The Complete Guide to Employment Reference Checks

Un controllo delle referenze professionali è una parte comune del processo di assunzione. Un controllo delle referenze è condotto per verificare le credenziali di un candidato al lavoro e scoprire più informazioni su di lui, come il suo stile di lavoro e i suoi valori. Molte aziende considerano il controllo delle referenze lavorative come una fase essenziale del loro processo di assunzione, ma al giorno d’oggi i controlli delle referenze sono spesso visti come una formalità lunga e frustrante e alcune aziende conducono un controllo delle referenze solo per le posizioni senior, o non lo fanno affatto.

I controlli delle referenze possono spesso sembrare una conversazione tenuta su di te a porte chiuse. Ecco perché abbiamo creato questa guida completa ai controlli delle referenze per chiarire il processo. Troverai le risposte a domande come: “Cosa significa quando un reclutatore chiede di controllare le referenze di un candidato?”, “Qual è il modo giusto per controllare le referenze?” e “Chi può fornire una referenza?”

In Zinc, crediamo che il processo di controllo delle referenze possa essere molto meglio. Vogliamo aiutarvi a ottenere il massimo dai controlli delle referenze, sia che siate un responsabile delle assunzioni o un reclutatore, un candidato o un arbitro. Oltre a fornire una guida per il tuo controllo delle referenze, Zinc offre anche un servizio automatico di controllo delle referenze che trasforma i controlli delle referenze dalla parte più dolorosa del tuo processo di assunzione, alla più impressionante.

Contents

• Referencing: Le basi

• Riferimento per manager e reclutatori

• Riferimento per candidati

• Riferimento per arbitri

• Conclusione

Riferimenti: Le basi

Il controllo delle referenze professionali è stato a lungo parte del processo di assunzione. Il tipo di informazioni raccolte e il livello di approfondimento dei controlli possono variare a seconda delle aziende, delle industrie e delle regioni. Questa sezione ti spiega cosa comporta un controllo delle referenze e chi può fornirle.

Cosa significa quando un reclutatore chiede di controllare le referenze di un candidato?

Quando un potenziale datore di lavoro chiede delle referenze professionali, sta chiedendo i dettagli di contatto delle persone che possono dare maggiori informazioni sui candidati che sta assumendo. Al livello più elementare, i datori di lavoro effettuano una verifica delle referenze per assicurarsi che il candidato abbia fornito informazioni corrette sul suo lavoro o sui suoi studi passati, ad esempio il suo titolo di lavoro o le date in cui ha lavorato o il corso che ha seguito. Spesso, questa verifica dell’occupazione è tutto ciò che le aziende cercano. La verifica dell’impiego è la base di ogni referenza, ma le pratiche di referenziamento variano a seconda della società, del settore, della posizione e dell’anzianità del lavoro. Continua a leggere per saperne di più.

Cosa succede quando un datore di lavoro controlla le referenze?

Le pratiche di referenziamento variano molto tra le organizzazioni a seconda delle dimensioni della società e del settore, alcune controllano le referenze solo per le posizioni di alto livello.

Quando viene effettuato un controllo delle referenze lavorative, il selezionatore di solito chiede i dettagli delle persone (referenze) che possono garantire per le competenze del candidato, l’esperienza e la capacità di fare il lavoro. Di solito, chiederanno poi alle referenze di verificare i dettagli del lavoro del candidato e in alcuni casi faranno ulteriori domande sul candidato.

Alcuni responsabili delle assunzioni riconoscono che le referenze possono essere una risorsa preziosa e faranno domande più dettagliate per ottenere informazioni sui punti di forza e di debolezza del candidato e su come il candidato si adatterebbe alla loro cultura aziendale.

Abbiamo scoperto che se le referenze vengono contattate prima dell’offerta, esse possono facilitare il processo decisionale nel processo di assunzione attraverso l’estrazione di informazioni sulle competenze. Se le referenze vengono contattate dopo l’offerta, il riferimento è più utile se i responsabili delle assunzioni fanno domande incentrate sullo stile di lavoro e sulla cultura per aiutare a personalizzare l’inserimento.

Per alcune posizioni, vengono condotti anche ulteriori controlli sul background per motivi di conformità e sicurezza, ad esempio controlli finanziari o penali, ma questi non dovrebbero essere considerati come referenze.

Chi può fornire referenze?

Una persona che fornisce una referenza professionale è chiamata arbitro. Un referente è qualcuno che può confermare l’esperienza di un candidato. Abbiamo messo insieme questa lista di definizioni per darti un’idea dei diversi tipi di referenze che le aziende richiedono e valutiamo i pro e i contro di ogni tipo.

1. Riferimento professionaleI riferimenti professionali sono attestati da qualcuno che può confermare le tue qualifiche, l’esperienza e l’idoneità generale per un lavoro. A seconda della società, una referenza professionale può riferirsi a uno dei tre diversi tipi di referenze:

   • Professionale (HR): Questo è il tipo di referenza data dal dipartimento delle risorse umane della tua precedente azienda. Questo tipo di referenza verifica il titolo di lavoro, le date e non molto altro. Per alcune aziende, questo è l’unico tipo di referenza che daranno formalmente.

