Human Resources

Perché sono richiesti controlli dei precedenti prima dell’assunzione all’Università dell’Oregon?

L’università conduce controlli dei precedenti relativi al lavoro prima dell’assunzione al fine di garantire un ambiente di lavoro sicuro e protetto in cui la facoltà, il personale, gli studenti, le risorse e i beni dell’università sono protetti, proteggendo l’integrità e la riservatezza delle informazioni raccolte durante la valutazione.

Posso iniziare a lavorare prima che il mio controllo dei precedenti sia stato completato?

I controlli dei precedenti devono essere completati prima del primo giorno di lavoro o di impegno con l’università. Qualsiasi eccezione a questa pratica deve essere approvata dall’unità di acquisizione dei talenti nell’ufficio delle risorse umane.

Quali posizioni richiedono un controllo dei precedenti all’Università dell’Oregon?

La politica dell’università e i contratti collettivi stabiliscono che le posizioni saranno designate come soggette al controllo dei precedenti sulla base di un’analisi dell’accesso e delle responsabilità della posizione.

Sulla base della presunzione che le seguenti categorie soddisfino uno o più dei test stabiliti nella politica, le seguenti posizioni sono soggette a un controllo dei precedenti penali prima dell’assunzione:

• Facoltà di ruolo e non di ruolo, compresi Pro-Tempore, Clinici (Professori di pratica), e Facoltà in visita; Istruttori, lettori e bibliotecari, e docenti con ruoli amministrativi
• Borsisti e borsisti post-dottorato
• Associati di ricerca/assistenti
• Impiegati laureati
• Personale classificato
• Funzionari dell’amministrazione, inclusi quelli con incarichi ad interim o a tempo determinato
• Direttori

Tutti i candidati ricevono un controllo dei precedenti personali?

Nella maggior parte dei casi, i controlli sul background saranno condotti per il finalista e solo dopo un’offerta di lavoro condizionata. Le lettere di offerta informali emesse prima del completamento del controllo dei precedenti informeranno il finalista che l’offerta è subordinata al completamento con successo di tutti i controlli dei precedenti richiesti.

Ci sono eccezioni alla richiesta di un controllo dei precedenti penali nelle categorie indicate sopra?

Se le autorità di assunzione ritengono che una particolare posizione non soddisfi i test stabiliti nella politica, possono contattare le Risorse Umane per richiedere un’ulteriore analisi del requisito di controllo dei precedenti per quella posizione.

Come faccio a sapere se è richiesto un controllo dei precedenti per la posizione a cui sono interessato?

Le commissioni di ricerca per le posizioni di facoltà di ruolo informeranno i candidati dei requisiti di controllo dei precedenti dell’Università durante il processo di selezione. Per tutte le altre posizioni, una dichiarazione che notifica ai potenziali candidati il requisito di un appropriato controllo dei precedenti del lavoro sarà inclusa nei singoli annunci di lavoro.

Una dichiarazione generale sui processi di controllo dei precedenti dell’università è fornita sulla pagina web delle carriere (http://hr.uoregon.edu/jobs) Questa dichiarazione pubblicata serve come notifica obbligatoria per tutti i candidati.

Quali tipi di controllo dei precedenti personali sono richiesti all’Università dell’Oregon?

Un controllo standard dei precedenti personali include la verifica del numero di previdenza sociale, un controllo dei precedenti penali per reati minori e criminali e un controllo del registro nazionale dei criminali sessuali.

Possono essere richiesti ulteriori controlli dei precedenti per posizioni specifiche in base alle esigenze di lavoro, inclusi, ma non limitati ai seguenti:

• Verifica del titolo di studio: richiesta per tutte le posizioni in cui un titolo di studio è stato specificato come requisito minimo per l’assunzione
• Registro dei veicoli a motore: richiesto per le posizioni in cui si prevede che un individuo sarà regolarmente chiamato a guidare un veicolo per attività universitarie, sia di proprietà dell’Università che di altri veicoli. Nota: questo non sostituisce il processo di certificazione del conducente dell’Università, ma il dipendente appena assunto può utilizzare il record ottenuto per sostenere la richiesta di certificazione del conducente.
• Controllo della storia del credito: Condotto solo per le posizioni con ampia autorità di impegnare le risorse finanziarie dell’università o con ampia responsabilità fiduciaria per le risorse finanziarie dell’università; o come richiesto dalla legge, e come appropriato per le posizioni con le seguenti responsabilità:
  • Accesso ampio ed esteso alle informazioni di identificazione personale su studenti, docenti, personale, ex alunni, donatori, o soggetti di ricerca;
  • Accesso diretto e gestione di contanti ed equivalenti di contanti (cioè, assegni, ricevute di carte di credito, titoli negoziabili);
  • Sicurezza pubblica e sicurezza del campus
  • Nota che la legge federale proibisce la discriminazione come risultato della bancarotta personale.
• Verifiche di impiego: nota che le commissioni di ricerca sono tenute a completare le verifiche di riferimento professionali prima di estendere un’offerta contingente di lavoro. Le verifiche dell’impiego possono anche essere completate, se necessario, dal fornitore del controllo dei precedenti personali.
• Verifica della licenza: Conferma che il candidato o il dipendente selezionato possiede tutte le licenze tecniche/professionali richieste per la posizione e citate dal candidato nei materiali di candidatura o nei processi di ricerca, compresa la verifica della disposizione di tali licenze.
• Le leggi o i regolamenti statali o federali, le associazioni professionali, gli enti che rilasciano le licenze o i partner contrattuali possono imporre ulteriori requisiti di controllo dei precedenti personali a certi individui (ad esempio, il controllo Medicare Exclusion/FACIS). In questi casi, l’individuo interessato e il dipartimento devono coordinare la necessità di tale controllo con l’unità Talent Acquisition.

