Likely uma das ferramentas mais úteis dentro do SharePoint é a história da versão. Ele lhe dá uma lista em execução das mudanças que ocorreram em seus arquivos ao longo de suas vidas. Especificamente, o histórico de versões dá-lhe acesso a cópias antigas dos seus ficheiros e mostra-lhe o número de cada versão, o tamanho de cada versão, bem como quem criou cada versão e quando.
Talvez você ache que a ferramenta de backup que a sua organização utiliza nas suas unidades partilhadas já é suficientemente boa? Que você nunca precisaria de algo diferente? Pense novamente. Abaixo eu vou para exemplos muito reais de quando muitos backups de unidades compartilhadas falharão em atender às suas necessidades, potencialmente causando horas de retrabalho que você nunca teria que fazer se – você adivinhou – você estivesse usando o SharePoint desde o início.
O histórico de versões é geralmente usado de duas maneiras:
- O histórico de versões antigas: Obtendo a alegria de ter versões antigas de seus arquivos salvos e armazenados no SharePoint para que você possa comparar a versão atual com cópias antigas (ótimo para obter contexto de mudanças ou estado atual), acompanhar quem fez quais mudanças (ou quem esteve em seu arquivo), e/ou para restaurar versões antigas se a atual for ruim, estragada, ou apenas excessivamente lamentável. Basicamente é um sistema de backup e auditoria agradável, simples e fácil de usar. E não requer a ajuda de TI para usar.
- Um sistema de lançamento robusto: O histórico de versões permite que você publique seus documentos de uma forma não muito diferente de como o software é lançado. O número da versão significa algo, o acesso a diferentes tipos de rascunhos é limitado, e os seus documentos são fortemente controlados. Este sistema é extremamente útil numa atmosfera corporativa, mas também mais complexo de configurar e manter.
I’m only going to talk about the run-of-the-mill version history uses – item 1 above – in this post. Em um post futuro, eu vou discutir como usar o sistema de lançamento de versões na sua organização. E se você quiser entender esses conceitos em formato de vídeo (você sabe, o caminho do futuro), dê uma olhada abaixo.
Se sua organização usa discos compartilhados como seu principal método de armazenamento e compartilhamento de arquivos, você pode ter notado – potencialmente em um ajuste de pânico puro – que não há uma maneira realmente fácil de obter uma versão antiga do seu arquivo se algo der errado. Você está à mercê do temporizador de backup, que provavelmente faz um trabalho diário à, digamos, meia-noite, para armazenar e fazer backup dos seus arquivos.
Se você tiver realmente sorte, o seu departamento de TI faz backups com mais frequência. Um antigo empregador meu fez o backup de unidades compartilhadas a cada hora e salvou esses arquivos por um dia. Depois salvou um backup diário (digamos, todas as noites à meia-noite) durante uma semana, e um backup semanal (digamos, de domingo à noite) durante um mês. Mas a maioria dos lugares não faz isso. É enorme em recursos, tanto em pessoas como em espaço.
Também não é tão útil como parece. Se você tem uma opção de backup de uma hora, e você faz muito trabalho em um arquivo naquela hora, então você salva por engano sobre o seu arquivo, você está preso com o que quer que tenha sido copiado na última hora, independentemente de quantas vezes você salvou o arquivo durante aquela hora. Você pode estar perdendo uma tonelada de produtividade com um clique errado.
Então, enquanto seus backups de unidade compartilhada oferecem valor, é arbitrário e baseado em quando seu departamento de TI configurou seus sistemas para fazer o backup automático. Você não sabe quanto tempo esses backups duram, pode não ser documentado quando eles realmente ocorrem – na hora, meia hora, meia-noite, quando? – e você pode ter que colocar em um ticket problemático para até mesmo obter acesso. Parece não confiável.
