Come fare un programma giornaliero che non ti rovinerà la giornata in 5 passi

Quando si tratta di fare un programma giornaliero, la maggior parte delle persone cade in uno dei due campi:

• L’Overscheduler: I loro calendari sembrano la pittura a dita di un bambino dell’asilo. Le riunioni si sovrappongono alle riunioni, mentre i promemoria per gli eventi, le pause, i compiti e altre riunioni partono come se fosse l’ultimo dell’anno. Le loro giornate sono determinate dal momento in cui si svegliano alla loro routine serale.
• Il Minimalista: Conosciuto anche come “Il sognatore”. Hanno uno o due eventi ricorrenti, ma un sacco di spazio bianco in modo da essere “liberi” (almeno sulla carta) per lunghi tratti di lavoro.

Il problema è che entrambi questi approcci sono terribili per le loro ragioni.

Essere troppo programmati non lascia tempo per gli inevitabili compiti “urgenti” che saltano fuori. Un compito richiede più tempo del previsto (grazie alla fallacia della pianificazione) e tutta la giornata viene gettata nel caos.

E il minimalista? Hanno semplicemente scaricato il loro programma in qualche altro formato – molto probabilmente una lista di cose da fare, un’applicazione di pianificazione, o una serie di e-mail arrabbiate che chiedono “Dov’è questo?”

La verità è che un buon programma giornaliero è un modello per una vita di successo. Sapere cosa si deve fare (e quando) crea un senso di scopo, significato e concentrazione. Ti aiuta ad evitare la procrastinazione, a rimanere motivato e a gestire correttamente il tuo tempo.

Purtroppo, pochi di noi hanno il controllo totale delle loro giornate. Invece, avete bisogno di qualcosa di flessibile. Avete bisogno di un modello di programma giornaliero.

In questa guida, parleremo di come i fondatori, i creativi e i pensatori di maggior successo usano un approccio templato alla loro giornata per rimanere concentrati, organizzati e produttivi (e come tu puoi fare lo stesso con la tua giornata!)

Come fare un programma giornaliero efficace in 5 passi

1. Inizia la tua giornata con il tuo lavoro più importante
2. Modella il tuo programma giornaliero perfetto secondo la tua “curva di produttività” personale
3. Utilizza il “blocco del tempo” per passare dall’essere reattivo al controllo del tuo tempo
4. Imposta la tua disponibilità al minimo che puoi (10-15 minuti)
5. Segui il tuo flusso (sia di compiti che di energia)
6. BONUS: Fai un controllo regolare del calendario per eliminare il tempo morto

Sei pronto a riprendere veramente il controllo del tuo tempo? RescueTime è lo strumento di monitoraggio del tempo e di produttività più potente al mondo. Scopri come può aiutarti e iscriviti gratis oggi stesso!

Inizia la tua giornata con il tuo lavoro più importante

Le persone di maggior successo fanno sempre prima il loro lavoro più importante.

Questo potrebbe significare “ingoiare una rana” (cioè togliere di mezzo il compito più difficile) o bloccare il tempo per un lavoro significativo prima di qualsiasi altra cosa. Quello che non fanno, è iniziare la giornata con distrazioni, trigger emotivi e stress (cioè e-mail, social media e Slack).

Come spiega il fondatore di Farnam Street Shane Parrish:

“Se mi alzassi la mattina e la prima cosa che facessi fosse controllare le email, starei permettendo agli altri di dettare le mie priorità per la giornata.”

Ci sono una tonnellata di grandi esempi di questo in pratica, ma uno dei miei preferiti viene dal fondatore e accademico Kevin Taylor, che imposta ricorrenti giornalieri, blocchi di tempo per scrivere al mattino:

Come spiega Taylor:

“Se sei come la maggior parte, pianifichi prima ciò che gli altri ti chiedono e solo dopo cerchi degli spazi vuoti nel calendario dove potresti “inserire” ciò che è importante per te. (Buona fortuna nel trovare il tempo per concentrarsi in quel tipo di calendario ‘progettato in modo reattivo’.)

“Invece, capovolgi il paradigma programmando ciò che è importante per te per primo.”

Impegnandoti in un impegno ricorrente per prima cosa al mattino, inizia la tua giornata con la giusta intenzione e assicura che non importa cos’altro succede, hai fatto qualcosa di significativo.

Ma forse ancora più importante, questo è di solito il momento più efficace della tua giornata. Per la maggior parte delle persone, la loro energia è naturalmente più alta al mattino e ci sono meno distrazioni, il che significa che si può davvero scavare nel lavoro importante.