   • Professionale (carattere): I manager o altri colleghi possono offrirsi di dare una referenza più dettagliata, in particolare quando la politica aziendale è quella di dare solo una referenza HR. Questo tipo di referenza è talvolta chiamato referenza personale, ma per chiarezza ci riferiremo a questo tipo di referenza come referenza professionale (di carattere). Quando si sceglie una referenza professionale (di carattere), i candidati con esperienza lavorativa daranno tipicamente i dettagli di datori di lavoro passati, manager di linea, supervisori o colleghi rispettati come referenze. I candidati appena qualificati possono chiedere a un insegnante o a un docente universitario di garantire per le loro capacità al posto di un collega di lavoro. I candidati che erano lavoratori autonomi possono anche chiedere ai clienti o ai fornitori di garantire per le loro capacità ed esperienza.

   • Professionista (Recruiter): i reclutatori di agenzie di terze parti che ti hanno collocato in una posizione possono anche essere usati come referenze per fornire referenze di verifica dell’impiego. I reclutatori possono verificare i dettagli del lavoro, ma non possono dare commenti dettagliati sulla performance del candidato.

2. Riferimenti backchannel:I riferimenti backchannel (conosciuti anche come backdoor) sono quelli in cui i responsabili delle assunzioni identificano le connessioni reciproche e le contattano per discutere l’idoneità del candidato al ruolo. Questo può essere fatto attraverso il controllo dei social media come LinkedIn per le connessioni comuni o un contatto comune in una società con cui il candidato ha lavorato. Questo è di solito il tipo più informale di controllo delle referenze.

3. Riferimento personale:Un riferimento personale proviene da un arbitro che conosce il candidato in modo personale, non professionale. Queste referenze possono essere fornite quando il candidato non ha esperienza lavorativa, per esempio se si è appena laureato a scuola o all’università, o se il candidato sta cambiando carriera. In alcuni casi, questo tipo di referenza è chiamato referenza di carattere.

Spesso questi termini possono sembrare antiquati e non riflettono necessariamente il mondo del lavoro di oggi. Inoltre, la terminologia che le persone usano per riferirsi ai diversi tipi di referenze varia tra le diverse industrie e aree geografiche, quindi se non sei sicuro del tipo di referenza di cui hai bisogno, è meglio controllare con la persona che sta chiedendo le tue referenze.

Ci sono altri casi al di fuori del lavoro che richiedono anche referenze. Per esempio, i padroni di casa possono chiedere referenze a potenziali inquilini, le università possono chiedere lettere di referenze per potenziali studenti. Questa guida si concentra sulle referenze professionali a scopo di lavoro.

Come fa un’azienda a controllare le referenze?

Ci sono diversi modi per raccogliere una referenza. Il modo in cui vengono raccolte le referenze dipende dall’azienda, dal settore e dall’area geografica. Ecco i principali metodi di raccolta delle referenze:

Riferimenti scritti:

Le lettere di referenza sono la forma più tradizionale di controllo delle referenze, ma possono richiedere molto tempo e significare un ulteriore lavoro di ufficio per il responsabile delle assunzioni. Quando le referenze vengono fatte via e-mail, vengono quasi sempre fatte attraverso allegati PDF o Word, sia che si tratti di fare domande o di inviare un modulo online da compilare per l’arbitro.

Quando si riceve una referenza scritta via e-mail, è meglio assicurarsi che la referenza provenga da una e-mail di lavoro con un dominio aziendale per ridurre la possibilità che la referenza possa essere fraudolenta.

Telefonata:

Questo può essere il modo più semplice per raccogliere una referenza se l’arbitro risponde ed è disposto a parlare. Questo può richiedere tempo e può essere difficile da programmare. A volte non sarai in grado di contattare l’arbitro o verrai passato alle Risorse Umane.

L’arbitro può pensare di poter parlare più francamente, ma dato che la referenza non è scritta, potrai solo fare riferimento alle note che prendi.

Siate consapevoli che è più facile falsificare un’identità al telefono, quindi potreste essere a rischio di frode quando raccogliete una referenza al telefono.

Software di referenziamento automatizzato:

Oggi ci sono soluzioni tecnologiche per i controlli di referenze online che automatizzano il processo dall’invio dei dettagli di contatto dell’arbitro alla raccolta delle referenze.

Per esempio, lo strumento di referenziamento di Zinc permette ai candidati di mantenere privati i dettagli del loro referente e memorizza in modo sicuro la referenza, permettendo al candidato di condividerla con chi vuole e riutilizzarla durante la sua carriera. L’automazione di questo processo libera il tempo in modo che possano concentrarsi su altri compiti.

Le referenze raccolte tramite Zinc sono verificate con email aziendali e attraverso un account LinkedIn. Le referenze sono anche a prova di manomissione perché sono registrate su una blockchain.

Servizi di referenziamento di terze parti:

Sono aziende specializzate nella pratica del referenziamento. Possono fare una qualsiasi delle cose di cui sopra o possono usare un software appositamente costruito.

Perché i reclutatori chiedono più di un arbitro?

Chiedere più di un arbitro è una pratica comune. Aiuta il selezionatore ad essere sicuro che le informazioni che hanno sul candidato siano vere. Se più di una persona verifica ciò che il candidato ha detto loro, il selezionatore può essere più sicuro nel prendere le sue decisioni di assunzione. Fornisce anche un quadro più completo del candidato, raccogliendo diverse prospettive e informazioni su come si è comportato in diversi ruoli.

