Automação para sistemas telefônicos foi uma das coisas mais importantes que já foi criada para as empresas. Honestamente é meio louco não tirar vantagem da automação para gerenciar suas ligações comerciais porque ela não faz nada além de agregar valor para você, de forma geral.
Ele economiza tempo, economiza mão de obra, dá ao chamador uma experiência melhor e evita que você perca vendas devido a chamadores confusos ou frustrados. Há uma variedade de maneiras que a automação pode permitir que seu sistema telefônico funcione melhor, e aqui estão alguns desses benefícios.
Criar um Diretório de Empresas
Even, se você tiver apenas um pequeno número de funcionários, adicionar um diretório de empresas permite que você direcione profissionalmente as pessoas que ligam para a pessoa certa, imediatamente. Com um diretório, não há necessidade de falar com um representante antes que eles possam ser transferidos para a pessoa certa, porque você pode eliminar esse passo, deixando que eles se conectem a essa pessoa por conta própria.
Quando alguém liga, eles podem simplesmente discar a extensão que corresponde à pessoa ou departamento correto, sem nunca falar com um agente ao vivo. Então, o que você faz é adicionar extensões para cada um de seus funcionários ou departamentos, que são ligadas aos telefones de encaminhamento correto para cada um.
Então, crie uma mensagem de áudio que contenha a lista completa e anexe essa mensagem de áudio à opção de menu de sua escolha. Quando o chamador seleccionar, “#1”, por exemplo (ou qualquer número que você designar), eles irão ouvir imediatamente a mensagem de áudio do directório da empresa que você criou. Assim que eles ouvirem a extensão que corresponde à pessoa que eles precisam, eles podem discar a qualquer momento.
Isso é especialmente eficaz e muito útil para seus interlocutores quando você tem mais do que alguns funcionários, nesse caso você pode até mesmo criar um diretório discar por nome para facilitar a busca da pessoa que você está procurando.
Dê Opções de Chamadas Utilizando um Menu de Chamadas
Um menu de chamadas (i.e.., auto atendente, árvore do telefone) é uma das ferramentas mais úteis para a automação e tem sido por um bom tempo. Se você nunca usou esta tecnologia para o seu negócio antes, então você está perdendo uma das melhores maneiras de gerenciar e encaminhar suas chamadas de forma eficiente.
Há um conceito errado de que um menu de chamadas é apenas para grandes empresas com uma tonelada de volume, mas nenhum negócio é muito pequeno para usar isso. Não importa o tamanho do seu negócio, um menu de chamadas pode poupar-lhe muito trabalho e, se nada mais, faz com que pareça mais profissional quando os clientes lhe telefonam.
Essencialmente, é uma recepcionista virtual; por isso, pode utilizar o menu para substituir uma pessoa ao vivo que atenda todas as suas chamadas, porque fará automaticamente a maior parte do que essa recepcionista faria.
O menu automatizado pode cumprimentar a pessoa que está a ligar, direccioná-la para a pessoa ou departamento que precisa, ou mesmo deixá-la seleccionar uma opção apenas para ouvir informações, tais como direcções de condução, horas, ou outras informações rápidas. O melhor de tudo é que os ecrãs do menu chamam por si, em muitos casos sem necessidade de falar com uma pessoa ao vivo.
Quando utilizar um menu de chamadas, pode criar uma opção de menu individual que a pessoa que está a ligar pode seleccionar para ser enviada directamente para uma caixa de correio de voz. Claro, as opções de menu são versáteis e podem ser usadas para encaminhar as chamadas para qualquer destino que desejar, e isto inclui o encaminhamento para o correio de voz.
Isto funciona como uma boa adição ao seu menu porque elimina a necessidade de atender uma chamada de alguém que apenas precisa de chegar à caixa de correio de uma pessoa específica. Além disso, como eles podem simplesmente pressionar um número e conectar-se imediatamente ao correio de voz, isso significa que o chamador não precisa esperar que ele toque por um tempo antes de ser transferido para o correio de voz.
Se necessário, você também pode criar múltiplas opções de menu que cada uma envia para diferentes caixas de correio que correspondem a diferentes funcionários individuais.
