Nel suo sondaggio sulle frodi e i controlli sui pagamenti del 2015, JP Morgan ha riferito che i semplici assegni cartacei a bassa tecnologia sono stati il metodo di frode nei pagamenti più utilizzato nel 2014.
Nonostante il fatto che l’uso complessivo degli assegni cartacei continui a diminuire ogni anno, le frodi con assegni rimangono alte. Gli assegni cartacei sono un bersaglio facile per i criminali. Dal momento che vengono passati di mano in mano sulla strada del pagamento, possono essere facilmente rubati, duplicati, alterati, o incassati illegalmente.
Rischio organizzativo &controlli fraudolenti
Come se non bastasse, le organizzazioni stanno assumendo più rischi per i controlli fraudolenti. Nel 2016, la responsabilità di un assegno falso può rapidamente spostarsi verso l’emittente dell’assegno e lontano dalla banca che accetta un deposito alterato. Ci sono diverse situazioni in cui le organizzazioni possono essere impedite di chiedere la restituzione da una banca che paga un assegno fraudolento, soprattutto se l’organizzazione non ha esercitato “cura ordinaria” nell’emissione di assegni (vedi questa pagina del National Check Fraud Center per alcuni esempi in cui un’organizzazione può essere responsabile per un assegno fraudolento). Questo significa che un’organizzazione non può contare su una banca che li rende interi dopo aver accettato un assegno fraudolento.
Tutto ciò richiede una soluzione migliore per catturare gli assegni fraudolenti quando si verificano.
Uno dei modi migliori per proteggere la vostra organizzazione da assegni alterati è quello di implementare la tecnologia Positive Pay, che è disponibile in molti pacchetti IBM i per la stampa di assegni, incluso il mio software SecureChex.
Che cos’è Positive Pay?
Positive Pay è un sistema di prevenzione delle frodi offerto dalla maggior parte delle banche commerciali per proteggere da controlli alterati, falsi e contraffatti. Controlla l’accuratezza del numero di conto corrente di un assegno, la data e l’importo in dollari quando l’assegno viene presentato per il pagamento. Il concetto è facile come chiudere una porta, e coinvolge i seguenti passi.
- I clienti delle banche inviano un file del registro degli assegni contenente numeri di controllo, date e importi alla loro banca per gli assegni che il cliente ha scritto.
- Quando un assegno viene presentato per il pagamento, la banca confronta l’assegno presentato con le informazioni di controllo precedentemente trasmesse dal cliente per quel conto.
- Se c’è una discrepanza tra un assegno presentato e le informazioni del file degli assegni, la banca informa il suo cliente attraverso un rapporto di eccezioni e trattiene il pagamento fino a quando il cliente dice alla banca di accettare o rifiutare l’assegno.
Il pagamento positivo è un modo semplice ma efficace per prevenire le frodi con assegni. Impedisce ai criminali di incassare assegni fraudolenti usando numeri di conto rubati. Cattura anche assegni falsi dove l’importo dell’assegno è stato alterato o l’assegno ha una data non valida.
Dove Positive Pay non è sufficiente
Qui ci sono alcune cose a cui fare attenzione quando si usa Positive Pay.
Frode allo sportello – Alcune banche non offrono la verifica allo sportello, dove i cassieri di una sede bancaria al dettaglio possono verificare gli assegni in arrivo allo sportello bancario, usando il vostro file degli assegni. Quando istituite il Positive Pay, assicuratevi che la vostra banca verifichi le informazioni degli assegni in tutti gli scenari di incasso, non solo quando gli assegni vengono trasmessi o scansionati.
Verifica del beneficiario – Il Payee Positive Pay offre un livello più alto di protezione dalle frodi rispetto al Positive Pay tradizionale. Il Positive Pay tradizionale include solo il confronto di numeri di assegni, date e importi. Non include la verifica del beneficiario, per assicurare che il nome del beneficiario non sia stato alterato. Molte banche forniscono il Payee Positive Pay come caratteristica aggiuntiva al Positive Pay, e questo può includere costi aggiuntivi. Se hai bisogno della verifica del beneficiario, assicurati che il tuo software e la tua banca la supportino entrambi.
Formati di file – Ci sono diversi formati di trasmissione in cui i dati dell’assegno possono essere inviati a una banca. Non tutte le banche usano lo stesso formato di trasmissione. E alcune banche usano diversi formati in diverse divisioni. Se la vostra organizzazione sta programmando Positive Pay come un progetto DIY per IBM i, potreste dover tenere conto di diversi formati di file di assegni. Tenere il passo è più facile se implementate Positive Pay attraverso un pacchetto di scrittura assegni di terze parti che produce registri di assegni nel formato corretto per le vostre banche.
Positive Pay non rileva tutte le frodi sugli assegni
Mentre Positive Pay rileva le discrepanze nei dati degli assegni, non identifica quando qualcuno falsifica una firma su un assegno rubato. Se state usando Positive Pay standard senza verifica del beneficiario, gli assegni possono scivolare attraverso perché la banca non sta verificando il nome del beneficiario.
Positive Pay è un ottimo modo per istituire una protezione contro le frodi con assegni, fermando i pagamenti sbagliati e riducendo la responsabilità quando si tratta di assegni fraudolenti. Ma mentre Positive Pay è un modo efficace per catturare le frodi con assegni, non è infallibile.
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