Cos’è una Convenience Fee e puoi farla pagare ai tuoi clienti?

Gestendo un business, sai che ogni centesimo conta, specialmente in una possibile flessione economica come quella causata dalla pandemia COVID-19. In questo momento, è probabile che tu stia esaminando ogni aspetto delle tue operazioni per vedere dove puoi risparmiare denaro o compensare alcuni dei costi della proprietà d’impresa.

Se la tua azienda accetta carte di credito, allora sai che ti viene addebitata una commissione per ogni pagamento effettuato con la carta. Non dovreste pagare queste commissioni se il cliente pagasse in contanti o con un assegno, ma dato che ci stiamo muovendo verso una società senza contanti, potreste sentirvi costretti ad accettare pagamenti con carta di credito.

C’è un modo sicuro per i commercianti di recuperare le spese della carta di credito, ed è quello di passare il costo ai clienti, sia attraverso sovrapprezzi o commissioni di convenienza. Abbiamo già un articolo che spiega i supplementi, quindi questo articolo si concentra sulle commissioni di convenienza.

Cos’è una commissione di convenienza?

Una commissione di convenienza è un importo che si aggiunge al prezzo di acquisto; il cliente paga questa tassa in cambio della possibilità di utilizzare un metodo di pagamento più conveniente. La cosa importante da ricordare è che il cliente deve sempre avere la scelta di usare un altro metodo standard di pagamento che non richiede l’aggiunta della tassa di convenienza. La tassa non è tecnicamente legata all’accettazione delle carte di credito. Ha lo scopo di aiutare il commerciante a recuperare il costo aggiunto per la creazione di un nuovo canale di pagamento.

Come esempio, i cinema di solito vendono i biglietti al botteghino. I clienti possono pagare con carta di credito e questo costo viene assorbito come un costo per fare affari. Ma il proprietario del cinema può offrire un modo alternativo per comprare i biglietti – tramite vendite online – che richiede ai clienti di pagare con una carta di credito. Il teatro può quindi addebitare una tassa di convenienza per gli acquisti online perché coloro che non desiderano pagare la tassa di convenienza possono sempre acquistare di persona al botteghino.

In pratica, le tasse di convenienza sembrano essere applicate più comunemente a pagamenti come le utenze, l’affitto, le tasse scolastiche, le tasse governative (ad esempio, le tasse di registrazione dei veicoli a motore), e anche le tasse. Tutte queste tasse tendono ad essere tradizionalmente pagabili con un assegno o di persona, quindi il pagamento online con una carta di credito è ovviamente una comodità in più.

Ci sono regole su come si può addebitare una tassa di convenienza, e sono diverse per ogni carta. Visa ha la politica più completa sull’argomento, mentre Discover e American Express sono piuttosto vaghe e si basano su regole più ampie che si applicano a come i commercianti accettano i pagamenti con carta, punto. Spiegheremo queste regole di seguito e vi mostreremo come addebitare correttamente una tassa di convenienza.

Prima, però, chiariamo la differenza tra commissioni di convenienza e supplementi.

Tassa di convenienza VS Supplementi

Come menzionato nell’introduzione, l’aggiunta di un supplemento sulla carta di credito è un altro modo per compensare le commissioni della carta di credito. Un supplemento non è la stessa cosa di una tassa di convenienza, anche se sono spesso confusi l’uno con l’altro.

Generalmente, un supplemento viene aggiunto al prezzo regolare di un prodotto o servizio quando un cliente paga con una carta di credito. Può essere applicato a tutti i pagamenti con carta di credito per una carta specifica o a specifiche categorie di prodotti. Non c’è bisogno di canali di pagamento primari o secondari per istituire supplementi, il che rende le cose un po’ più semplici. Tuttavia, non tutti gli stati permettono i supplementi. Le regole relative ai supplementi sono complesse, quindi assicuratevi di parlare con il vostro acquirente di carte di credito per essere sicuri di seguire tutte le regole prima di iniziare a far pagare questa tassa.

Abbiamo un buon articolo sui supplementi, cosa sono e come implementarli, quindi assicuratevi di controllare l’articolo mentre considerate le vostre opzioni.

Come far pagare (correttamente) le commissioni di convenienza

Se volete far pagare una commissione di convenienza, assicuratevi di farlo nel modo corretto. Ogni compagnia di carte di credito ha le sue regole, e tutte incoraggiano i commercianti a parlare con il loro acquirente di carte quando si pensa di aggiungere una tassa di convenienza. In effetti, sembra che non si possa scoprire l’importo preciso che si può addebitare senza lavorare con il proprio processore. Di seguito, analizzeremo le regole implementate da Visa, Mastercard, Discover e American Express in modo che possiate avere un’idea migliore di ciò che potreste dover fare per addebitare una tassa di convenienza.

