Toutes les trente minutes après avoir commencé à modifier un fichier Office dans OWA/OO, une nouvelle version est créée. Comme il n’y a pas de bouton « Enregistrer » dans OWA/OO, il n’y a pas de moyen intuitif de forcer la création d’une version. Si vous voulez forcer la création d’une version, vous voudrez fermer OWA/OO (ne vous inquiétez pas, vos modifications sont automatiquement enregistrées, elles ne sont simplement pas encore dans une nouvelle version), extraire le fichier, puis l’extraire à nouveau immédiatement.
- Écraser un fichier : Lorsque vous téléchargez un fichier portant le même nom qu’un fichier déjà existant dans la bibliothèque de documents. Plutôt que d’écraser complètement le fichier, il en crée une nouvelle version.
- Par exemple, si vous téléchargez un fichier appelé « Movie1.mp4 » et que votre bibliothèque possède déjà un fichier de ce nom, SharePoint vous demandera si vous voulez remplacer le fichier. Si vous indiquez que oui, il créera une nouvelle version de ce fichier, même si c’est un fichier complètement différent.
- Enregistrer un fichier : L’archivage d’un fichier après son extraction créera une nouvelle version ; même si vous n’apportez aucune modification, vous avez toujours la possibilité de créer une nouvelle version.
Combien de versions sont enregistrées
Le nombre de versions qui seront enregistrées dépend du système que vous utilisez et des paramètres de la bibliothèque dans laquelle vous enregistrez.
Selon Microsoft, SharePoint 2013 et SharePoint Online (Office 365) ont les limites suivantes :
- Versions majeures : Microsoft suggère de ne pas sauvegarder plus de 400 000 versions. Après cela, l’ouverture, l’enregistrement, la suppression ou l’affichage de l’historique des versions peut ne pas fonctionner. (Lire : » Essayez à vos risques et périls « ) Que Dieu vous vienne en aide si vous vous trouvez un jour dans l’obligation de conserver 400 000 versions. Si c’est le cas, je serai qu’il y a un avocat impliqué d’une manière ou d’une autre.
- Versions mineures : Jusqu’à 511 versions mineures sont autorisées. C’est une limite stricte et vous ne pouvez pas aller au-delà.
Cela dit, lorsque vous activez l’historique des versions dans une bibliothèque sur site (donc, SharePoint 2013), il n’entre pas de limite numérique, donc c’est essentiellement l’infini. Une bibliothèque dans SharePoint Online, par contre, introduit automatiquement une limite de 500 versions majeures pour commencer. Dans les deux systèmes, cette valeur peut être modifiée par le propriétaire du site.
Je suis sûr que la raison de l’absence de limites dans on-prem est que Microsoft ne se soucie pas de l’espace que vous utilisez sur votre propre système ; mais ils ne veulent pas que vous deveniez absolument fou sur leur système, « gaspillant » leur espace. C’est du moins ce qui me paraît logique. Et compte tenu du fait que la limite de version était de 100 à l’époque où j’utilisais SharePoint 2007, le fait qu’ils commencent à 500 est en fait assez agréable.
(SharePoint 2010 prend également en charge 400 000 versions majeures ; aucun mot sur les limites de versions mineures. Une source similaire pour SharePoint 2007 n’indique pas de limites sur l’historique des versions.)
Maintenant, ce n’est pas parce que ces chiffres sont tous si élevés que vous devez commencer à faire des versions bon gré mal gré. Le propriétaire de votre site pourrait – pour des raisons très légitimes ou, parfois, pour des raisons complètement arbitraires, y compris le fait de ne pas savoir mieux – changer le nombre maximum de versions à une valeur quelque peu basse. Vous devriez donc toujours demander au propriétaire du site quelle est la politique en matière d’historique des versions dans votre bibliothèque de documents, de peur d’avoir la désagréable surprise de voir disparaître les versions les plus anciennes de vos fichiers.
Accéder aux versions d’un fichier
Les trois façons les plus courantes d’accéder à l’historique des versions d’un fichier sont :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du fichier et cliquez sur « Historique des versions ».
Cela ne fonctionne que dans SharePoint Online et SharePoint 2016. - Cochez la case à côté du nom du fichier, cliquez sur l’onglet « Fichier » dans le ruban et cliquez sur « Historique des versions ».
Cela fonctionne dans SharePoint 2013, 2016 et SharePoint Online. - Cliquez sur les ellipses (…) à droite du nom du fichier, puis sur les ellipses (…) qui apparaissent dans le volet de survol, puis cliquez sur « Historique des versions ».
Cela fonctionne dans SharePoint 2010, 2013, 2016 et SharePoint Online.
Le volet de l’historique des versions
Une fois que vous aurez suivi les étapes ci-dessus, le volet de l’historique des versions apparaîtra, vous montrant les versions actuelles et passées de votre fichier. Vous verrez les informations affichées sous forme de tableau listant 1) le numéro de version (par ordre décroissant), 2) un horodatage lié affichant la date et l’heure de création de la version, 3) l’auteur de la modification, 4) la taille du fichier au moment de la modification et 5) les commentaires éventuels de l’éditeur.
Toute métadonnée modifiée sera également indiquée dans la liste. Vous pouvez trier les colonnes par ordre alphanumérique en cliquant sur l’en-tête de la colonne (par exemple, « N° », « Modifié », « Modifié par », etc.). Ceci est utile si vous recherchez toutes les modifications apportées par une personne particulière ou lorsque la taille du fichier est restée à peu près la même, indiquant des changements minimes entre les versions.
