Procurement 101Purchase Requisition vs Purchase Order

Per qualcuno nuovo o che non ha familiarità con gli acquisti e gli ordini aziendali, i termini “ordini di acquisto” e “requisizioni” (chiamati anche “purchase requisitions” o “order requisitions”) possono confondere un po’ all’inizio. Sono entrambi termini che possono significare che beni o servizi devono essere acquistati da un’azienda. Sono anche entrambi parte integrante del processo purchase to pay (chiamato anche P2P), che si occupa di identificare i requisiti, approvare e piazzare gli ordini di acquisto, e infine riconciliare le consegne ricevute e le fatture fatturate attraverso una corrispondenza a 3 vie.

Scaricate la nostra guida gratuita al processo di richiesta di acquisto

Se le richieste e gli ordini di acquisto hanno così tanto in comune, qual è la differenza?

In parole povere, le richieste diventano ordini di acquisto una volta approvate. Gli ordini di acquisto sono inviati ai fornitori, non le richieste.

Le richieste sono un’indicazione che certi beni o servizi devono essere acquistati in un’azienda. Sono usate dai dipendenti dell’azienda per comunicare le cose che hanno bisogno di acquistare a coloro che sono incaricati dell’approvvigionamento. Le requisizioni sono ordini interni, il che significa che non vanno mai all’esterno dell’azienda.

Gli ordini di acquisto sono inviati a fornitori o venditori per indicare l’intenzione di acquistare beni o servizi. Indipendentemente dalle dimensioni o dalla specializzazione di un’azienda, gli ordini di acquisto richiedono comunemente una verifica da parte di un manager prima di essere inviati a un fornitore, in modo simile alle requisizioni. La differenza principale è che le requisizioni, quando vengono ricevute dai dipendenti, sono utilizzate internamente dai dipartimenti di acquisto per tracciare i beni e i servizi che hanno bisogno di acquistare, mentre gli ordini di acquisto sono strumenti per agire su quei bisogni facendo quegli acquisti da fornitori designati.

Come esempio di una catena di eventi di base che porta all’invio di un ordine di acquisto, diciamo che un impianto di produzione è a corto di un certo componente necessario per fare i suoi prodotti, come i bulloni metallici:

1. Un dipendente se ne accorge e, non essendo quello responsabile di fare ordini di acquisto, indica che è necessario acquistare più bulloni metallici presentando una richiesta di acquisto al responsabile del magazzino.
2. Una volta approvata, il responsabile del magazzino sottopone la richiesta di acquisto al reparto acquisti per il secondo giro di approvazioni.
3. Dopo aver verificato la spesa, il responsabile degli acquisti compila l’ordine di acquisto approvato con la quantità necessaria di bulloni metallici specificata nell’ordine di richiesta. (A volte questo passo è sostituito dalla presentazione di una RFQ o di una RFP se l’acquirente intende negoziare con il fornitore.)
4. Nelle aziende più grandi, l’ordine di acquisto può anche essere rivisto e approvato una o più volte prima di inviare l’ordine di acquisto definitivo al fornitore.

Ma quanto sono importanti le richieste quando si crea un processo di acquisto?

Perché sono necessarie le richieste di acquisto?

Perché non creare immediatamente ordini di acquisto quando sono necessari beni e servizi?

Sono buone domande, e le risposte possono variare da azienda ad azienda.

Una delle ragioni universali è che gli ordini di richiesta possono essere un fattore importante per ottimizzare la riduzione dei costi di acquisto complessivi. Nel caso di alcune aziende e agenzie governative, più preventivi di acquisto da diversi fornitori sono un requisito degli ordini di requisizione, prima della creazione di un ordine di acquisto, per garantire che i prodotti e i prezzi migliori siano ottenuti da ogni ordine.

Tuttavia, questo non è sempre stato il caso. Alcune aziende evitavano completamente l’uso delle requisizioni e degli ordini di acquisto. Ma perché?

In passato, quando gli ordini riguardavano piccole somme di denaro, rinunciare sia alle requisizioni che agli ordini di acquisto in favore di un acquisto diretto con una carta di credito aziendale era un metodo popolare usato nell’interesse di risparmiare tempo.

Tuttavia, con l’introduzione dell’e-procurement e del software per gli ordini di acquisto online, insieme alla possibilità di registrare retroattivamente le spese, anche i piccoli ordini e acquisti possono ora essere documentati con facilità.

“I giorni della spesa selvaggia sono contati, poiché le aziende adottano modi nuovi e più facili per tracciare e centralizzare gli acquisti fatti da tutti i dipendenti della loro azienda”. – Majdi Sleimen

Come gli importi monetari sugli ordini di acquisto aumentano, avere un sistema in atto per filtrare gli ordini di requisizione iniziali e approvare gli ordini di acquisto finalizzati prima di inviarli inizia a diventare essenziale per la documentazione, soprattutto per le spese più grandi. Per le aziende che fanno un gran numero di ordini di acquisto ogni mese, essere in grado di controllare la spesa senza ostacolare il flusso di lavoro è anche una necessità.

Per continuare a risparmiare tempo mantenendo i vantaggi di questi sistemi, i sistemi di e-procurement e di ordini di acquisto online sono diventati un approccio popolare per gestire tutte le fasi del processo degli ordini di acquisto, soprattutto nelle aziende più grandi.

Un’altra grande interazione tra le richieste e gli ordini di acquisto in un ambiente software è la capacità di popolare i singoli ordini di acquisto da più richieste – una caratteristica estremamente utile per le aziende che hanno a che fare con grandi volumi di ordini di richiesta.

Vuoi il massimo dagli ordini di acquisto e dalle richieste? Prova a spostarti online.

Al giorno d’oggi, la maggior parte degli affari si fa online. Perché il tuo processo di approvvigionamento non lo è?

Sei stanco di essere legato alla tua scrivania, con dettagli di acquisto modificati senza registrazione, cercando di tenere traccia di decine di ordini di requisizione, inviando fogli di carta in tutto l’ufficio per le firme fisiche, e cercando di monitorare lo stato di ogni ordine di acquisto manualmente? Perché non semplificare il processo con una piattaforma di approvvigionamento online? Quando sono gestiti in modo digitale, le richieste e gli ordini di acquisto possono far risparmiare tempo come un rapido, singolo passaggio da una carta di credito aziendale, mentre vi permettono di raccogliere i benefici delle catene di approvazione strutturate, la documentazione e la flessibilità di accedervi ovunque.

Prima di buttarsi nel processo purchase-to-pay, è utile conoscere la differenza:

Le richieste sono ordini interni, utilizzati dai membri della società per indicare un bisogno di prodotti o servizi all’interno della società.

Gli ordini di acquisto sono ordini esterni inviati a fornitori o venditori per esprimere o confermare un impegno ad acquistare quei prodotti e servizi.

Anche se simili, entrambi i termini giocano un ruolo cruciale nel processo purchase to pay utilizzato dalla maggior parte degli uffici acquisti, ed entrambi sono caratteristiche essenziali nelle moderne piattaforme di acquisto e gestione ordini online.

La riduzione media dei costi di acquisto dopo l’implementazione di una soluzione di approvvigionamento è di circa il 15%, e il tempo impiegato per ottenere ordini di requisizione riempiti fino al 75%.

Ora che conoscete la differenza tra ordini di acquisto e requisizioni, provate a gestire entrambi in tutta comodità con una piattaforma di approvvigionamento online!

La differenza tra una richiesta & e un ordine di acquisto (di Forest Time)

Differenza tra ordine di acquisto e richiesta di acquisto (di Ahmed Ashfaque)