Come organizzare un raccoglitore a fogli mobili

Utilizzi dei raccoglitori al lavoro, a casa o a scuola per conservare documenti e informazioni?

Sei alla ricerca di aiuto quando si tratta di mantenere le informazioni organizzate per un facile accesso?

In questo post, ti offro un paio di modi per organizzare un raccoglitore a fogli mobili.

Prima di iniziare, avrai bisogno di un raccoglitore nella misura di anelli di tua scelta, maniche di plastica trasparenti per raccoglitori, divisori per raccoglitori, cartelline tascabili, fogli sciolti o altra carta, e una perforatrice a tre fori.

Pensa a come userai il raccoglitore.

Dove userai il tuo raccoglitore?

Lo userai a scuola, a casa, o al lavoro?

Sarà trasportato da un luogo all’altro, o rimarrà in un posto e avrà un luogo di conservazione permanente?

E’ importante tenere a mente queste informazioni, perché detteranno il modo in cui interagirete e userete le informazioni nel raccoglitore.

Inoltre, vorrete trovare la tecnica migliore per voi per fare riferimento al contenuto del raccoglitore.

Per esempio, se hai intenzione di scrivere e modificare frequentemente i documenti, ha senso conservare i documenti direttamente nel raccoglitore stesso.

D’altra parte, se hai intenzione di fare spesso riferimento solo ai documenti, e non scrivere su di essi, potrebbe avere più senso mettere i documenti in maniche di plastica trasparente per raccoglitori.

Crea le sezioni.

È ora il momento di sviluppare le diverse sezioni per il tuo raccoglitore. Prenditi un paio di minuti per fare un brainstorming delle diverse sezioni per il tuo raccoglitore. Usa un pezzo di carta e scrivi i tuoi pensieri. Non sentirti obbligato ad attenerti alla prima lista di sezioni che crei.

Senti libero di modificare la lista aggiungendo, rimuovendo o modificando le sezioni, e organizzandole in un modo che funzioni bene per le tue esigenze.

Hai problemi ad iniziare con le tue sezioni? Potresti organizzarle per classe o corso, per progetto, per ora del giorno, per data, in ordine alfabetico, per soggetto, per individuo, e così via.

Quando hai finito di compilare la tua lista, scrivi chiaramente il nome di ogni sezione su un nuovo divisorio; potresti voler usare una penna o un pennarello permanente per questo lavoro, o potresti anche stampare delle etichette se lo desideri.

Se avete già una pila di fogli da archiviare, prendetevi qualche momento per separare tutto nelle rispettive sezioni e archiviarlo dietro il divisore.

Poi, puoi semplicemente mettere l’intera pila nella sezione del raccoglitore (assicurandoti di perforare a tre fori tutti i fogli senza fori) in un colpo solo.

Se non hai ancora fogli da mettere nei tuoi raccoglitori, passa semplicemente al passo successivo.

Scegli un metodo di organizzazione del raccoglitore.

I raccoglitori a foglia larga spesso hanno una brutta reputazione come trappole di carta disorganizzata. Dopo tutto, c’è così tanta carta con cui avere a che fare, proprio come tenere in ordine quei fogli non numerati, specialmente quando hai bisogno di conservare le note, e tenere le pagine bianche a disposizione?

Ecco due metodi che puoi provare:

Il metodo “File-as-you-go”.

Prepara i divisori per il tuo raccoglitore come necessario. Mettete una pila di fogli bianchi dietro l’ultimo del raccoglitore. Rimuovi i fogli di carta quando ne hai bisogno e archiviali quando hai finito la tua classe/corso/lavoro. Puoi archiviare i fogli in una sezione divisoria, dal più recente al meno recente, o viceversa.

Il metodo “Sezione e lavoro”.

Prepara i divisori per il tuo raccoglitore. Metti una quantità uguale di carta bianca a fogli mobili in ciascuna delle sezioni divisorie. Ogni volta che hai bisogno di lavorare in una particolare sezione del raccoglitore, semplicemente vai a quella sezione e tira fuori un pezzo di carta. Quando hai finito di prendere appunti, archivia i fogli verso il retro dei divisori, come preferisci, dal più recente al meno recente, o viceversa.

Ecco alcuni altri importanti consigli per i raccoglitori da tenere a mente:

Scrivi sempre la data in cima a un foglio di carta a fogli mobili.

Se ti capita di avere una serie di fogli di carta, scrivi la data su ognuno, seguita da quanti fogli sono nella serie, come 1/5, 2/5, 3/5 e così via. Questo rende facile rintracciare gli elementi, se le pagine a fogli mobili si separano.

Tieni i documenti importanti o di uso frequente verso la parte anteriore del raccoglitore.

Puoi conservare i compiti da consegnare nella tasca anteriore di un raccoglitore, e tenere cose come sillabi o materiale di riferimento in una tasca di plastica trasparente.

Assicurati di sistemare con cura i fogli sul retro del raccoglitore prima di chiuderlo.

Questo assicura che i fogli non vengano pizzicati, strappati o altrimenti spostati quando apri e chiudi il raccoglitore.

Si tratta di un’operazione che non può essere eseguita in modo corretto.