The Unofficial Guide to Paid vs. Unpaid Leave

UPDATED 9/27/20 5:09pm PT:

Come manager di un ufficio, il processo di capire come pagare i tuoi dipendenti per il tempo libero può sembrare un po’ complesso. Cosa è richiesto quando si tratta di ferie, assenze per malattia e altre forme di ferie pagate? Ci sono delle zone grigie quando si tratta di assenze a lungo termine dei dipendenti, come la gravidanza o il congedo per malattia? Che tipo di accomodamenti ragionevoli dovrebbe fare il vostro ufficio in questi tipi di scenari?

Per fortuna, abbiamo rotto tutto per voi: Cosa è richiesto per legge, cosa è una vostra scelta, e cosa c’è nel mezzo. In definitiva, questa guida non ufficiale al congedo retribuito o non retribuito risponderà a tutte le vostre domande più pressanti e vi aiuterà a fare facilmente le politiche giuste per la vostra pratica.

Congedo retribuito: Cosa è effettivamente richiesto?

Nel vostro studio, ci sono probabilmente alcuni tipi di congedi che sono predeterminati come pagati. Dalle ferie al congedo per malattia alle vacanze pagate e altre forme di congedo, ci sono sempre alcuni requisiti che vengono sempre con il congedo pagato. Per capire il congedo pagato, devi prima capire cosa è richiesto.

Tempo di vacanza

La maggior parte delle persone hanno familiarità con il congedo pagato sotto forma di tempo libero pagato, o PTO. Per guadagnare PTO, i dipendenti accumulano giorni liberi durante il loro tempo di lavoro che possono poi utilizzare per le vacanze. Mentre non c’è nessun mandato federale per quanto riguarda le ferie pagate (o anche le ferie non pagate), è un beneficio popolare che la stragrande maggioranza dei datori di lavoro sceglie di offrire. La quantità di ferie pagate in genere si accumula per i dipendenti in base alla quantità di tempo che hanno lavorato per il loro studio e il livello che tengono all’interno dell’ufficio. In poche parole, per guadagnare le ferie, i dipendenti idonei devono solo presentarsi al lavoro!

Lettura consigliata: Valutare le vostre politiche sui benefici PTO & Rendere le risorse umane nel vostro studio più produttive – Parte 1

Il congedo per malattia

Che ci crediate o no, non ci sono leggi federali che richiedono ai datori di lavoro di pagare le assenze per malattia dei loro dipendenti. Tuttavia, molti stati, città e comuni hanno mandati che richiedono ai datori di lavoro locali di fornire giorni di malattia pagati. Naturalmente, questo ci porta a una delle più grandi questioni che circondano il congedo di malattia obbligatorio pagato: le note del medico.

In breve, un capoufficio non è autorizzato a richiedere una nota del medico per qualsiasi giorno che rientra nel congedo di malattia obbligatorio pagato del dipendente. Questo è un congedo protetto e deve essere dato senza fare domande, nella maggior parte dei casi. Richiedere una nota del medico violerebbe il congedo obbligatorio pagato per malattia, e la legge sul congedo obbligatorio pagato per malattia – come tutte le leggi – non è a discrezione del datore di lavoro. È un mandato che il datore di lavoro deve seguire.

Tuttavia, una volta che il congedo di malattia obbligatorio pagato di un dipendente è esaurito, un capoufficio ha la flessibilità di negare o approvare ulteriori assenze o chiedere note del medico per approvare l’assenza. Tenete a mente che, anche con una nota del medico, non si può mai seguire il medico. Questo violerebbe i diritti HIPAA del tuo dipendente. La nota può solo dire il nome del medico e la data/ora in cui il tuo dipendente è stato visto. Inoltre, se avete intenzione di richiedere una nota del medico per l’assenza di un dipendente, è necessario assicurarsi di avere una politica in atto (come la richiesta di una nota dopo il terzo giorno di malattia non retribuito) che si applica allo stesso modo a tutti i dipendenti dello studio.

Per qualsiasi altra domanda, assicuratevi di programmare una consultazione con HR for Health per assicurarvi di conoscere le leggi riguardanti le note del medico e il congedo di malattia obbligatorio pagato.

Lettura consigliata: E’ tempo di valutare le vostre politiche sui benefici PTO (Parte 2 – Accumulo dei benefici)

Altri congedi pagati

Oltre alle ferie e ai congedi per malattia, il vostro studio è legalmente obbligato a fare congedi per giurie, votazioni, certe feste, e qualsiasi responsabilità militare. Anche se se questi sono tenuti ad essere pagati o meno dipende tipicamente dallo status di un dipendente specifico (esente o non esente). Inoltre, alcuni datori di lavoro scelgono di offrire un congedo pagato per lutto in caso di morte di un membro immediato della famiglia di un dipendente.

