Quando si pianificano eventi e riunioni aziendali, si trova rapidamente un mondo di possibilità per quasi ogni aspetto del vostro evento – sede, decorazioni, cibo, attività e altro. Avere così tante possibilità può facilmente causare un sovraccarico di informazioni e rendere difficile prendere decisioni. Per assicurarsi che ogni decisione presa durante il processo di pianificazione dell’evento contribuisca a creare un incontro coeso per i partecipanti, avere un tema può essere un salvavita. Stabilire un tema dell’evento all’inizio e attenersi ad esso durante tutto il processo ha una serie di vantaggi, tra cui:
Supporta il messaggio dell’evento
Un tema può essere un modo sorprendentemente efficace per portare a casa il messaggio dell’evento e raggiungere gli obiettivi dei vostri stakeholder. Per esempio, diciamo che l’evento è focalizzato sul lancio di un obiettivo a lungo termine, e l’obiettivo dell’evento è quello di ispirare i dipendenti a guardare al futuro in modo che prendano decisioni oggi che supportino il successo domani. In questo caso, un evento a tema futuro sarebbe ideale per evidenziare il messaggio in un modo divertente per i partecipanti. Gli elementi che si intrecciano durante la giornata possono mostrare l’obiettivo a lungo termine che l’organizzazione sta cercando di raggiungere, evidenziando l’importanza di mantenere lo stato futuro in cima alla mente.
2. Crea un’esperienza coesiva per i partecipanti
Dalla comunicazione pre-evento, al giorno dell’evento, al follow up post-evento, un tema aiuterà a stabilire un marchio unico e identificabile per il vostro evento. Il cervello umano elabora le informazioni organizzandole in categorie, quindi utilizzando un tema, si fornisce un’esperienza coesiva che lega tutto insieme per i vostri partecipanti.
Ogni elemento che scegliete e che supporta il tema aiuta a unificare l’evento. Scegliete un’attività esperienziale che supporti il tema, selezionate del cibo che si adatti ad esso, scegliete anche dei mezzi di trasporto che siano in qualche modo collegati ad esso. Per esempio: stai ospitando una riunione aziendale con l’obiettivo stabilito di migliorare la produttività e il morale di molti dipartimenti. Avete selezionato un tema acquatico. Per creare questa coesione:
- La sede è sull’oceano o su un grande specchio d’acqua
- Hai bevande e piatti ispirati all’oceano
- Il tuo schema di colori è un mix di blu che viene usato nelle comunicazioni pre-evento, nel sito web dell’evento, nelle brochure, e i materiali del giorno dell’evento
- Hai una barca in programma per portare i partecipanti dall’aeroporto al luogo dell’evento
- L’attività esperienziale che hai scelto per portare il messaggio a casa condivide il tema acquatico e supporta gli obiettivi che vuoi raggiungere
Perché è stato stabilito un tema, tutti questi componenti potrebbero essere selezionati durante il processo di pianificazione per contribuire a un’esperienza coesiva per i partecipanti. Che il tema scelto sia stravagante o serio, lega tutto insieme e rende l’evento memorabile.
Contribuisce all’impegno e all’eccitazione
Il tema dell’evento è un ottimo modo per generare eccitazione prima dell’evento, e tenerli impegnati mentre sono lì. È possibile fornire progressivamente dei suggerimenti ai partecipanti su quello che è il tema utilizzando la comunicazione pre-evento, facendoli eccitare per quello che c’è in serbo. Poi, passeranno la giornata alla ricerca di quegli elementi e piccoli dettagli che si riferiscono al tema, rendendola un’esperienza coinvolgente e degna di essere condivisa.
La gamification non è solo un modo per rendere più divertente l’agenda del vostro evento aziendale – può essere un modo unico per portare a casa i messaggi chiave e costruire competenze utili tra i vostri partecipanti. Quando è fatta in modo efficace, la gamification aiuta i partecipanti a sentirsi completamente immersi nell’esperienza dell’evento, mentre trasmette le tattiche che i partecipanti si aspettano, come altoparlanti, rompighiaccio, maghi o comici. Se state pensando di aggiungere la gamification ad un prossimo evento aziendale, prendetevi il tempo per considerare i componenti di questo articolo in modo da poter fare un piano per gamificare efficacemente e con successo il vostro evento.
Idee per un tema divertente per le riunioni
Ora che abbiamo stabilito perché è importante avere un tema per le riunioni, ecco diversi temi divertenti per le riunioni che sono comunemente usati dai professionisti degli eventi e ben apprezzati dai partecipanti per aiutarvi ad iniziare:
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Conclusione
Per arrivare al tema giusto che si lega agli obiettivi dell’evento può essere molto divertente – e una volta presa questa decisione iniziale, è molto più facile decidere su tutti i tipi di componenti del tuo evento. Avere un tema solido che si lega agli obiettivi dell’evento non solo ti rende la vita più facile, ma si traduce anche in un evento che è divertente e coinvolgente per i partecipanti mentre raggiunge efficacemente gli obiettivi degli stakeholder.