Visa

Secondo il sito web di Visa:

In alcuni paesi, per esempio la Russia, gli Stati Uniti e alcuni paesi in Asia, un commerciante è autorizzato ad addebitare una tassa di convenienza al cliente. La commissione deve essere forfettaria (non una percentuale dell’importo della transazione), chiaramente indicata, e rappresentare un pagamento per la comodità di pagare attraverso un canale di pagamento alternativo (come quello online) che è diverso dal normale canale di pagamento dell’esercente (per esempio l’invio di un assegno per posta o il pagamento di persona).

I dettagli delle regole di convenienza di Visa possono essere trovati nelle Visa Core Rules e Visa Product and Service Rules sul sito di Visa. La sezione 5.6.2 riguarda le commissioni di convenienza, ed è stata modificata per l’ultima volta nel 2020.

Se la vostra azienda si trova negli Stati Uniti, ecco alcune voci importanti da notare quando si implementa una commissione di convenienza per le carte Visa:

• Può essere addebitata solo online.
• Non può essere addebitata se siete solo un commerciante online (se lo siete, allora considerate un supplemento).
• Deve essere indicata chiaramente e dare al titolare della carta la possibilità di annullare il pagamento prima di pagare.
• La tassa deve essere inclusa nell’importo totale della transazione e non addebitata separatamente.
• Applicabile a tutte le forme di pagamento accettate nel canale di pagamento.
• La commissione deve essere un importo forfettario o fisso, indipendentemente dal valore del pagamento dovuto.
• Non può essere addebitata per transazioni ricorrenti o transazioni a rate.
• Non può addebitare sia una commissione di convenienza che un sovrapprezzo.

Se desiderate implementare una commissione di convenienza per le carte Visa, vi invitiamo a leggere la sezione 5.6.2 delle regole Visa e a lavorare con il vostro processore.

Se siete un’azienda di servizi e desiderate addebitare una commissione di servizio invece di una commissione di convenienza, Visa consente tali addebiti per alcuni codici MCC. Poiché questo articolo si concentra solo sulle commissioni di convenienza, non parleremo delle commissioni di servizio in dettaglio. Se desiderate implementare una tale tassa, assicuratevi di controllare i requisiti della tassa di servizio nella regola 5.6.3 e parlate con il vostro processore.

Mastercard

Le regole di Mastercard per le commissioni di convenienza sono un po’ difficili da trovare. Sembra che Mastercard permetta le commissioni di convenienza, ma solo per gli enti governativi ed educativi. In particolare, le commissioni di convenienza sono permesse solo in relazione a questi tipi di pagamento:

• Tuition and school-sponsored room and board for elementary schools, secondary schools, colleges, universities, and professional schools.
• Tasse governative e giudiziarie, costi e multe, inclusi gli alimenti e i pagamenti per il mantenimento dei figli.
• Tasse locali, statali e federali.

Ci sono alcune regole aggiuntive nel programma Mastercard Convenience Fee. Esse includono:

• Se addebitate una tassa di convenienza per American Express, Discover e Visa, allora dovete trattare Mastercard nello stesso modo in cui trattate queste altre carte.
• Ci sono ulteriori standard di sicurezza dei dati elettronici a cui dovrete aderire.
• Il titolare della carta deve essere informato della tassa di convenienza aggiuntiva e deve avere la possibilità di rinunciare a pagare in questo modo.

Infine, Mastercard raccomanda che la tassa di convenienza sia addebitata separatamente dal pagamento effettivo. Questo è l’opposto del requisito Visa. Fortunatamente, non è una regola obbligatoria.

Se sei un ente governativo o educativo e desideri addebitare una tassa di convenienza per i pagamenti Mastercard, contatta il tuo acquirer e lavora con loro sui dettagli.

American Express

American Express non sembra avere una politica sulle commissioni di convenienza, ma non vieta nemmeno ai suoi commercianti di farle pagare (vedere la sezione 3.3 della American Express Merchant Reference Guide-U.S., ultimo aggiornamento di aprile 2019). Sembra che si possa addebitare una tassa di convenienza a condizione che:

• La tassa rientri nella definizione di tassa di convenienza (al contrario di un supplemento),
• Non si discrimina l’uso della carta American Express (sezione 2.3, quinto punto), e
• Tu comunichi la tassa al titolare della carta e gli dai la possibilità di tirarsi indietro.

L’approccio più sicuro per aggiungere American Express al tuo programma di commissioni è quello di parlare con il tuo acquirente di carte di credito. Ma se soddisfate i requisiti di Visa, dovreste soddisfare anche quelli di American Express.

Discover

Come American Express, Discover non sembra avere una regola sulle commissioni di convenienza. C’è un articolo non datato sul sito web di Discover sul pagamento delle tasse con una carta di credito, e tocca le commissioni di convenienza. L’articolo suggerisce che è possibile pagare le tasse con una carta Discover, ma in genere si dovrà pagare una tassa di convenienza in forma percentuale o forfettaria.