La quantità di referenze che un reclutatore chiede varia a seconda del settore, per esempio, molte istituzioni finanziarie avranno bisogno di controlli sulle referenze che coprono 5 anni di lavoro a causa delle linee guida della FCA. Alcune referenze che ritornano sono solo conferme di date, quindi il reclutatore potrebbe voler chiedere ad un altro referente informazioni più dettagliate.

Dove posso ottenere una consulenza legale riguardo alle referenze?

Se pensi che la legge sia stata infranta riguardo a un controllo delle referenze in cui sei stato coinvolto, per esempio se è stato detto qualcosa di falso o fuorviante in una referenza, potresti voler contestare questo. Potrebbe essere consigliabile prima parlarne con la persona interessata per vedere se potete trovare una soluzione. Se non riesci a risolvere il problema parlando con loro, potresti voler ottenere una consulenza legale. Qui sotto ci sono alcune risorse gratuite che possono aiutare:

Stati Uniti d’America: https://www.nolo.com/legal-encyclopedia/free-books/employee-rights-book/chapter9-6.html

Regno Unito: https://www.citizensadvice.org.uk/work/leaving-a-job/getting-a-job-reference/getting-a-job-reference/

Australia: https://www.fairwork.gov.au/small-business-showcase/hiring-employees

Back to top

Consigli di riferimento per manager e reclutatori

Con i progressi tecnologici in quasi tutte le aree del mondo del lavoro, le pratiche di riferimento tendono ad essere intrise di politica e possono sembrare arcaiche. Questa sezione risponde alle vostre domande e vi dà alcuni consigli su come portare il referenziamento nel 21° secolo in modo da ottenere il massimo dai vostri controlli di referenze.

In questa sezione rispondiamo alle vostre domande e vi forniamo una lista di controllo delle referenze.

Perché i responsabili delle assunzioni dovrebbero controllare le referenze?

Nel Regno Unito, il controllo delle referenze è un po’ passato di moda. È considerato come qualcosa che le aziende sentono di dover fare, ma in realtà, è spesso visto come una formalità maligna, condotta solo per motivi di conformità. Alcuni responsabili delle assunzioni ritengono che i controlli delle referenze non diano informazioni utili al di là della conferma di ciò che il candidato ha già detto loro, e questo se scelgono di fare referenze. In Zinc crediamo che le referenze possano essere migliori, più aperte e più utili per tutte le parti coinvolte. Se ottenete i vostri controlli di referenze nel modo giusto, potete ottenere intuizioni utili che possono davvero aiutarvi a prendere le giuste decisioni di assunzione e alimentare più aree del viaggio di quanto potreste aver pensato all’inizio.

Ci sono nuove pratiche e tecnologie che potete adottare per aggiornare le vostre pratiche di referenziamento e ottenere il massimo dal referenziamento come gli strumenti di referenziamento automatico e il referenziamento backchannel. Oggi, i candidati sono più bravi che mai a fare colloqui, quindi è ancora più difficile valutare se il candidato è in grado di parlare. C’è anche una ricerca che mostra che circa il 10% dei candidati mentono sul loro CV – un dato preoccupante per i reclutatori. Questa è una ragione in più per sfruttare al massimo i controlli delle referenze per assicurarsi di assumere la persona giusta.

A cosa servono i controlli delle referenze?

Il controllo delle referenze può essere un’opportunità chiave per voi per assicurarvi di assumere la persona giusta. I controlli delle referenze possono alimentare più parti del percorso di assunzione come:

1. Compliance. La ragione più comune per un controllo delle referenze è la conformità e la prova della due diligence. In questo caso, le referenze possono essere utilizzate per verificare che il candidato sia chi dice di essere e che non sia coinvolto in attività di corruzione.

2. Altre valutazioni e screening. Le referenze possono essere usate per verificare che le abilità, le capacità e le competenze del candidato corrispondano o superino ciò che il candidato ha mostrato nel suo CV e nel colloquio.

3. Onboarding e performance management. Potete chiedere alle referenze quali sono gli stili di gestione preferiti, gli stili di lavoro e i valori per aiutare a personalizzare i percorsi di onboarding. Le referenze possono essere usate per aiutarvi a decidere quanta struttura dare al nuovo assunto, come meglio incentivarlo e per identificare gli ambienti in cui eccellerà.

Quando dovrei controllare le referenze di un candidato?

Un controllo delle referenze non solo ti dà la possibilità di verificare le informazioni che hai sul tuo candidato, se fatto bene, può anche darti una visione più profonda del candidato in termini di punti di forza e di debolezza, come si adatterà al tuo team, cosa potrebbe aggiungere al tuo team e anche a quale tipo di stile di gestione il candidato sarebbe più adatto. Massimizzare i controlli delle referenze in questo modo potrebbe facilitare l’on-boarding, aiutandovi a personalizzare il viaggio del vostro candidato, dando loro un’esperienza positiva. Il modo in cui si desidera utilizzare le referenze può dettare quando nel processo di assunzione si fa riferimento. Zinc ha sviluppato diversi tipi di strumenti di referenziamento specifici per questi e altri scenari.

