Evidenzia i dati chiave con la formattazione condizionale di Excel

Se entri in qualsiasi ufficio, probabilmente troverai un utente di Microsoft Excel. È un utile strumento di analisi aziendale se usato correttamente. Il problema di molti fogli di calcolo è che tutte le celle sono uguali. Devi cercare le informazioni chiave. In questo tutorial, mostrerò come evidenziare le celle in Excel usando diversi metodi. (Scarica il foglio di calcolo di esempio nella sezione Risorse.)

Vedo abitualmente questo scenario. Si riceve un foglio di calcolo da qualcuno con centinaia di righe di dati che sembrano uguali. Tutto è formattato nello stesso modo noioso. Ma i dati sono gli stessi? Ci sono valori di cella che sono diversi dal resto? C’è qualcosa fuori dalla media? Queste sono domande tipiche degli utenti quando aprono i fogli di calcolo.

Formattazione delle celle di Excel in base alle condizioni

Invece di far fare al lettore la scansione di ogni cella, si può far fare al software un po’ di lavoro di gambe usando la formattazione condizionale. Questo permette a Excel di applicare un formato definito alle celle che soddisfano criteri specifici. Queste sono regole che puoi definire.

L’obiettivo è quello di far risaltare le informazioni importanti in modo da poterle trovare più facilmente.

Excel fa già alcune di queste cose per te. Per esempio, quando formatti i numeri, ci sono opzioni per visualizzare i numeri negativi in rosso. Questo è un esempio di un formato predefinito.

Il programma ti permette anche di usare opzioni di formattazione su singole celle o righe. Il metodo più semplice è quello di avere Excel che applica la formattazione condizionale se soddisfa certe condizioni o posizioni. Questo usa il metodo “Cell Value Is”.

Alcuni esempi di evidenziazione del valore della cella includono:

• Applica un riempimento rosso se il valore è inferiore a 50
• Applica uno stile di carattere corsivo e grassetto se il valore è tra 70 e 90
• Applica un colore verde se il testo contiene “Montana.”
• Evidenzia i valori che sono uguali a 15
• Applica un riempimento giallo ai valori duplicati
• Aggiungi l’icona di una freccia verso l’alto ai valori delle celle superiori al 10%

Excel ti permette anche di usare formule per la formattazione condizionale. Un vantaggio delle formule di Excel è che puoi fare riferimento ai valori altrove nel tuo foglio di calcolo. Nell’esempio qui sotto, sto richiedendo che se il valore in B2 è maggiore del valore in C2, applichi un colore di sfondo verde.

Microsoft ha notevolmente migliorato questa funzione nel corso degli anni e ora predefinisce esempi popolari, quindi non è necessario fare affidamento sulle formule così tanto. Sotto ci sono alcuni esempi popolari.

Come applicare la formattazione condizionale di Excel

Aggiungere una nuova regola di formattazione è facile. La parte più difficile è trovare ciò che vuoi enfatizzare nel tuo foglio di calcolo. Aiuta a pensare ai bisogni del tuo pubblico e a quali azioni potrebbe intraprendere.

Esempio 1: Evidenziare le celle sopra un numero specifico

Se vuoi seguire, questo è l’esempio 1 del foglio di calcolo di esempio. Evidenzierò le celle selezionate se la popolazione dello stato supera o eguaglia il 2% della popolazione USA.

1. Apri il foglio di calcolo campione state-counts-cf.xlsx e clicca sulla scheda Esempio 1.
2. Clicca sulla cella F2.
3. Seleziona l’intera colonna premendo Ctrl +Shift + ↓.
4. Dalla scheda Home, clicca sul pulsante Formattazione condizionale.
5. Dal menu a discesa, seleziona Evidenzia regole cella.
6. Dal menu laterale, seleziona Maggiore di…

1. regola il valore nel campo Formato celle che sono MAGGIORI di:.

Nota: Excel precompila questo campo in base ai valori esistenti delle celle evidenziate.

1. Inserisci il valore desiderato. Nel nostro caso, è 2,0%. Excel inizierà a evidenziare le celle per te.
2. Clicca il triangolo freccia giù della tastiera per fare la tua selezione di colore.

Nota: Puoi creare uno schema diverso selezionando un formato personalizzato…

1. Clicca OK.

Ora dovresti vedere i tuoi risultati applicati.

Esempio 2: Evidenzia le prime 10 voci

Una richiesta popolare è quella di trovare le prime voci, che siano un numero stabilito o una percentuale. Questo è un esempio di uno dei formati preimpostati o integrati di Excel. In altre parole, non è necessario inserire valori specifici come nell’esempio 1. Queste preimpostazioni sono costruite intorno a elementi comuni che la gente cerca, come i Top 10 o i performer sotto la media. Il vantaggio è che non devi fare i calcoli.

In questo esempio, voglio evidenziare i primi 10 stati per seggi alla Camera degli Stati Uniti nella colonna D.

1. Aprire il foglio di calcolo state-counts-cf.xlsx e clicca sulla scheda Esempio 2.
2. Clicca sulla cella D2.
3. Seleziona l’intera colonna premendo Ctrl +Shift + ↓.
4. Dalla scheda Home, clicca sul pulsante Formattazione condizionale.
5. Dal menu a discesa Formattazione condizionale, seleziona Regole superiore/inferiore.
6. Dal menu laterale, seleziona Top 10 Items…
7. Nella finestra di dialogo Top 10 Items, regola il tuo conteggio o la combinazione di colori se necessario.
8. Clicca OK.

