Ressources humaines

Pourquoi la vérification des antécédents est-elle requise avant l’embauche à l’Université de l’Oregon ?

L’université effectue des vérifications des antécédents liés à l’emploi avant l’embauche afin d’assurer un environnement de travail sûr et sécurisé dans lequel la faculté, le personnel, les étudiants, les ressources et les actifs de l’université sont protégés, tout en protégeant l’intégrité et la confidentialité des informations recueillies au cours de l’évaluation.

Puis-je commencer à travailler avant que ma vérification des antécédents soit terminée ?

La vérification des antécédents doit être effectuée avant le premier jour d’emploi ou d’engagement avec l’université. Toute exception à cette pratique doit être approuvée par l’unité d’acquisition des talents du Bureau des ressources humaines.

Quels postes nécessitent une vérification des antécédents à l’Université de l’Oregon ?

La politique de l’université et les conventions collectives stipulent que les postes seront désignés comme devant faire l’objet d’une vérification des antécédents sur la base d’une analyse de l’accès et des responsabilités du poste.

Sur la base de la présomption que les catégories suivantes répondent à un ou plusieurs des tests énoncés dans la politique, les postes suivants sont soumis à une vérification des antécédents criminels avant l’embauche :

• Professeurs permanents et non permanents, y compris les professeurs pro tempore, les professeurs de clinique (professeurs de pratique) et les professeurs invités ; Les instructeurs, les conférenciers et les bibliothécaires, ainsi que les membres du corps professoral exerçant des fonctions administratives
• Boursiers et boursiers post-doctoraux
• Associés/assistants de recherche
• Employés diplômés
• Personnel classé
• Agents de l’administration, y compris ceux en mission d’intérim ou à durée déterminée
• Cadres

Tous les candidats bénéficient-ils d’une vérification de leurs antécédents ?

Dans la plupart des cas, la vérification des antécédents sera effectuée pour le finaliste et seulement après une offre d’emploi conditionnelle. Les lettres d’offre informelles émises avant l’achèvement de la vérification des antécédents informeront le finaliste que l’offre est subordonnée à la réussite de toute vérification des antécédents requise.

Y a-t-il des exceptions à l’exigence d’une vérification des antécédents criminels dans les catégories décrites ci-dessus ?

Si les autorités d’embauche estiment qu’un poste particulier ne répond pas aux critères énoncés dans la politique, elles peuvent communiquer avec les Ressources humaines pour demander une analyse plus approfondie de l’exigence de vérification des antécédents pour ce poste.

Comment saurai-je si une vérification des antécédents est requise pour le poste qui m’intéresse ?

Les comités de recherche pour les postes de professeur menant à la permanence informeront les candidats des exigences de l’Université en matière de vérification des antécédents pendant le processus de sélection. Pour tous les autres postes, une déclaration informant les candidats potentiels de l’exigence d’une ou de plusieurs vérifications appropriées des antécédents liés au poste sera incluse dans les offres d’emploi individuelles.

Une déclaration générale sur les processus de vérification des antécédents de l’université est fournie sur la page Web des carrières (http://hr.uoregon.edu/jobs) Cette déclaration publiée sert de notification obligatoire à tous les candidats.

Quels types de vérification des antécédents sont requis à l’Université de l’Oregon ?

Une vérification standard des antécédents comprendra une vérification du numéro de sécurité sociale, une vérification des antécédents criminels pour délits et crimes, et une vérification du registre national des délinquants sexuels.

Des vérifications supplémentaires des antécédents peuvent être requises pour des postes spécifiques en fonction des besoins liés au travail, y compris, mais sans s’y limiter, les éléments suivants :

• Vérification du diplôme : requise pour tous les postes où un diplôme a été spécifié comme une exigence minimale pour l’embauche
• Dossier du véhicule à moteur : requis pour les postes où il est prévu qu’une personne devra régulièrement conduire un véhicule pour les affaires de l’Université, qu’il s’agisse d’un véhicule appartenant à l’Université ou d’un autre véhicule. Remarque : cela ne remplace pas le processus de certification de conducteur de l’Université, mais l’employé nouvellement embauché peut utiliser le dossier obtenu pour appuyer la demande de certification de conducteur.
• Vérification du crédit : Effectuée uniquement pour les postes ayant une autorité étendue pour engager les ressources financières de l’université ou ayant une responsabilité fiduciaire étendue pour les ressources financières de l’université ; ou tel que requis par la loi, et tel qu’approprié pour les postes ayant les responsabilités suivantes :
  • Accès large et étendu aux informations d’identification personnelle sur les étudiants, le corps professoral, le personnel, les anciens, les donateurs ou les sujets de recherche ;
  • Accès direct et manipulation d’espèces et d’équivalents d’espèces (c’est-à-dire, chèques, reçus de cartes de crédit, titres négociables);
  • Sécurité publique et sécurité du campus
  • Notez que la loi fédérale interdit la discrimination en raison d’une faillite personnelle.
• Vérifications d’emploi : notez que les comités de recherche sont tenus d’effectuer des vérifications de références professionnelles avant d’offrir une offre d’emploi conditionnelle. Les vérifications d’emploi peuvent également être complétées au besoin par le fournisseur de vérification des antécédents.
• Vérification des permis : Confirmation que le candidat ou l’employé sélectionné possède toutes les licences techniques/professionnelles requises pour le poste et citées par le candidat dans les documents de candidature ou les processus de recherche, y compris la vérification de la disposition de ces licences
• Les lois ou réglementations étatiques ou fédérales, les associations professionnelles, les entités d’octroi de licences ou les partenaires contractuels peuvent imposer des exigences supplémentaires de vérification des antécédents à certaines personnes (par exemple, la vérification de l’exclusion Medicare/FACIS). Dans ces cas, la personne et le département concernés doivent coordonner la nécessité d’une telle vérification avec l’unité d’acquisition des talents.