• Pre-offerta: referenziamento per la valutazione.Se si desidera utilizzare le referenze per controllare le competenze di un candidato, si consiglia di referenziare prima nel processo, o prima del colloquio o prima di fare un’offerta. Questo perché le referenze possono essere usate per aiutarvi a decidere tra i candidati in base alle loro capacità. Se fai un riferimento per la valutazione dopo aver fatto un’offerta e scopri che le loro competenze non corrispondono al loro CV o a quanto bene hanno fatto il colloquio, potresti dover affrontare l’imbarazzante processo di ritiro dell’offerta.

• Post-offerta: referenze per l’onboarding.Se vuoi scoprire come integrare al meglio il tuo nuovo assunto nel tuo team, puoi usare i controlli delle referenze post-offerta per scopi di onboarding. Chiedere alle referenze quali sono gli stili di lavoro del candidato, gli stili di gestione preferiti, la cultura e i valori può aiutarvi a personalizzare la sua esperienza di onboarding e ad anticipare qualsiasi potenziale problema. Esperienze di onboarding positive portano a tassi di retention più elevati, quindi ha senso sfruttare al meglio i controlli delle referenze in questo modo.

Cosa devo cercare quando controllo le referenze di un candidato?

In primo luogo, quando si esegue un controllo delle referenze, si dovrebbe cercare di verificare la storia lavorativa del candidato, controllando che i titoli di lavoro, le date e il tipo di lavoro che hanno inserito nel loro CV siano corretti. A volte questo è tutto ciò che vorrete o avrete bisogno di controllare.

Se avete bisogno di scoprire informazioni più dettagliate sul vostro candidato, il controllo delle referenze può essere un’opportunità per voi di ottenere approfondimenti rilevanti per informare le vostre decisioni di assunzione.Il referenziamento può aiutare a ottenere informazioni extra in molte aree diverse. Il vostro processo di assunzione può aiutare a definire quali informazioni cercare di ottenere dal referenziamento Pensate alla vostra azienda e ai bisogni e alle sfide della particolare squadra per cui state assumendo. Potresti fare domande che aiuteranno l’inserimento, per esempio sugli stili di gestione e gli ambienti di lavoro. Se la cultura è un fattore prominente nel vostro processo di assunzione, allora potreste voler fare domande su misura per i valori della vostra azienda.

Se questo sembra utile, ma avete paura che i controlli delle referenze possano richiedere troppo tempo o se non siete sicuri di come procedere per raccogliere questo tipo di informazioni, ci sono società di controllo delle referenze di terze parti che possono raccogliere le referenze per vostro conto. Zinc offre un servizio di referenze automatizzato con domande personalizzabili in modo da poter massimizzare i tuoi controlli di referenze online senza ulteriori problemi.

Quali domande dovrei fare quando faccio le referenze?

Le domande più comuni che i selezionatori fanno ai referenti riguardano la verifica dell’esperienza del candidato, come il suo ruolo e le date di lavoro. Se il controllo delle referenze sarà usato per aiutare a informare le vostre decisioni di assunzione, potreste pensare di fare domande più dettagliate sulle loro competenze, esperienze e stili di lavoro. Se siete interessati a coltivare la vostra cultura aziendale, potete fare domande con questo in mente.

Dai un’occhiata al generatore di domande di riferimento di Zinc per avere alcune idee per domande orientate alla cultura che potresti fare, o leggi il nostro blog sulle migliori domande di controllo delle referenze.

Quali domande non dovrei fare quando faccio le referenze?

Sarebbe una buona idea stare lontano da qualsiasi argomento che potrebbe portare alla discriminazione. Evitate domande sulla razza, la religione, la sessualità, lo stato civile, il sesso, la salute fisica o la disabilità del candidato, poiché questi non dovrebbero influenzare le vostre decisioni di assunzione. Se scegliete di non assumere un candidato dopo aver chiesto all’arbitro su questi argomenti, potreste entrare in acque legali torbide.

Potreste anche voler diffidare di domande soggettive e chiuse come “riassumerebbe questa persona” perché la risposta dell’arbitro potrebbe essere molto soggettiva e non riflettere necessariamente la capacità del candidato di fare il lavoro per cui si sta candidando.

Diamo altri esempi di domande da evitare nel nostro blog sulle migliori domande di referenze.

Ho bisogno del consenso per raccogliere una referenza?

Poiché una referenza è classificata come dato personale, potrebbe essere necessario dimostrare di avere il consenso del candidato per raccogliere la referenza. Invece di chiedere verbalmente al candidato i dettagli della referenza, prova a chiedere via e-mail e chiedi esplicitamente se acconsente a contattare il suo referente per suo conto. Questo significa che avrai la loro risposta scritta come prova. Si può ritenere che i dati di riferimento abbiano due proprietari: il candidato e l’arbitro. Dovresti prendere in considerazione entrambi i proprietari quando ti assicuri che le tue pratiche di referenziamento siano conformi alle norme sulla protezione dei dati come il GDPR.

Cosa faccio se non riesco a contattare un referente?

Un problema comune che puoi incontrare quando raccogli una referenza è non essere in grado di contattare direttamente il referente. Questo potrebbe essere dovuto a una di due ragioni: che sei stato consegnato alle Risorse Umane piuttosto che all’arbitro direttamente, o che l’arbitro ha lasciato l’azienda.