SharePoint oferece histórico de versões, o que cria uma nova versão de um arquivo 1) toda vez que você salva seu arquivo, 2) toda vez que você verifica em um arquivo, 3) sobrescreve um arquivo existente, ou 4) se você é co-autor, a cada meia hora depois que alguém começa a editar um arquivo.
Por que é melhor? As versões são criadas quando você acha que deveriam ser. Não há mais dependência do sistema para fazer backup para você. E você pode saltar para trás e ver qualquer versão histórica que você gostaria. Você pode até mesmo restaurar uma versão antiga, substituindo completamente a versão atual. (E, se você se arrepender de ter tomado essa decisão, você restaura a última versão sobre a restauração! Então meta!)
Histórico de versão lhe dá controle sobre a vida útil dos seus arquivos, permite que você veja quem esteve neles e lhe dá a oportunidade de corrigir erros.
Certifique-se de que está habilitado primeiro
Certifique-se de que o histórico da versão está habilitado na sua biblioteca de documentos. Infelizmente, o histórico de versões está desabilitado por padrão em uma biblioteca de documentos totalmente nova no SharePoint 2013. A partir do final de 2015, uma nova biblioteca de documentos no SharePoint Online, felizmente, tem o histórico de versões ativado.
Posto isso, é sua responsabilidade verificar se o histórico de versões está ativado em sua biblioteca de documentos. Não apenas assuma! Veja como: se você vir as opções do Histórico de Versões mostradas abaixo, está em.
Quando as versões são criadas
Versões serão feitas sempre que você executar uma das seguintes ações:
- Salvar o arquivo (aplicativo cliente): Quando você abre um arquivo na aplicação cliente – portanto, não no Office Web Apps (OWA) ou Office Online (OO), que estão no navegador – e clica no botão “Salvar” naquela aplicação, uma nova versão será criada.
- Como exemplo, se você abrir um documento Word na aplicação Word completa, uma nova versão é criada cada vez que você clica no botão “Salvar” no Word.
- Editar por trinta minutos (aplicação do navegador): A cada trinta minutos após você começar a editar um arquivo do Office no OWA/OO, uma nova versão será criada. Como não existe o botão “Guardar” no OWA/OO, não há uma forma intuitiva de criar uma versão à força. Se você quiser forçar a criação de uma versão, você vai querer fechar o OWA/OO (não se preocupe, suas alterações são salvas automaticamente, elas simplesmente ainda não estão em uma nova versão), verifique o arquivo e depois volte imediatamente.
- Sobregravar um arquivo: Ao carregar um ficheiro com o mesmo nome de um ficheiro já existente na biblioteca de documentos. Ao invés de substituir completamente o arquivo, ele cria uma nova versão do mesmo.
- Por exemplo, se você carregar um arquivo chamado “Movie1.mp4” e sua biblioteca já tiver um arquivo com esse nome, o SharePoint irá perguntar se você deseja substituir o arquivo. Se você indicar que quer, ele criará uma nova versão desse arquivo, mesmo que seja um arquivo completamente diferente.
- Cheque em um arquivo: Check in a file after check out irá criar uma nova versão; mesmo que você não faça nenhuma alteração, você ainda terá a opção de criar uma nova versão.
Quantas versões são salvas
O número de versões que serão salvas depende do sistema que você está usando e das configurações da biblioteca que você está salvando para.
De acordo com Microsoft, SharePoint 2013 e SharePoint Online (Office 365) têm os seguintes limites:
- Versões maiores: A Microsoft sugere não salvar mais de 400.000 versões. Depois disso, abrir, salvar, excluir ou visualizar o histórico de versões pode não funcionar. (Leia: “Tente por sua própria conta e risco”) Deus o ajude se você alguma vez encontrar a necessidade de manter 400.000. Se esse for o caso, eu estarei envolvido de alguma forma por um advogado.
- Versões menores: São permitidas até 511 versões menores. Isso é um limite difícil e você não pode ir além dele.
