Le basi assolute della cronologia delle versioni

Forse uno degli strumenti più utili all’interno di SharePoint è la cronologia delle versioni. Ti dà un elenco corrente delle modifiche che si sono verificate nei tuoi file nel corso della loro vita. In particolare, la cronologia delle versioni ti dà accesso alle vecchie copie dei tuoi file e ti mostra il numero di ogni versione, la dimensione di ogni versione, così come chi ha creato ogni versione e quando.

Forse pensi che lo strumento di backup che la tua organizzazione usa sulle unità condivise sia già abbastanza buono? Che non avrete mai bisogno di qualcosa di diverso? Ripensateci. Di seguito mi addentro in esempi molto reali di quando molti backup su unità condivise non riusciranno a soddisfare le vostre esigenze, causando potenzialmente ore di rilavorazione che altrimenti non avreste mai dovuto fare se – avete indovinato – aveste usato SharePoint dall’inizio.

La cronologia delle versioni è generalmente usata in due modi:

1. Plain vecchia cronologia delle versioni: Ottenere la pura gioia di avere vecchie versioni dei tuoi file salvate e memorizzate in SharePoint in modo da poter confrontare la versione corrente con copie più vecchie (ottimo per ottenere il contesto dei cambiamenti o lo stato attuale), tenere traccia di chi ha fatto quali modifiche (o chi è stato nel tuo file), e / o per ripristinare le vecchie versioni se quella corrente è cattiva, incasinata, o semplicemente troppo spiacevole. Fondamentalmente è un bel sistema di backup e controllo semplice e facile da usare. E non richiede l’aiuto dell’IT per essere usato.
2. Un robusto sistema di rilascio: La cronologia delle versioni ti permette di pubblicare i tuoi documenti in un modo non dissimile da come viene rilasciato il software. Il numero di versione significa qualcosa, l’accesso a diversi tipi di bozze è limitato e i vostri documenti sono pesantemente controllati. Questo sistema è estremamente utile in un’atmosfera aziendale, ma anche più complesso da impostare e mantenere.

In questo post parlerò solo degli usi della cronologia delle versioni ordinaria – punto 1 sopra -. In un post futuro, discuterò come usare il sistema di rilascio delle versioni nella vostra organizzazione. E se volete capire questi concetti in formato video (sapete, la via del futuro), date un’occhiata qui sotto.

Se la vostra organizzazione usa unità condivise come metodo principale di archiviazione e condivisione dei file, potreste aver notato – potenzialmente in un attacco di panico puro – che non c’è un modo veramente facile per ottenere una vecchia versione del vostro file se qualcosa va storto. Sei in balia del timer di backup, che probabilmente fa un lavoro quotidiano, diciamo a mezzanotte, per memorizzare e fare il backup dei tuoi file.

Se sei davvero fortunato, il tuo dipartimento IT fa il backup più frequentemente. Un mio datore di lavoro in passato ha fatto il backup delle unità condivise ogni ora all’ora e ha salvato quei file per un giorno. Poi salvava un backup giornaliero (diciamo, ogni notte a mezzanotte) per una settimana, e un backup settimanale (diciamo, da domenica sera) per un mese. Ma molti posti non lo fanno. È enorme in termini di risorse, sia di persone che di spazio.

Non è nemmeno così utile come sembra. Se hai un’opzione di backup oraria, e fai molto lavoro su un file in quell’ora, poi salvi per errore il tuo file, sei bloccato con qualsiasi cosa sia stata salvata nell’ultima ora, indipendentemente da quante volte hai salvato il file durante quell’ora. Potreste perdere una tonnellata di produttività con un solo clic sbagliato.

Quindi, mentre i vostri backup del disco condiviso offrono valore, è arbitrario e basato su quando il vostro dipartimento IT ha impostato i suoi sistemi per il backup automatico. Non sapete quanto durano quei backup, potrebbe non essere documentato quando effettivamente si verificano – all’ora, mezz’ora, mezzanotte, quando? – e potreste dover inserire un ticket per problemi anche solo per ottenere l’accesso. Sembra inaffidabile.

SharePoint offre la cronologia delle versioni, che crea una nuova versione di un file 1) ogni volta che si salva il file, 2) ogni volta che si fa il check in di un file, 3) si sovrascrive un file esistente, o 4) se si è co-autori, ogni mezz’ora dopo che qualcuno inizia a modificare un file.

Perché è meglio? Le versioni sono create quando pensi che dovrebbero esserlo. Niente più dipendenza dal sistema per fare il backup al posto tuo. E puoi tornare indietro e visualizzare qualsiasi versione storica che desideri. Puoi anche ripristinare una vecchia versione, sovrascrivendo completamente quella attuale. (E, se vi pentite di aver preso questa decisione, potete ripristinare l’ultima versione sopra il ripristino! Così meta!)

La cronologia delle versioni ti dà il controllo sulla durata di vita dei tuoi file, ti permette di vedere chi ci è stato dentro, e ti dà la possibilità di correggere gli errori.

Assicurati che sia abilitata prima

Assicurati che la cronologia delle versioni sia abilitata nella tua libreria di documenti. Sfortunatamente, la cronologia delle versioni è disabilitata di default in una nuova libreria di documenti in SharePoint 2013. A partire dalla fine del 2015, una nuova libreria di documenti in SharePoint Online, fortunatamente, ha la cronologia delle versioni abilitata.