Poiché non ci sono regole chiare e dichiarate sulle commissioni di convenienza, l’unica altra considerazione è la sezione 2.4 del regolamento operativo per commercianti di Discover R11.1. Questa regola richiede che il commerciante non discrimini l’uso della carta Discover, simile alla politica dell’American Express. Se non addebitate una tassa di convenienza per Visa, ma ne addebitate una per Discover, sareste in violazione di questa regola.

Da un punto di vista pratico, se usate le regole Visa e aggiungete solo la carta Discover come opzione di pagamento, dovreste soddisfare i requisiti di Discover per le commissioni di convenienza. (Si noti che non riusciamo a trovare il Merchant Operation Regulations sul sito web di Discover, quindi non possiamo verificare quanto sia attuale la regola. Si prega di ricontrollare con il vostro processore per garantire la conformità.)

Pagamenti ACH

Abbiamo avuto domande in passato sulla possibilità di addebitare una tassa di convenienza per i pagamenti ACH. Per questo aggiornamento, abbiamo passato un po’ di tempo a ricercare questa domanda ma non siamo riusciti a trovare una risposta definitiva. La maggior parte dei pagamenti ACH passa attraverso la rete ACH gestita da Nacha. Ma, a differenza delle reti di carte di credito, Nacha non ha fornito una guida sulle commissioni di convenienza. Per quanto possiamo dire, varie leggi statali e federali (se siete negli Stati Uniti) potrebbero regolare le commissioni di convenienza per i pagamenti ACH. Questo significa che la regola potrebbe non essere uniforme.

Se volete addebitare una tassa di convenienza per i pagamenti ACH, vi consigliamo di lavorare con il vostro processore. Potrebbero avere dei suggerimenti sulle migliori pratiche da seguire in modo da non incorrere in problemi con le leggi statali.

Come pubblicare l’avviso per l’addebito di una tassa di convenienza della carta di credito

Come detto in precedenza, Visa ha i requisiti più dettagliati per le commissioni di convenienza, quindi seguire le regole di Visa dovrebbe soddisfare le regole imposte da altre reti di carte. Generalmente, dove una tassa di convenienza è permessa (Stati Uniti, Asia Pacifico), non c’è un requisito di formulazione rigoroso per l’avviso stesso. Tuttavia, per la Russia, quando si prende la tassa in un terminale, Visa ha la seguente formulazione suggerita:

Avviso di tassa: valuterà una tassa ai titolari di carta per le transazioni in questo terminale. Questa tassa viene aggiunta all’importo della vostra transazione ed è in aggiunta a qualsiasi tassa che può essere addebitata dal vostro istituto finanziario.

Un commerciante russo deve anche seguire alcuni altri requisiti oltre ad affiggere questo avviso al terminale.

Se siete un business con sede negli Stati Uniti, è possibile modificare la dicitura di cui sopra e utilizzare qualcosa come:

AVVISO DI TASSA DI CONVENIENZA: questo metodo di pagamento online vi viene fornito per vostra comodità. Se procedete alla cassa, vi verrà addebitata una tassa di convenienza di . Questa tassa viene aggiunta al costo totale per i beni/servizi che avete acquistato oggi. Se non desidera pagare questa tassa, clicchi su “cancella” qui sotto per tornare alla pagina precedente. Potete pagarci senza incorrere in questa tassa di convenienza.

Tenete a mente, però, che poiché non vi è alcun requisito per la formulazione esatta, fino a quando si soddisfano i requisiti di Visa nella sezione 5.6.2 delle regole di Visa, allora si può scrivere il vostro avviso come si vuole.

Sono le commissioni di convenienza la scelta giusta per il vostro business?

Riflettiamo: Accettare pagamenti con carta di credito significa più costi per i commercianti. Tuttavia, a volte è possibile passare le commissioni della carta di credito al cliente invece di doverle assorbire come un costo per fare affari. Uno di questi modi è di usare una tassa di convenienza, ma questo metodo può essere usato solo quando c’è un altro modo “standard” per il cliente di pagare. Se vuoi imporre una tassa di convenienza, contatta l’acquirente della tua carta di credito. Loro possono aiutarti a seguire tutte le regole delle compagnie di carte di credito e dirti quanto puoi addebitare per la tassa.

I clienti pagheranno un extra solo per avere un modo non standard di pagare per beni e servizi? Dipende! Molte persone potrebbero essere disposte a pagare un extra per saltare la fila per rinnovare una patente di guida, ma potrebbero non preoccuparsi del risparmio di tempo quando possono semplicemente lasciare un assegno nella posta per la loro bolletta elettrica. Prima di addebitare commissioni di convenienza, assicuratevi che ci sia una richiesta, o potreste ritrovarvi con un metodo di pagamento alternativo che nessuno usa.