Come farsi strada nella cultura aziendale giapponese

Comprendere le complessità della cultura aziendale giapponese non è uno scherzo. Questo articolo è destinato agli impiegati non giapponesi che vogliono entrare in contatto con i loro colleghi giapponesi. Se vuoi eccellere come membro di una “kaisha” (parola per “azienda” in giapponese), devi capire il background sociale e culturale dietro la cultura aziendale giapponese.

Copriremo il concetto di “modo di lavorare giapponese”, alcune filosofie e strumenti di comunicazione, così come alcuni consigli per i dipendenti non giapponesi. Quindi, si spera che alla fine di questo articolo saprai come farti strada nella cultura aziendale giapponese.

IL MODO GIAPPONESE DI LAVORARE

Per un giapponese, lavorare non significa solo ricevere uno stipendio in cambio di compiti da svolgere. È una vera e propria dedizione verso l’azienda per cui si lavora, che in cambio garantisce un impiego a vita a tutti i suoi dipendenti, o almeno così era negli anni ’60 e ’70.

Questa mentalità di mettere il cuore e l’anima in un lavoro al fine di eccellere per il bene dell’intera entità deriva dallo scintoismo, dal confucianesimo e dal buddismo. Anche se le cose stanno lentamente cambiando con il tempo, non si può fare a meno di notare il sottoprodotto di questa eredità culturale sulla cultura aziendale giapponese. Tutto, da come si sviluppano le relazioni al livello di qualità del prodotto o servizio finale e all’equilibrio tra lavoro e vita privata, ne è influenzato.

Alcuni esempi del modo di lavorare giapponese sono:

Kikubari

Empatia, altruismo, mentalità comunitaria.

Non esiste una traduzione diretta di questo termine, ma le parole sopra dovrebbero aiutare a farsi un’idea del significato che trasmette. Essere consapevoli dei bisogni delle persone e agire in base ad essi prima che vengano richiesti fa parte dell'”omotenashi” o ospitalità giapponese.

Qualità al top

Raggiungere il meglio al primo tentativo potrebbe sembrare il modo giapponese (specialmente se sei mai stato un insegnante qui). Non dimenticare che non puoi raggiungere la perfezione senza un approccio per tentativi ed errori. Un approccio graduale che ti fa imparare dai tuoi errori (anche se devi scusarti per averli fatti) è importante nella cultura giapponese, dove fare questi errori non solo è accettabile ma necessario per migliorare.

Servizio Zangyou – Lavoro straordinario

Lascia solo quando ti senti realizzato e come se avessi dato il massimo. Rimanere molte ore ti permette di imparare di più e raggiungere la perfezione. Tuttavia, in alcune circostanze non devi fare gli straordinari, anche se ti viene chiesto di farlo. Dato che questo è un argomento delicato e ampio, abbiamo un articolo separato dedicato agli straordinari non pagati in Giappone, dove puoi trovare alcuni consigli utili.

Gemba

Il termine Gemba significa “il luogo effettivo”, ovvero il luogo dove si lavora o si crea valore. Per ottenere risposte, è necessario andare nel luogo reale, ottenere i fatti reali, chiedere e imparare. Ciò che significa in un ambiente aziendale è che puoi guadagnare la fiducia dei tuoi superiori se “vai al gemba”.

Mostra loro che sei il responsabile e vai direttamente a controllare da solo qual è il problema dove conta di più. In questo modo non cadrai nell’errore di guardare solo i risultati e valutare superficialmente ciò che è successo. Invece, avrai la possibilità di capire la vera fonte del problema. Se vuoi saperne di più su questo concetto puoi dare un’occhiata a questo articolo intitolato “Cos’è il Gemba: Definizioni e strumenti”, che descrive come si svolgono le “passeggiate Gemba” in un contesto aziendale.

Come si traducono questi concetti nei processi organizzativi interni?

5S

Questo sistema di controllo aiuta i dipendenti a prepararsi per il successo.

Come?

Strutturando una serie di buone pratiche per mantenere l’ambiente di lavoro efficiente ed efficace, o meglio, pronto, come una tela bianca, per un processo decisionale fluido e sicuro.

5S sta per: “Sort”, “Set in Order”, “Shine”, “Standardize” e “Sustain”. Fa sì che le aziende identifichino quali elementi sono necessari nello spazio di lavoro, come immagazzinarli o disporli in modo efficiente, come mantenere l’area impeccabile, creando standardizzazione e infine rivedendo e mantenendo ogni processo. Se vuoi approfondire l’argomento, dai un’occhiata a questo articolo su Come mettere le 5S al lavoro.

PDCA

PDCA è un acronimo che sta per “Plan”, “Do”, “Check” e “Action”. Il suo scopo è assicurare il controllo del processo e creare un miglioramento costante. La sua applicazione è valida in qualsiasi ambiente, azienda e ruolo.

“Pianificare” consiste nel fissare obiettivi in linea con l’interesse dell’azienda, creare un piano d’azione e un programma per agire su queste azioni.

“Fare”, per quanto semplice possa sembrare, consiste nel mettere in azione la pianificazione, facendo le opportune modifiche.

Poi si esegue un “Controllo” dei passi precedenti.

Infine, nella fase “Azione”, è necessario agire sul risultato della valutazione.

Kaizen

Il modo in cui un’azienda giapponese cresce è attraverso piccoli passi quotidiani. Non c’è bisogno di una rivoluzione. Al contrario, si preferisce un miglioramento continuo e costante per aumentare l’efficienza dei costi e creare un ambiente di lavoro migliore e più sicuro.

