- Les signatures électroniques sont un moyen rapide et efficace d’obtenir des signatures par le biais du courrier électronique ou d’autres supports de messagerie numérique.
- Les signatures électroniques sont officiellement reconnues par la FDIC comme une méthode acceptable de signature d’un contrat tant qu’elles respectent le protocole.
- Il existe sur le marché plusieurs programmes faciles à utiliser qui facilitent les signatures électroniques de documents.
Les signatures électroniques ont créé un tout nouveau niveau de commodité pour les entreprises qui traitent des contrats juridiquement contraignants. Ce qui prenait auparavant des semaines – l’envoi d’un contrat au signataire, qui le renvoyait ensuite par la poste avec sa signature – se fait maintenant instantanément. C’est également beaucoup plus efficace que de télécopier un document à renvoyer avec une signature, ou d’envoyer un document par courriel et de numériser le papier signé pour le renvoyer à l’ordinateur.
Il existe de nombreuses applications et services de signature électronique – tels que DocuSign, Adobe Sign et OneSpan – qui vous permettent d’envoyer des demandes et de recevoir des signatures à des fins commerciales. Les différents programmes de signature peuvent recueillir des signatures de différentes manières, par exemple lorsque l’utilisateur signe avec son doigt sur une interface tactile, tape son nom, saisit un code PIN désigné ou même clique simplement sur une case à cocher. Mais un contrat signé électroniquement a-t-il le même poids juridique qu’un contrat signé physiquement, et quelle est la bonne façon de mettre en œuvre cette technologie ?
Histoire de la signature électronique et loi
La loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN) a été promulguée en 2000, établissant la validité des enregistrements et des signatures électroniques pour les questions affectant le commerce interétatique ou étranger, selon la Federal Deposit Insurance Corporation. Le Uniform Electronic Transactions Act était une loi unilatérale au niveau des États pour accepter les signatures électroniques qui a été adoptée par la plupart des États. Les autres États ont leurs propres lois qui acceptent les signatures électroniques. Au niveau international, la plupart des pays industrialisés ont des lois pour accepter les signatures électroniques.
Note de l’éditeur : Vous cherchez le bon logiciel de gestion de documents pour votre entreprise ? Remplissez le questionnaire ci-dessous pour que nos partenaires fournisseurs vous contactent au sujet de vos besoins.
Les signatures électroniques sont devenues monnaie courante sur Internet, dans le commerce électronique et dans le secteur financier en ligne. Lorsqu’il est utilisé correctement, un document signé électroniquement et un document signé avec un stylo et de l’encre ont le même statut juridique. Cependant, il existe quelques différences entre les deux, avec des règles que les entreprises doivent suivre lors de la rédaction d’un contrat destiné à être signé électroniquement.
Requêtes d’une signature électronique
Lors de la préparation d’un contrat ou d’un autre document juridiquement contraignant destiné à être signé électroniquement, selon Adobe Sign, voici les règles à respecter pour que la signature soit valide :
- Intention de signer : Le signataire doit montrer une intention claire de signer le document. Cette intention se manifeste par l’action de tracer sa signature électroniquement, de taper son nom ou de cliquer sur une case d’acceptation.
- Consentement à faire des affaires par voie électronique : L’accord doit inclure une clause qui indique que toutes les parties concernées consentent à ce que la transaction ait lieu par voie électronique.
- Conservation des documents : L’accord doit rester accessible aux deux parties et conservé sous la forme qu’il avait au moment de sa signature. Cette exigence est facilement couverte par la règle suivante.
- Copies signées : Les deux parties doivent recevoir une copie du document signé. La plupart des applications de signature électronique les envoient automatiquement.
- Clause d’exclusion : Le signataire doit toujours avoir la possibilité de refuser de signer électroniquement et de recevoir à la place une copie physique à signer en personne et à renvoyer. Les entreprises doivent être préparées à cette éventualité.
Sécurité et confidentialité avec les signatures électroniques
Un logiciel de signature électronique fiable contient des mesures de sécurité pour garantir la légitimité d’un accord et prévenir la fraude. Les différents programmes offrent différentes formes d’authentification pour s’assurer que le signataire est bien celui qu’il prétend être. Pour une sécurité optimale, choisissez un programme qui autorise plusieurs formes d’authentification. Une autre mesure de sécurité courante est la mise en œuvre d’une signature numérique en même temps que la signature électronique.
« Basées sur la cryptographie à clé publique/privée, les signatures numériques sont utilisées dans une variété d’applications de sécurité, de commerce électronique et d’e-commerce », a déclaré Rahim Kaba, vice-président du marketing produit chez OneSpan. « Lorsqu’il est utilisé dans une application de signature électronique, le cryptage de la signature numérique sécurise les données signées électroniquement. Si un document signé électroniquement est modifié ou altéré de quelque manière que ce soit, la technologie de signature numérique le détectera et invalidera le document. »
Alors que les signatures numériques sont utilisées pour empêcher l’altération, les pistes d’audit peuvent être utilisées pour confirmer la légitimité d’un document. Les pistes d’audit sont des journaux intégrés dans les documents avec des informations sur qui a signé, dans quel ordre, quand et où.
Options de logiciels de signature électronique
DocuSign
DocuSign est un logiciel de signature électronique simple mais efficace avec de nombreuses applications différentes. Les utilisateurs peuvent saisir leur signature électronique au début du document et la reproduire partout où cela est nécessaire.
Le logiciel vous permet également de stocker un certain nombre de documents dans le cloud, ce qui vous permet d’accéder à tout ce dont vous avez besoin à tout moment. Vous pouvez envoyer des documents par courriel aux parties nécessaires par le biais de DocuSign, et il dispose également d’un module complémentaire Gmail pour un moyen facile d’envoyer et de recevoir des documents. Vous pouvez exiger une vérification par SMS ou par e-mail pour les documents sensibles.
DocuSign est une excellente solution pour les contrats simples qui n’ont pas besoin d’être notariés ou signés en personne. C’est l’un des logiciels de signature électronique les plus populaires du marché, doté d’une interface propre et puissante qui convient parfaitement à divers scénarios.
Adobe Sign
Adobe Sign rend la signature de documents officiels rapide et sans douleur. Il prend en charge deux types de signatures qui peuvent être efficaces à des fins différentes : les signatures électroniques et les signatures numériques.
Les signatures électroniques sont plus occasionnelles. Elles sont bonnes pour les contrats de base et permettent une vérification rapide grâce à une signature générée. Les signatures numériques présentent un cryptage plus lourd et exigent que le signataire passe par un processus d’authentification d’identité. Elles sont meilleures pour les documents qui nécessitent un niveau de sécurité supplémentaire.
Adobe est facile à utiliser et efficace pour générer des signatures électroniques dignes de confiance. L’interface utilisateur est un peu rigide par rapport à DocuSign, mais Adobe est meilleur pour les documents importants qui nécessitent un soin supplémentaire.
Les signatures numériques font gagner du temps et sont approuvées par la loi tant que vous suivez les exigences et les directives d’utilisation. Les principales marques de signature électronique vous aident à suivre ces règles et à sécuriser vos contrats et autres documents.
« La sécurité des documents et des signatures est au cœur de tout contrat ou document signé électroniquement », a déclaré Kaba.