In molte grandi aziende, il dipartimento delle Risorse Umane sarà responsabile di fornire referenze, ma come detto sopra, una referenza delle Risorse Umane potrebbe essere in grado di darti solo dettagli di base sull’impiego come date e titolo del lavoro. Se vuoi parlare direttamente con il referente, cerca di essere insistente e potresti essere trasferito alla persona giusta. Se questo non funziona, chiedi al candidato di fornirti l’e-mail di lavoro personale dell’arbitro e, se possibile, un numero di telefono diretto per assicurarti di raggiungere la persona con cui hai bisogno di parlare.

Potresti anche scoprire che quando cerchi di contattare l’arbitro sul suo posto di lavoro, ha lasciato la società. Se questo accade e il dipartimento delle risorse umane non può darti i nuovi dettagli di contatto dell’arbitro, dovrai tornare dal tuo candidato per chiedere dettagli aggiornati o i dettagli di contatto di un arbitro diverso. Questo può anche essere un segno che il vostro candidato non li ha contattati di recente per chiedere se sono felici di dare una referenza.

Quando la maggior parte delle aziende controlla le referenze di un candidato?

Quando le aziende controllano le referenze, è più comune che il controllo venga fatto dopo che al candidato è stato offerto il ruolo. Molti datori di lavoro controllano le referenze una volta che è stata fatta un’offerta per motivi di conformità. Alcuni responsabili delle assunzioni controllano le referenze di un candidato prima di fare un’offerta. Questo perché possono usare le referenze per aiutare a informare le loro decisioni di assunzione, sia per decidere tra i candidati che per progettare esperienze di onboarding.

Abbiamo scoperto che la fase in cui i datori di lavoro conducono le referenze influenza l’utilità dei diversi tipi di informazioni di referenze. Per esempio, le domande basate sulle competenze possono essere utili se la referenza è stata condotta prima dell’offerta, in quanto possono aiutare a differenziare i candidati, ma non sono così utili una volta che l’offerta è stata fatta. Le domande basate sulla cultura possono essere incredibilmente utili una volta che un’offerta è stata fatta in quanto queste informazioni possono essere utilizzate per personalizzare i percorsi di onboarding per aiutare un nuovo assunto ad avere successo, ma non ci sono molte situazioni in cui questo tipo di domande sono utili quando vengono poste prima dell’offerta in quanto non aiutano a valutare un candidato per la sua capacità di fare il lavoro. E’ per queste ragioni che Zinc ha sviluppato diversi strumenti di referenziamento in modo che tu possa ottenere il massimo dai tuoi controlli di referenze online.

Come le diverse aziende controllano le referenze?

Come forse già sai, le pratiche di referenziamento variano da azienda ad azienda nelle varie regioni e settori.

• Le grandi aziende usano comunemente terze parti o hanno un team che si occupa dell’inserimento delle referenze in stile compliance.

• Anche le aziende di medie dimensioni usano terze parti o controllano le referenze solo nei ruoli senior.

• Le piccole aziende avranno reclutatori o responsabili delle assunzioni che contatteranno i referenti e raccoglieranno le referenze per telefono o via e-mail.

Come individuare una falsa referenza

La ricerca ha dimostrato che più della metà dei dipendenti britannici mentono o omettono informazioni importanti sui loro CV quando si candidano per un lavoro. Ancora più preoccupante è l’aumento delle aziende che forniscono false referenze a pagamento. Questa è una notizia preoccupante sia per i reclutatori che per i responsabili delle assunzioni che hanno bisogno di fidarsi che le persone che stanno assumendo siano genuine.

Controllare le referenze è un modo per assicurarsi che la vostra futura assunzione sia legittima. Ecco alcune misure che puoi prendere per assicurarti che le referenze del tuo candidato siano autentiche.

1. Se non hai mai sentito parlare della precedente azienda del candidato, cercala online. Cerca un sito web aziendale, una voce su Google Maps o un profilo aziendale su LinkedIn. Se riesci a trovare un numero di telefono da chiamare, controlla che il prefisso corrisponda a quello dell’azienda.

2. Se non riconosci l’azienda dove il candidato afferma di aver lavorato, puoi controllare se è legalmente registrata. Il modo in cui lo fai varia a seconda di dove ha sede l’azienda nel mondo. Per esempio, negli Stati Uniti, le aziende sono registrate a livello statale. Dovresti essere in grado di trovare informazioni sulle società statunitensi sul sito web del Segretario di Stato di ogni Stato. Nel Regno Unito, puoi trovare informazioni sulle società registrate attraverso Companies House.

3. Nominare una referenza specifica: chiedi di contattare i precedenti collaboratori oltre a quelli che il candidato ha elencato come referenze. Questo è classificato come una referenza backchannel (vedi: chi può fornire referenze?). Potresti anche controllare il sito web dell’azienda o LinkedIn per i dipendenti che hanno lavorato nello stesso periodo del tuo candidato; potresti anche trovare una connessione reciproca con cui puoi parlare.

La tua lista di controllo per le referenze:

• Decidi di che tipo di referenze hai bisogno e i tuoi obiettivi generali.

• Decidi quando vuoi fare la referenza, prima o dopo aver fatto un’offerta.

• Decidi quali domande vuoi fare all’arbitro.

• Chiedere al candidato i dettagli di contatto appropriati.

• Contattare gli arbitri o usare un terzo fornitore di referenze per raccogliere le referenze per te.

