Mettre en évidence les données clés avec le formatage conditionnel d’Excel

Si vous entrez dans n’importe quel bureau, vous trouverez probablement un utilisateur de Microsoft Excel. C’est un outil d’analyse commerciale utile s’il est utilisé correctement. Le problème de nombreuses feuilles de calcul est que toutes les cellules se ressemblent. Vous devez rechercher les informations clés. Dans ce tutoriel, je vais vous montrer comment mettre en évidence des cellules dans Excel en utilisant plusieurs méthodes. (Téléchargez la feuille de calcul d’exemple dans la section Ressources.)

Je vois régulièrement ce scénario. Vous recevez une feuille de calcul de quelqu’un avec des centaines de lignes de données qui se ressemblent. Tout est formaté de la même manière ennuyeuse. Mais les données sont-elles les mêmes ? Certaines valeurs de cellules sont-elles différentes des autres ? Y a-t-il quelque chose qui se situe en dehors de la moyenne ? Ce sont des questions typiques que se posent les utilisateurs lorsqu’ils ouvrent des feuilles de calcul.

Mise en forme des cellules Excel en fonction de conditions

Au lieu de demander au lecteur de balayer chaque cellule, vous pouvez demander au logiciel de faire un travail sur le terrain en utilisant la mise en forme conditionnelle. Celle-ci permet à Excel d’appliquer un format défini aux cellules qui répondent à des critères spécifiques. Il s’agit de règles que vous pouvez définir.

Le but est de faire ressortir les informations importantes pour que vous puissiez les trouver plus facilement.

Excel fait déjà une partie de ce travail pour vous. Par exemple, lorsque vous mettez en forme des nombres, il existe des options pour afficher les nombres négatifs en rouge. C’est un exemple de format prédéfini.

Le programme vous permet même d’utiliser des options de formatage sur des cellules ou des lignes individuelles. La méthode la plus simple consiste à demander à Excel d’appliquer la mise en forme conditionnelle si elle répond à certaines conditions ou emplacements. Cela utilise la méthode « Valeur de cellule est ».

Certains exemples de mise en évidence de valeur de cellule comprennent :

• Appliquer un remplissage rouge si la valeur est inférieure à 50
• Appliquer un style de police italique, gras si la valeur est comprise entre 70 et 90
• Appliquer une couleur de police verte si le texte contient « Montana. »
• Souligner les valeurs qui sont égales à 15
• Appliquer un remplissage jaune aux valeurs dupliquées
• Ajouter une icône de flèche vers le haut aux valeurs de cellule supérieures à 10%

Excel vous permet également d’utiliser des formules pour le formatage conditionnel. Un avantage des formules Excel est que vous pouvez référencer les valeurs ailleurs dans votre feuille de calcul. Dans l’exemple ci-dessous, je demande que si la valeur dans B2 est supérieure à la valeur dans C2, appliquer une couleur de fond verte.

Microsoft a grandement amélioré cette fonctionnalité au fil des ans et prédéfinit maintenant des exemples populaires, de sorte que vous n’avez pas besoin de compter autant sur les formules. Voici quelques exemples populaires.

Comment appliquer la mise en forme conditionnelle d’Excel

Ajouter une nouvelle règle de mise en forme est facile. Le plus difficile est de trouver ce que vous voulez mettre en valeur sur votre feuille de calcul. Il est utile de réfléchir aux besoins de vos publics et aux actions qu’ils pourraient entreprendre.

Exemple 1 : mettre en évidence les cellules au-dessus d’un nombre spécifique

Si vous souhaitez suivre, voici l’exemple 1 de la feuille de calcul type. Je vais mettre en surbrillance les cellules sélectionnées si la population de l’état est supérieure ou égale à 2% de la population américaine.

1. Ouvrez la feuille de calcul exemple state-counts-cf.xlsx et cliquez sur l’onglet Exemple 1.
2. Cliquez sur la cellule F2.
3. Sélectionnez toute la colonne en appuyant sur Ctrl +Shift + ↓.
4. Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Formatage conditionnel.
5. Dans le menu déroulant, sélectionnez Règles de cellules en surbrillance.
6. Dans le menu latéral, sélectionnez Supérieur à…

1. Ajuste la valeur dans le champ Formater les cellules qui sont PLUS GRANDES QUE :.

Note : Excel pré-remplit ce champ en fonction des valeurs existantes de vos cellules surlignées.