Secondo Alex Pang, autore di Rest: Why You Get More Done When You Work Less:

“Due ore in cui si può davvero entrare nel problema producono soluzioni che saranno migliori di quelle che si avrebbero se si trascorressero 10 ore interrotte da riunioni e rimbalzi sui canali Slack.”

Fare progressi come questo ha un effetto domino di motivazione e produttività che ti porta attraverso il resto della giornata.

Se volete uno strumento che vi aiuti a impegnare questo tempo, provate l’integrazione RescueTime Calendar. Basta aggiungere #focustime al titolo del tuo blocco mattutino sul tuo modello di programma giornaliero e tutti i siti web che distraggono (come i social media, le notizie e l’intrattenimento) saranno bloccati per la durata di esso.

Infine, non devi sempre sapere esattamente cosa farai durante questo tempo. È sufficiente impegnare le tue ore migliori in un lavoro significativo.

Modella il tuo programma giornaliero perfetto secondo la tua “curva di produttività” personale

Il motivo per cui la maggior parte delle persone di successo dedica le prime ore della giornata al lavoro significativo è perché è quando i loro livelli di energia sono più alti. Tuttavia, con un po’ di lavoro, puoi usare lo stesso approccio per far corrispondere il resto del tuo programma giornaliero ai tuoi livelli di energia.

Tutti noi passiamo attraverso riflussi e flussi di energia durante il giorno grazie a qualcosa chiamato ritmo circadiano. Questo è un orologio interno che manda la nostra mente e il nostro corpo attraverso momenti di attenzione e sonnolenza.

La chiave per un modello di programma giornaliero di successo è quello di abbinare i tuoi livelli di energia al tipo di lavoro che stai facendo.

Quando la nostra energia è bassa, siamo meno creativi, facciamo più fatica a prendere decisioni e siamo più facilmente stressati e sopraffatti. D’altra parte, gli studi dimostrano che siamo fino al 500% più produttivi quando la nostra energia è alta e possiamo entrare in uno stato di flusso.

Come scoprire quando i tuoi livelli di energia sono naturalmente più alti e più bassi durante il giorno?

Sperimenta il tuo ritmo circadiano

La maggior parte delle persone segue un ritmo circadiano simile durante la giornata.

Dopo il risveglio e l’uscita dall’inerzia del sonno i nostri livelli di energia iniziano a salire naturalmente. Intorno alle 10 del mattino abbiamo raggiunto il nostro picco di concentrazione che si protrae fino ad un naturale calo di energia post-pranzo tra le 1-3 del pomeriggio.

Nel pomeriggio, i nostri livelli di energia aumentano di nuovo fino a cadere di nuovo tra le 21 e le 23, quando la maggior parte di noi va a letto.

Così, per esempio, si potrebbe creare un modello di programma giornaliero che segue questo schema:

• Lavoro ad alta energia fino a circa mezzogiorno
• Chiamate, riunioni ed e-mail da 1-3
• Tempo libero per compiti urgenti o altre riunioni fino alla fine della giornata

Questo è un buon inizio, ma se non funziona per te o vuoi essere più preciso?

Utilizza i tuoi dati di produttività personale per tracciare la tua “Curva di produttività”

Invece di fare affidamento sull’autodichiarazione o sul monitoraggio dell’umore, è molto più facile (e più accurato) utilizzare uno strumento di monitoraggio del tempo come RescueTime per raccogliere automaticamente i dati per te.

Dopo aver raccolto un po’ di dati, il dashboard di RescueTime ti mostrerà su quali app, strumenti, siti web e progetti passi il tempo, quando sei produttivo (o distratto), così come le tendenze nelle tue attività e altro ancora.

Per il nostro caso d’uso, il rapporto sulle tendenze di produttività su una settimana mostrerà quando è più probabile essere produttivi o distratti in un dato giorno. Questo è sotto Rapporti > Produttività > Ora del giorno.

Guardando questo rapporto, otteniamo una chiara tendenza giornaliera di produttività e distrazione in modo da poter creare un modello di pianificazione giornaliera che corrisponde:

• Tempo focalizzato, a testa bassa durante le ore di punta
• Riunioni, chiamate ed e-mail quando i livelli di energia sono bassi
• Pause quando è più probabile che tu abbia un crollo

In sostanza, stai passando dal programmare la tua giornata intorno al tempo a programmarla intorno alla tua energia.

(Guarda la nostra guida completa su come trovare le tue ore più produttive qui!)

