- Le firme elettroniche sono un modo veloce ed efficace per ottenere firme attraverso la posta elettronica o altri mezzi di messaggistica digitale.
- Le firme elettroniche sono ufficialmente riconosciute dalla FDIC come un metodo accettabile per firmare un contratto, purché aderiscano al protocollo.
- Ci sono diversi programmi facili da usare sul mercato che facilitano la firma elettronica dei documenti.
Le firme elettroniche hanno creato un livello completamente nuovo di convenienza per le aziende che hanno a che fare con contratti legalmente vincolanti. Quello che prima richiedeva settimane – spedire un contratto al firmatario, che poi lo rispediva con la sua firma – ora avviene istantaneamente. È anche molto più efficiente che inviare via fax un documento da restituire con una firma, o inviare un documento via e-mail e scansionare il foglio firmato nel computer.
Ci sono numerose applicazioni e servizi per la firma elettronica – come DocuSign, Adobe Sign e OneSpan – che permettono di inviare richieste e ricevere firme per scopi aziendali. Diversi programmi di firma possono raccogliere le firme in modi diversi, come ad esempio l’utente che firma con il dito su un’interfaccia touchpad, digitando il proprio nome, inserendo un codice PIN designato o anche semplicemente cliccando su una casella di controllo. Ma un contratto firmato elettronicamente ha lo stesso peso legale di uno firmato fisicamente, e qual è il modo corretto di implementare questa tecnologia?
La storia della firma elettronica e la legge
L’Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act è diventato legge nel 2000, stabilendo la validità delle registrazioni e firme elettroniche per questioni che riguardano il commercio interstatale o estero, secondo la Federal Deposit Insurance Corporation. L’Uniform Electronic Transactions Act era una legge unilaterale a livello statale per accettare le firme elettroniche che è stata adottata dalla maggior parte degli stati. I restanti stati hanno le proprie leggi che accettano le firme elettroniche. A livello internazionale, la maggior parte dei paesi industrializzati hanno leggi per accettare le firme elettroniche.
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Le firme elettroniche sono diventate comuni in Internet, nell’e-commerce e nell’industria finanziaria online. Se usato correttamente, un documento firmato elettronicamente e uno firmato con penna e inchiostro hanno lo stesso valore legale. Tuttavia, ci sono alcune differenze tra i due, con regole che le aziende devono seguire quando redigono un contratto destinato ad essere firmato elettronicamente.
Requisiti di una firma elettronica
Quando si prepara un contratto o un altro documento legalmente vincolante da firmare elettronicamente, secondo Adobe Sign, queste sono le regole da rispettare perché la firma sia valida:
- Intento di firmare: Il firmatario deve mostrare una chiara intenzione di firmare il documento. Questa intenzione è mostrata attraverso l’azione di tracciare la propria firma elettronicamente, digitando il proprio nome o cliccando su una casella di accettazione.
- Consenso a fare affari elettronicamente: L’accordo deve includere una clausola che indica che tutte le parti coinvolte stanno acconsentendo a che la transazione avvenga elettronicamente.
- Conservazione dei documenti: L’accordo deve rimanere accessibile a entrambe le parti e conservato nella forma in cui è stato firmato. Questo requisito è facilmente coperto dalla prossima regola.
- Copie firmate: Entrambe le parti devono ricevere una copia del documento firmato. La maggior parte delle applicazioni di firma elettronica le invia automaticamente.
- Clausola di esclusione: Il firmatario deve sempre avere l’opzione di rifiutare di firmare elettronicamente e ricevere invece una copia fisica da firmare di persona e rispedire. Le aziende dovrebbero essere preparate a questa eventualità.
Sicurezza e privacy con le firme elettroniche
Un software di firma elettronica affidabile contiene misure di sicurezza per assicurare la legittimità di un accordo e prevenire le frodi. Diversi programmi offrono diverse forme di autenticazione per assicurarsi che il firmatario sia chi dice di essere. Per la migliore sicurezza, scegliete un programma che permetta più forme di autenticazione. Un’altra misura di sicurezza comune è l’implementazione di una firma digitale insieme a quella elettronica.
“Basate sulla crittografia a chiave pubblica/privata, le firme digitali sono usate in una varietà di applicazioni di sicurezza, e-business ed e-commerce”, ha detto Rahim Kaba, vice presidente del marketing dei prodotti di OneSpan. “Quando viene usata all’interno di un’applicazione di firma elettronica, la crittografia della firma digitale protegge i dati firmati. Se un documento firmato elettronicamente viene modificato o manomesso in qualsiasi modo, la tecnologia della firma digitale lo rileverà e invaliderà il documento.”
Mentre le firme digitali sono utilizzate per prevenire la manomissione, gli audit trail possono essere utilizzati per confermare la legittimità di un documento. Gli audit trail sono registri incorporati nei documenti con informazioni su chi ha firmato, in quale ordine, quando e dove.
Opzioni software di firma elettronica
DocuSign
DocuSign è un software di firma elettronica semplice ma efficace con molte applicazioni diverse. Gli utenti possono inserire la loro firma elettronica all’inizio del documento e replicarla ovunque sia necessario.
Il software permette anche di memorizzare un certo numero di documenti nel cloud, dandovi accesso a tutto ciò di cui avete bisogno in un momento. È possibile inviare i documenti via e-mail alle parti necessarie attraverso DocuSign, e ha anche un add-on Gmail per un modo semplice per inviare e ricevere documenti. È possibile richiedere la verifica via SMS o e-mail per i documenti sensibili.
DocuSign è una grande soluzione per i contratti semplici che non hanno bisogno di essere autenticate o firmate di persona. È tra i software di firma elettronica più popolari sul mercato, con un’interfaccia pulita e potente che è ottima per vari scenari.
Adobe Sign
Adobe Sign rende la firma dei documenti ufficiali veloce e indolore. Supporta due diversi tipi di firme che possono essere efficaci per scopi diversi: firme elettroniche e firme digitali.
Le firme elettroniche sono più casuali. Vanno bene per i contratti di base e permettono una rapida verifica attraverso una firma generata. Le firme digitali hanno una crittografia più pesante e richiedono che il firmatario passi attraverso un processo di autenticazione dell’identità. Sono migliori per i documenti che hanno bisogno di un livello extra di sicurezza.
Adobe è facile da usare ed efficace nel generare firme elettroniche affidabili. L’interfaccia utente è un po’ rigida rispetto a DocuSign, ma Adobe è migliore per i documenti importanti che hanno bisogno di una cura extra.
Le firme digitali sono un risparmio di tempo e sono approvate dalla legge, purché si seguano i requisiti e le linee guida per l’uso. Le migliori marche di firma elettronica vi aiutano a seguire queste regole e a mantenere i vostri contratti e altri documenti sicuri.
“La sicurezza dei documenti e delle firme è il cuore di qualsiasi contratto o documento firmato elettronicamente”, ha detto Kaba.