1. Entrez la valeur que vous souhaitez. Dans notre cas, il s’agit de 2,0 %. Excel commencera à surligner les cellules pour vous.
2. Cliquez sur le triangle clavier_flèche_bas pour faire votre sélection de couleur.

Note : Vous pouvez créer un schéma différent en sélectionnant un format personnalisé…

1. Cliquez sur OK.

Vous devriez maintenant voir vos résultats appliqués.

Exemple 2 : Mettre en évidence les 10 premières entrées

Une demande populaire est de trouver les premières entrées, qu’il s’agisse d’un nombre fixe ou d’un pourcentage. C’est un exemple de l’un des formats prédéfinis ou intégrés d’Excel. En d’autres termes, vous n’avez pas besoin de saisir des valeurs spécifiques comme vous l’avez fait dans l’exemple 1. Ces préréglages sont construits autour d’éléments courants que les gens recherchent, comme le Top 10 ou les performances inférieures à la moyenne. L’avantage est que vous n’avez pas à faire les calculs.

Dans cet exemple, je veux mettre en évidence les 10 premiers États par sièges de la Chambre des représentants des États-Unis dans la colonne D.

1. Ouvrez la feuille de calcul state-counts-cf.xlsx exemple de feuille de calcul et cliquez sur l’onglet Exemple 2.
2. Cliquez sur la cellule D2.
3. Sélectionnez la colonne entière en appuyant sur Ctrl +Shift + ↓.
4. Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Formatage conditionnel.
5. Dans le menu déroulant Formatage conditionnel, sélectionnez Règles haut/bas.
6. Dans le menu latéral, sélectionnez Top 10 Items…
7. Dans la boîte de dialogue Top 10 Items, ajustez votre compte ou votre schéma de couleurs si nécessaire.
8. Cliquez sur OK.

Exemple 3 : Afficher des barres de données au lieu d’un ombrage de couleur

Une autre option utile consiste à utiliser des « barres de données ». Il s’agit d’un autre type de visualisation que vous pouvez appliquer. Une différence clé avec le format Barre de données est qu’il s’affiche sur toutes les cellules au lieu de répondre à une condition spécifique.

Par défaut, Excel conserve l’arrière-plan de la valeur du texte. Je trouve que cela peut être distrayant. Dans cet exemple, j’ai dupliqué la colonne % de changement mais j’ai dit à Excel de ne pas mettre la valeur de données dans la colonne I. Le résultat est juste la barre de données.

Le format de la barre de données ne fonctionne pas bien avec tous les types de données. C’est un bon exemple d’essayer différents formats pour voir ce qui fonctionne le mieux pour vos données. Cela est particulièrement vrai si vous avez des valeurs négatives ou une plage étroite.

1. Ouvrez la feuille de calcul exemple state-counts-cf.xlsx et cliquez sur l’onglet Exemple 3.
2. Cliquez sur la cellule I2.
3. Sélectionnez toute la colonne en appuyant sur Ctrl +Shift + ↓.
4. Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Formatage conditionnel.
5. Dans le menu déroulant Formatage conditionnel, sélectionnez Barres de données.
6. Dans le menu latéral, sélectionnez Plus de règles…

1. Dans la section Modifier la description de la règle :, cochez Afficher la barre uniquement.

1. Cliquez sur OK.

Exemple 4 : mise en surbrillance d’une ligne

La mise en surbrillance des cellules aberrantes est excellente, mais parfois, si vous avez une grande feuille de calcul, il se peut que vous ne voyiez pas les cellules colorées parce qu’elles sont hors écran. Dans ces situations, il est utile de mettre en évidence la ligne entière. Ainsi, quelles que soient les colonnes que vous visualisez, vous savez quelles lignes sont importantes. Cela fonctionne mieux lorsque vous avez 1 conditionnel.

