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Cos’è un ordine di modifica in edilizia?

Secondo alcune stime, una media del 35% dei progetti subisce almeno un cambiamento importante durante la vita del progetto. Come appaltatore, gli ordini di modifica possono lasciarvi come se foste intrappolati tra l’incudine e il martello. Quando viene richiesto un ordine di modifica, non puoi dire di no al proprietario del progetto e non puoi semplicemente ignorare la modifica; devi trovare una soluzione (e velocemente).

In sostanza, l’ordine di modifica è un lavoro che viene aggiunto o rimosso dallo scopo originale del lavoro, come concordato nel contratto firmato dal cliente e dall’appaltatore prima dell’inizio dei lavori. Mentre il lavoro procede, tuttavia, qualcuno (il proprietario o l’appaltatore) decide che è necessario fare un cambiamento per accomodare fattori imprevisti.

Mentre un ordine di cambiamento potrebbe sembrare una richiesta o decisione unilaterale, non lo è. Infatti, un ordine di modifica è una modifica del contratto. Come spiega Construction Law Today, “un ordine di modifica è un accordo bilaterale tra le parti del contratto – un proprietario e un appaltatore principale, un appaltatore principale e un subappaltatore, due o più subappaltatori – per cambiare il contratto. Un ordine di modifica rappresenta il consenso reciproco tra le parti su una modifica del lavoro, il prezzo, il programma, o qualche altro termine del contratto.”

Come tale, un ordine di modifica deve essere scritto e approvato da tutte le parti, il che può richiedere tempo, denaro e pazienza per essere completato.

Cosa includono di solito gli ordini di modifica?

Gli ordini di modifica variano a seconda del progetto, delle parti interessate e del cambiamento specifico necessario da una o entrambe le parti. Tuttavia, tutti gli ordini di modifica devono includere informazioni dettagliate, tra cui:

• Una descrizione della modifica richiesta rispetto al contratto originale o all’offerta
• Documentazione dettagliata dei costi di qualsiasi subappaltatore
• Un riassunto da parte del contraente dei costi totali della modifica proposta
• Una dichiarazione della base contrattuale per la modifica richiesta e il suo impatto sulla data di completamento del progetto

Quando si verificano tipicamente gli ordini di modifica della costruzione?

In realtà, gli ordini di modifica sono così comuni che riguardano più di un terzo dei progetti. Pertanto, ci si può ragionevolmente aspettare di incontrare molti ordini di modifica nel corso della propria carriera edilizia. Nonostante questo, un numero sorprendente di appaltatori non riesce a pianificarli, il che è una delle cause più comuni di superamento dei costi.

Come spiega il Journal of Construction Engineering, “Varie ragioni per il superamento dei costi di costruzione e dei tempi in qualsiasi progetto includono errori di progettazione, scopo inadeguato, tempo atmosferico, modifiche al progetto e sottovalutazione del tempo necessario per completare il progetto. Gli elementi omessi dalla stima dell’ingegnere dei progetti a causa di errori di progettazione o di portata inadeguata spesso si traducono in ordini di modifica, che aumentano il costo così come il tempo di consegna.”

Alcuni dei motivi più comuni per gli ordini di modifica includono:

• Specifiche imprecise nei progetti originali o nel contratto
• Disegni ambigui o imprecisi
• Condizioni impreviste in cantiere, come ostruzioni che non potevano essere pianificate
• Lavoratori o materiali che non arrivano o arrivano in ritardo sul posto
• Budget e programmi errati

Anche se non avrete bisogno di affrontare un ordine di cambiamento su alcuni progetti, essere preparati con un approccio semplificato e standardizzato vi assicura di essere almeno pronti in caso si presentino.

Come ti prepari per gli ordini di modifica?

Non importa cosa richiede un ordine di modifica, se vuoi essere sicuro che non porti a ritardi ancora più costosi o addirittura al fallimento del tuo progetto, hai bisogno di un processo affidabile per anticipare il peggio. Idealmente, voi e il vostro cliente specificate nel contratto originale come gestirete un ordine di modifica. Quando formalizzi il processo, c’è una ridotta possibilità che qualcuno sia sorpreso o sconvolto da ciò che viene dopo.

D’altra parte, se scegli di non specificare cosa succede fino al momento in cui il cambiamento è necessario, i disaccordi risultanti possono portare a cattivo sangue e persino a una violazione del contratto. Nessuno ha bisogno (o vuole) questo, quindi invece fate lo sforzo di includere la verbosità necessaria nel vostro contratto da qui in avanti. Poi, quando avrete bisogno di modificare il contratto, saprete esattamente come farlo nel rispetto delle esigenze di tutte le parti.

