Ogni volta che due o più persone si incontrano con l’obiettivo di raggiungere il consenso, è probabile che assumano ruoli diversi nel processo. Questa interazione tra gli individui e il gruppo forma una base importante per le dinamiche di gruppo.
Nelle riunioni, il campo di gioco non è uniforme. I partecipanti alle riunioni sono spesso influenzati da altri nel gruppo. Leader potenti, partecipanti con pregiudizi personali (comprese le differenze culturali) e personalità persuasive possono costringere l’individuo o il gruppo e influenzare il risultato della riunione.
I ruoli giocati nelle riunioni
Se i membri del gruppo sono coesi nel pensiero, concentrati sul raggiungimento degli obiettivi della riunione, allora tutto va bene. Tuttavia, non tutti giocano secondo le regole. Come leader di una riunione, è utile conoscere la gamma di ruoli che si trovano nelle riunioni e riconoscere gli attori che li occupano.
Ruoli di mantenimento
Le azioni dei partecipanti alla riunione con ruoli di mantenimento hanno lo scopo di creare un’atmosfera di sostegno, spesso necessaria se sorgono tensioni, magari a causa di un disaccordo irrisolto.
- Sostenitore, spesso espresso attraverso commenti di sostegno, come “Mary, questa è un’idea eccellente,” o “Vedo che il Marketing e le Vendite sono d’accordo su almeno tre dei quattro punti in discussione” che possono allentare la tensione.
- Guardiano, qualcuno che può intervenire se qualcuno sta monopolizzando la conversazione, o se qualcuno è troppo timido per parlare e ha bisogno di una spinta. Può essere che le regole di base della riunione, o almeno quelle pertinenti al problema in questione, abbiano bisogno di essere riaffermate.
Ruoli di compito
Le azioni dei partecipanti alla riunione con ruoli di compito aiutano a portare avanti la riunione.
- Iniziatore, suggerisce un’azione – un compito o un obiettivo – mentre la riunione sta iniziando, o quando la riunione è in una fase di stasi e ha bisogno di un calcio d’inizio.
- Cercatore di informazioni / opinioni, si concentra sulla richiesta di fatti, idee o opinioni ai partecipanti.
- Tester di consenso, controllando se il gruppo ha bisogno di più discussioni prima di passare alla fase successiva.
- Chiarificatore, controllando se i partecipanti hanno bisogno di una maggiore comprensione di un particolare argomento o presentazione.
- Riassuntore, riassume il procedimento fino ad ora, per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina.
Ruoli ostacolanti
Le azioni dei partecipanti alla riunione con ruoli ostacolanti sono dannose per il progresso della riunione. Tutti starebbero meglio senza di loro.
- Dominatore, che fa troppe domande (fuori equilibrio con il flusso generale della riunione) e/o è semplicemente prolisso al microfono.
- Non focalizzato, che ostacola il processo non essendo pienamente presente, non partecipando (come se solo la metà delle persone in uno stato votasse su una questione, ottenendo una rappresentazione distorta).
- Degradatore, che attacca gli altri partecipanti o il loro punto di vista. Creare tensione, dissolvere la fiducia e la volontà di lavorare insieme.
- Testardo, non cooperativo, blocca il movimento in avanti.
- Distrattore, avere conversazioni laterali che non solo disturbano la riunione per gli altri, ma rimuovono anche i distratti dalla partecipazione attiva con il gruppo.
Identificare i ruoli per bilanciare il gruppo
Un modo eccellente per farsi un’idea delle dinamiche di gruppo è assistere a una riunione in cui non si partecipa attivamente. Diventerà chiaro chi si fa avanti prontamente, chi sta indietro, chi interrompe. Alcuni tratti di personalità emergeranno, come la fiducia e l’impazienza, all’inizio.
Prendendo nota dei tipi di partecipanti e del percorso generale della discussione, si rivelerà rapidamente come una riunione di gruppo può essere influenzata da fattori di personalità che dovrebbero essere riconosciuti e affrontati come parte delle migliori pratiche di riunione.
Si tratta di una riunione di gruppo.