Les condamnations pénales m’empêchent-elles d’obtenir un emploi à l’université ?

Non. L’existence d’une condamnation pénale ou d’un autre constat n’entraîne pas une disqualification automatique du bassin de candidats. Toutes les condamnations pénales ne sont pas considérées comme étant liées à l’emploi, et les décisions concernant les condamnations pénales et l’emploi sont prises au cas par cas. Les constatations seront prises en compte par l’université dans la mesure où elles se rapportent à l’aptitude du candidat à occuper le poste pour lequel il a postulé, et peuvent être considérées en fonction des facteurs suivants :

• Nature et gravité de l’infraction ou des infractions,
• Durée depuis la condamnation, l’achèvement de la peine ou toute autre mesure corrective, et
• Degré de pertinence par rapport au poste pour lequel le candidat est considéré/employé.

Il faut s’attendre à ce qu’il y ait des postes universitaires sur lesquels reposent la confiance du public et l’impact sur la réputation de l’université, et l’évaluation des conclusions inclura nécessairement ces facteurs.

Les candidats ont le droit d’accéder à l’information sur la vérification du crédit et/ou des antécédents criminels examinée par l’université et à une description de l’évaluation des conclusions ; un résumé de ces droits est inclus dans l’autorisation et la décharge de vérification des antécédents. Pour toute autre question, nous invitons les candidats à contacter l’unité d’acquisition de talents des ressources humaines au 541-346-5512.

La liberté académique et l’expression de la liberté d’expression sont d’une importance critique pour la vie de l’académie. Les condamnations découlant de l’expression de la liberté académique ou des droits du premier amendement seront examinées en fonction de l’importance de ces valeurs au sein de la communauté universitaire. Les autres condamnations seront examinées en fonction des facteurs définis pour l’évaluation de toutes les conclusions (voir la question 8).

Que dois-je faire pour autoriser une vérification des antécédents en vue d’un emploi ?

Les finalistes pour les postes doivent autoriser l’université à effectuer des vérifications des antécédents. Le finaliste recevra une notification par courriel de l’exigence de vérification des antécédents et recevra des formulaires d’autorisation et de divulgation.

Le finaliste est invité à fournir des informations d’identification, y compris les autres noms utilisés, le numéro de sécurité sociale et la date de naissance, le numéro de permis de conduire, toutes les adresses des 7 dernières années et les antécédents de condamnation.

Si je refuse la vérification des antécédents demandée, pourrai-je travailler à l’université ?

Malheureusement, non. Les candidats à l’emploi qui ne participent pas pleinement ou qui fournissent des informations inexactes lors d’une vérification des antécédents seront éliminés de la considération pour le poste. Les candidats peuvent refuser d’autoriser une vérification des antécédents ; dans ce cas, aucune vérification des antécédents ne sera effectuée, mais le candidat ne sera pas considéré plus avant.

Combien de temps faut-il pour traiter une vérification des antécédents ?

Les vérifications des antécédents sont généralement effectuées dans les trois jours ouvrables. Certaines juridictions, en particulier sur la côte Est, peuvent nécessiter un délai supplémentaire.

Les candidats qui ont vécu à l’étranger peuvent avoir besoin d’une vérification internationale, selon la durée et le but de leur voyage (par exemple, les étudiants qui sont allés étudier à l’étranger pendant un trimestre mais qui n’ont jamais changé d’adresse permanente peuvent ne pas être tenus d’avoir une vérification internationale). Les vérifications internationales prennent plus de temps à traiter.

Comment saurai-je si j’ai terminé avec succès ma vérification des antécédents ?

Les autorités d’embauche et les contacts RH du ministère sont informés par courriel lorsque les finalistes ont terminé avec succès le processus de vérification des antécédents. Vous pouvez contacter le contact RH du département pour une mise à jour.

Qui est chargé d’examiner le résultat de la vérification des antécédents et de prendre une décision concernant l’emploi du finaliste à l’université ?

