Project Quality Management – A Quick Guide

Quando gestisci un progetto, il Triplo Vincolo è sempre in testa. Come puoi controllare l’ambito, il programma e il costo del progetto?

Ma c’è una quarta preoccupazione che è altrettanto importante e a volte viene dimenticata nel vortice della gestione del progetto, e questa è la qualità.

Non importa se hai i migliori strumenti di gestione del progetto, se hai rispettato ogni pietra miliare e completato il progetto sotto il budget se il deliverable non è conforme agli standard di qualità. Ecco perché la gestione della qualità del progetto è così importante.

Che cos’è la gestione della qualità del progetto?

La gestione della qualità del progetto comprende i processi e le attività che sono usati per capire e raggiungere la qualità dei deliverable di un progetto. Tuttavia, la qualità può essere una parola sfuggente.

Che cos’è la qualità? Mentre potremmo andare avanti all’infinito sul “vero” significato di qualità e usare il metodo socratico per dialogare sui suoi molti possibili significati, per il project management la risposta è più definita.

La qualità è semplicemente ciò che il cliente o lo stakeholder ha bisogno dai deliverable del progetto. Mantenendo la definizione legata al cliente o allo stakeholder, la gestione della qualità può avere un focus più stretto, il che significa che è più probabile che raggiunga i suoi obiettivi.

Concetti di gestione della qualità del progetto

I project manager supervisionano l’implementazione di un piano di gestione della qualità del progetto. L’idea principale, ancora una volta, è quella di consegnare un prodotto o un servizio secondo le specifiche del cliente o dello stakeholder. Farlo richiede la conoscenza dei concetti di gestione della qualità.

Soddisfazione del cliente

Senza la soddisfazione del cliente non può esserci qualità. Anche se una deliverable soddisfa tutti gli aspetti di ciò che il cliente o lo stakeholder ha richiesto, ma lo fa dove il processo stesso non era soddisfacente, allora c’è un problema.

Ovviamente, la deliverable deve soddisfare i requisiti concordati altrimenti il progetto è fallito perché il prodotto del progetto e la gestione del progetto non hanno soddisfatto le aspettative del cliente o dello stakeholder.

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Ecco perché implementare il controllo della qualità significa gestire sia il processo che le persone. Incontrate regolarmente il vostro cliente o stakeholder per tenerli al corrente dei progressi del progetto. Ottieni il loro feedback e assicurati di essere completamente trasparente con loro per evitare che sorgano problemi in seguito.

Prevenzione sopra l’ispezione

La qualità non è gratuita. Il costo della qualità (COQ) è il denaro speso per affrontare i problemi durante il progetto, e poi dopo il progetto, per riparare i guasti. Questi sono suddivisi in due categorie: costo di conformità e costo di non conformità.

Il costo di conformità può essere considerato un costo preventivo. Questi costi sono principalmente legati alla formazione, al processo di documentazione, all’attrezzatura necessaria e al tempo necessario per ottenere la qualità fatta bene. Altri costi relativi a questo possono includere test, perdita di test distruttivi e ispezioni.

Il costo della non conformità si riferisce ai costi interni di fallimento. Questi consistono nel dover rilavorare qualcosa o addirittura rottamarla completamente. Ulteriori costi possono venire da responsabilità, lavoro di garanzia e affari persi.

Miglioramento continuo

Questo concetto di gestione dei progetti di qualità può essere trovato in Six Sigma e Total Quality Management (TQM) ed è presente in modo dominante nel concetto di Prevenzione Sopra Ispezione.

Questo concetto è, come spiegato nel suo titolo, uno sforzo continuo per affrontare i miglioramenti dei prodotti nel tempo. Sia attraverso piccoli cambiamenti incrementali che attraverso grandi cambiamenti, l’opportunità di identificare e affrontare il cambiamento è sempre presente.

Applicare questo concetto significa anche monitorare e documentare costantemente tutti i problemi che si presentano, in modo da poter poi utilizzare le lezioni apprese nella gestione dei progetti futuri. In questo modo, gestisci un progetto più efficiente e probabilmente non ripeterai gli errori.

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Come implementare la gestione della qualità del progetto

Una volta che hai un’idea dei diversi concetti, il passo successivo è implementare un piano di gestione della qualità del progetto. Per farlo, segui questi tre passi.

