Qu’est-ce que la gestion d’événements ?

Dans tous les domaines des affaires, il y a des termes dont on n’est jamais vraiment sûr de connaître la définition. Cependant, lorsqu’il s’agit de gestion d’événements, la définition est facile. À la base, la gestion d’événements est le processus de planification d’un événement. Il s’agit de tout type d’événement, qu’il soit organisé en personne, virtuellement ou hybride. C’est un synonyme de planification d’événements et de réunions. Tout comme ces autres termes, la portée de chaque projet et les détails minutieux varient en fonction de l’industrie, de la taille de l’entreprise, et plus encore. Alors, qu’est-ce que la gestion d’événements ?

La gestion d’événements est la planification d’événements

La planification d’événements porte de nombreux noms différents. Certains planificateurs d’événements sont appelés assistants administratifs, d’autres sont appelés coordinateurs d’événements et d’autres encore sont appelés technologues d’événements. Quel est le point commun entre tous ces titres ? Ces personnes participent d’une manière ou d’une autre à la planification d’un événement. Que les événements soient internes ou externes, grands ou petits, en personne ou virtuels, ils doivent tous être planifiés.

Gestion d’événements virtuels

Dans le nouvel environnement actuel, nous avons dû apprendre à gérer non seulement nos événements en personne, mais aussi nos programmes virtuels. La gestion des événements virtuels nécessite les mêmes étapes que la gestion de votre événement en personne, mais avec le défi supplémentaire de s’assurer que votre contenu est deux fois plus captivant. Alors que les événements en personne ont l’avantage de permettre le voyage, le réseautage et la nourriture gratuite, un événement virtuel dépend largement de son contenu pour maintenir l’intérêt des participants. Lorsque vous gérez un événement virtuel, assurez-vous que vos intervenants sont préparés à présenter leur contenu de manière virtuelle, et que votre contenu est intéressant et succinct.

Différents aspects de la gestion d’événements

Construire l’événement parfait

Ça commence simplement. Un thème. Un plan. Un objectif. Votre événement a un but dès le départ, qui va orienter le contenu, les intervenants et le lieu. Ensuite, il est temps de mettre en place les bases. Vous devez créer un site Web de marque qui incite les visiteurs à assister à votre événement. Aujourd’hui, il est plus facile que jamais de créer un site Web de qualité, simplement en comprenant les principes de base des sites Web événementiels. Ensuite, vous aurez besoin d’un traitement de paiement sécurisé pour que les participants puissent payer les événements facilement.

Promotion à travers les canaux avec l’automatisation

Si personne ne connaît votre événement, comment vont-ils s’inscrire ? C’est pourquoi la promotion est si importante. Consultez Les meilleures façons de promouvoir votre événement pour vous inspirer. Le marketing par courriel ciblé est un excellent moyen de promouvoir vos événements lorsque vous disposez d’une vaste base de données. D’autres moyens de promotion ? Les médias sociaux restent l’un des meilleurs canaux de promotion gratuits.

Gestion de l’information et de la communication des participants

Le but de l’événement est toujours de créer des liens. La gestion d’un événement ne consiste pas seulement à choisir du linge de maison ou le bon fournisseur de technologie virtuelle, mais aussi à gérer les contacts du mieux que vous pouvez. Pendant l’événement, vous recueillerez des pistes qui iront aux ventes. Ces leads seront essentiels lorsqu’il s’agira de prouver le ROI de votre événement.

Mesurer votre succès pour prouver le ROI de l’événement

La gestion de l’événement ne se termine pas lorsque l’événement a lieu. Tout au long de l’événement, il est important de prouver le succès et d’identifier les domaines à améliorer. Les données obtenues tout au long du processus vous aideront à le faire. Les sondages en direct sont un excellent moyen de savoir comment les participants ont ressenti l’événement.

Il y a de la technologie pour ça

La gestion d’événements consiste à réunir une expérience incroyable, à faciliter les connexions, à ajouter des pistes au pipeline de vente et à prouver le succès. C’est un travail difficile qui implique de faire tourner un nombre infini d’assiettes et de travailler 24 heures sur 24 pour créer un moment inoubliable pour les participants. Et c’est un travail qui peut être rendu un peu plus facile en tirant parti de la technologie, en particulier lorsque vous envisagez de planifier un événement virtuel ou un événement hybride. Alors que de nombreux planificateurs s’appuient sur des notes autocollantes et des feuilles de calcul, il existe des technologies qui permettent de gagner des heures et de faire passer les événements au niveau supérieur. Découvrez quelle technologie événementielle peut vous aider à réussir dans Comment choisir la bonne technologie de gestion d’événements.