Le condanne penali mi precludono l’impiego all’università?

No. L’esistenza di una condanna penale o di altre scoperte non comporta l’esclusione automatica dal pool di candidati. Non tutte le condanne penali sono considerate legate al lavoro, e le decisioni sulle condanne penali e l’impiego sono prese caso per caso. Le scoperte saranno considerate dall’università nella misura in cui si riferiscono all’idoneità del candidato per l’impiego nella posizione per la quale il candidato ha fatto domanda, e possono essere considerate in base ai seguenti fattori:

• Natura e gravità del reato(i),
• Tempo dalla condanna, completamento della pena o qualsiasi altro rimedio, e
• Degrado di rilevanza per la posizione per la quale il candidato viene considerato/il dipendente sta svolgendo.

Ci si aspetta che ci siano posizioni universitarie su cui si basa la fiducia pubblica e l’impatto reputazionale dell’università, e la valutazione dei risultati includerà necessariamente questi fattori.

I candidati hanno il diritto di accedere alle informazioni sul credito e/o sul controllo dei precedenti penali esaminate dall’università e una descrizione della valutazione dei risultati; una sintesi di questi diritti è inclusa nell’autorizzazione e nella liberatoria del controllo dei precedenti. Per ulteriori domande, invitiamo i candidati a contattare l’unità Human Resources Talent Acquisition al 541-346-5512.

La libertà accademica e l’espressione della libertà di parola sono criticamente importanti per la vita dell’accademia. Le condanne derivanti dall’espressione della libertà accademica o dei diritti del Primo Emendamento saranno esaminate in base all’importanza di questi valori all’interno della comunità accademica. Altre condanne saranno esaminate in base ai fattori definiti per la valutazione di tutte le scoperte (vedi domanda 8).

Cosa devo fare per autorizzare un controllo dei precedenti per l’impiego?

I finalisti per le posizioni devono autorizzare l’università a condurre controlli dei precedenti. Il finalista riceverà un’e-mail di notifica del requisito del controllo dei precedenti personali e gli verranno forniti i moduli di autorizzazione e divulgazione.

Il finalista è tenuto a fornire informazioni di identificazione, compresi altri nomi usati, numero di previdenza sociale e data di nascita, numero di patente, tutti gli indirizzi dei precedenti 7 anni e la storia delle condanne.

Se rifiuto il controllo dei precedenti personali richiesto, potrò lavorare all’università?

Purtroppo no. I candidati all’impiego che non partecipano completamente o che forniscono informazioni imprecise in un controllo dei precedenti saranno eliminati dalla considerazione per la posizione. I candidati possono rifiutarsi di autorizzare un controllo dei precedenti personali; in questi casi, non verrà effettuato alcun controllo dei precedenti personali, ma il candidato non verrà considerato ulteriormente.

Quanto tempo ci vuole per elaborare un controllo dei precedenti personali?

I controlli dei precedenti personali vengono in genere completati entro tre giorni lavorativi. Alcune giurisdizioni, in particolare sulla costa orientale, possono richiedere più tempo.

I candidati che hanno vissuto a livello internazionale possono richiedere un controllo internazionale, a seconda della durata e dello scopo del loro viaggio (ad esempio, gli studenti che sono andati a studiare all’estero per un periodo ma che non hanno mai cambiato il loro indirizzo permanente possono non avere bisogno di un controllo internazionale). I controlli internazionali richiedono più tempo per essere elaborati.

Come faccio a sapere se ho completato con successo il mio controllo dei precedenti?

Le autorità preposte alle assunzioni e i contatti HR di dipartimento vengono informati via e-mail quando i finalisti hanno completato con successo il processo di controllo dei precedenti. Puoi contattare il contatto HR del dipartimento per un aggiornamento.

Chi è responsabile della revisione del risultato del controllo dei precedenti e di prendere una decisione sull’impiego del finalista con l’università?

Le risorse umane sono incaricate della valutazione iniziale dei risultati al fine di garantire che le decisioni sui risultati siano prese in modo coerente e siano basate su un’analisi difendibile, relativa al lavoro, e tengano conto della natura e del contesto del reato.