Questo approccio è applicato ad ogni livello dell’azienda, da una semplice stazione di lavoro ad un intero processo. Tutti ne sono responsabili, dall’impiegato all’amministratore delegato. Tutti i dipendenti sono impegnati a migliorare l’azienda. Questo concetto è stato applicato in molti campi per migliorare i processi standardizzati. Uno degli aspetti che affronta è la riduzione degli sprechi, di qualsiasi tipo. Come la produzione eccessiva, i tempi morti, il movimento eccessivo e l’uso eccessivo delle risorse.

Uno strumento per la comunicazione: Horenso

L’ultimo acronimo di cui parlerò è probabilmente il pezzo di conoscenza più prezioso da padroneggiare per ottenere un biglietto per un’agevole integrazione nella cultura aziendale giapponese.

Al contrario di quanto fanno le aziende occidentali, quelle giapponesi non istituiscono processi né assegnano ruoli specifici ai dipendenti attraverso i quali le informazioni fluiscono in modo prestabilito e regolato. Questo ecosistema si basa sulla fiducia reciproca, l’armonia e la partecipazione volontaria. In questo modo, la condivisione delle informazioni avviene senza soluzione di continuità attraverso l’interazione umana più che tramite e-mail o social network aziendali.

Horenso è un termine che comprende tre strumenti di comunicazione utilizzati nella cultura aziendale giapponese: Hokoku, Renraku e Sodan.

Hokoku

Relazione dello stato attuale dei tuoi compiti o dei recenti cambiamenti al tuo progetto. Fa parte del concetto di aiuto reciproco e cooperazione che ho menzionato prima. Non solo, può essere una buona opportunità per te di ricevere un prezioso consiglio dal tuo supervisore. Per non parlare del fatto che questo costante rapporto verbale e scritto costruisce la fiducia reciproca.

Renraku

Colmare pezzi di informazione per riempire gli spazi vuoti. Può essere qualsiasi cosa, da piccoli pezzi di conoscenza che catturi mentre parli con i tuoi colleghi, a dettagli di una riunione a cui il tuo collega non ha partecipato, a storie interessanti o qualsiasi cosa possa essere d’aiuto o fornire un ulteriore approfondimento per i tuoi colleghi. Condividi sempre ogni informazione utile!

Sodan

Cercare consigli per risolvere un problema. Chiedi al tuo supervisore di fare un brainstorming con te e assicurati che il problema che stai cercando di sollevare sia importante per l’azienda nello stesso modo in cui lo è per te, ricorda che si tratta sempre di un aiuto reciproco!

Consigli per gli impiegati non giapponesi

Sviluppa le relazioni

Metti in contatto con i tuoi colleghi prima e dopo il lavoro.

Creare legami che vanno oltre l’ambiente di lavoro è fondamentale per far parte di una società giapponese. Naturalmente, soprattutto all’inizio, la comunicazione può essere difficile, dato che potresti non essere in grado di parlare giapponese appena sbarcato in Giappone. Puoi trovare alcuni consigli su come superare le barriere linguistiche sul posto di lavoro in un altro articolo del nostro blog. Approfitta di tutte le iniziative di dopolavoro, cene e nomikai, cioè feste di bevute aziendali, per approfondire il tuo legame con i tuoi colleghi.

Abituati a riunioni frequenti

Una volta che inizierai a lavorare per un’azienda giapponese ti ritroverai a partecipare a più riunioni del previsto. Anche se a te potrebbe sembrare una perdita di tempo, è un momento importante per i tuoi colleghi per condividere informazioni. Ogni dettaglio viene esaminato per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina. Una volta fatto questo, l’implementazione può procedere rapidamente e senza intoppi.

“Ohayou Gozaimasu” &”Otsukare Sama Desu”

Dare un forte buongiorno o “Ohayou Gozaimasu” è importante per iniziare la giornata e comunicare con i colleghi.

E quando lasci l’ufficio?

Usa le seguenti formule per far sapere dove ti trovi. Se te ne vai prima dei tuoi colleghi dovresti dire “Osakini Shitsurei Shimasu” che significa “Mi dispiace di essermene andato prima di te”. Invece, se te ne vai alla fine della giornata basta dire “Otsukare Sama Desu” che può essere tradotto approssimativamente come “Spero che tu non sia troppo stanco”. In entrambi i casi riceverete in cambio un caloroso “Otsukare Sama”.

Scusate, un sacco!

Non c’è vergogna nel chiedere scusa, anzi, è un segno di integrità e coraggio. Non cercare di giustificare i tuoi errori, assumiti la piena responsabilità del tuo progetto e dei tuoi compiti. Otterrai il rispetto di tutti.

Mostra apprezzamento

Come società collettiva, l’aiuto reciproco è fondamentale per il benessere di tutti. “Arigatou Gozaimasu” è un modo per essere grati per il karma che avete scambiato con la persona che vi ha aiutato. Inoltre, non dimenticare di menzionare ciò per cui sei grato; aiuto, coaching, gentilezza, non lasciare che il tuo apprezzamento appaia vuoto. Nella cultura giapponese è molto importante specificare per cosa si è grati.

Per concludere

In nessun modo questa breve guida vuole essere esaustiva. Infatti, vi incoraggerei a “fare i compiti” e a ricercare di più sulla cultura aziendale giapponese. Se vuoi scavare più a fondo nelle tradizioni giapponesi, il comportamento quotidiano che ci si aspetta dai dipendenti giapponesi e anche esempi di dialogo di situazioni comuni che si verificano negli uffici aziendali in Giappone, sia in giapponese che in inglese, dai un’occhiata a Winning Together at Japanese Companies di Takashi Kawatani. Questa breve guida mi ha aiutato molto durante i miei primi mesi in un’azienda giapponese.

Stai lavorando in un’azienda giapponese? Com’è stata la tua esperienza finora e quali consigli daresti ad altri nella stessa situazione? Facci sapere nei commenti.