Come migliorare la gestione degli ordini di modifica

Una corretta gestione degli ordini di modifica permette ai team di mitigare i costi significativi e le interruzioni del programma nella costruzione. Tuttavia, per molte imprese di costruzione, la gestione efficace degli ordini di modifica è un punto di vernice importante. Prevenire gli ordini di modifica e gestirli quando si verificano richiede un cambiamento culturale e procedurale.

Nonostante, attraverso l’uso corretto della tecnologia nel settore delle costruzioni, una buona comunicazione e migliori pratiche di raccolta dati, le imprese di costruzione possono ridurre la quantità di tempo e denaro sprecato per gli ordini di modifica.

Progetti migliori e visualizzazione

La tecnologia BIM (Building Information Modeling) è un processo basato su modelli che fornisce informazioni ad architetti, ingegneri e progettisti mentre pianificano la costruzione di edifici e infrastrutture. Il BIM aiuta nella fase di progettazione fornendo visualizzazioni più accurate prima che inizi la fase di costruzione.

Inoltre, il BIM può anche essere collegato al campo durante la costruzione. Mentre i cambiamenti che avvengono durante la costruzione effettiva saranno significativamente più costosi che nella fase di progettazione, il BIM può aiutare a fornire un’analisi più accurata dell’impatto totale. Gli strumenti integrati BIM forniscono anche dati migliori durante la fase di costruzione, il che permette ai project manager di prevedere meglio come i cambiamenti influenzeranno il progetto complessivo.

Migliorare le comunicazioni durante la costruzione

Una buona comunicazione è essenziale per i grandi progetti di costruzione. Molte aziende ora usano software specializzati per collegare squadre di parti non connesse e promuovere la collaborazione durante il processo di progettazione e costruzione. L’adozione di tali software facilita una migliore comunicazione a tutti i livelli. Questo assicura che tutti siano aggiornati sugli ultimi sviluppi. Se si verifica un cambiamento, tutti i membri del team sono avvisati e possono partecipare alla discussione, evitando così comunicazioni errate o informazioni mancate che possono portare a ritardi ancora maggiori nel progetto.

Il software specializzato può essere usato per collegare le parti coinvolte sul cantiere o dove capita. Questo è cruciale durante la fase di costruzione quando diversi membri del team stanno lavorando da diversi siti e ambienti. Una maggiore documentazione del cambiamento migliora anche la capacità di gestire il cambiamento futuro e i costi conseguenti.

La gestione dei documenti basata sul cloud aggiunge visibilità e responsabilità a un progetto. La gestione elettronica delle comunicazioni permette anche alle aziende di sbarazzarsi del monitoraggio manuale degli ordini di modifica tramite Excel, e-mail e carta. Questo assicura che la documentazione sia disponibile istantaneamente a chiunque ne abbia bisogno e accelera la diffusione delle informazioni per garantire la massima efficienza.

Potenzia una migliore gestione degli ordini di modifica con più dati

La gestione efficace delle modifiche è spesso un processo decisionale. Con più informazioni e dati disponibili, i project manager sono meglio in grado di minimizzare l’impatto sui costi e sul programma quando si verifica un ordine di modifica. Come menzionato, il BIM e il software di comunicazione migliorano gli sforzi per la raccolta dei dati.

La raccolta e la gestione dei dati sono legate all’uso di tecnologie e software adeguati. Le aziende che usano più applicazioni disgiunte per gestire i loro dati corrono il rischio di perdere pezzi importanti di informazioni. Con tutte le informazioni disponibili attraverso un’unica fonte organizzativa, i project manager sono in grado di vedere la somma totale dei dati disponibili e prendere decisioni informate basate su queste informazioni. Affinché i dati siano messi a disposizione dei project manager, tutti devono usare lo stesso software per condividere le loro informazioni.

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Anticipa gli ordini di modifica della costruzione

Come ormai sai, gli ordini di modifica si presenteranno ad un certo punto dei tuoi progetti, e la cosa peggiore che potresti fare è essere impreparato. Invece di adottare un approccio difensivo, o peggio, di ignorarli completamente, siate in anticipo sui potenziali cambiamenti prima che diventino un problema e anticipate sempre il potenziale per un cambiamento. Con un processo semplificato adattato alla vostra azienda, ridurrete la frustrazione del temuto ordine di modifica e sarete in grado di lavorare in modo più efficiente in caso di imprevisti, mantenendo il vostro progetto in movimento come risultato.