Les ressources humaines sont chargées de l’évaluation initiale des conclusions afin de s’assurer que les décisions concernant les conclusions sont prises de manière cohérente et sont basées sur une analyse défendable et liée à l’emploi, et tiennent compte de la nature et du contexte de l’infraction.

Comment les décisions sont-elles prises lorsqu’une vérification des antécédents retourne des conclusions ?

Si des conclusions sont présentes, le rapport d’antécédents sera examiné par les Ressources humaines en fonction des critères décrits à la question 8. Les Ressources humaines informeront le finaliste d’une conclusion (notification préalable à une action défavorable), notamment en lui donnant accès au rapport complet et en l’informant de ses droits en vertu du FCRA. Les Ressources humaines demanderont également au finaliste de confirmer que le rapport le concerne et l’inviteront à fournir toute information supplémentaire pour examen.

A la suite de cette étape, les Ressources humaines détermineront initialement si la constatation est suffisamment liée à l’emploi pour demander une évaluation au niveau suivant. Si les Ressources humaines ne disposent pas d’informations suffisantes sur les exigences du poste pour faire cette détermination, elles demanderont des informations supplémentaires à l’unité d’embauche. Si les constatations sont jugées substantiellement liées à l’emploi, ou si les informations sont insuffisantes pour le déterminer, les Ressources humaines feront alors une recommandation concernant les constatations au Provost (pour les enseignants permanents ou non permanents), au VPRI (pour les enseignants chercheurs non permanents) ou au Vice-président de secteur (pour le personnel), ou aux personnes désignées par les personnes assumant ces rôles. La recommandation comprendra si la disqualification de cet emploi spécifique est justifiée, en fonction de l’application des critères mentionnés ci-dessus.

Si l’offre conditionnelle est retirée en raison des résultats de la vérification des antécédents criminels, comment en serai-je informé ?

Si la décision est prise de retirer l’offre conditionnelle d’emploi, les Ressources humaines informeront le candidat qu’il n’est pas admissible au poste en raison des résultats insatisfaisants d’une vérification des antécédents, et fourniront au finaliste toutes les notifications requises en vertu de la Fair Credit Reporting Act et/ou d’autres lois applicables, y compris le droit d’examiner le rapport et la façon de contacter la ou les agences qui ont fourni les résultats de la vérification des antécédents (notification d’action défavorable).

La vérification de mes antécédents restera-t-elle confidentielle tout au long de mon emploi à l’université ?

Les informations recueillies à la suite de la vérification des antécédents sont considérées comme sensibles et leur divulgation est limitée aux personnes qui ont besoin de ces informations pour accomplir leurs tâches professionnelles. Les dossiers sont conservés par le service des ressources humaines de l’université conformément au calendrier de conservation des dossiers de l’université.

Je travaille pour l’université depuis longtemps et je n’ai jamais complété une vérification des antécédents ? Devrai-je en compléter une pour conserver mon emploi ? Qu’en est-il si je postule pour un nouveau poste ou si j’accepte une promotion ?

Pour les employés actuels, les changements d’emploi initiés par l’employé (par exemple, la candidature à un recrutement par concours ou l’acceptation d’un nouveau poste par nomination directe) nécessiteront une vérification des antécédents si la nouvelle affectation est désignée comme nécessitant une vérification des antécédents ou si la ou les vérifications requises n’ont pas été effectuées auparavant. Les changements d’emploi qui sont initiés par l’université, à la discrétion de l’université (par exemple, changement des fonctions du poste, transfert à de nouveaux postes en tant qu’adaptation, participation à un processus de licenciement, nomination directe via un pool de réemploi) ne nécessiteront généralement pas de vérification des antécédents, sauf si le nouveau poste déclenche des exigences en vertu des conventions collectives ou de la législation étatique ou fédérale.

L’université conserve également le droit de procéder à des vérifications pertinentes des antécédents des employés actuels lorsqu’elle a des motifs raisonnables de le faire. En voici quelques exemples :

• un incident sur le lieu de travail s’est produit
• lors de l’auto-divulgation d’une activité criminelle ou lorsque l’université est informée d’une telle activité
• lors de l’ajout d’une affectation secondaire ou supplémentaire.

Les informations découvertes lors d’une vérification des antécédents peuvent servir de base à des mesures disciplinaires contre un employé actuel. La vérification des antécédents d’un candidat qui est également un employé actuel peut avoir un impact sur l’emploi de l’employé actuel, en particulier en l’absence d’une auto-divulgation complète.

Je suis un employé actuel de l’université et j’ai récemment effectué une vérification des antécédents, devrai-je en effectuer une autre pour mon emploi secondaire à l’université ?

Si un employé actuel a récemment fait l’objet d’une vérification des antécédents et qu’il est envisagé pour une affectation secondaire ou supplémentaire désignée comme nécessitant une vérification des antécédents, les conclusions de la vérification seront examinées pour déterminer si elles sont pertinentes pour l’affectation secondaire ou supplémentaire.