Le persone fanno le cose in modo diverso, ma sai cosa ha in comune la maggior parte di noi?
Facciamo prima le cose più urgenti, senza considerare se sono le più importanti. Potresti dire che sì, è normale perché è così che si fa di solito.
La verità è che ti sbagli. Ecco perché: Ci sono classificazioni in tutto ciò che si fa nella vita.
Primo è l’urgenza della questione (urgente o non urgente) e secondo, per la sua importanza (importante o non importante).
Possiamo quindi creare questi quadranti di gestione del tempo:
- Prima sono le questioni che sono importanti e urgenti. Queste sono cose come crisi, emergenze o scadenze. Ricordate quella proposta d’affari che avete fatto gli straordinari perché doveva essere presentata il giorno dopo? Questo è un esempio di una questione che dovrebbe essere fatta subito. Ma è stato stressante, giusto? Ma ricordate che è stata data settimane prima della scadenza? Questo è per sottolineare come le questioni importanti dovrebbero essere affrontate prima che diventino urgenti per evitare stress e conflitti.
- La seconda sono le questioni che sono importanti ma non urgenti. È su questo che dovreste concentrarvi e dedicare il vostro tempo. È tutta una questione di pianificazione. Affrontare queste questioni vi aiuta a svolgere il compito in modo più efficace. E così facendo, si impara di più da quei compiti. Questo è un quadrante di opportunità, opportunità di imparare, di migliorare te stesso o il tuo rapporto con le persone e vedere cosa c’è in serbo per te.
- Il terzo quadrante è quello delle questioni non importanti ma urgenti. Questo è dove la maggior parte di noi si siede. Tendiamo a concentrarci su questioni che sono urgenti senza pensare se è importante. Il problema è che perdiamo di vista le questioni importanti. Quella telefonata in mezzo al tuo appuntamento con tua moglie, ti distoglie da ciò che dovresti dare la priorità in quel momento. Influenza le tue priorità solo perché è urgente.
- Infine ci sono le questioni che non sono importanti e non urgenti. Ovviamente, questi sono quelli che si chiamano perditempo. Quindi, si tratta per lo più di questioni su cui non si dovrebbe spendere così tanto tempo, come lo scorrimento insensato di Facebook o il binge-watching di film. Queste cose non sono davvero così utili per te, quindi sarebbe utile limitare il tuo tempo su queste cose.
Questa matrice di decisione, conosciuta anche come la matrice dei 4 quadranti della gestione del tempo, è il frutto della mente di Dwight Eisenhower, il generale dell’esercito decorato e presidente degli Stati Uniti.
Ha detto che dovremmo identificarci con diversi ruoli. Si può essere un marito, una madre, una figlia o un uomo d’affari.
Questi ruoli possono però cambiare. Dipendono da ciò che si considera prioritario. Queste priorità serviranno da guida per i compiti a portata di mano per ogni ruolo.
Diciamo che la tua priorità al momento è essere una madre, allora dedicherai più tempo alla cura dei tuoi figli.
Inoltre, gli altri ruoli dovranno far fronte al cambiamento di priorità. La tua consapevolezza per ogni ruolo e la tua priorità ti permette di bilanciare tutto.
Inoltre, se stai cercando di gestire meglio il tempo – considera di investire in un software di monitoraggio del tempo per te stesso e il tuo team. Con un’applicazione che ti aiuta a tenere traccia del tempo speso per i compiti, puoi analizzare quali compiti consumano la maggior parte delle tue ore di lavoro, quali sono le priorità per la tua squadra e come puoi ridurre il tempo speso per fare le cose.
Tutto sommato, lo scopo di Eisenhower per la matrice del tempo dei quattro quadranti è di raggiungere un vero progresso nella vita. La vita non è solo essere un impiegato o un capo. È un mix di tutto. Assicurando l’armonia tra i ruoli, possiamo raggiungere i nostri obiettivi.
