L’automazione per i sistemi telefonici è stata una delle cose più importanti che sia mai stata creata per le imprese. Onestamente è un po’ folle non approfittare dell’automazione per gestire le chiamate aziendali perché non fa altro che aggiungere valore per voi, su tutta la linea.
Si risparmia tempo, si risparmia lavoro, si dà a chi chiama una migliore esperienza e si evita di perdere vendite a causa di chiamanti confusi o frustrati. Ci sono una varietà di modi in cui l’automazione può permettere al vostro sistema telefonico di funzionare meglio, e qui ci sono alcuni di questi benefici.
Creare un elenco aziendale
Anche se avete solo un piccolo numero di dipendenti, l’aggiunta di un elenco aziendale consente di indirizzare professionalmente chi chiama alla persona giusta, subito. Con un elenco, non c’è bisogno che parlino con un rappresentante prima di essere trasferiti alla persona giusta, perché si può eliminare quel passaggio lasciando che si colleghino a quella persona da soli.
Quando qualcuno chiama, può semplicemente comporre l’interno che corrisponde alla persona o al dipartimento corretto, senza mai parlare con un agente dal vivo. Quindi, quello che fai è aggiungere interni per ciascuno dei tuoi dipendenti o dipartimenti, che sono collegati ai telefoni di inoltro corretti per ciascuno.
Poi, crea un messaggio audio che contiene la lista completa e attacca quel messaggio audio all’opzione di menu di tua scelta. Quando il chiamante seleziona, per esempio, “#1” (o qualsiasi numero tu designi), sentirà immediatamente il messaggio audio dell’elenco aziendale che hai creato. Non appena sentono l’interno che corrisponde alla persona di cui hanno bisogno, possono comporlo in qualsiasi momento.
Questo è particolarmente efficace e molto utile per i tuoi chiamanti quando hai più di qualche dipendente, nel qual caso puoi anche creare un elenco per nome per rendere più facile ai chiamanti trovare la persona che stanno cercando.
Un menu di chiamata (es, auto attendant, phone tree) è uno degli strumenti più utili per l’automazione e lo è stato per un bel po’ di tempo. Se non hai mai usato questa tecnologia per il tuo business, allora ti stai perdendo uno dei modi migliori per gestire e instradare le chiamate in modo efficiente.
C’è un’idea sbagliata che un menu di chiamata sia solo per le grandi aziende con un sacco di volume, ma nessun business è troppo piccolo per usarlo. Non importa quale sia la dimensione del tuo business, un menu di chiamata può farti risparmiare un sacco di problemi, e se non altro, ti fa sembrare immediatamente più professionale quando i clienti ti chiamano.
In sostanza, è una receptionist virtuale; quindi, puoi effettivamente utilizzare il menu per sostituire una persona dal vivo che risponde a tutte le tue chiamate perché farà automaticamente la maggior parte di ciò che farebbe la receptionist.
Il menu automatizzato può salutare il chiamante, indirizzarlo alla persona o al dipartimento di cui ha bisogno, o anche fargli selezionare un’opzione solo per sentire informazioni, come indicazioni stradali, orari, o altre informazioni veloci. La cosa migliore è che il menu schermerà le chiamate per voi, in molti casi senza bisogno di parlare con una persona dal vivo.
Quando si usa un menu di chiamata, è possibile creare un’opzione di menu individuale che il chiamante può selezionare per essere inviato direttamente a una casella vocale. Naturalmente, le opzioni di menu sono versatili e possono essere usate per instradare i chiamanti verso qualsiasi destinazione desiderata, e questo include l’instradamento alla casella vocale.
Questo funziona come una bella aggiunta al tuo menu perché elimina la necessità di rispondere a una chiamata da qualcuno che ha solo bisogno di raggiungere la casella postale di una persona specifica. Inoltre, poiché possono semplicemente premere un numero e connettersi immediatamente alla casella vocale, ciò significa che il chiamante non deve aspettare che squilli per un po’ prima di essere trasferito alla casella vocale.
Se necessario, è anche possibile creare più opzioni di menu che inviano ciascuna a diverse caselle di posta che corrispondono a diversi, singoli dipendenti.
Praticamente una caratteristica standard di un menu chiamate è la capacità di inoltrare le chiamate, quando qualcuno seleziona una data opzione, a qualsiasi telefono che vuoi. Puoi decidere quali opzioni del tuo menu inviano a quali telefoni, e non è necessario che tutte le opzioni facciano squillare tutti i tuoi telefoni quando un chiamante le seleziona.