Esempio 3: Mostra le barre di dati invece dell’ombreggiatura a colori

Un’altra opzione utile è quella di usare le “barre di dati”. Questo è un altro tipo di visualizzazione che puoi applicare. Una differenza chiave con il formato Data Bar è che mostra su tutte le celle invece di soddisfare una condizione specifica.

Di default, Excel mantiene lo sfondo del valore del testo. Trovo che questo possa distrarre. In questo esempio, ho duplicato la colonna % Change ma ho detto a Excel di non mettere il valore dei dati nella colonna I. Il risultato è solo la barra dei dati.

Il formato della barra dei dati non funziona bene con tutti i tipi di dati. Questo è un buon esempio di provare diversi formati per vedere cosa funziona meglio per i tuoi dati. Questo è particolarmente vero se hai valori negativi o un intervallo stretto.

1. Apri il foglio di calcolo di esempio state-counts-cf.xlsx e clicca sulla scheda Esempio 3.
2. Clicca sulla cella I2.
3. Seleziona l’intera colonna premendo Ctrl +Shift + ↓.
4. Dalla scheda Home, clicca sul pulsante Formattazione condizionale.
5. Dal menu a discesa Formattazione condizionale, seleziona Barre dati.
6. Dal menu laterale, seleziona Altre regole…

1. Nella sezione Modifica la descrizione della regola:, seleziona Mostra solo barre.

1. Clicca OK.

Esempio 4: Evidenziare una riga

Evidenziare le celle outlier è ottimo, ma a volte se hai un foglio di calcolo grande, potresti non vedere le celle colorate perché sono fuori dallo schermo. In queste situazioni, aiuta a evidenziare l’intera riga. In questo modo, indipendentemente dalle colonne che stai visualizzando, sai quali righe sono importanti. Questo funziona meglio quando hai 1 condizionale.

Una differenza chiave qui è che non evidenzieremo una colonna ma l’intero foglio di calcolo. Ecco come otteniamo l’effetto fila.

1. Apri il foglio di calcolo di esempio state-counts-cf.xlsx e clicca sulla scheda Esempio 4.
2. Clicca sulla cella I2.
3. Seleziona tutte le righe premendo Ctrl +Shift + ↓ + →.
4. Dalla scheda Home, clicca sul pulsante Formattazione condizionale.
5. Seleziona Nuova regola…
6. Nel modulo Modifica regola di formattazione, seleziona Usa una formula per determinare quali celle formattare.
7. Nella sezione Formatta valori dove questa formula è vera: scrivi il tuo criterio.

1. Clicca il pulsante Formato… per applicare il tuo colore di evidenziazione.
2. Clicca OK per accettare il tuo colore.

Nell’esempio sopra, sto chiedendo di evidenziare qualsiasi riga in cui il valore nella colonna F (Percentuale totale della popolazione USA) è maggiore del 2%. Il colore di evidenziazione è verde. Sto anche usando un riferimento di cella misto mettendo un segno $ prima di F2 nella formula.

Suggerimento: Se non siete sicuri di avere la formula corretta, potete sempre testarla in un’altra colonna. Per esempio, potrei inserire nella cella H2 questa formula =$F2>20%. La cella H2 verrebbe valutata come VERO o FALSO. Potresti poi copiare la formula lungo la colonna per assicurarti di aver ottenuto i risultati attesi.

1. Clicca OK.

Trovare le tue regole di formattazione condizionale

A volte ci viene dato un foglio di calcolo, e si vedono celle o righe evidenziate. Ma… dove sono le regole condizionali, o qualcuno ha formattato manualmente queste celle? Fortunatamente, Excel fornisce un modo per vedere le regole di formattazione condizionale. Puoi usare il foglio di calcolo di esempio per seguirlo o usare il tuo.

1. Apri il tuo foglio di calcolo.
2. Dalla scheda Home, clicca su Formattazione condizionale.
3. Seleziona Gestisci regole… dal menu a discesa.

1. Nel gestore delle regole di formattazione condizionale, seleziona il tuo foglio di lavoro.
2. Clicca OK.

Nell’esempio sopra, puoi vedere la regola che ho applicato per evidenziare la riga. Da qui, puoi aggiungere una regola, modificare la regola o cancellarla.

Suggerimenti & Trucchi

Questo articolo ha appena toccato alcuni dei modi in cui puoi usare la formattazione condizionale. Il modo migliore per imparare è quello di sperimentare con alcuni dati, sia i vostri che il foglio di calcolo di esempio. Ecco altri suggerimenti per voi:

• Potete avere più regole nella stessa colonna. Per esempio, potresti voler avere diversi valori di intervallo con colori diversi.
• Gioca con diversi formati per vedere quale tipo funziona meglio per i tuoi dati.
• Se ottieni risultati inaspettati, controlla se sono state eseguite più condizioni e l’ordine. Potresti aver bisogno di cambiare l’ordine.
• Puoi impostare degli intervalli sulle barre di dati. Per esempio, se hai una colonna % Complete, potresti voler impostare un intervallo da 0 a 1.
• Puoi rimuovere le regole di formattazione condizionale con l’opzione Clear Rules.
• Applica le tue regole dopo aver inserito i dati. A volte vengono create regole duplicate quando si inseriscono le righe.

La formattazione condizionale di Excel può rendere i tuoi fogli di calcolo più utili se usata in modo appropriato. Le persone non perderanno tempo a cercare cambiamenti importanti o quell'”ago nel pagliaio”.”

Risorsa supplementare

• Guida per principianti a Excel XLOOKUP
• Come usare Excel VLOOKUP
• Come usare la funzione IF in Excel
• Come creare una tabella pivot di Excel