Torna all’inizio

Consigli sulle referenze per i candidati

Come candidato, il controllo delle referenze può sembrare un processo segreto in cui il tuo futuro datore di lavoro parla di te al tuo precedente datore di lavoro. Può essere confuso sapere chi dare come referenza, come chiedere una referenza e se puoi vedere la tua referenza. Questa sezione risponde a queste domande e ad altre ancora.

Chi dovrei dare come referenze?

Tutti coloro che possono garantire per le tue capacità professionali possono fornire una referenza per te. La persona migliore per fornire una referenza è qualcuno che ti ha gestito o con cui hai lavorato a stretto contatto, come un supervisore o un manager. Amici e familiari sono raramente considerati referenze appropriate. Il vostro futuro datore di lavoro vorrà verificare la vostra esperienza lavorativa e le vostre capacità. Sebbene amici e familiari possano essere felici di parlare positivamente di voi, potrebbero non essere in grado di fornire le conoscenze professionali necessarie per informare il vostro processo di colloquio.

Vedi anche: Chi può fornire referenze?

E se non ho referenze professionali? (nessuna esperienza)

Se non hai esperienza lavorativa, per esempio se hai appena lasciato la scuola o l’università, potresti non avere un datore di lavoro precedente a cui chiedere di darti una referenza. Se questo è il tuo caso, dovresti parlare con il tuo futuro datore di lavoro e chiedergli che tipo di referenze accetteranno. Ecco alcuni suggerimenti per alcune referenze non professionali adatte.

• Se hai finito da poco gli studi, potresti considerare di chiedere a un insegnante o docente con cui hai un buon rapporto. Un referente particolarmente utile sarebbe qualcuno che ti ha insegnato o ti ha supervisionato su un progetto importante, un lavoro o una tesi.

• Se hai fatto parte di qualche gruppo giovanile, potresti chiedere a un leader giovanile di darti una referenza.

• Se hai fatto il volontario per qualche gruppo, ente di beneficenza o progetto locale, potresti chiedere a un supervisore o team leader di uno di questi progetti di darti una referenza.

• In alternativa, se conosci qualcuno di buona reputazione nella comunità, per esempio un consigliere locale, potresti chiedere loro di darti una referenza.

Come posso chiedere una referenza?

Una volta identificate alcune persone che potrebbero essere disposte a darti una referenza, dovresti contattarle per chiedere loro se saranno felici di essere contattate dal tuo futuro datore di lavoro. Ottenere il loro consenso è importante, quindi potresti volerlo fare per iscritto via e-mail. Puoi anche cogliere questa opportunità per ricordare loro le competenze rilevanti che hai dimostrato o i progetti a cui hai lavorato mentre lavoravi con loro. Se sono d’accordo, ricordati di ringraziarli per aver dedicato il loro tempo ad aiutarti.

Perché i selezionatori chiedono 2-5 referenze?

I selezionatori di solito chiedono più di una referenza come salvaguardia quando verificano le informazioni che un candidato ha dato loro. Assumere un nuovo membro del personale comporta sempre un certo rischio, quindi se più di una persona esterna conferma le informazioni che il candidato ha dato loro, possono essere più sicuri nelle loro decisioni di assunzione. Potrebbero anche chiederlo per motivi di conformità, dato che alcuni settori come quello finanziario richiedono controlli delle referenze che coprono un certo numero di anni.

Il mio nuovo datore di lavoro accetterà una referenza scritta?

Le lettere di referenza non sono la stessa cosa che un futuro datore di lavoro o un terzo fornitore che contatta direttamente le tue referenze. Il reclutatore o il responsabile delle assunzioni potrebbe voler fare domande specifiche sul ruolo per cui stai facendo il colloquio, quindi una lettera di referenze potrebbe non essere sufficiente a garantirti il ruolo. Se avete una lettera di referenze – sia una lettera fisica che un documento Word/PDF – non c’è niente di male nel chiedere se il vostro futuro datore di lavoro la accetterà. Non scoraggiarti se rifiutano, significa semplicemente che hanno le loro pratiche di referenziamento che vogliono seguire.

Inoltre, una lettera di referenze può essere più difficile da convalidare di una catena di e-mail verificata dall’indirizzo e-mail aziendale dell’arbitro o di una referenza digitale verificata, quindi potresti voler considerare uno di questi metodi invece di una lettera.

Posso vedere le mie referenze?

Le tue referenze sono classificate come tuoi dati personali. Dal 2018, nel Regno Unito e nell’UE, il GDPR afferma che hai il diritto di accedere gratuitamente ai tuoi dati personali conservati dalle aziende. Se vuoi vedere le tue referenze, hai il diritto di chiedere al dipartimento competente dell’azienda di fornirti la referenza o qualsiasi nota presa da una telefonata.

In altre aree del mondo, puoi chiedere di vedere le tue referenze, ma la società potrebbe non essere legalmente obbligata a mostrarti la tua referenza.

Ci sono alcuni strumenti digitali che permettono ai candidati al lavoro di raccogliere, visualizzare e riutilizzare le loro referenze. Per esempio, Zinc permette agli utenti di raccogliere referenze verificate e condividerle con i potenziali datori di lavoro. Le referenze di Zinc sono memorizzate sulla blockchain, quindi sono eterne.

Le referenze per il lavoro sono confidenziali?

Quando le referenze vengono raccolte come parte del processo di assunzione, il reclutatore o il responsabile delle assunzioni potrebbe dover condividere le tue referenze con qualcun altro nella società. Spesso molte persone sono coinvolte nella decisione di assunzione, quindi condivideranno le informazioni su tutti i candidati con le persone rilevanti all’interno della loro azienda.