À titre d’exemple, voyez la capture d’écran ci-dessous. Il s’agit d’une feuille de calcul Excel qui comporte huit versions. Elles ont toutes été créées par moi et vous pouvez voir les changements de taille impliquent que du contenu a été ajouté ou supprimé avec ces versions. J’ai modifié le champ Titre du fichier lorsque j’ai créé la version 4.0 afin que le fichier ait un nom plus descriptif (et qu’il apparaisse plus haut dans les résultats de recherche). SharePoint montre cette modification avec la version 4.0.
Je n’ai pas encore utilisé le champ commentaires. Le champ des commentaires est utile pour fournir un bref résumé des modifications apportées, mais il est facile d’oublier d’inclure des infos ici parce qu’on ne vous demande si vous souhaitez inclure un commentaire que si vous extrayez puis réintroduisez le fichier.
Parce que j’utilise rarement l’extraction et la réintroduction, je ne laisse presque jamais de commentaires. Mais cela peut être très utile pour vous et vos collègues. Si vous n’avez pas besoin de check in/out dans votre bibliothèque, vous pouvez quand même extraire le fichier, le modifier, puis l’enregistrer. Un commentaire vous sera demandé lors de l’archivage du fichier.
Le volet des versions vous donne également la possibilité de supprimer toutes les versions. Si vous décidez après avoir supprimé toutes les versions que vous regrettez cette décision, vous pouvez restaurer certaines ou toutes les versions en allant dans la corbeille du site et en restaurant les versions à partir de là. (Plus de détails sur la restauration des versions supprimées ci-dessous.)
Action sur une ancienne version
Depuis le volet de l’historique des versions, vous pouvez afficher, restaurer ou supprimer les anciennes versions de vos fichiers. Cliquez sur le menu déroulant qui apparaît lorsque vous survolez l’horodateur de la version qui vous intéresse.
- Cliquez sur l’horodateur : Cela téléchargera le fichier tel qu’il existait lorsque c’était la version la plus récente. Cela vous donne la possibilité d’ouvrir la version actuelle et la version téléchargée et de comparer les deux si nécessaire. Ou si vous avez besoin d’obtenir d’anciennes informations/données d’une ancienne version, c’est ainsi que vous le feriez.
- Afficher : Ceci ouvrira les métadonnées du fichier. Elle n’ouvre pas le fichier dans un état de lecture seule, même si c’est ce que vous pourriez supposer qu’elle fait. Elle affiche le nom du fichier, le titre et toute autre métadonnée que vous pourriez avoir associée à la bibliothèque de documents.
- Restaurer : En choisissant cette option, vous prenez cette version et en faites la « nouvelle » version courante. L’ancienne version courante devient la version suivante la plus récente. Ceci est utile si vous voulez ignorer complètement les modifications apportées par un collègue, ou si la version la plus récente du fichier est devenue corrompue.
- Supprimer : En cliquant sur supprimer, cette version du fichier sera déplacée vers la corbeille de votre site. Cela peut être utile s’il y a des informations périmées qui pourraient nuire au travail d’autres personnes si elles tombent sur cette version du fichier. Cela peut également être utile si une version corrompue du fichier vous cause des problèmes. Il suffit de s’en débarrasser. Remarque : vous pouvez restaurer une version supprimée en accédant à votre corbeille, en cochant la case située à côté du nom du fichier (avec le numéro de version entre parenthèses à côté), puis en cliquant sur « Restaurer la sélection ». La version sera restaurée sous le numéro de version correct avec les métadonnées exactes conservées.
- Lien direct vers n’importe quelle version : Vous pouvez créer un lien vers une version en faisant un clic droit sur l’horodatage de la version en question et en cliquant sur « copier l’adresse du lien ». Lorsque vous entrez l’URL copiée dans une barre d’adresse, elle téléchargera le fichier immédiatement, comme si vous aviez cliqué sur l’horodateur, comme décrit dans le premier point de cette liste.
L’acheteur doit se méfier
L’historique des versions a ses limites. Et vous devez être conscient de ce qu’elles sont. Familiarisez-vous avec mon post « Buyer Beware » sur l’historique des versions. Vous pourriez avoir des regrets si vous ne le faites pas.
- Comment fonctionne le versioning dans une liste ou une bibliothèque ?
- Activer et configurer le versionnement pour une liste ou une bibliothèque (propriétaires de sites)
- Voir l’historique des versions d’un élément ou d’un fichier dans une liste ou une bibliothèque
- Activer et configurer le versionnement pour une bibliothèque (propriétaires de sites)
- Voir l’historique des versions d’un élément ou d’un fichier
- Activer et configurer le versionnement (propriétaires de sites)
Note : L’historique des versions est un aspect très précieux des listes et des éléments de listes, mais pour l’utilisateur moyen, l’historique des versions dans les bibliothèques de documents est nettement plus utile et pertinent. L’historique des versions dans les listes sera abordé dans un prochain post.
Plus sur l’historique des versions
C’est une série sur l’historique des versions. Consultez les autres billets sur ce sujet.
Basics | Buyer Beware | Will I Run Out of Space ? | Historique des versions vs. suivi des modifications