Pretty muito uma característica padrão de um menu de chamadas é a capacidade de encaminhar chamadas, quando alguém seleciona uma determinada opção, para qualquer telefone que você queira. Você pode decidir qual das opções do seu menu envia para quais telefones, e todas as opções não precisam tocar em todos os seus telefones quando um chamador os seleciona.
Se você tiver as opções 1 a 3 no seu menu de chamadas, por exemplo, você simplesmente escolhe quais telefones tocarão quando um chamador pressionar um desses números em seu teclado de discagem. Em seguida, apenas tocará nos telefones que você definiu para cada opção. Assim, pode parecer algo como isto:
Reencaminhamento de chamadas programadas
Reencaminhamento de chamadas programadas é um método extremamente útil para as empresas organizarem o agendamento personalizado para a gestão de chamadas. Este recurso é exclusivo do serviço de telefone virtual Talkroute, e você não vai encontrar automação tão funcional como esta com qualquer outro provedor virtual. Você pode basicamente criar horários de encaminhamento de chamadas personalizados para cada um de seus telefones para ter certeza que as pessoas certas estão no horário correto e evitar qualquer sobreposição.
Isso é ótimo para automatizar mudanças de turno dentro de sua empresa, ou acomodar vários funcionários que trabalham em dias diferentes da semana. Uma vez definido o horário de encaminhamento para um telefone, esse telefone só tocará durante as horas e dias da semana para os quais você tem agendado.
Notificações para Mensagens de Correio Eletrônico
Você pode estar pensando, “Eu já tenho notificações suficientes na minha vida…”, mas estas são notificações para o seu negócio que você vai querer. Notificações por e-mail para mensagens de negócios são importantes porque você pode não ter um momento em determinado momento para verificar suas mensagens, ou você pode perder uma mensagem recebida no seu telefone.
O uso principal para estas notificações por e-mail é para correio de voz. Configure sua conta para enviar novas mensagens de correio de voz para um endereço de e-mail específico, selecione qualquer endereço de e-mail que você quiser (não apenas o titular da conta), e receba um ping do seu e-mail no momento em que um cliente deixa um correio de voz para você.
Você pode até configurar várias caixas de correio na sua conta para diferentes funcionários, e então configurar cada caixa de correio para rotear para o e-mail dessa pessoa. Além do correio de voz, você também pode ser notificado cada vez que uma nova mensagem de texto chega de um cliente (se você estiver usando mensagens de texto comerciais).
Definir apenas um endereço de e-mail para receber novas notificações de texto, ou você pode definir vários endereços de e-mail, se necessário, para ter certeza de que alguém da sua equipe vai responder.
Horas de funcionamento
Quando utilizar um sistema telefónico virtual, é bom ter o horário de funcionamento configurado para garantir que os seus telefones não podem tocar a qualquer hora do dia. Se você definir seu horário comercial para as 8h às 18h, por exemplo, então as chamadas só tocarão em seus telefones de encaminhamento durante essas horas.
Isso garantirá que qualquer telefone de encaminhamento não tocará em todas as horas da noite, a menos, é claro, que você queira estar aberto 24 horas por dia. Para ilustrar como o seu horário de funcionamento funcionaria com um sistema de telefone virtual, compare-o com o horário de funcionamento de qualquer loja num edifício de tijolos e cimento.
Da mesma forma que uma loja normal tranca as suas portas a uma determinada hora, e deixa de atender os telefones, é exactamente assim que o recurso de horário de funcionamento funciona com o seu sistema virtual. Quando as pessoas ligam para a sua empresa após o seu horário normal de trabalho, você pode definir uma mensagem de áudio após o horário de trabalho e dar-lhes a opção de deixar um correio de voz.
Você pode ter passado com apenas um telemóvel, um telefone fixo ou um par de telefones de secretária para gerir a sua empresa, e mesmo que isso possa funcionar quando você é uma nova empresa, adicionar alguma automação com um sistema de telefone virtual pode levá-lo a um nível mais profissional.
Pode não ser necessário adicionar todos estes recursos ao seu sistema telefônico, mas no mínimo, para automatizar seu gerenciamento de chamadas, mesmo um pouco, criará uma experiência muito melhor para seus interlocutores. E esse é todo o objectivo destas automatizações, para melhorar a experiência dos clientes que estão a tentar contactá-lo, bem como a sua experiência no tratamento dessas chamadas.
