I quattro bilanci di base sono il conto economico, il prospetto degli utili non distribuiti, lo stato patrimoniale e il rendiconto finanziario. A causa della complessità del rendiconto dei flussi di cassa, potete trovare informazioni su questo rendiconto in un post separato. Il nostro scopo qui è di avere un’idea di base di cosa va su ogni dichiarazione e lo scopo di ogni dichiarazione.
La prima cosa da fare quando si inizia una dichiarazione è l’intestazione. L’intestazione dice al lettore cosa sta guardando. L’intestazione per tutte le dichiarazioni è la seguente:
Nome della società
Nome della dichiarazione
Data
La data può essere un po’ complicata ma ne parleremo nel contesto di ogni dichiarazione.
Devi preparare i rendiconti finanziari in un ordine particolare:
- Dichiarazione del reddito
- Dichiarazione degli utili portati a nuovo
- Stato patrimoniale
- Flusso di cassa
La ragione di questo è che avrai bisogno di informazioni dal rendiconto precedente per completare quello successivo. Vedrete il flusso di informazioni mentre completiamo un esempio. E’ importante notare che userai ogni numero del bilancio di prova solo una volta. Una volta che un numero è stato usato, non sarà più usato. Notate che non ho scritto che una volta usato un conto, non lo userete più. C’è un conto che sarà usato in due estratti conto diversi. Puoi indovinare quale?
Il conto economico
Dal nome, dovresti essere in grado di dire che il conto ha qualcosa a che fare con il reddito. Il reddito mi fa pensare alle entrate, ma quando si lavora con le imprese, la maggior parte di noi pensa al reddito in termini di profitto. Il reddito è bello, ma alla fine della giornata, quelli di noi che sono proprietari di piccole imprese non riescono a portare a casa le nostre entrate perché dobbiamo pagare le spese. Un altro nome per il conto economico è il conto profitti e perdite. Il formato di base per il conto economico è entrate – spese = reddito netto.
Il conto economico è come un film che ci dice tutto quello che è successo nel business per l’anno. Include tutte le entrate generate e tutte le spese sostenute. Possiamo dire se l’azienda ha preso in prestito del denaro in qualsiasi momento dell’anno cercando gli interessi passivi. Possiamo sapere se l’azienda possiede o affitta lo spazio che occupa cercando le spese di affitto. L’azienda ha dipendenti? Cercate le spese per i salari. Il conto economico copre l’intero periodo, che sia un mese, un trimestre o un anno. Pertanto, quando si completa il conto economico, la data nell’intestazione dovrebbe essere Per il (mese/trimestre/anno) concluso (data). Per un bilancio generato per un periodo di tempo lungo un anno che termina il 31 dicembre 2013, la data sul conto economico dovrebbe essere Per l’anno terminato il 31 dicembre 2013.
Dove prendiamo le informazioni per il conto economico? Dal bilancio di prova! Mi piace pensare che il bilancio di prova sia il primo passo per la preparazione del bilancio. Ecco il bilancio di prova usato nel post che ne parla.
Il bilancio di prova è organizzato per aiutarci a preparare il bilancio. Notate che le entrate e le spese sono elencate insieme per rendere la preparazione del conto economico abbastanza facile.
Notate che nel nostro bilancio, abbiamo elencato le entrate in cima. Se ci fossero stati più conti di entrate, li avremmo elencati tutti e poi avremmo ottenuto il totale delle entrate come abbiamo fatto per le spese. Abbiamo poi usato la nostra formula, entrate – spese = reddito netto per completare il rendiconto.
Ricordate che questo è un rendiconto di base del reddito. Ci sono formati più complicati per il conto economico, ma questa è la base per tutti i conti economici.
Il conto degli utili non distribuiti
Il conto degli utili non distribuiti ci aiuta ad aggiornare il saldo del conto degli utili non distribuiti. Noterete che non abbiamo completato una singola voce del giornale negli utili non distribuiti attraverso questo processo. Useremo gli utili non distribuiti nelle voci quando parleremo delle voci di chiusura. Dato che non abbiamo inserito nessuna voce nel conto degli Utili portati a nuovo, il saldo attuale del conto è quello dell’anno scorso. Non è stato ancora aggiornato per riflettere il cambiamento di quest’anno. Il rendiconto degli utili non distribuiti è il primo passo per aggiornare quel saldo.