Le referenze devono essere giuste, accurate e non fuorvianti. Se pensate che il vostro referente abbia detto qualcosa di falso o discriminatorio, potete chiedere di vedere la referenza. Se credi che questa referenza ti sia costata il lavoro, potresti voler parlare con il tuo referente per chiedergli perché ha messo quello che ha fatto e di non farlo in futuro. Se la loro referenza è deliberatamente falsa o fuorviante, potresti essere in grado di contestarla.

Se non sei in grado di raggiungere un accordo con il tuo arbitro per scrivere una referenza più giusta e accurata, puoi considerare di chiedere a qualcun altro di darti una referenza. Questa sezione può aiutarti a decidere a chi chiedere.

Cosa significa quando le Risorse Umane chiamano dopo un controllo delle referenze?

Ci sono alcuni scenari che potrebbero verificarsi qui. Lo scenario migliore è che le Risorse Umane hanno controllato in modo soddisfacente le tue referenze e vorrebbero farti un’offerta. Un altro scenario potrebbe essere che non sono stati in grado di contattare le tue referenze e vogliono chiederti delle persone alternative che possono contattare per verificare la tua storia. C’è anche la possibilità che siano riusciti a contattare le tue referenze e che non siano state soddisfacenti. Potrebbe essere che nel controllo delle referenze sia emerso qualcosa che vogliono discutere con te, o che abbiano deciso di non farti un’offerta.

Perché molte aziende hanno una politica contro le referenze?

Alcune aziende si rifiutano di dare una referenza di solito per evitare qualsiasi responsabilità. Se la tua azienda precedente si è rifiutata di darti una referenza e non è in un settore in cui fornire una referenza è obbligatorio, potresti dover pensare ad altre persone che possono darti una referenza. La sezione “Chi può fornire referenze?” può aiutarti a decidere a chi sarebbe opportuno chiedere.

Posso cavarmela dando referenze false?

Dare referenze false è un’attività disonesta che può metterti nei guai più avanti. Se vieni assunto dopo aver dato una falsa referenza e la tua azienda lo scopre, può essere motivo di licenziamento.

Anche se è vero che molte persone l’hanno fatta franca dando false referenze, questi giorni sono contati. I responsabili delle assunzioni si stanno rivolgendo a società terze che utilizzano nuove tecnologie per verificare le referenze. Se sentite il bisogno di falsificare una referenza per un particolare lavoro, potrebbe valere la pena considerare se il ruolo è adatto a voi in primo luogo.

Back to top

Consigli per referenze per arbitri

Se stai fornendo una referenza per un ex collega o dipendente, potresti avere delle domande sul tipo di informazioni che puoi dare in una referenza e sulle implicazioni legali. Questa sezione risponde alle vostre domande e non solo.

Cosa posso e non posso dire in una referenza?

Quando fornisci una referenza, quello che dici deve essere giusto e accurato e non deve portare alla discriminazione, quindi tienilo a mente quando dai una referenza. Ci sono anche leggi locali che potresti dover tenere in considerazione.

Negli Stati Uniti, ci sono restrizioni su ciò che può e non può essere rivelato ai potenziali datori di lavoro in una referenza, che variano dai motivi di licenziamento o separazione alla condotta professionale. Queste leggi variano da stato a stato, quindi se non siete sicuri, sarebbe saggio controllare cosa potete e non potete dire.

Nel Regno Unito, i lavoratori possono avere il diritto di contestare una referenza se pensano che sia stata ingiusta o fuorviante, in particolare se possono dimostrare che è costata loro un lavoro.

Se vuoi dare una referenza più dettagliata e positiva, includi le descrizioni di quando avete lavorato insieme, i progetti su cui avete lavorato e i punti di forza del candidato in queste situazioni. Potreste anche includere critiche costruttive e consigli su come ottenere il massimo dal candidato, per esempio includendo stili di gestione o situazioni di lavoro in cui potrebbe prosperare o per cui non sarebbe adatto. I responsabili delle assunzioni apprezzeranno molto qualsiasi informazione onesta e corretta che potrete dare.

Cosa devo fare se mi viene chiesto di fornire una referenza di lavoro che non voglio dare?

Se sei in grado o meno di rifiutare di dare una referenza dipende dal contratto che il candidato aveva con la tua azienda, dal settore in cui operi e dalle leggi locali.

Se il loro contratto di lavoro dice che al candidato deve essere data una referenza, dovete rispettarlo. Alcuni settori dichiarano anche che è necessario dare una referenza (a volte entro un determinato periodo di tempo), come la finanza o l’assistenza sanitaria.

Se la legge non stabilisce che dovete dare una referenza, allora potete rifiutarvi di darla. Aiuterebbe il candidato se poteste dirgli perché non volete essere messi come referenza, per esempio se non pensate di conoscere abbastanza bene le loro capacità ed esperienze per raccomandarli.

La risposta a questo dipende dal vostro settore o area geografica. In alcuni stati americani, alcune industrie sono tenute a fornire una referenza entro un periodo di tempo specifico o i candidati hanno un periodo di tempo specifico entro il quale possono richiedere una referenza. Devi controllare le leggi locali per vedere se sei obbligato a fornire una referenza o no. Se non vuoi fornire una referenza per il candidato, sarebbe utile se potessi spiegarne le ragioni in modo che possano scegliere un referente più appropriato.

