Qu’est-ce qu’un frais de commodité et pouvez-vous en facturer un à vos clients ?

En gérant une entreprise, vous savez que chaque centime compte, surtout en cas de ralentissement économique possible comme celui causé par la pandémie de COVID-19. En ce moment, vous êtes probablement en train d’examiner chaque aspect de vos opérations pour voir où vous pouvez économiser de l’argent ou compenser certains des coûts de la propriété d’une entreprise.

Si votre entreprise utilise des cartes de crédit, alors vous savez que des frais vous sont facturés pour chaque paiement effectué avec une carte. Vous n’auriez pas à payer ces frais si le client payait en espèces ou par chèque, mais étant donné que nous nous dirigeons vers une société sans argent liquide, vous pourriez vous sentir obligé de prendre les paiements par carte de crédit.

Il y a un moyen sûr pour les commerçants de récupérer les frais de carte de crédit, c’est de répercuter le coût sur les clients, soit par des surcharges ou des frais de commodité. Nous avons déjà un article expliquant les surcharges, donc cet article se concentre sur les frais de commodité.

Qu’est-ce qu’un frais de commodité ?

Un frais de commodité est un montant que vous ajoutez au prix d’achat ; le client paie ces frais en échange de pouvoir utiliser une méthode de paiement plus pratique. Ce qu’il faut retenir, c’est que le client doit toujours avoir le choix d’utiliser un autre mode de paiement standard qui ne nécessite pas l’ajout de frais de commodité. Les frais ne sont pas techniquement liés à l’acceptation des cartes de crédit. Ils sont destinés à aider le commerçant à récupérer le coût supplémentaire lié à la mise en place d’un nouveau canal de paiement.

À titre d’exemple, les cinémas vendent généralement leurs billets au guichet. Les clients peuvent payer par carte de crédit et ce coût est absorbé comme un coût d’exploitation. Mais le propriétaire du cinéma peut offrir un autre moyen d’acheter des billets – par le biais de la vente en ligne – qui exige que les clients paient par carte de crédit. Le cinéma peut alors facturer des frais de commodité pour les achats en ligne, car ceux qui ne souhaitent pas payer les frais de commodité peuvent toujours acheter en personne au guichet.

Dans la pratique, les frais de commodité semblent être le plus souvent appliqués à des paiements tels que les services publics, le loyer, les frais de scolarité, les frais gouvernementaux (par exemple, les frais d’immatriculation des véhicules à moteur), et même les taxes. Tous ces frais ont tendance à être traditionnellement payables par chèque ou en personne, de sorte que le paiement en ligne par carte de crédit est très évidemment une commodité supplémentaire.

Il existe des règles sur la façon dont vous pouvez facturer des frais de commodité, et elles diffèrent avec chaque carte. Visa a la politique la plus complète sur le sujet, tandis que Discover et American Express sont plutôt vagues et s’appuient sur des règles plus larges qui s’appliquent à la façon dont les commerçants acceptent les paiements par carte, point final. Nous allons expliquer ces règles ci-dessous et vous montrer comment facturer correctement des frais de commodité.

Pour commencer, cependant, clarifions la différence entre les frais de commodité et les surcharges.

Frais de commodité VS surcharges

Comme mentionné dans l’introduction, l’ajout d’une surcharge de carte de crédit est une autre façon de compenser les frais de carte de crédit. Une surcharge n’est pas la même chose que des frais de commodité, bien qu’ils soient souvent confondus l’un avec l’autre.

Généralement, une surcharge est ajoutée au prix régulier d’un produit ou d’un service lorsqu’un client paie avec une carte de crédit. Elle peut être appliquée à tous les paiements par carte de crédit pour une carte spécifique ou à des catégories spécifiques de produits. Vous n’avez pas besoin de canaux de paiement primaires ou secondaires pour instaurer des surcharges, ce qui simplifie un peu les choses. Cependant, tous les États n’autorisent pas les surcharges. Les règles liées aux surcharges sont complexes, alors assurez-vous de parler à votre acquéreur de carte de crédit pour vous assurer que vous suivez toutes les règles avant de commencer à facturer ces frais.

Nous avons un bon article sur les surcharges – ce qu’elles sont et comment les mettre en œuvre – alors assurez-vous de consulter l’article lorsque vous examinez vos options.

Comment (correctement) facturer des frais de commodité

Si vous souhaitez facturer des frais de commodité, assurez-vous de le faire de la bonne façon. Chaque société de carte de crédit a ses propres règles, et elles encouragent toutes les commerçants à parler à l’acquéreur de leur carte lorsqu’ils envisagent d’ajouter des frais de commodité. En fait, il semble que vous ne puissiez pas connaître le montant précis que vous pouvez facturer sans travailler avec votre acquéreur. Ci-dessous, nous allons passer en revue les règles mises en œuvre par Visa, Mastercard, Discover et American Express afin que vous ayez une meilleure idée de ce que vous pourriez avoir à faire pour facturer des frais de commodité.