Gli utili non distribuiti sono l’ammontare degli utili che l’azienda ha conservato (trattenuto) negli anni in cui l’azienda è stata in attività. Ogni anno l’azienda genera guadagni, chiamati anche reddito netto. Alcuni di questi guadagni possono essere pagati ai proprietari sotto forma di dividendi o distribuzioni. La differenza tra il reddito netto e le distribuzioni ai proprietari è l’importo che viene aggiunto al precedente saldo degli utili non distribuiti. Perciò, il formato per il rendiconto degli utili non distribuiti è:
Saldo iniziale, utili non distribuiti (dal bilancio di prova rettificato)
Più: Utile netto
Meno: Dividendi o distribuzioni
Equale: Saldo finale, utili non distribuiti
Il reddito netto è preso dal conto economico e i dividendi o le distribuzioni sono presi dal bilancio di prova.
Nota che sul nostro bilancio di prova, le voci che ci servono sono evidenziate in blu. Guardiamo il conto economico che ci dice che il nostro reddito netto è di 29.800 dollari. Abbiamo tutto ciò di cui abbiamo bisogno per completare il rendiconto.
Nota: Per la data sul rendiconto degli utili non distribuiti, usiamo “Per l’anno terminato il 31 dicembre 2013” perché il rendiconto economico è coinvolto nel rendiconto. Il prospetto degli utili non distribuiti copre tutti i cambiamenti degli utili non distribuiti nel corso dell’anno, proprio come il conto economico.
Lo stato patrimoniale
Se guardate il bilancio di prova, noterete che gli unici conti che non abbiamo usato sono attività, passività e patrimonio netto. Speriamo che questo vi faccia pensare all’equazione contabile, che afferma che Attività = Passività + Patrimonio netto. Sappiamo che questa equazione deve sempre bilanciare. Il bilancio è essenzialmente la rappresentazione dell’equazione contabile. Mostriamo in un prospetto che le attività sono effettivamente uguali alle passività e al capitale netto.
A differenza del conto economico e del prospetto degli utili non distribuiti, che ci racconta la storia dell’anno, il bilancio è un’istantanea dei saldi dell’ultimo giorno dell’anno. È come una fotografia piuttosto che un film. Il bilancio non ci mostra tutte le fluttuazioni dei saldi durante l’anno. Non ci mostra nemmeno i saldi alti e bassi dell’anno. Ci mostra letteralmente solo il saldo dell’ultimo giorno. Pertanto, quando scriviamo la data per la rubrica, mettiamo solo l’ultimo giorno. Per l’esempio che abbiamo usato, scriveremo “31 dicembre 2013”. Questo è tutto. Nessun “Per l’anno concluso” qui perché non è per l’intero anno, è solo per il 31 dicembre.
All’inizio del post, ho affermato che ogni dichiarazione richiederebbe qualcosa dalla dichiarazione precedente. Cosa ci serve dal prospetto degli utili non distribuiti? Che tipo di conto è quello degli utili non distribuiti? È un conto del patrimonio netto, il che significa che deve andare nello stato patrimoniale. Nella prima sezione vi ho chiesto se potevate indovinare quale conto è usato in più dichiarazioni. La risposta è Retained Earnings, che appare nel prospetto degli utili non distribuiti e nello stato patrimoniale. Non prendete il saldo degli utili non distribuiti dal bilancio di prova. Usate il saldo finale dal prospetto degli utili non distribuiti.
Ecco il nostro bilancio di base:
Nota che l’equazione si bilancia. L’importo in Utili portati a nuovo è l’importo dal prospetto degli utili portati a nuovo e non dal bilancio di prova. Questo è un bilancio di base, non classificato. Ci sono alcuni bilanci che mostrano attività correnti e a lungo termine, passività correnti e a lungo termine e una sezione separata del patrimonio netto. Forme più complesse di bilancio saranno discusse nei prossimi post.
Nota: Se il vostro bilancio non è in equilibrio, ecco alcune cose da controllare:
- Hai usato solo entrate e uscite sul tuo conto economico? Ricordate che potete tracciare una linea sopra il vostro primo conto delle entrate e tutto ciò che sta sotto quella linea dovrebbe andare sul conto economico. Solo le voci sotto la linea dovrebbero andare sul conto economico.
- Hai sottratto i Dividendi/Distribuzioni sul prospetto degli utili non distribuiti?
- Hai usato il saldo finale degli utili non distribuiti sul tuo bilancio?
Altri suggerimenti veloci da tenere a mente quando prepari i tuoi rendiconti.
- Le spese prepagate sono un’attività, non una spesa. Vanno in bilancio!
- Il deprezzamento accumulato è una contro attività, non una passività. Sottraetelo dalle attività!
- Il ricavo non realizzato è una passività, non un ricavo. Va in bilancio!
Utilizza il tuo bilancio di prova come guida. Sappiate dove separare i conti e avrete molte meno probabilità di commettere un errore.
