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Che cos’è un budget flessibile?

Un budget flessibile si adatta ai cambiamenti nei livelli di entrate reali. Le entrate effettive o altre misure di attività sono inserite nel budget flessibile una volta che un periodo contabile è stato completato, e genera un budget che è specifico per gli input. Il budget viene poi confrontato con le spese effettive per scopi di controllo. I passi necessari per costruire un budget flessibile sono:

1. Identificare tutti i costi fissi e segregarli nel modello di budget.

2. Determinare la misura in cui tutti i costi variabili cambiano al variare delle misure di attività.

3. Creare il modello di budget, dove i costi fissi sono “hard coded” nel modello, e i costi variabili sono indicati come una percentuale delle misure di attività rilevanti o come un costo per unità di misura di attività.

4. Inserire le misure di attività reali nel modello dopo che un periodo contabile è stato completato. Questo aggiorna i costi variabili nel budget flessibile.

5. Inserisci il budget flessibile risultante per il periodo completato nel sistema contabile per il confronto con le spese effettive.

Questo approccio varia dal più comune budget statico, che contiene solo importi fissi che non variano con i livelli di entrate reali. I rapporti budget vs. effettivo sotto un budget flessibile tendono a produrre scostamenti che sono molto più rilevanti di quelli generati sotto un budget statico, poiché sia le spese preventivate che quelle effettive sono basate sulla stessa misura di attività. Questo significa che gli scostamenti saranno probabilmente più piccoli che con un bilancio statico, e saranno anche altamente perseguibili.

Un bilancio flessibile può essere creato che varia nel livello di sofisticazione. Qui ci sono diverse variazioni sul concetto:

• Basico budget flessibile. Nella sua forma più semplice, il bilancio flessibile modifica quelle spese che variano direttamente con le entrate. C’è tipicamente una percentuale incorporata nel modello che viene moltiplicata per le entrate reali per arrivare a quali spese dovrebbero essere ad un livello di entrate dichiarato. Nel caso del costo delle merci vendute, può essere usato un costo per unità, piuttosto che una percentuale delle vendite.

• Bilancio flessibile intermedio. Alcune spese variano con altre misure di attività rispetto alle entrate. Per esempio, le spese telefoniche possono variare con i cambiamenti del personale. Se è così, si possono integrare queste altre misure di attività nel modello di bilancio flessibile.

• Bilancio flessibile avanzato. Le spese possono variare solo entro certi intervalli di entrate o altre attività; al di fuori di questi intervalli, si può applicare una diversa proporzione di spese. Un bilancio flessibile sofisticato cambierà le proporzioni per queste spese se le misure su cui si basano superano i loro intervalli di obiettivi.

In breve, un bilancio flessibile dà all’azienda uno strumento per paragonare le prestazioni reali a quelle preventivate a molti livelli di attività.

Svantaggi del bilancio flessibile

Il bilancio flessibile è un concetto interessante. Qui ci sono diversi vantaggi:

• Utilizzo in ambienti con costi variabili. Il bilancio flessibile è particolarmente utile in affari dove i costi sono strettamente allineati con il livello di attività del business, come un ambiente di vendita al dettaglio dove le spese generali possono essere segregate e trattate come un costo fisso, mentre il costo della merce è direttamente collegato alle entrate.

• Misurazione della performance. Poiché il bilancio flessibile si ristruttura in base ai livelli di attività, è un buon strumento per valutare la performance dei manager – il bilancio dovrebbe allinearsi strettamente alle aspettative a qualsiasi numero di livelli di attività.

• Efficienza di bilancio. Il budgeting flessibile può essere usato per aggiornare più facilmente un budget per il quale le entrate o altre cifre di attività non sono ancora state finalizzate. Con questo approccio, i manager danno la loro approvazione per tutte le spese fisse, così come le spese variabili in proporzione alle entrate o altre misure di attività. Poi il personale addetto al bilancio completa il resto del bilancio, che scorre attraverso le formule del bilancio flessibile e modifica automaticamente i livelli di spesa.

Questi punti rendono il bilancio flessibile un modello attraente per l’utente avanzato del bilancio. Tuttavia, prima di decidere di passare al bilancio flessibile, considerate le seguenti questioni compensative.

Svantaggi del bilancio flessibile

Il bilancio flessibile a prima vista sembra essere un modo eccellente per risolvere molte delle difficoltà inerenti a un bilancio statico. Tuttavia, ci sono anche una serie di problemi seri con esso, che affrontiamo nei seguenti punti:

• Formulazione. Sebbene il flex budget sia un buon strumento, può essere difficile da formulare e amministrare. Un problema con la sua formulazione è che molti costi non sono completamente variabili, avendo invece una componente di costo fisso che deve essere calcolata e inclusa nella formula del budget. Inoltre, una grande quantità di tempo può essere spesa per sviluppare formule di costo, che è più tempo di quello che il tipico staff di budgeting ha a disposizione nel mezzo del processo di budget.

• Ritardo nella chiusura. Un budget flessibile non può essere precaricato nel software di contabilità per il confronto con i bilanci. Invece, il contabile deve aspettare che un periodo di rapporto finanziario sia stato completato, poi inserire le entrate e altre misure di attività nel modello di budget, estrarre i risultati dal modello e caricarli nel software di contabilità. Solo allora è possibile emettere rendiconti finanziari che contengono informazioni sul budget rispetto a quelle reali, il che ritarda l’emissione dei rendiconti finanziari.

• Confronto delle entrate. In un bilancio flessibile, non c’è confronto tra le entrate preventivate e quelle effettive, poiché i due numeri sono uguali. Il modello è progettato per far corrispondere le spese effettive a quelle previste, non per confrontare i livelli di entrate. Non c’è modo di evidenziare se le entrate effettive sono sopra o sotto le aspettative.

• Applicabilità. Alcune aziende hanno così pochi costi variabili di qualsiasi tipo che non ha molto senso costruire un budget flessibile. Invece, hanno una massiccia quantità di costi fissi che non variano in risposta a nessun tipo di attività. Per esempio, consideriamo un negozio web che scarica software ai suoi clienti; una certa quantità di spesa è richiesta per mantenere il negozio, e non c’è essenzialmente nessun costo di beni venduti, a parte le commissioni della carta di credito. In questa situazione, non ha senso costruire un bilancio flessibile, poiché non varierà da un bilancio statico.

In breve, un bilancio flessibile richiede più tempo per essere costruito, ritarda l’emissione dei bilanci, non misura le variazioni delle entrate, e può non essere applicabile sotto certi modelli di bilancio. Questi sono problemi seri che tendono a limitare il suo uso.

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