Visa

Selon le site Web de Visa :

Dans certains pays, par exemple la Russie, les États-Unis et certains pays d’Asie, un commerçant est autorisé à facturer des frais de commodité au client. Les frais doivent être des frais fixes (et non un pourcentage du montant de la transaction), être clairement divulgués et représenter un paiement pour la commodité de payer par un autre canal de paiement (comme en ligne) qui est différent du canal de paiement normal du commerçant (par exemple, l’envoi d’un chèque par la poste ou le paiement en personne).

Les détails des règles de Visa sur les frais de commodité se trouvent dans les Règles principales de Visa et les Règles relatives aux produits et services Visa sur le site Web de Visa. La section 5.6.2 traite des frais de commodité, et elle a été modifiée pour la dernière fois en 2020.

Si votre entreprise est aux États-Unis, voici quelques éléments majeurs à noter lors de la mise en œuvre de frais de commodité pour les cartes Visa :

• Ne peut être facturé qu’en ligne.
• Ne peut pas être facturé si vous êtes uniquement un commerçant en ligne (si c’est le cas, envisagez alors une surcharge).
• Doit être divulgué clairement et donner au titulaire de la carte une chance d’annuler le paiement avant de payer.
• Les frais doivent être inclus dans le montant total de la transaction et non facturés séparément.
• Applicable à toutes les formes de paiement acceptées dans le canal de paiement.
• Les frais doivent être un montant forfaitaire ou fixe, quelle que soit la valeur du paiement dû.
• Ne peut pas facturer des transactions récurrentes ou des transactions à tempérament.
• Ne peut pas facturer à la fois des frais de commodité et des frais supplémentaires.

Si vous souhaitez mettre en place des frais de commodité pour les cartes Visa, nous vous encourageons à lire la section 5.6.2 des règles Visa et à travailler avec votre processeur.

Si vous êtes une entreprise de services et que vous souhaitez facturer des frais de service au lieu de frais de commodité, Visa autorise de tels frais pour certains codes MCC. Comme cet article ne porte que sur les frais de commodité, nous n’aborderons pas les frais de service en détail. Si vous souhaitez mettre en place de tels frais, assurez-vous de vérifier les exigences relatives aux frais de service dans la règle 5.6.3 et parlez-en à votre processeur.

Mastercard

Les règles de Mastercard concernant les frais de commodité sont un peu difficiles à trouver. Il semble que Mastercard autorise les frais de commodité, mais uniquement pour les entités gouvernementales et éducatives. Plus précisément, les frais de commodité ne sont autorisés que dans le cadre de ces types de paiements :

• Les frais de scolarité et les frais de chambre et de pension parrainés par l’école pour les écoles primaires, les écoles secondaires, les collèges, les universités et les écoles professionnelles.
• Frais, coûts et amendes du gouvernement et des tribunaux, y compris les pensions alimentaires pour enfants.
• Taxes locales, étatiques et fédérales.

Le programme de frais de commodité Mastercard comporte certaines règles supplémentaires. Elles comprennent :

• Si vous facturez des frais de commodité pour American Express, Discover et Visa, alors vous devez traiter Mastercard de la même manière que vous traitez ces autres cartes.
• Il existe des normes supplémentaires de sécurité des données électroniques que vous pourriez devoir respecter.
• Le titulaire de la carte doit être informé des frais de commodité supplémentaires et avoir la possibilité de revenir sur sa décision de payer de cette façon.

Enfin, Mastercard recommande que les frais de commodité soient facturés séparément du paiement réel. C’est l’inverse de l’exigence de Visa. Heureusement, ce n’est pas une règle obligatoire.

Si vous êtes une entité gouvernementale ou éducative et que vous souhaitez facturer des frais de commodité pour les paiements Mastercard, contactez votre acquéreur et travaillez avec lui sur les détails.

American Express

American Express ne semble pas avoir de politique sur les frais de commodité, mais elle n’interdit pas non plus à ses commerçants de les facturer (voir la section 3.3 du Guide de référence du commerçant American Express – États-Unis, dernière mise à jour en avril 2019). Il semble que vous pouvez facturer des frais de commodité tant que :

• Les frais correspondent à la définition de frais de commodité (par opposition à une surcharge),
• Vous ne faites pas de discrimination à l’égard de l’utilisation de la carte American Express (section 2.3, cinquième puce), et
• Vous divulguez les frais au titulaire de la carte et lui donnez la possibilité de se retirer.

L’approche la plus sûre pour ajouter American Express à votre programme de frais de commodité est de parler à votre acquéreur de cartes de crédit. Mais tant que vous répondez aux exigences de Visa, vous devriez également satisfaire à celles d’American Express.

Discover

Comme American Express, Discover ne semble pas avoir de règle sur les frais de commodité. Il y a un article non daté sur le site Web de Discover sur le paiement des taxes avec une carte de crédit, et il aborde les frais de commodité. L’article suggère que vous pouvez payer vos impôts avec une carte Discover, mais que vous devrez généralement payer des frais de commodité sous forme de pourcentage ou de forfait.