Come vengono prese le decisioni quando un controllo dei precedenti riporta dei risultati?

Se sono presenti dei risultati, il rapporto sui precedenti sarà rivisto dalle Risorse Umane in base ai criteri delineati nella domanda 8. L’ufficio Risorse Umane notificherà al finalista la presenza di un risultato (notifica di pre-adverse action), fornendo anche l’accesso al rapporto completo e informando il finalista dei suoi diritti ai sensi del FCRA. Le Risorse Umane chiederanno anche al finalista di confermare che il rapporto li riguarda e lo inviteranno a fornire qualsiasi informazione aggiuntiva da prendere in considerazione.

Dopo questo passo, le Risorse Umane faranno una determinazione iniziale per stabilire se la scoperta è sufficientemente correlata al lavoro da richiedere una valutazione di livello successivo. Se le Risorse Umane non hanno informazioni sufficienti sui requisiti della posizione per fare questa determinazione, cercheranno ulteriori informazioni dall’unità di assunzione. Se le scoperte sono determinate per essere sostanzialmente legate al lavoro, o se non ci sono informazioni sufficienti per fare una tale determinazione, le Risorse Umane faranno una raccomandazione per quanto riguarda le scoperte al Rettore (per docenti di ruolo o non di ruolo), al VPRI (per docenti di ricerca non di ruolo) o al vicepresidente di zona (per il personale), o ai designati delle persone che servono in questi ruoli. La raccomandazione includerà se la squalifica da quel lavoro specifico è giustificata, sulla base dell’applicazione dei criteri di cui sopra.

Se l’offerta contingente viene ritirata a causa dei risultati del controllo dei precedenti penali, come verrò informato?

Se viene presa la decisione di ritirare l’offerta di lavoro contingente, le Risorse Umane notificheranno al candidato che non è idoneo a ricoprire la posizione sulla base dei risultati insoddisfacenti di un controllo dei precedenti penali, e forniranno al finalista tutte le notifiche richieste ai sensi del Fair Credit Reporting Act e/o di altre leggi applicabili, compreso il diritto di rivedere il rapporto e come contattare l’agenzia o le agenzie che hanno fornito i risultati del controllo dei precedenti penali (notifica di azione avversa).

Il mio controllo dei precedenti personali rimarrà confidenziale per tutta la durata del mio impiego presso l’università?

Le informazioni raccolte come risultato del controllo dei precedenti personali sono considerate sensibili e la loro divulgazione è limitata a quegli individui che hanno bisogno delle informazioni per svolgere i loro compiti lavorativi. I registri sono conservati dal dipartimento delle risorse umane dell’università in conformità con il programma di conservazione dei registri dell’università.

Lavoro per l’università da molto tempo e non ho mai completato un controllo dei precedenti? Dovrò completarne uno per mantenere il mio lavoro? E se faccio domanda per una nuova posizione o accetto una promozione?

Per i dipendenti attuali, i cambiamenti di impiego avviati dal dipendente (ad esempio la domanda per un’assunzione competitiva o l’accettazione di una nuova posizione tramite nomina diretta) richiederanno un controllo dei precedenti se il nuovo incarico è designato come richiedente un controllo dei precedenti o se il controllo richiesto non è stato eseguito in precedenza. I cambiamenti di impiego che sono avviati dall’università, a discrezione dell’università (ad esempio, il cambiamento delle funzioni lavorative, il trasferimento a nuove posizioni come sistemazione, la partecipazione a un processo di licenziamento, la nomina diretta attraverso un pool di riassunzione) di solito non richiedono un controllo dei precedenti, a meno che la nuova posizione non faccia scattare i requisiti ai sensi dei contratti collettivi o della legge statale o federale.

L’università mantiene anche il diritto di condurre controlli dei precedenti rilevanti dei dipendenti attuali quando ha motivi ragionevoli per farlo. Alcuni esempi includono:

• si è verificato un incidente sul posto di lavoro
• su auto-rivelazione di attività criminali o su informazione dell’università di tale attività
• sull’aggiunta di un incarico secondario o supplementare.

Le informazioni scoperte durante un controllo dei precedenti possono servire come base per la disciplina contro un dipendente attuale. Il controllo dei precedenti di un candidato che è anche un dipendente attuale può avere un impatto sull’impiego del dipendente attuale, in particolare in assenza di una completa autodenuncia.

Sono un dipendente attuale dell’università e ho recentemente completato un controllo dei precedenti, dovrò completare un altro controllo dei precedenti per il mio lavoro secondario con l’università?

Se un attuale dipendente ha recentemente effettuato un controllo dei precedenti personali e viene preso in considerazione per un incarico secondario o supplementare che richiede un controllo dei precedenti personali, i risultati del controllo saranno esaminati per la rilevanza dell’incarico secondario o supplementare.