Fonctions et public
L’abréviation de « mémorandum », un mémo est un type de document utilisé pour communiquer avec d’autres personnes dans la même organisation. Les mémos (ou notes de service) sont généralement utilisés pour des messages assez courts d’une page ou moins, mais des rapports informels de plusieurs pages peuvent également employer le format mémo.
Format
Les mémos se distinguent par un en-tête qui comprend les lignes DATE, TO, FROM et SUBJECT. D’autres lignes, telles que CC ou BCC, peuvent être ajoutées selon les besoins. Une ligne RE (« Référence ») peut être utilisée à la place de SUBJECT, mais cette utilisation devient plus rare car « RE » est souvent confondu avec « Réponse » en raison de son utilisation dans le courrier électronique.
- DATE : Énoncez la date à laquelle le mémo est distribué.
- TO : Lister les noms des destinataires du mémo. S’il y a plusieurs destinataires, il est acceptable d’utiliser un nom de groupe, tel que « Tous les employés » ou « Membres du comité du personnel ».
- FROM : Indiquez le nom et le titre du poste du ou des rédacteurs.
- SUBJECT : Considérez la ligne SUJET comme le titre du mémo. Soyez précis afin que les lecteurs puissent immédiatement identifier le sujet.
Ces rubriques peuvent être à double ou simple interligne, et la ligne SUJET est souvent en majuscules. En outre, l’ordre des articles peut varier. De nombreuses organisations ont leurs propres préférences de style sur ces questions. Si ce n’est pas le cas, l’ordre énuméré ci-dessus, à double interligne, est le plus courant.
Le texte des mémos utilise généralement le format bloc, avec des lignes à simple interligne, un espace supplémentaire entre les paragraphes et aucun retrait pour les nouveaux paragraphes. Cependant, si un rapport utilisant le format mémo s’étend sur quelques pages, un double espacement peut être utilisé pour améliorer sa lisibilité.
Organisation
Les formes de communication professionnelle sont organisées selon l’une des deux stratégies suivantes : Directe et indirecte.
- La stratégie d’organisation directe présente l’objectif du document dans le premier paragraphe (parfois la première phrase) et fournit des détails à l’appui dans le corps du texte.
- La stratégie d’organisation indirecte s’ouvre sur des détails pertinents, attirant l’attention, qui n’énoncent pas directement l’objectif du document. L’objectif est révélé dans le corps du message, généralement pris en sandwich entre les détails de soutien.
L’approche directe est utilisée pour les bonnes nouvelles ou les communications de routine ; l’approche indirecte est utilisée pour les messages persuasifs, de vente ou de mauvaises nouvelles.
Un objectif directement énoncé est le bienvenu dans les bonnes nouvelles ou les messages de routine, mais pourrait être considéré comme abrupt ou insensible dans un message de mauvaises nouvelles ou persuasif. Lorsque le public n’est pas réceptif au message, il est préférable d’amener progressivement à l’objectif.
Dans les deux types d’organisation, les informations sur l’action (telles que les délais ou les coordonnées) ou une déclaration de clôture courtoise sont placées dans le dernier paragraphe.
| Stratégie d’organisation | Définition | Type de document |
Contenu |
||
| Introduction | Corps | Conclusion | |||
| Direct | L’écrivain arrive rapidement au but, parfois dès la première phrase. | Utilisé pour les bonnes nouvelles ou la communication de routine (le public est réceptif ou neutre) | But | Détails | Information sur l’action ou conclusion courtoise |
| Indirect | L’écrivain arrive progressivement au but, qui est énoncé dans le corps. | Utilisé pour les messages négatifs, persuasifs ou de vente (le public n’est pas réceptif) | Déclarations pertinentes, attirant l’attention | L’énoncé de l’objectif est pris en sandwich par des détails. | Information sur les mesures à prendre ou conclusion courtoise |
Exemple de note de service directe
Exemple de note de service indirecte
Style et ton
Alors que les rapports de note de service et les notes de politique sont des exemples de documents qui ont un ton plus formel, la plupart des mémos auront un style conversationnel – légèrement informel mais toujours professionnel. Les destinataires des mémos sont ceux avec qui l’auteur travaille, donc le style d’écriture suppose généralement une relation avec eux (et donc un certain manque de formalité) ; gardez simplement à l’esprit que la relation est professionnelle, donc l’écriture doit le refléter. En outre, comme pour tous les documents professionnels, le public peut contenir une variété de lecteurs, et le style et le ton doivent être appropriés pour tous leurs niveaux techniques et d’autorité.
| Trop informel | Trop formel, à consonance guindée, verbeux | Équilibre approprié |
| Salut tout le monde. J’espère que vous avez passé un bon week-end. Vous savez, ces récompenses que nous décernons de temps en temps ? C’est le moment de les remettre à nouveau ! | La mission de Variety Craft Supplies est de fournir aux clients des fournitures de qualité à prix abordable avec un superbe service à la clientèle. Un excellent service à la clientèle comprend le fait d’être bien informé sur les fournitures, mais cela va aussi plus loin. Il s’agit d’avoir la bonne attitude pour aider les clients. Il est temps de récompenser les employés qui ont une perspective orientée vers le client. |
Une ouverture directe et concise énonce l’objectif du mémo. Veuillez soumettre vos nominations pour le prix trimestriel d’excellence du service à la clientèle avant le 8 avril. Aidez-nous à identifier les employés exceptionnels! |
Situations courantes de rédaction de mémos
Les mémos sont utilisés dans une variété de situations de communication sur le lieu de travail, de la documentation des procédures et des politiques aux simples annonces. Voici quelques types courants de notes de service :
- Politiques (changements et nouveautés)
- Instructions
- Procédures
- Annonces
- Rapports de voyage
Moyen de distribution
Les notes de service peuvent être distribuées manuellement par le biais d’un support imprimé dans les organisations où tous les employés n’ont pas accès au courriel. Les organisations ayant accès au courrier électronique peuvent distribuer les notes de service sous forme de pièces jointes aux courriels.
Dans les organisations où le courrier électronique atteint tous les employés (ou tous les employés faisant partie de l’auditoire de la note de service), les rédacteurs doivent déterminer s’ils doivent envoyer une note de service ou un message électronique pour transmettre leur information. Dans de tels cas, les rédacteurs doivent tenir compte de trois facteurs : la nature du message, la profondeur/le nombre de ses détails et la probabilité qu’il soit imprimé pour être consulté plus facilement. Ces types de messages devraient être rédigés sous forme de mémo et joints à un message électronique pour une distribution rapide (et respectueuse de l’environnement) :
- Messages qui ont une aura officielle, comme les nouvelles politiques ou les révisions de politiques.
- Messages contenant beaucoup de détails (comme des instructions sur la façon de calibrer une pièce de machinerie compliquée).
- Messages nécessitant une référence loin d’un ordinateur (nécessitant une copie imprimée). Les copies imprimées des courriels utilisent généralement une petite police de caractères qui est difficile à lire.
*Certains articles sont utilisés dans plusieurs genres et disciplines.
