La compilazione del modulo I-9, Employment Eligibility Verification, richiede la raccolta di informazioni personali sui dipendenti. I datori di lavoro devono tenerlo a mente quando determinano come conservare e archiviare il modulo I-9 compilato e tutta la documentazione corrispondente, in modo che le informazioni personali non finiscano nelle mani sbagliate. Dovresti conservare il modulo I-9 compilato e tutta la documentazione corrispondente, come le copie dei documenti, in un modo che si adatti alle tue esigenze aziendali e al requisito di rendere il modulo I-9 disponibile per l’ispezione. Non spedire il modulo I-9 all’USCIS o alla U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Come conservare il modulo I-9:
- In loco o in una struttura di archiviazione fuori sede
- In un unico formato o una combinazione di formati, come:
- carta
- microfilm o microfiche
- elettronico
Funzionari del Dipartimento della Sicurezza Nazionale, impiegati della Sezione dei Diritti degli Immigrati e dei Lavoratori (IER) al Dipartimento di Giustizia, e impiegati del Dipartimento del Lavoro possono chiedere di ispezionare questi moduli.
Non importa come scegliete di conservare il modulo I-9, dovete essere in grado di presentarlo ai funzionari governativi per l’ispezione entro 3 giorni lavorativi dalla data in cui i moduli sono stati richiesti.
Il modulo I-9 contiene informazioni personali sui dipendenti. Quando si archiviano questi moduli (indipendentemente dal formato scelto), l’USCIS raccomanda che i datori di lavoro forniscano garanzie adeguate per proteggere le informazioni dei dipendenti.
Memorizzazione dell’originale cartaceo del modulo I-9
I datori di lavoro che scelgono di conservare copie cartacee dei documenti che i loro dipendenti presentano possono conservarle con il modulo I-9 del dipendente o con i documenti dei dipendenti. Tuttavia, l’USCIS raccomanda ai datori di lavoro di tenere il modulo I-9 separato dai registri del personale per facilitare una richiesta di ispezione.
Conservazione del modulo I-9 su microfilm o microfiche
I datori di lavoro possono conservare copie del modulo I-9 originale e firmato su microfilm o microfiche. Selezionare una pellicola che conservi l’immagine e ne permetta l’accesso e l’uso per l’intero periodo di conservazione.
I microfilm o le microfiche devono:
- Mostrare un alto grado di leggibilità e leggibilità quando visualizzati su un lettore (visore) o riprodotti su carta; e
- Includere un indice dettagliato di tutti i dati in modo che qualsiasi record particolare possa essere accessibile immediatamente.
Se un ufficiale notifica al datore di lavoro un’ispezione, il datore di lavoro deve fornire microfilm o microfiche e un lettore-stampante che:
- disponga di caratteristiche di sicurezza;
- sia in condizioni pulite, adeguatamente mantenuto e in buone condizioni di funzionamento; e
- sia in grado di visualizzare e stampare una pagina completa di informazioni.
Una volta che i datori di lavoro hanno conservato un modulo I-9 su microfilm o microfiche, possono distruggere gli originali cartacei.
Conservazione elettronica del modulo I-9
I datori di lavoro possono usare un sistema cartaceo, un sistema elettronico o una combinazione di sistemi cartacei ed elettronici per conservare il modulo I-9. Un sistema di archiviazione elettronica deve:
- Includere controlli per assicurare l’integrità, l’accuratezza e l’affidabilità del sistema di archiviazione della generazione elettronica.
- Includere controlli per rilevare e prevenire la creazione non autorizzata o accidentale, l’aggiunta, l’alterazione, la cancellazione o il deterioramento di un modulo I-9 archiviato e completato elettronicamente, inclusa la firma elettronica, se usata.
- Includere controlli per assicurare una traccia di controllo in modo che qualsiasi alterazione o cambiamento al modulo dalla sua creazione sia memorizzato elettronicamente e possa essere accessibile da un’agenzia governativa appropriata che ispeziona i moduli.
- Includere un programma di ispezione e garanzia di qualità che valuti regolarmente il sistema di generazione o archiviazione elettronica, e includa controlli periodici del modulo I-9 archiviato elettronicamente, inclusa la firma elettronica, se usata.
- Includere un indice dettagliato di tutti i dati in modo che qualsiasi record particolare possa essere accessibile immediatamente.
- Produrre un alto grado di leggibilità e leggibilità quando visualizzato su un terminale video o riprodotto su carta.