Utilizza il “time blocking” per passare dall’essere reattivo al controllo del tuo tempo

La tua curva di produttività è una mappa di come puoi riempire una giornata intera nel tuo modello di programmazione giornaliera.

Questo non è lo stesso programma giornaliero di The Overscheduler che riempie le sue giornate con le priorità di altre persone. Invece, questo è un modello di quando sei più adatto a fare certi tipi di lavoro.

Un esempio di questo tipo di modello di programma giornaliero in pratica è quello che la designer Jessica Hische chiama il suo “Ultraschedule”:

Questo modello di programma giornaliero è come uno scheletro su cui costruire la tua settimana. E se lo abbini alla tua curva di produttività giornaliera, sai che sei il più produttivo possibile con il tuo tempo.

Per Hische, questo significava mantenere il lunedì come “Admin Day” per le chiamate e le riunioni regolari, mentre il mercoledì e il venerdì si dedicavano al “lavoro analogico”:

“Ci sono momenti programmati durante i quali posso essere completamente immerso nelle e-mail e per il resto della giornata mi costringo a ignorarle. Soprattutto, ci sono blocchi programmati di tempo in cui il mio wifi sarà spento.”

Una delle parti migliori di questo approccio è che ti aiuta a visualizzare la tua giornata lavorativa ideale – un’abilità importante che pochi di noi praticano, secondo l’autore Ryan Holiday:

“Così tante persone hanno grandi obiettivi per il futuro. Penso che sia meglio sapere com’è il tuo giorno perfetto. Poi puoi chiederti con ogni opportunità e scelta: questo mi sta avvicinando o allontanando?”

L’impatto non è solo che sai cosa dovresti fare, ma che ti aiuta a dire di no alle cose che allontanano dal tuo giorno ideale. Come spiega il designer Brad Frost:

“Accettare un invito a una riunione mi richiede di togliere tempo a qualcos’altro, e ora questo è effettivamente visualizzato.”

Puoi usare una tecnica chiamata Time Blocking per creare il tuo modello di programma giornaliero come questo. Guarda la nostra guida passo dopo passo qui.

Imposta la tua disponibilità al minimo che puoi (10-15 minuti)

Con il tuo modello di programma mattutino e giornaliero significativo impostato e abbinato alla tua curva di produttività, la prossima domanda è: come inserisci gli inevitabili compiti, appuntamenti, riunioni e responsabilità che si insinuano e scombussolano il tuo programma giornaliero?

Un programma quotidiano ideale protegge il tuo tempo. Per il VP of Product di Facebook, Fidji Simo, questo significa cambiare il tempo predefinito per le riunioni al minimo possibile:

“Molte persone non controllano per capire quanto tempo dovrebbe essere realisticamente assegnato a qualcosa. Si limitano a scegliere 30 minuti per una piccola conversazione e 60 minuti per una conversazione più ampia. Questo contribuisce a far sì che i calendari sembrino formaggio svizzero”

Invece, Simo imposta il tempo minimo per le riunioni a 10-15 minuti (Elon Musk notoriamente spezza la sua intera giornata in pezzi da 5 minuti). In questo modo, sta alla persona che prenota la riunione richiedere più tempo se sente di averne bisogno.

Questo rende sia voi che l’organizzatore della riunione responsabili di decidere di quanto tempo avete davvero bisogno. (Il che è un ottimo punto di partenza per risolvere la nostra ossessione per le riunioni).

Simo raccomanda anche di impostare dei buffer intorno ai tuoi tempi di riunione, così come di mettere da parte degli slot aperti intenzionalmente nella tua giornata per le sorprese dell’ultimo minuto. In questo modo, non sei ingenuo riguardo alle distrazioni che dovrai affrontare.

In Google Calendar (così come in molte altre applicazioni di calendario) puoi anche cambiare la durata predefinita delle riunioni e aggiungere buffer automatici.

Una giornata efficace non è governata dalla tirannia della riunione di 60 minuti. Come spiega Simo:

“Sono più concentrato quando stabilisco la mia agenda rispetto a quando lascio che gli altri stabiliscano la mia agenda.”

Segui il tuo flusso (sia di compiti che di energia)

Se fatto correttamente, il tuo programma quotidiano dovrebbe darti slancio, non togliertelo.

Tuttavia, spesso dimentichiamo di pensare al nostro stato d’animo quando programmiamo riunioni, eventi o compiti. Eppure, pensate al salto cognitivo che ci vuole per passare da un esercizio di pensiero profondo come la codifica di una nuova funzione a una chiamata quotidiana di recupero.