Potrei essere ritenuto responsabile se do una cattiva referenza?

Devi assicurarti che ciò che dici nella tua referenza sia vero e corretto. Potresti essere ritenuto responsabile se includi deliberatamente qualcosa di falso o fuorviante. Come sempre, le leggi variano tra i paesi e tra gli stati. Se non siete sicuri, dovreste controllare le vostre leggi locali o ottenere una consulenza legale.

In quanto tempo devo fornire una referenza?

A seconda del tuo settore, della tua politica aziendale o delle leggi locali, potresti dover rispondere a una referenza entro un certo periodo di tempo, come, per esempio, in alcuni stati americani. Le offerte di lavoro sono spesso fatte a condizione che le referenze del candidato siano soddisfacenti, quindi rispondere il più rapidamente possibile potrebbe mettere il candidato in una posizione più favorevole.

Cosa possono chiedere i reclutatori quando controllano le referenze?

Quando raccolgono le referenze, la maggior parte dei reclutatori chiederà informazioni di base sul candidato come il titolo di lavoro e la durata del servizio. Potrebbero anche voler confermare i doveri e le responsabilità del candidato. Alcuni reclutatori potrebbero voler indagare un po’ di più sulle competenze, abilità e attitudini del candidato per informare le loro decisioni di assunzione o di inserimento.

Fate attenzione alle domande che potrebbero portare alla discriminazione per motivi di razza, religione, sessualità, stato civile o sesso. Per esempio, domande come “quanti giorni di malattia ha preso il candidato?”, “il candidato pensa di avere presto dei figli?” o “come valuterebbe l’attrattiva del candidato?” potrebbero portare a decisioni discriminatorie. Se rispondete, potreste essere ritenuti responsabili, quindi è meglio rifiutare di rispondere a queste domande.

Chi deve dare il consenso prima di controllare le referenze?

Per raccogliere una referenza, è necessario il consenso sia del candidato che dell’arbitro. I dati delle referenze possono essere considerati di doppia proprietà, perché anche se sono le parole dell’arbitro, la referenza contiene informazioni sul candidato, quindi anche questi sono classificati come loro dati. Avrete anche bisogno del consenso di entrambe le parti per archiviare le referenze.

Posso dare una cattiva referenza?

Legalmente, le referenze devono essere vere e giuste e non deliberatamente fuorvianti. In alcuni casi, i datori di lavoro possono fornire dettagli come le ragioni per il licenziamento ed eventuali sanzioni disciplinari, anche se queste possono non essere favorevoli, di solito non sono illegali. Se non siete sicuri, potete chiedere un consiglio legale.

Come influisce il GDPR sul controllo delle referenze?

Il GDPR è la legislazione dell’UE sulla protezione dei dati. Il modo in cui raccogliete e conservate le referenze nell’UE deve essere conforme al GDPR. Puoi leggere le linee guida complete qui, ma la cosa principale che devi considerare è il consenso a raccogliere le referenze e a conservarle. Le referenze sono classificate come dati personali sia del referente che del candidato, il che significa che entrambi hanno il diritto di chiedere di vederle ed entrambi hanno il diritto di chiederne la cancellazione.

Recruiters – è vostra responsabilità istruire il candidato a chiedere il consenso dell’arbitro sia per trasmettere i dettagli di contatto dell’arbitro che per raccogliere la referenza. Questo renderà più facile per voi raccogliere la referenza in quanto l’arbitro si aspetterà che vi mettiate in contatto.

Un vantaggio delle referenze digitali che utilizzano l’archiviazione decentralizzata è che non dovete preoccuparvi di cancellare i dati dal vostro drive personale o di richiedere il permesso di archiviare i dati, ad esempio come una cartella di PDF o informazioni di tracciamento nelle conversazioni via e-mail.

Ritorna all’inizio

Conclusione

Le pratiche di referenziamento variano tra aziende, industrie e paesi. A causa di questo, il processo può sembrare abbastanza scoraggiante, portando alcune aziende ad abbandonare del tutto la pratica del riferimento. In Zinc, crediamo che il referenziamento possa essere migliore. Può essere più trasparente, semplice e produttivo per tutte le persone coinvolte. Speriamo che questa guida abbia aiutato a chiarire il processo di referenziamento, sia che tu stia cercando un lavoro, fornendo una referenza o reclutando.

Se vuoi unirti alla rivoluzione del referenziamento, prenota una demo per vedere come gli strumenti di referenziamento automatizzati di Zinc possono aiutarti a massimizzare i tuoi controlli di referenze online.

*Disclaimer legale:

Questa guida è solo per informazioni generali. Sebbene ci sforziamo di assicurare che le informazioni su questo sito siano corrette, nessuna garanzia, espressa o implicita, è data sulla loro accuratezza e non accettiamo alcuna responsabilità per errori o omissioni. Questa guida non costituisce una consulenza legale e né Zinc né alcuno dei suoi dipendenti può essere ritenuto responsabile per eventuali danni derivanti dall’uso o dall’incapacità di utilizzare le informazioni contenute in questa guida. Inoltre, Zinc non può essere ritenuta responsabile per qualsiasi forma di azione o decisione presa come risultato dell’uso di questa guida.