Questa era una domanda quando Office 365 Groups ha fatto il suo ingresso nel mondo qualche anno fa e rimane ancora oggi LA GRANDE domanda. Quando è necessario creare solo un sito SharePoint e quando si opta per un sito di gruppo Office 365 con tutte le campane e i fischietti che ne derivano?
Prima di tutto, lasciatemi spiegare la differenza tra un normale sito SharePoint e un gruppo Office 365. Poi fornirò alcune linee guida/argomenti per ogni opzione. Speriamo che questo vi aiuti a risolvere il dibattito “Gruppi Office 365 o Siti Team SharePoint”.
Lo abbiamo avuto per sempre in SharePoint. Fino all’uscita di Office 365 Groups, questo era l’unico posto che potevamo creare e avere per la collaborazione. I siti sono stati utilizzati per la gestione dei documenti, ma si poteva anche condirli con altre parti web (lista delle attività, calendario, ecc.). Nell’ultimo anno, un classico sito SharePoint ha ricevuto un po’ di amore in più e una rinascita con un’esperienza di pagina moderna. Quindi, anche se la tua intranet è piena di siti classici, puoi facilmente convertirli in pagine moderne.
Esempio di una pagina SharePoint classica
Esempio di una pagina SharePoint moderna
Office 365 Group
Office 365 Group, come ho precedentemente documentato è essenzialmente un gruppo di sicurezza/membro legato a vari strumenti e applicazioni Office 365.
Ecco cosa si ottiene come parte di un gruppo Office 365 quando se ne crea uno:
- Lista di distribuzione e-mail (Outlook)
- Calendario di gruppo (Outlook)
- Strumento per prendere appunti (OneNote)
- .(OneNote)
- Strumento di gestione delle attività (Planner)
- Strumento di chat (MS Teams) – vedi una nota sotto
- SharePoint Site Collection (SharePoint)
NOTE: Un MS Team (app/strumento di chat) non viene creato automaticamente quando si crea un gruppo Office 365. Devi collegarlo/crearlo manualmente dopo la creazione di un gruppo Office 365. Viene creato automaticamente solo quando si crea un nuovo Team da MS Teams.
Quindi ora, con un Gruppo Office 365, il sito SharePoint è solo un piccolo pezzo del puzzle. Tutti questi strumenti lavorano mano nella mano e sono ben integrati. Per esempio, quando si scambiano file in MS Teams, questi vengono memorizzati all’interno di una libreria di documenti situata in SharePoint (con una cartella creata automaticamente per ogni canale all’interno di un Team).
Quindi torniamo alla domanda, quando si usa un sito SharePoint e quando si usa un gruppo Office 365? Guarda, dipende dalla persona con cui parli – non c’è una risposta giusta o sbagliata qui. Ho alcuni clienti che creano solo Gruppi Office 365 (per ogni dipartimento o progetto). Penso ancora che anche i siti “regolari” (quelli non collegati ai Gruppi Office 365) abbiano il loro posto. Per esempio, diciamo che il dipartimento delle risorse umane ha bisogno di creare un sito per i dipendenti per memorizzare le politiche, i moduli, ecc. Non c’è davvero nessun componente sociale richiesto qui, come Planner o Teams, quindi un buon vecchio sito sarebbe sufficiente.
D’altra parte, se avete bisogno di gestire un progetto, un Gruppo Office 365 potrebbe rivelarsi un’alternativa migliore, in quanto oltre all’archiviazione dei file si ottiene una lista di distribuzione e-mail, strumento di attività, ecc. – proprio nel caso in cui il tuo progetto richieda queste cose.
Utilizza i gruppi di Office 365 se….
- Vuoi una collaborazione facile e veloce
- Vuoi la possibilità di avere spazi di incontro informali
- Hai brevi mini progetti
- Non vuoi essere oppresso dalla gestione dei siti di SharePoint
- Hai solo bisogno di un posto per condividere documenti, link, immagini e non hai bisogno di strumenti di collaborazione sociale
Ecco un video che ho creato sull’argomento.