Dito isto, quando você habilita o histórico de versões em uma biblioteca no local (então, SharePoint 2013), ele não insere um limite numérico, então é essencialmente infinito. Uma biblioteca no SharePoint Online, por outro lado, insere automaticamente um limite de 500 versões principais para começar. Em ambos os sistemas, este valor pode ser alterado pelo proprietário do site.
Tenho certeza que a razão para não haver limites no on-prem é porque a Microsoft não se importa quanto espaço você usa em seu próprio sistema; mas eles não querem que você fique absolutamente louco no sistema deles, “desperdiçando” o espaço deles. Pelo menos é isso que faz sentido para mim. E considerando que o limite de versão era 100 quando eu costumava usar o SharePoint 2007, eles começando em 500 é realmente muito legal.
(SharePoint 2010 suporta 400.000 versões maiores também; nenhuma palavra sobre limites de versões menores. Uma fonte similar para o SharePoint 2007 não indica limites no histórico de versões.)
Agora, só porque esses números são todos tão altos, não significa que você deve começar a fazer versões a torto e a direito. O proprietário do seu site poderia – por razões muito legítimas ou, por vezes, por razões completamente arbitrárias, incluindo não saber melhor – alterar o número máximo de versões para um valor um pouco baixo. Então você deve sempre perguntar ao proprietário do site qual é a política de histórico de versões em sua biblioteca de documentos para que você não se veja desagradavelmente surpreso com as primeiras versões de seus arquivos ausentes.
Acessando as versões de um arquivo
As três formas mais comuns de acessar o histórico de versões de um arquivo são:
- Clique direito no nome do arquivo e clique em “Histórico de versões”.
Isso só funciona no SharePoint Online e no SharePoint 2016. - Clique na caixa ao lado do nome do arquivo, clique na guia “Arquivo” na fita e clique em “Histórico de versão”.
Isso funciona no SharePoint 2013, 2016 e no SharePoint Online. - Clique nas elipses (…) à direita do nome do arquivo, depois clique nas elipses (…) que aparecem no painel de navegação, depois clique em “Histórico da versão”.
Esta opção funciona no SharePoint 2010, 2013, 2016, e no SharePoint Online.
O painel de histórico de versões
Após você seguir os passos acima, o painel de histórico de versões irá aparecer, mostrando as versões atuais e passadas do seu arquivo. Você verá as informações exibidas em um formato tabular listando 1) número da versão (em ordem decrescente), 2) um carimbo de data e hora vinculado exibindo quando a versão foi criada, 3) quem fez a alteração, 4) o tamanho do arquivo no momento em que a alteração foi feita, e 5) quaisquer comentários feitos pelo editor.
Aqueles metadados que forem alterados também serão indicados na lista. Você pode ordenar as colunas em ordem alfanumérica clicando no cabeçalho da coluna (por exemplo, “No.”, “Modificado”, “Modificado por”, etc.). Isto é útil se você estiver procurando por todas as alterações feitas por uma determinada pessoa ou quando o tamanho do arquivo permaneceu aproximadamente o mesmo, indicando alterações mínimas entre versões.
Como exemplo, veja a captura de tela abaixo. Esta é uma planilha do Excel que tem oito versões. Todas elas foram criadas por mim e você pode ver que as mudanças de tamanho implicam que o conteúdo foi adicionado ou excluído com essas versões. Eu alterei o campo Título do arquivo quando criei a versão 4.0 para que o arquivo tivesse um nome mais descritivo (e aparecerá mais alto nos resultados de busca). SharePoint mostra essa alteração com a versão 4.0.
Ainda não fiz uso do campo de comentários. O campo de comentários é útil para fornecer um pequeno resumo das alterações que foram feitas, mas é fácil esquecer de incluir informações aqui porque só lhe perguntam se gostaria de incluir um comentário se verificar o ficheiro e depois in.