Pianificare la qualità

Prima identifica i requisiti per la qualità del deliverable e come il progetto deve essere gestito. Concorda su come questo processo sarà documentato e come queste informazioni saranno consegnate. Avrai riunioni regolari, email, ecc.?

Il piano includerà queste specifiche così come le metriche per misurare la qualità durante la gestione del progetto. Questo dovrebbe includere una lista di controllo della qualità per raccogliere e organizzare i segni da colpire durante il progetto.

Assicurazione della qualità

L’assicurazione della qualità, secondo l’American Society for Quality (ASQ) è “le attività pianificate e sistematiche implementate in un sistema di qualità in modo che i requisiti di qualità per un prodotto o servizio siano soddisfatti.”

Utilizza l’assicurazione della qualità per assicurarti che i tuoi processi stiano effettivamente lavorando per rendere i deliverable del progetto conformi ai requisiti di qualità. Due modi per realizzare questo sono l’uso di una lista di controllo del processo e un audit del progetto.

Controllo di qualità

Ogni processo ha bisogno di un poliziotto, per così dire, per assicurarsi che le regole siano seguite e che la qualità prevista sia soddisfatta. Alcuni modi per assicurare che la qualità richiesta dei deliverable sia raggiunta sono le revisioni tra pari e i test.

E’ essenziale controllare la qualità dei deliverable durante il processo di gestione del progetto per aggiustare i deliverable se non soddisfano gli standard che sono stati fissati. Questo può essere fatto alla fine del progetto, ma non è così efficiente rifare piuttosto che riaggiustare.

Il processo di gestione della qualità del progetto

Gestire il processo di qualità del progetto coinvolge molte cose, come impostare gli obiettivi di qualità che la tua squadra deve raggiungere, definire come misurare questi obiettivi di qualità e fare rapporto su di essi. Gli strumenti di gestione del progetto possono rivelarsi utili in questo senso.

Usare ProjectManager.com per gestire la qualità

ProjectManager.com è dotato di un cruscotto, che è una schermata in cui è possibile visualizzare le metriche di ogni aspetto del progetto. I dati sono di solito mostrati in tabelle e grafici di facile lettura, che possono essere condivisi o stampati per le presentazioni.

I dati per il nostro dashboard sono aggiornati in tempo reale e forniscono la misura più accurata del progresso del progetto. Questo rende la risposta ai problemi di qualità più tempestiva, e diventa meno probabile che tali problemi si sviluppino ulteriormente in problemi che possono far deragliare il progetto.

Carte di Gantt online per piani di gestione della qualità

Le carte di Gantt online rendono semplice la programmazione e il monitoraggio dei compiti relativi alla gestione della qualità. Con ProjectManager.com, puoi caricare una lista di compiti o un foglio di calcolo, che viene immediatamente popolato su una linea temporale.

Tutto quello che devi fare è aggiungere la durata di ogni compito e assegnarlo. Naturalmente, puoi anche usare il nostro software di diagramma di Gantt per costruire rapidamente il tuo progetto da zero.

Il nostro diagramma di Gantt online può anche fornire una grande piattaforma collaborativa per il tuo team. Ogni compito è di solito in grado di collegarsi a documenti di supporto, immagini e altri file, oltre ad offrire un dialogo in cui i membri del team possono parlare del compito e risolvere eventuali problemi che sorgono.

Invece di dover gestire tutto, dando ai team l’autonomia di collaborare, prenderanno il problema per primi. Sono quelli in prima linea nel progetto, dopo tutto. Possono poi rispondere o fare rapporto a voi. Inoltre, con le liste dei compiti e le schede kanban, la tua squadra può lavorare sui loro compiti nel modo che preferisce.

Grazie alle diverse funzionalità di ProjectManager.com, la qualità dei risultati può essere affrontata prima che si allontani troppo dal suo obiettivo. La qualità è sempre sul punto di deteriorarsi, quindi avere strumenti online che si aggiornano immediatamente può fare la differenza tra un progetto di successo e uno fallito.

La qualità è importante in qualsiasi progetto, e per garantire la qualità, sono necessari gli strumenti giusti per monitorare la gestione della qualità. ProjectManager.com è un software basato su cloud con un dashboard in tempo reale e un grafico di Gantt online che rende facile il monitoraggio e il reporting sulla qualità. Vedete voi stessi prendendo questa prova gratuita di 30 giorni.