Ordini di lavoro: Definizione, esempi, e come completare i vostri più velocemente

La manutenzione, pur essendo una delle parti più importanti di qualsiasi azienda, è stata lenta ad evolversi. Per la maggior parte delle aziende, gli ordini di lavoro sono gestiti nello stesso modo in cui venivano gestiti cinquant’anni fa.

Il 75% delle aziende usa ancora carta, fogli di calcolo o niente del tutto per gestire le attività di manutenzione e gli ordini di lavoro. In un panorama aziendale digitale, questo può creare un collo di bottiglia che porta a clienti insoddisfatti e costosi tempi di inattività della produzione.

Con le giuste soluzioni software, è possibile ottimizzare il processo degli ordini di lavoro e rimuovere gli ostacoli alla manutenzione essenziale che potrebbero impedire alla vostra azienda di lavorare in modo ottimale.

In questo articolo, parleremo di cosa sono gli ordini di lavoro, mostreremo esempi reali e vi mostreremo come trasformare i vostri processi per migliorare l’efficienza della vostra azienda.

Per passare alla sezione che ti interessa di più, clicca qui sotto:

• Cos’è un ordine di lavoro?
• Chi usa gli ordini di lavoro?
• Come Southern Star gestisce 2.500 ordini di lavoro ogni settimana

Cos’è un ordine di lavoro?

Un ordine di lavoro è una richiesta di completamento di un determinato compito che viene formalmente presentata a un’azienda o a un servizio da un cliente, o creata all’interno di un’organizzazione per un lavoro da svolgere. Gli ordini di lavoro sono tipicamente creati per i tecnici dell’assistenza, la manutenzione o l’ispezione, ma possono applicarsi a qualsiasi attività che deve essere completata da o all’interno di un’organizzazione.

Un ordine di lavoro deve essere esaminato e accettato dal fornitore affinché un cliente riceva un ETA (ETA vs ETD) e una stima dei costi o dei tempi.

Molte industrie usano gli ordini di lavoro per gestire la manutenzione e le riparazioni. Un ordine di lavoro è spesso il risultato di un’ispezione di routine dove l’ispettore trova dei problemi. Questo è separato da un ordine di acquisto, che dettaglia il costo esatto da pagare per i servizi resi.

La soluzione obsoleta: i blocchetti per gli ordini di lavoro

Prima della rivoluzione digitale, molte aziende gestivano i loro ordini di lavoro usando un blocchetto di ordini di lavoro a strappo.

Qualcosa del genere:

L’ispettore o il manutentore portava un blocchetto come questo alle ispezioni e scriveva una richiesta di lavoro sul posto. I manager ne ottenevano una copia per scopi contabili.

Ma quei giorni sono finiti.

La soluzione moderna: il software di gestione degli ordini di lavoro

Invece di un blocco fisico, le aziende moderne usano un software di gestione degli ordini di lavoro per gestire i loro flussi di lavoro di manutenzione.

Con esso, la tua azienda può condividere moduli di richiesta privati con clienti esterni o lavoratori interni e creare facilmente nuovi ordini di lavoro in modo digitale.

(Fonte immagine)

Puoi quindi gestire l’ordine di lavoro online e tenere traccia di tutti i progetti in un unico cruscotto, rendendo facile seguire qualsiasi progetto.

Chi usa gli ordini di lavoro? Vengono utilizzati per semplificare l’accessibilità a questi servizi e semplificare il completamento dei compiti.

Società di servizi sul campo

Le società di servizi sul campo utilizzano le richieste di ordini di lavoro per mantenere efficientemente il controllo su un’ampia varietà di compiti di manutenzione che devono essere fatti per i loro clienti.

Società di gestione delle strutture

Le società di gestione delle strutture utilizzano gli ordini di lavoro per tenere traccia delle spese relative alla manutenzione degli edifici dei clienti.

Tecnici

Tecnici di campo e squadre di manutenzione, come elettricisti e ingegneri di campo, utilizzano gli ordini di lavoro per la gestione della manutenzione e per tenere traccia delle spese e delle ore di lavoro per progetti specifici.

Fabbricanti

Le aziende manifatturiere usano principalmente gli ordini di lavoro per le richieste di servizio interno e per tenere traccia dello stato delle riparazioni e delle spese.

Servizi informatici gestiti

Le aziende di servizi informatici gestiti usano gli ordini di lavoro per tenere traccia dei problemi dei clienti e dei tempi di inattività, nonché per gestire i loro tecnici informatici e le spese.

Appaltatori generali

Gli appaltatori generali possono usare gli ordini di lavoro per gestire le spese e il flusso di lavoro per ogni parte di un progetto di costruzione.

In un’azienda, gli ordini di lavoro possono venire esternamente dai clienti o internamente dai tecnici durante un’ispezione.

