Dans son enquête 2015 sur la fraude et le contrôle des paiements, JP Morgan a indiqué que les simples chèques papier à faible technologie étaient la méthode de fraude de paiement la plus utilisée en 2014.
En dépit du fait que l’utilisation globale des chèques papier continue de diminuer chaque année, la fraude par chèque reste élevée. Les chèques papier sont une cible facile pour les criminels. Puisqu’ils sont passés de main en main sur le chemin du paiement, ils peuvent facilement être volés, dupliqués, modifiés ou encaissés illégalement.
Risque organisationnel &chèques frauduleux
Comme si cela ne suffisait pas, les organisations prennent plus de risques pour les chèques frauduleux. En 2016, la responsabilité d’un mauvais chèque peut rapidement se déplacer vers l’émetteur du chèque et s’éloigner de la banque qui accepte un dépôt altéré. Il existe plusieurs situations dans lesquelles les organisations peuvent être empêchées de demander un dédommagement à une banque qui paie un chèque frauduleux, notamment si l’organisation n’a pas fait preuve de « diligence ordinaire » dans l’émission des chèques (voir cette page du National Check Fraud Center pour quelques exemples où une organisation peut être responsable d’un chèque frauduleux). Cela signifie qu’une organisation ne peut pas compter sur une banque pour la dédommager après avoir accepté un chèque frauduleux.
Tout cela appelle une meilleure solution pour attraper les chèques frauduleux au moment où ils se produisent.
L’une des meilleures façons de protéger votre organisation contre les chèques altérés est de mettre en œuvre la technologie Positive Pay, qui est disponible dans de nombreux progiciels d’impression de chèques IBM i, y compris mon propre logiciel SecureChex.
Qu’est-ce que Positive Pay ?
Positive Pay est un système de prévention de la fraude offert par la plupart des banques commerciales pour se protéger contre les chèques altérés, falsifiés et contrefaits. Il vérifie l’exactitude du numéro de compte, de la date et du montant en dollars d’un chèque lorsque celui-ci est présenté pour paiement. Le concept est aussi facile que de fermer une porte et implique les étapes suivantes.
- Les clients de la banque envoient à leur banque un fichier de registre de chèques contenant les numéros de chèques, les dates et les montants pour les chèques que le client a émis.
- Lorsqu’un chèque est présenté pour paiement, la banque compare le chèque présenté avec les informations de chèque précédemment transmises par le client pour ce compte.
- Lorsqu’il y a une divergence entre un chèque présenté et les informations du fichier des chèques, la banque informe son client par le biais d’un rapport d’exceptions et retient le paiement jusqu’à ce que le client indique à la banque d’accepter ou de rejeter le chèque.
Le paiement positif est un moyen simple mais efficace de prévenir la fraude par chèque. Il empêche les criminels d’encaisser des chèques frauduleux en utilisant des numéros de compte volés. Il attrape également les chèques sans provision dont le montant a été modifié ou dont la date n’est pas valide.
Lorsque Positive Pay n’est pas suffisant
Voici quelques éléments auxquels il faut faire attention lors de l’utilisation de Positive Pay.
Fraude au guichet – Certaines banques n’offrent pas la vérification au guichet, c’est-à-dire que les caissiers d’un établissement bancaire de détail peuvent vérifier les chèques entrants au comptoir bancaire, en utilisant votre fichier de chèques. Lorsque vous instituez le système Positive Pay, assurez-vous que votre banque vérifie les informations des chèques par rapport à tous les scénarios d’encaissement de chèques, et pas seulement lorsque les chèques sont transmis ou scannés.
Vérification du bénéficiaire – Le système Payee Positive Pay offre un niveau de protection contre la fraude plus élevé que le système Positive Pay traditionnel. Le Positive Pay traditionnel comprend uniquement la comparaison des numéros de chèque, des dates et des montants. Il ne comprend pas la vérification du bénéficiaire, pour s’assurer que le nom du bénéficiaire n’a pas été modifié. De nombreuses banques proposent la vérification du bénéficiaire en tant que fonction supplémentaire au système Positive Pay, ce qui peut entraîner des frais supplémentaires. Si vous avez besoin de la vérification du bénéficiaire, assurez-vous que votre logiciel et votre banque la prennent tous deux en charge.
Formats de fichier – Il existe plusieurs formats de transmission différents dans lesquels les données de chèque peuvent être soumises à une banque. Toutes les banques n’utilisent pas le même format de transmission. Et certaines banques utilisent différents formats dans différentes divisions. Si votre organisation programme Positive Pay dans le cadre d’un projet de bricolage IBM i, vous devrez peut-être tenir compte de plusieurs formats de fichiers de chèques différents. Il est plus facile de rester à jour si vous mettez en œuvre Positive Pay par le biais d’un progiciel d’écriture de chèques tiers qui produit des registres de chèques dans le format correct pour vos banques.
Positive Pay ne détecte pas toutes les fraudes par chèque
Bien que Positive Pay détecte les incohérences dans les données de chèque, il ne permet pas d’identifier quand quelqu’un imite une signature sur un chèque volé. Si vous utilisez Positive Pay standard sans vérification du bénéficiaire, les chèques peuvent passer à travers parce que la banque ne vérifie pas le nom du bénéficiaire.
Positive Pay est un excellent moyen d’instituer une protection contre la fraude par chèque, en arrêtant les mauvais paiements et en réduisant la responsabilité lors du traitement des chèques frauduleux. Mais si Positive Pay est un moyen efficace d’attraper la fraude par chèque, il n’est pas infaillible.
Lectures associées
Enquête 2015 sur la fraude et le contrôle des paiements, JP Morgan
Fraude par chèque – Qui est responsable, National Check Fraud Center
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