Secondo l’American Psychology Association, il recupero da compiti mutevoli come questo può occupare quasi il 40% del nostro tempo produttivo.

Mentre abbiamo già parlato dell’importanza di proteggere il vostro flusso di energia (e abbinare i compiti giusti ai vostri livelli di energia), dovete anche essere consapevoli del vostro flusso di compiti.

Il nostro cervello ha bisogno di tempo per entrare nel flusso di un compito. Ma una volta che si sono riscaldati, è più facile continuare e rimanere motivati.

Per l’autore Paul Jarvis, questo significa “sminuzzare” la sua giornata per attività. Un pomeriggio potrebbe essere dedicato solo alla scrittura, mentre una mattina potrebbe essere dedicata all’assistenza clienti.

“Più a lungo ci si può concentrare su un singolo tipo di compito, più velocemente lo si può portare a termine. Così raggruppare tutta la scrittura che devo fare in una mattina significa che posso scrivere 5-6 articoli in un colpo solo.”

Questo è anche ciò che Y Combinator Paul Graham chiama “Maker Time”- i lunghi tratti di tempo necessari per lavorare su compiti cognitivamente impegnativi come la scrittura o la codifica (vs. Manager Time, che è spezzettato in brevi segmenti).

Come si compila il tuo modello di programma giornaliero con i tuoi compiti e to-dos, prova a raggruppare compiti simili. E quando arriva il momento di fare davvero il lavoro, assicurati di essere concentrato e libero da distrazioni.

Ci sono molti strumenti che possono aiutare a supportare il tuo flusso di compiti. L’autore di Four Hour Work Week Tim Ferriss ha il suo telefono in modalità aereo l’80% del tempo. Mentre la funzione FocusTime di RescueTime può bloccare i siti di distrazione e le notifiche dal deragliare.

Personalmente, mi piace usare FocusTime per sessioni di Pomodoro in cui lavoro intensamente per 25-30 minuti e poi faccio una breve pausa.

BONUS: Fai un controllo regolare del calendario per eliminare i tempi morti

Infine, questo modello di programma giornaliero non significa nulla se il tuo calendario è già pieno di riunioni e compiti ricorrenti.

La maggior parte delle persone usa il proprio calendario come strumento per pianificare ciò che verrà. Ma è anche un ottimo strumento di riflessione. Un controllo del calendario è un semplice esercizio in cui si passa in rassegna e si controllano gli obblighi passati.

Ogni tre mesi, il VP di Facebook Fidji Simo fa un controllo del calendario per scoprire:

• Il tempo che ha trascorso su ogni progetto
• Come il suo tempo è stato diviso tra incontri con i singoli leader e grandi riunioni
• La percentuale di tempo che ha trascorso a reclutare rispetto a gestire e costruire

Con questi dati in mano, può vedere se il suo tempo speso corrisponde alle sue intenzioni. E se non è così, si adegua.

“Tutte le altre cose sul mio calendario erano meno importanti, ma richiedevano più tempo per motivi di eredità.

“C’erano riunioni ricorrenti che non richiedevano più la mia presenza, riunioni per prendere decisioni su argomenti meno importanti, ecc…”

L’integrazione di RescueTime Calendar ti dà una rapida visione di quanto tempo passi lavorando ogni giorno, il tempo totale delle riunioni, la tua produttività media e se hai raggiunto o meno i tuoi obiettivi giornalieri.

Guarda subito il tuo programma settimanale o mensile. Quante di queste riunioni ricorrenti potrebbero essere accorciate o eliminate?

I tuoi impegni di tempo corrispondono ai tuoi obiettivi?

Se no, è il momento di riprendere quelle ore.

Infine, tieni tutti i tuoi impegni di tempo in un unico posto

Potrebbe sembrare una buona idea separare i tuoi calendari personali e professionali, ma questo è solo chiedere guai quando gli impegni si sovrappongono. Invece, usa il codice colore per differenziare le attività o crea un diverso calendario “modello” per mantenere le cose pulite.

Puoi pensare al tuo calendario come a un grande barattolo vuoto. Ogni attività che aggiungi, sia personale che professionale, riempie lo spazio. E mentre voi potreste assegnare diversi livelli di importanza ai compiti, il vostro calendario non lo fa.

Un’ora è un’ora, non importa per cosa la passi.

Sei pronto a riprendere veramente il controllo del tuo tempo? RescueTime è lo strumento di monitoraggio del tempo e di produttività più potente al mondo. Scopri come può aiutarti e iscriviti gratis oggi stesso!