Per esempio, un cliente di una società di gestione degli edifici potrebbe usare un ordine di lavoro per richieste di manutenzione per un lavandino rotto o un condizionatore d’aria.

Nella produzione, un direttore di stabilimento potrebbe trovare un braccio robotico difettoso e inviare un ordine di lavoro per garantire che l’impianto continui a funzionare senza problemi.

Come Southern Star gestisce 2.500 ordini di lavoro ogni settimana

Southern Star è uno dei principali trasportatori di gas naturale negli Stati Uniti. Il suo gasdotto e le sue strutture si estendono per sette stati e oltre 5.800 miglia.

Quando si tratta di gas naturale, anche un solo punto di errore può significare centinaia di migliaia (se non milioni) di dollari in mancati guadagni e danni.

Quindi, naturalmente, Southern Star prende molto sul serio la manutenzione preventiva.

Così seriamente che hanno un team di oltre 250 tecnici che lavorano alla manutenzione 24 ore su 24.

Come ci si potrebbe aspettare, programmare e inviare il team di Southern Star per gestire gli ordini di lavoro di manutenzione era un grosso ostacolo operativo. I manager dovevano esaminare manualmente le attività di manutenzione preventiva e tentare di abbinarle ai tecnici disponibili.

Verificare manualmente la posizione di ogni tecnico, le sue competenze e la priorità delle attività rallentava l’intera azienda e il costo di questo rallentamento era elevato.

Ecco perché hanno scelto OptimoRoute. Con OptimoRoute, è un processo completamente diverso. Con le qualifiche, gli orari e le aree di servizio impostate a livello del tecnico, OptimoRoute ha eliminato la maggior parte del lavoro manuale di programmazione.

I programmatori possono semplicemente importare gli ordini di lavoro e OptimoRoute trova il momento migliore per un tecnico qualificato per fare il lavoro.

OptimoRoute considera anche la priorità degli ordini, e con le funzioni di pianificazione settimanale, il team può facilmente pianificare fino a cinque settimane prima del tempo.

Questo ha aiutato il team di tecnici e dispatcher di Southern Star a gestire un enorme 100% in più di ordini di lavoro al giorno.

Con la sovrapposizione di una mappa personalizzata (dato che gran parte dell’area del gasdotto di Southern Star è un deserto remoto), le capacità di ottimizzazione dei percorsi di OptimoRoute hanno anche aiutato i tecnici a raggiungere più velocemente le loro sedi di manutenzione.

OptimoRoute ha una solida API che potete usare per integrarla con il vostro attuale sistema di gestione ordini di lavoro. È possibile importare automaticamente migliaia di ordini con tutte le informazioni necessarie (luogo, tipo di riparazione, strumenti richiesti o competenze, ecc.

È anche possibile ottenere dati in tempo reale sulle attività eseguite se si utilizza l’applicazione OptimoRoute per monitorare lo stato di avanzamento.

Scopri di più su come OptimoRoute ha aiutato Southern Star a migliorare la gestione degli ordini di lavoro e l’efficienza logistica nella nostra analisi completa.

Pensieri finali

Per una piccola azienda con pochi clienti, archiviare e gestire gli ordini di lavoro potrebbe non essere il problema più grande da risolvere.

Ma una volta raggiunta una certa scala, qualsiasi azienda di servizi sul campo si troverà in difficoltà.

Massimizzare il numero di ordini di lavoro che il tuo team esistente può gestire ti aiuterà a mantenere margini di profitto sani, a mantenere i clienti felici e a guidare più entrate.

OptimoRoute è progettato per aiutare a massimizzare la produttività della tua forza lavoro eliminando i colli di bottiglia e ottimizzando l’invio e l’instradamento.

Per vedere come possiamo aiutare il tuo business, inizia la tua prova gratuita oggi stesso.

FAQs sugli ordini di lavoro

A cosa servono gli ordini di lavoro?

Gli ordini di lavoro sono usati per dettagliare i servizi richiesti da un cliente o un’organizzazione e assegnare la responsabilità per il completamento dei compiti.

Come si scrive un ordine di lavoro?

Per scrivere un ordine di lavoro, è necessario comunicare una serie di informazioni specifiche sul compito, quando sarà completato, e chi lo sta completando. Gli ordini di lavoro contengono tipicamente le seguenti informazioni:

• Nome dell’azienda
• Indirizzo dell’azienda
• Numero dell’ordine di lavoro
• Descrizione del lavoro da fare
• Data di completamento
• L’operatore assegnato al compito

Come dovresti gestire un ordine di lavoro?

Il modo più efficiente per gestire gli ordini di lavoro è con qualche tipo di software di gestione degli ordini di lavoro. Questo software automatizzerà la generazione di ordini di lavoro usando un modello e ti permetterà di visualizzare e gestire tutti i tuoi ordini di lavoro in sospeso e futuri da una singola vista nel tuo cruscotto.