Porque raramente uso o check in/out, quase nunca deixo comentários. Mas isso pode ser muito útil para você e seus colegas. Se você não precisa fazer check in/out na sua biblioteca, você ainda pode verificar o arquivo, editá-lo, e então fazer o check in. Ser-lhe-á pedido um comentário ao verificar o ficheiro em.
O painel de versões também lhe dá a opção de apagar todas as versões. Se você decidir após excluir todas as versões que você se arrepender dessa decisão, você pode restaurar algumas ou todas as versões indo para o cesto de reciclagem do site e restaurando as versões de lá. (Mais detalhes sobre como restaurar versões excluídas abaixo.)
Acionando uma versão antiga
Do painel de histórico de versões, você pode visualizar, restaurar ou excluir versões antigas de seus arquivos. Clique no menu suspenso que aparece quando você passa o cursor sobre o carimbo de tempo da versão em que está interessado.
- Clique no carimbo de tempo: Isto irá baixar o arquivo como ele existia quando essa era a versão mais atual. Isto dá-lhe a oportunidade de abrir a versão actual e a versão descarregada e comparar as duas, se necessário. Ou se você precisar obter informações/dados antigos de uma versão antiga, é assim que você faria.
- Ver: Isto abrirá os metadados para o arquivo. Ele não abre o arquivo em um estado somente leitura, mesmo que seja isso que você possa supor que ele faz. Ele exibe o nome do arquivo, título e quaisquer outros metadados que você possa ter associados à biblioteca de documentos.
- Restore: Ao escolher esta opção, você está pegando essa versão e tornando-a a “nova” versão atual. A antiga versão atual torna-se a próxima versão mais recente. Isto é útil se você quiser ignorar completamente as alterações feitas por um colega, ou se a versão mais recente do arquivo ficou corrompida.
- Delete: Clicando em delete irá mover esta versão do ficheiro para o caixote da reciclagem do seu site. Isto pode ser útil se houver informações desatualizadas que possam ser prejudiciais ao trabalho de outros se eles se depararem com essa versão do arquivo. Também pode ser útil se uma versão corrompida do arquivo estiver lhe dando problemas. Basta livrar-se dele. Nota: Você pode restaurar uma versão deletada acessando sua lixeira, marcando a caixa ao lado do nome do arquivo (com o número da versão entre parênteses ao lado), e clicando em “Restaurar seleção”. A versão será restaurada como o número da versão correta com metadados precisos retidos.
- Link direto para qualquer versão: Pode ligar a uma versão clicando com o botão direito do rato sobre o carimbo de tempo da versão em questão e clicando em “copiar endereço do link”. Quando você digitar a URL copiada em uma barra de endereço, ele irá baixar o arquivo imediatamente, como se você tivesse clicado no carimbo de tempo, como descrito no primeiro ponto desta lista.
Buyer beware
Histórico de versão tem suas limitações. E você deve estar ciente de quais são essas limitações. Familiarize-se com o meu post “Buyer Beware” sobre a história da versão. Você pode se arrepender se não.
- Como funciona o versionamento em uma lista ou biblioteca?
- Activar e configurar a versão de uma lista ou biblioteca (proprietários do site)
- Ver o histórico da versão de um item ou ficheiro numa lista ou biblioteca
- Activar e configurar versioning para uma biblioteca (proprietários do site)
- Ver o histórico de versões de um item ou arquivo
- Habilitar e configurar versioning (proprietários do site)
Nota: O histórico de versões é um aspecto muito valioso das listas e itens da lista, mas para o utilizador médio, o histórico de versões nas bibliotecas de documentos é significativamente mais útil e relevante. O histórico de versões em listas será discutido em um post futuro.
Mais sobre o histórico de versões
Esta é uma série sobre o histórico de versões. Confira os outros posts sobre este tópico.
Basics | Buyer Beware | Will I Run Out of Space? | Histórico de versões vs. Mudanças de faixa