Une différence clé ici est que nous ne mettrons pas en évidence une colonne mais la feuille de calcul entière. C’est ainsi que nous obtenons l’effet de ligne.

1. Ouvrez la feuille de calcul exemple state-counts-cf.xlsx et cliquez sur l’onglet Exemple 4.
2. Cliquez sur la cellule I2.
3. Sélectionnez toutes les lignes en appuyant sur Ctrl +Shift + ↓ + →.
4. Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Formatage conditionnel.
5. Sélectionnez Nouvelle règle…
6. Dans le module Modifier la règle de formatage, sélectionnez Utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater.
7. Dans le module Formater les valeurs où cette formule est vraie : tapez votre critère.

1. Cliquez sur le bouton Formater… pour appliquer votre couleur de surbrillance.
2. Cliquez sur OK pour accepter votre couleur.

Dans l’exemple ci-dessus, je demande de mettre en surbrillance toute ligne où la valeur de la colonne F (Pourcentage total de la population américaine) est supérieure à 2%. La couleur de surbrillance est le vert. J’utilise également une référence de cellule mixte en plaçant un signe $ avant F2 dans la formule.

outlined_flag Conseil : si vous n’êtes pas sûr d’avoir la bonne formule, vous pouvez toujours la tester dans une autre colonne. Par exemple, je pourrais entrer dans la cellule H2, cette formule =$F2>20%. La cellule H2 sera évaluée comme VRAI ou FAUX. Vous pourriez ensuite copier la formule vers le bas de la colonne pour vous assurer que vous obtenez les résultats escomptés.

1. Cliquez sur OK.

Trouver vos règles de formatage conditionnel

Parfois, on nous donne une feuille de calcul, et vous voyez des cellules ou des lignes surlignées. Mais… où sont les règles conditionnelles, ou bien quelqu’un a-t-il formaté manuellement ces cellules ? Heureusement, Excel offre un moyen de voir les règles de formatage conditionnel. Vous pouvez utiliser la feuille de calcul d’exemple pour suivre ou utiliser la vôtre.

1. Ouvrez votre feuille de calcul.
2. Dans l’onglet Accueil, cliquez sur Mise en forme conditionnelle.
3. Sélectionnez Gérer les règles… dans le menu déroulant.

1. Dans le gestionnaire des règles de formatage conditionnel, sélectionnez votre feuille de calcul.
2. Cliquez sur OK.

Dans l’exemple ci-dessus, vous pouvez voir la règle que j’ai appliquée pour mettre en évidence la ligne. À partir de là, vous pourriez ajouter une règle, modifier la règle ou la supprimer.

Conseils &Attitudes

Cet article n’a fait qu’effleurer certaines des façons dont vous pouvez utiliser le formatage conditionnel. La meilleure façon d’apprendre est d’expérimenter avec certaines données, qu’il s’agisse des vôtres ou de la feuille de calcul exemple. Voici quelques autres conseils pour vous :

• Vous pouvez avoir plusieurs règles dans la même colonne. Par exemple, vous pourriez vouloir que différentes valeurs de plage soient de couleurs différentes.
• Jouer avec différents formats pour voir quel type fonctionne le mieux pour vos données.
• Si vous obtenez des résultats inattendus, vérifiez si plusieurs conditions sont exécutées et l’ordre. Vous devrez peut-être modifier l’ordre.
• Vous pouvez définir des plages sur les barres de données. Par exemple, si vous avez une colonne % complet, vous pouvez définir une plage de 0 à 1.
• Vous pouvez supprimer les règles de formatage conditionnel avec l’option Effacer les règles.
• Appliquez vos règles après avoir saisi les données. Parfois, des règles en double sont créées lorsque vous insérez des lignes.

Le formatage conditionnel d’Excel peut rendre vos feuilles de calcul plus utiles s’il est utilisé de manière appropriée. Les gens ne perdront pas de temps à chercher des modifications importantes ou cette « aiguille dans la botte de foin. »

Ressource supplémentaire

• Guide du débutant en Excel XLOOKUP
• Comment utiliser Excel VLOOKUP
• Comment utiliser la fonction IF. dans Excel
• Comment créer un tableau croisé dynamique Excel

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