Funzioni e pubblico
Riduzione di “memorandum”, un memo è un tipo di documento usato per comunicare con altri nella stessa organizzazione. I memo (o memorandum) sono tipicamente usati per messaggi abbastanza brevi di una pagina o meno, ma anche rapporti informali di diverse pagine possono impiegare il formato memo.
Formato
I memo si distinguono per un’intestazione che include DATE, TO, FROM, e SUBJECT. Altre linee, come CC o BCC, possono essere aggiunte se necessario. Una riga RE (“Reference”) può essere usata al posto di SUBJECT, ma questo uso sta diventando più raro poiché “RE” è spesso confuso con “Reply” a causa del suo uso nelle email.
- DATE: Elenca la data in cui il memo viene distribuito.
- TO: Elenca i nomi dei destinatari del memo. Se ci sono diversi destinatari, è accettabile usare un nome di gruppo, come “Tutti i dipendenti” o “I membri del comitato del personale”.
- FROM: Elencare il nome e il titolo di lavoro dell’autore(i).
- SUBJECT: Pensa alla linea dell’OGGETTO come al titolo del memo. Rendilo specifico in modo che i lettori possano identificare immediatamente l’argomento.
Queste intestazioni possono essere a doppio o singolo spazio, e la riga OGGETTO è spesso in tutte le lettere maiuscole. Inoltre, l’ordine delle voci può variare. Molte organizzazioni hanno le loro preferenze di stile su questi argomenti. In caso contrario, l’ordine elencato sopra, a doppio spazio, è il più comune.
Il testo dei memo usa tipicamente il formato blocco, con linee a spaziatura singola, uno spazio extra tra i paragrafi e nessun rientro per i nuovi paragrafi. Tuttavia, se un rapporto che usa il formato memo si estende per alcune pagine, può essere usata la doppia spaziatura per migliorarne la leggibilità.
Organizzazione
Le forme di comunicazione professionale sono organizzate secondo una delle due strategie: Diretta e indiretta.
- La strategia di organizzazione diretta presenta lo scopo del documento nel primo paragrafo (a volte la prima frase) e fornisce dettagli di supporto nel corpo.
- La strategia di organizzazione indiretta si apre con dettagli rilevanti, che attirano l’attenzione, che non dichiarano direttamente lo scopo del documento. Lo scopo è rivelato nel corpo del messaggio, di solito inserito tra i dettagli di supporto.
L’approccio diretto è usato per buone notizie o comunicazioni di routine; l’approccio indiretto è usato per messaggi persuasivi, di vendita o di cattive notizie.
Uno scopo dichiarato direttamente è benvenuto in buone notizie o messaggi di routine ma potrebbe essere visto come brusco o insensibile in un messaggio di cattive notizie o persuasivo. Quando il pubblico non è ricettivo al messaggio, è meglio arrivare allo scopo gradualmente.
In entrambi i tipi di organizzazione, le informazioni sull’azione (come le scadenze o le informazioni di contatto) o una cortese dichiarazione di chiusura sono poste nell’ultimo paragrafo.
| Strategia di organizzazione | Definizione | Tipo di documento |
Contenuto |
||
| Introduzione | Corpo | Conclusione | |||
| Diretto | Lo scrittore arriva rapidamente allo scopo, a volte nella prima frase. | Usato per buone notizie o comunicazioni di routine (il pubblico è ricettivo o neutrale) | Scopo | Dettagli | Informazione sull’azione o chiusura cortese |
| Indiretta | Lo scrittore arriva gradualmente allo scopo, che è dichiarato nel corpo. | Utilizzato per messaggi negativi, persuasivi o di vendita (il pubblico non è ricettivo) | Affermazioni rilevanti, che attirano l’attenzione | Lo scopo è racchiuso tra i dettagli. | Informazione sull’azione o chiusura cortese |
Campione di Memo Diretto
Campione di Memo Indiretto
Stile e Tono
Mentre i report dei memo e i policy memo sono esempi di documenti che hanno un tono più formale, la maggior parte dei memo avrà uno stile colloquiale, leggermente informale ma comunque professionale. Il pubblico dei memo sono coloro con cui lo scrittore lavora, quindi lo stile di scrittura di solito presuppone una relazione con loro (e quindi una certa mancanza di formalità); basta tenere a mente che la relazione è di tipo professionale, quindi la scrittura dovrebbe riflettere questo. Inoltre, come per tutti i documenti sul posto di lavoro, il pubblico può contenere una varietà di lettori, e lo stile e il tono dovrebbero essere appropriati per tutti i loro livelli tecnici e di autorità.
| Troppo Informale | Troppo Formale, Stuffy-Sounding, Wordy | Equilibrio appropriato |
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Situazioni comuni di scrittura di memo
I memo sono usati in una varietà di situazioni di comunicazione sul posto di lavoro, dalla documentazione di procedure e politiche a semplici annunci. Sotto ci sono alcuni tipi comuni di memo:
- Politiche (cambiamenti e nuove)
- Istruzioni
- Procedure
- Annunci
- Rapporti di viaggio
Mezzo di distribuzione
I memo possono essere distribuiti manualmente tramite stampa in organizzazioni in cui non tutti gli impiegati hanno accesso alla posta elettronica. Le organizzazioni che hanno accesso alla posta elettronica possono distribuire i promemoria come allegati alle e-mail.
Nelle organizzazioni in cui l’e-mail raggiunge ogni dipendente (o ogni dipendente che fa parte del pubblico del promemoria), chi scrive deve determinare se inviare un promemoria o un messaggio e-mail per trasmettere le proprie informazioni. In casi come questo, gli scrittori dovrebbero considerare tre fattori: la natura del messaggio, la profondità/numero dei suoi dettagli, e la sua probabilità di essere stampato per una più facile consultazione. Questi tipi di messaggi dovrebbero essere scritti in formato memo e allegati a un messaggio di posta elettronica per una distribuzione veloce (e rispettosa dell’ambiente):
- Messaggi che hanno un’aura ufficiale, come nuove politiche o revisioni di politiche.
- Messaggi contenenti molti dettagli (come le istruzioni su come calibrare un macchinario complicato).
- Messaggi che richiedono una consultazione lontano da un computer (che richiedono una copia stampata). Le copie stampate dei messaggi di posta elettronica generalmente usano un carattere piccolo che è difficile da leggere.
*Alcuni articoli sono usati in più generi e discipline.