Parce qu’il n’y a pas de règles claires et énoncées sur les frais de commodité, la seule autre considération est l’article 2.4 des Merchant Operating Regulations R11.1 de Discover. Cette règle exige que le commerçant ne fasse pas de discrimination à l’égard de l’utilisation de la carte Discover, de façon similaire à la politique d’American Express. Si vous ne facturez pas de frais de commodité pour Visa mais en évaluez un pour Discover, vous seriez en violation de cette règle.

D’un point de vue pratique, si vous utilisez les règles de Visa et ajoutez simplement la carte Discover comme option de paiement, vous devriez satisfaire aux exigences de Discover en matière de frais de commodité. (Notez que nous ne pouvons pas trouver le règlement sur les opérations des commerçants sur le site Web de Discover, donc nous ne pouvons pas vérifier si la règle est à jour. Veuillez revérifier avec votre processeur pour vous assurer de la conformité.)

Paiements ACH

Nous avons eu des questions dans le passé sur la question de savoir si l’on peut facturer des frais de commodité pour les paiements ACH. Pour cette mise à jour, nous avons passé un certain temps à rechercher cette question mais n’avons pas pu trouver de réponse définitive. La plupart des paiements ACH passent par le réseau ACH exploité par Nacha. Mais, contrairement aux réseaux de cartes de crédit, Nacha n’a pas fourni de directives sur les frais de commodité. D’après ce que nous savons, les lois fédérales et celles des États (si vous êtes aux États-Unis) peuvent réglementer les frais de commodité pour les paiements ACH. Cela signifie que la règle pourrait ne pas être uniforme.

Si vous souhaitez facturer des frais de commodité pour les paiements ACH, nous vous recommandons de travailler avec votre processeur. Ils pourraient avoir des suggestions de meilleures pratiques à suivre pour que vous n’ayez pas de problèmes avec les lois de l’État.

Comment afficher un avis pour facturer des frais de commodité par carte de crédit

Comme mentionné précédemment, Visa a les exigences les plus détaillées pour les frais de commodité, donc suivre les règles de Visa devrait satisfaire les règles imposées par les autres réseaux de cartes. En général, lorsqu’une commission de commodité est autorisée (États-Unis, Asie-Pacifique), il n’y a pas d’exigence de formulation stricte pour l’avis lui-même. Toutefois, pour la Russie, lorsqu’il s’agit de prélever des frais à un terminal, Visa propose le libellé suivant :

Avis de frais : imposera des frais aux titulaires de carte pour les transactions effectuées à ce terminal. Ces frais sont ajoutés au montant de votre transaction et s’ajoutent à tous les frais qui peuvent être facturés par votre institution financière.

Un commerçant russe doit également suivre certaines autres exigences en plus de l’affichage de cet avis au terminal.

Si vous êtes une entreprise basée aux États-Unis, vous pouvez modifier le libellé ci-dessus et utiliser quelque chose comme:

Avis de frais de commodité : cette méthode de paiement en ligne vous est fournie pour votre commodité. Si vous passez à la caisse, vous devrez payer des frais de commodité de . Ces frais sont ajoutés au total des frais pour les biens/services que vous avez achetés aujourd’hui. Si vous ne souhaitez pas payer ces frais, veuillez cliquer sur « annuler » ci-dessous pour revenir à la page précédente. Vous pouvez nous payer par sans encourir ces frais de commodité.

N’oubliez pas, cependant, que parce qu’il n’y a pas d’exigence de formulation exacte, tant que vous répondez aux exigences de Visa dans la section 5.6.2 des règles de Visa, alors vous pouvez formuler votre avis comme vous le souhaitez.

Les frais de commodité sont-ils le bon choix pour votre entreprise ?

Revoyons les choses : Accepter les paiements par carte de crédit signifie plus de coûts pour les commerçants. Cependant, vous pouvez parfois répercuter les frais de carte de crédit sur un client au lieu de devoir les absorber en tant que coût d’exploitation. L’un de ces moyens consiste à imposer des frais de commodité, mais cette méthode ne peut être utilisée que lorsqu’il existe un autre moyen « standard » pour le client de payer. Si vous souhaitez imposer des frais de commodité, contactez votre acquéreur de carte de crédit. Il peut vous aider à suivre toutes les règles des sociétés de cartes de crédit et vous indiquer le montant que vous pouvez facturer pour ces frais.

Les clients paieront-ils un supplément juste pour avoir un moyen non standard de payer des biens et des services ? Cela dépend ! Beaucoup de gens pourraient être prêts à payer un supplément pour sauter la file d’attente pour renouveler un permis de conduire, mais pourraient ne pas se soucier du gain de temps lorsqu’ils peuvent simplement déposer un chèque dans le courrier pour leur facture d’électricité. Avant de faire payer des frais de commodité, assurez-vous qu’il y a une demande pour ces frais, ou vous pourriez vous retrouver avec un mode de paiement alternatif que personne n’utilise.