As pessoas fazem as coisas de forma diferente, mas sabe o que a maioria de nós tem em comum?
Fazemos as coisas mais urgentes primeiro, não considerando se é o mais importante. Pode dizer que sim, é normal porque é assim que as coisas são normalmente feitas.
Verdade é que está errado. Aqui está o porquê: Há classificações em tudo o que faz na vida.
Primeiro é a urgência do assunto (urgente ou não urgente) e segundo, pela sua importância (importante ou não importante).
Podemos então criar estes quadrantes de gestão do tempo:
- Primeiro são assuntos que são Importantes e Urgentes. Estas são coisas como crises, emergências ou prazos. Lembra-se daquela proposta de negócios que você fez horas extras porque é para o dia seguinte? Este é um exemplo de um assunto que deve ser feito agora mesmo. Mas foi stressante, certo? Mas lembra-se que foi dado semanas antes do prazo? Isto é para apontar o quão importantes os assuntos devem ser tratados antes que se tornem urgentes para evitar stress e conflitos.
- O segundo são assuntos que são Importantes mas Não Urgentes. Aqui é onde você deve se concentrar e gastar seu tempo. É tudo uma questão de planejamento. Abordar estes assuntos ajuda-o a fazer a tarefa de forma mais eficaz. E ao fazer isso, você realmente aprende mais com essas tarefas. Este é um quadrante de oportunidades, oportunidade de aprender, de melhorar a si mesmo ou o seu relacionamento com as pessoas e ver o que está reservado para você.
- Terceiro são assuntos que não são Importantes mas Urgentes. Aqui é onde a maioria de nós se senta. Nós tendemos a nos concentrar em assuntos que são urgentes sem pensar se é importante. O problema com isto é que perdemos a noção dos assuntos importantes. Esse telefonema no meio do seu encontro com a sua esposa, o desvia do que você deveria estar priorizando no momento. Ela afeta suas prioridades só porque é urgente.
- Por fim, são assuntos que não são importantes e não urgentes. Obviamente, estes são o que eles chamam de desperdiçadores de tempo. Portanto, estes são assuntos nos quais você não deve gastar tanto tempo, como aquele Facebook-scrolling sem sentido ou os filmes que você assiste. Estes assuntos não são muito úteis para si, por isso seria útil limitar o seu tempo nestas coisas.
Esta matriz de decisão, também conhecida como os 4 Quadrantes da Matriz de Gestão do Tempo, é a criação de Dwight Eisenhower, o general do exército condecorado e Presidente dos Estados Unidos.
Ele disse que nos devíamos identificar com vários papéis. Você pode ser um marido, uma mãe, uma filha ou um homem de negócios.
Essas funções podem mudar no entanto. Eles dependem do que você considera prioritário. Estas prioridades serviriam como guias para as tarefas em mãos para cada papel.
Vamos dizer que a sua prioridade a partir do momento é ser mãe, passando depois mais tempo a cuidar dos seus filhos.
Adicionalmente, outros papéis precisariam de lidar com a mudança de prioridade. A sua consciência para cada papel e a sua prioridade permite-lhe equilibrar tudo.
Tambem, se procura gerir melhor o tempo – considere investir em software de monitorização do tempo para si e para a sua equipa. Com um aplicativo que o ajuda a controlar o tempo gasto nas tarefas, você pode analisar quais tarefas consomem a maior parte das suas horas de trabalho, quais são as prioridades para a sua equipe e como você pode reduzir o tempo gasto para fazer as coisas.
Em suma, o propósito de Eisenhower para a matriz de tempo dos quatro Quadrantes é alcançar um progresso real na vida. A vida não se resume a ser um empregado ou um chefe. É uma mistura de tudo. Ao assegurar a harmonia entre os papéis, podemos alcançar nossos objetivos.