Se hai le opzioni da 1 a 3 sul tuo menu di chiamata, per esempio, puoi semplicemente scegliere quali telefoni squilleranno quando un chiamante preme uno di quei numeri sul suo dial pad. Suonerà solo i telefoni che avete impostato per ogni opzione. Quindi, potrebbe apparire qualcosa del genere:
Inoltro programmato
L’inoltro programmato è un metodo estremamente utile per le aziende per organizzare una pianificazione personalizzata per la gestione delle chiamate. Questa funzione è esclusiva del servizio telefonico virtuale Talkroute, e non troverete un’automazione così funzionale con nessun altro provider virtuale. Puoi fondamentalmente creare programmi di inoltro delle chiamate personalizzati per ciascuno dei tuoi telefoni per assicurarti che le persone giuste siano sul programma di chiamata al momento giusto ed evitare qualsiasi sovrapposizione.
Questo è ottimo per automatizzare i cambi di turno all’interno della tua azienda, o accomodare vari dipendenti che lavorano in diversi giorni della settimana. Una volta che il programma di inoltro è impostato per un telefono, quel telefono squillerà solo durante le ore e i giorni della settimana per i quali è stato programmato.
Notifiche e-mail per messaggi
Potresti pensare: “Ho già abbastanza notifiche nella mia vita…”, ma queste sono notifiche per il tuo business che vorrai. Le notifiche e-mail per i messaggi aziendali sono importanti perché potresti non avere un momento per controllare i tuoi messaggi, o se ti capita di perdere un messaggio sul tuo telefono.
L’uso principale per queste notifiche e-mail è per la segreteria telefonica. Imposta il tuo account per inviare nuovi messaggi vocali a un indirizzo email specifico, seleziona qualsiasi indirizzo email che vuoi (non solo il titolare dell’account), e ricevi un ping dalla tua email nel momento in cui un cliente lascia un messaggio vocale per te.
Puoi anche impostare più caselle di posta sul tuo account per diversi dipendenti, e quindi impostare ogni casella di posta per indirizzare l’email di quella persona. Oltre alla casella vocale, puoi anche ricevere una notifica ogni volta che arriva un nuovo messaggio di testo da un cliente (se stai usando la messaggistica di testo aziendale).
Imposta solo un indirizzo email per ricevere nuove notifiche di testo, o puoi impostare più indirizzi email se necessario, per assicurarti che qualcuno del tuo team sia sicuro di rispondere.
Orario di funzionamento
Quando si usa un sistema telefonico virtuale, è bene impostare l’orario di lavoro per assicurarsi che i telefoni non possano suonare a qualsiasi ora del giorno. Se imposti il tuo orario di lavoro dalle 8 alle 18, per esempio, allora le chiamate squilleranno solo i tuoi telefoni di inoltro durante quelle ore.
Questo assicurerà che qualsiasi telefono di inoltro non squillerà a tutte le ore della notte, a meno che, naturalmente, tu non voglia essere aperto 24 ore al giorno. Per illustrare come il tuo orario di lavoro funzionerebbe con un sistema telefonico virtuale, confrontalo con l’orario di lavoro di un qualsiasi negozio in un edificio di mattoni.
Nello stesso modo in cui un negozio regolare chiude le sue porte ad una certa ora, e smette di rispondere ai telefoni, questo è esattamente come funziona l’orario di lavoro con il tuo sistema virtuale. Quando le persone chiamano la tua azienda dopo il normale orario di lavoro, puoi impostare un messaggio audio dopo l’orario di lavoro e dare loro la possibilità di lasciare un messaggio vocale.
Potresti aver ottenuto solo un telefono cellulare, una linea fissa o un paio di telefoni fissi per gestire la tua azienda, e anche se questo può funzionare quando sei un nuovo business, l’aggiunta di una certa automazione con un sistema telefonico virtuale può portarti ad un livello più professionale.
Potrebbe non essere necessario per voi aggiungere tutte queste caratteristiche al vostro sistema telefonico, ma come minimo, automatizzare la gestione delle chiamate anche solo un po’ creerà un’esperienza molto migliore per i vostri chiamanti. E questo è l’intero obiettivo di queste automazioni, per migliorare l’esperienza dei clienti che stanno cercando di raggiungerti, così come la tua esperienza di gestione di quelle chiamate.
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