Detto questo, è tua responsabilità verificare che la cronologia delle versioni sia abilitata nella tua libreria di documenti. Non dare per scontato! Ecco come: se vedi le opzioni Version History mostrate qui sotto, è abilitata.

Quando vengono create le versioni

Le versioni vengono create ogni volta che si esegue una delle seguenti azioni:

1. Salva il file (app client): Quando apri un file nell’applicazione client – quindi non Office Web Apps (OWA) o Office Online (OO), che sono nel browser – e fai clic sul pulsante “Salva” in quell’applicazione, viene creata una nuova versione.
2. Ad esempio, se apri un documento Word nell’app Word completa, viene creata una nuova versione ogni volta che premi il pulsante “Salva” in Word.
3. Modifica per trenta minuti (app browser): Ogni trenta minuti dopo aver iniziato a modificare un file di Office in OWA/OO, viene creata una nuova versione. Poiché non c’è un pulsante “Salva” in OWA/OO, non c’è un modo intuitivo per forzare la creazione di una versione. Se volete forzare la creazione di una versione, dovrete chiudere OWA/OO (non preoccupatevi, le vostre modifiche vengono salvate automaticamente, solo che non sono ancora in una nuova versione), controllate il file, poi ricontrollatelo immediatamente.
4. Sovrascrivete un file: Quando si carica un file con lo stesso nome di un file già esistente nella libreria dei documenti. Invece di sovrascrivere completamente il file, ne crea una nuova versione.
5. Per esempio, se carichi un file chiamato “Movie1.mp4” e la tua libreria ha già un file con quel nome, SharePoint ti chiederà se vuoi sostituire il file. Se indichi che lo vuoi, creerà una nuova versione di quel file, anche se è un file completamente diverso.
6. Check in a file: Il check in di un file dopo il check out creerà una nuova versione; anche se non fate alcuna modifica, vi viene comunque data la possibilità di creare una nuova versione.

Quante versioni vengono salvate

Il numero di versioni che verranno salvate dipende dal sistema che stai usando e dalle impostazioni della libreria in cui stai salvando.

Secondo Microsoft, SharePoint 2013 e SharePoint Online (Office 365) hanno i seguenti limiti:

• Versioni principali: Microsoft suggerisce di non salvare più di 400.000 versioni. Dopo di che, aprire, salvare, eliminare o visualizzare la cronologia delle versioni potrebbe non funzionare. (Leggi: “Provate a vostro rischio e pericolo”.) Dio vi aiuti se mai vi trovaste nella necessità di conservarne 400.000. Se questo è il caso, ci sarà un avvocato coinvolto in qualche modo.
• Versioni minori: Sono permesse fino a 511 versioni minori. Questo è un limite rigido e non si può andare oltre.

Detto questo, quando si attiva la cronologia delle versioni in una libreria on-premises (quindi, SharePoint 2013), non inserisce un limite numerico, quindi è essenzialmente infinito. Una libreria in SharePoint Online, invece, inserisce automaticamente un limite di 500 versioni principali per iniziare. In entrambi i sistemi, questo valore può essere cambiato dal proprietario del sito.

Sono sicuro che la ragione per cui non ci sono limiti in on-prem è perché a Microsoft non importa quanto spazio usi sul tuo sistema; ma non vogliono che tu impazzisca completamente sul loro sistema, “sprecando” il loro spazio. Almeno questo è quello che ha senso per me. E considerando che il limite di versione era 100 quando usavo SharePoint 2007, il fatto che partano da 500 è davvero molto carino.

(SharePoint 2010 supporta anche 400.000 versioni principali; nessuna parola sui limiti delle versioni minori. Una fonte simile per SharePoint 2007 non indica limiti sulla storia delle versioni.)

Ora, solo perché questi numeri sono tutti così alti non significa che dovresti iniziare a fare versioni a casaccio. Il proprietario del sito potrebbe – per ragioni molto legittime o, a volte, per ragioni completamente arbitrarie, incluso il non sapere di più – cambiare il numero massimo di versioni ad un valore piuttosto basso. Quindi dovresti sempre chiedere al proprietario del sito qual è la politica di cronologia delle versioni nella tua libreria di documenti, per evitare di trovarti spiacevolmente sorpreso con le prime versioni dei tuoi file mancanti.

Accedere alle versioni di un file

I tre modi più comuni per accedere alla cronologia delle versioni di un file sono:

1. Clicca con il tasto destro sul nome del file e clicca su “Cronologia delle versioni”.
   Questo funziona solo in SharePoint Online e SharePoint 2016.
2. Seleziona la casella accanto al nome del file, fai clic sulla scheda “File” nella barra multifunzione e fai clic su “Cronologia versioni”.
   Questo funziona in SharePoint 2013, 2016 e SharePoint Online.
3. Fai clic sulle ellissi (…) a destra del nome del file, quindi fai clic sulle ellissi (…) che appaiono nel riquadro con il mouse, quindi fai clic su “Cronologia versioni”.
   Questo funziona in SharePoint 2010, 2013, 2016 e SharePoint Online.