Aree grigie per il congedo dei dipendenti

Come probabilmente sapete, alcune parti del congedo dei dipendenti non sono così chiare. Infatti, alcune di queste aree grigie sono semplicemente confuse. Eppure, queste aree hanno dei requisiti propri, proprio come le forme di congedo pagato esplorate sopra. Questi requisiti servono per aiutarvi a capire meglio come questi permessi di assenza entrano nel dibattito sul congedo pagato o non pagato.

Family Medical Leave Act (FMLA)

Il Family Medical Leave Act è un programma federale che permette ai dipendenti di prendere un congedo per problemi medici personali, problemi medici di famiglia o per motivi militari. Mentre questo mandato permette ai dipendenti di prendere fino a 12 settimane di congedo non retribuito ed essere ancora in grado di tornare al lavoro, ci sono ancora alcune clausole.

In primo luogo, i dipendenti si qualificano solo se hanno lavorato presso il vostro studio per almeno un anno e hanno lavorato almeno 1.250 ore entro l’anno precedente al loro congedo richiesto. In secondo luogo, questo tempo libero non deve essere pagato a meno che i dipendenti abbiano PTO esistenti al di fuori del tempo FMLA. Tuttavia, una volta che il PTO del dipendente è esaurito, non siete obbligati o tenuti a pagare alcun tempo aggiuntivo secondo i requisiti della FMLA. Infine, i dipendenti hanno diritto al congedo FMLA solo se il datore di lavoro ha 50 o più dipendenti entro un’area di 75 miglia.

Congedo di maternità e paternità

Mentre il congedo parentale può tecnicamente rientrare nella FMLA in alcuni casi, alcune pratiche scelgono ancora di offrire tempo libero pagato (o non pagato) specificamente per i nuovi genitori come beneficio aggiuntivo. (Questo può essere un’opzione attraente per i vostri dipendenti nuovi ed esistenti, se si sceglie di offrire). Inoltre, è importante notare che se il vostro studio è in California, Rhode Island, o New Jersey, potreste essere legalmente obbligati a fornire il congedo parentale, a seconda delle dimensioni del vostro team. Considerate di contattare HR for Health per saperne di più sulle vostre responsabilità se vi trovate in questi stati.

Congedo per invalidità in gravidanza

Oltre al congedo obbligatorio per maternità e paternità in stati come la California, alcuni stati chiedono ai datori di lavoro con un certo numero di dipendenti di offrire un congedo per invalidità alle dipendenti incinte che non possono svolgere i loro attuali compiti lavorativi. Anche se questo congedo non deve essere pagato, è ancora un’altra zona grigia in cui i direttori d’ufficio sono liberi di scegliere come vogliono impostare le loro politiche specifiche per soddisfare al meglio le esigenze della loro pratica.

Congedo non pagato: Cosa sono le sistemazioni ragionevoli?

Nel mondo delle risorse umane, una frase incute timore nel cuore dei datori di lavoro di tutto il mondo: sistemazioni ragionevoli. Questa frase (e le voci che la circondano e i malintesi sulla legge da cui deriva) evoca immagini di cambiamenti costosi e potenziali cause legali, ma la realtà è che queste sistemazioni sono spesso molto semplici, strumenti molto logici. Uno strumento che dovrebbe – e spesso deve – essere considerato come una sistemazione ragionevole per i dipendenti è il congedo non pagato.

Secondo l’Americans With Disabilities Act (ADA), la maggior parte dei periodi di congedo temporaneo dovrebbe essere considerata una sistemazione ragionevole se il dipendente la richiede. Molti casi legali in cui i datori di lavoro sono stati ritenuti responsabili di violazioni dell’ADA riguardavano il loro rifiuto di concedere congedi non pagati. Tuttavia, un periodo di congedo non retribuito a tempo indeterminato non deve essere concesso secondo l’ADA. Se né il vostro dipendente né il loro fornitore medico possono fornire una data in cui il dipendente può tornare in ufficio ed eseguire i compiti essenziali che lo studio ha bisogno di eseguire, allora la concessione di un tale periodo indefinito e incerto di congedo non retribuito può non essere richiesto.

In definitiva, l’approccio migliore per affrontare il congedo non retribuito è quello di comunicare con il dipendente circa le sue esigenze sul posto di lavoro in base alle raccomandazioni del medico. Questo è particolarmente vero nei casi di problemi di salute mentale come PTSD, ansia o depressione, dove brevi periodi di congedo non retribuito possono migliorare significativamente la salute mentale e fisica complessiva del dipendente e permettere loro di continuare a lavorare come ci si aspetta da loro.

Come sempre, consultate il vostro avvocato per assistenza e istruitevi sui requisiti ADA per evitare violazioni involontarie. Oppure, contattate HR for Health oggi stesso e programmate una consultazione.

Per saperne di più sulla gestione dei congedi di assenza con gli esperti di HR for Health. Contattateci per telefono al 877-779-4747 o inviando un’e-mail a [email protected] oggi stesso.