- As assinaturas electrónicas são uma forma rápida e eficaz de obter assinaturas através de e-mail ou outros meios de mensagens digitais.
- As assinaturas electrónicas são oficialmente reconhecidas pelo FDIC como um método aceitável de assinatura de um contrato, desde que adiram ao protocolo.
- Existem vários programas fáceis de usar no mercado que facilitam a assinatura eletrônica de documentos.
As assinaturas eletrônicas criaram um nível totalmente novo de conveniência para empresas que lidam com contratos legalmente vinculativos. O que antes levava semanas – enviar um contrato para o signatário, que depois o enviava de volta com a sua assinatura – agora acontece instantaneamente. Também é muito mais eficiente do que enviar por fax um documento para ser devolvido com uma assinatura, ou enviar por e-mail um documento e digitalizar o papel assinado de volta para o computador.
Existem inúmeros aplicativos e serviços para assinatura eletrônica – como DocuSign, Adobe Sign e OneSpan – que permitem que você envie pedidos e receba assinaturas para fins comerciais. Diferentes programas de assinatura podem coletar assinaturas de diferentes maneiras, como a assinatura do usuário com o dedo em uma interface touchpad, digitando seu nome, digitando um código PIN designado ou até mesmo apenas clicando em uma caixa de seleção. Mas um contrato assinado eletronicamente tem o mesmo peso legal que um contrato assinado fisicamente, e qual a forma adequada de implementar esta tecnologia?
Histórico de assinaturas eletrônicas e a lei
A Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional (ESIGN) foi feita lei em 2000, estabelecendo a validade de registros e assinaturas eletrônicas para assuntos que afetam o comércio interestadual ou estrangeiro, de acordo com a Federal Deposit Insurance Corporation. O Uniform Electronic Transactions Act foi uma lei unilateral de nível estadual para aceitar assinaturas eletrônicas que foi adotada pela maioria dos estados. Os demais estados têm suas próprias leis que aceitam assinaturas eletrônicas. Internacionalmente, a maioria dos países industrializados tem leis para aceitar assinaturas eletrônicas.
Editor’s note: Procurando o software de gerenciamento de documentos certo para o seu negócio? Preencha o questionário abaixo para que nossos parceiros fornecedores entrem em contato com você sobre suas necessidades.
As assinaturas electrónicas tornaram-se comuns na Internet, no comércio electrónico e no sector financeiro online. Quando usado corretamente, um documento assinado eletronicamente e um assinado com caneta e tinta têm a mesma posição legal. No entanto, existem algumas diferenças entre os dois, com regras que as empresas devem seguir ao redigir um contrato que deve ser assinado eletronicamente.
Requisitos de uma assinatura eletrônica
Ao preparar um contrato ou outro documento juridicamente vinculativo a ser assinado eletronicamente, de acordo com o Adobe Sign, estas são as regras que você deve cumprir para que a assinatura seja válida:
- Intenção de assinar: O signatário deve demonstrar clara intenção de assinar o documento. Esta intenção é mostrada através da acção de desenhar as suas assinaturas electronicamente, digitando o seu nome ou clicando numa caixa de aceitação.
- Consentimento para fazer negócios electronicamente: O acordo deve incluir uma cláusula que indique que todas as partes envolvidas estão consentindo que a transação ocorra eletronicamente.
- Retenção de registros: O acordo deve permanecer acessível a ambas as partes e retido na forma em que foi assinado. Esta exigência é facilmente coberta pela regra seguinte.
- Cópias assinadas: Ambas as partes devem receber uma cópia do documento assinado. A maioria das aplicações de assinatura eletrônica as envia automaticamente.
- Cláusula de exclusão: O signatário deve sempre ter a opção de recusar a assinatura eletrônica e, em vez disso, receber uma cópia física para assinar pessoalmente e enviar de volta. As empresas devem estar preparadas para esta ocorrência.
Segurança e privacidade com assinaturas eletrônicas
Software de assinatura eletrônica reputável contém medidas de segurança para garantir a legitimidade de um acordo e evitar fraudes. Diferentes programas oferecem diferentes formas de autenticação para garantir que o assinante seja quem diz ser. Para a melhor segurança, escolha um programa que permita múltiplas formas de autenticação. Outra medida de segurança comum é a implementação de uma assinatura digital junto com a eletrônica.
“Com base na criptografia de chaves públicas/privadas, as assinaturas digitais são usadas em uma variedade de aplicações de segurança, e-business e e-commerce”, disse Rahim Kaba, vice-presidente de marketing de produtos da OneSpan. Quando usada dentro de uma aplicação de assinatura eletrônica, a criptografia de assinatura digital protege os dados assinados eletronicamente”. Se um documento com assinatura eletrônica for modificado ou adulterado de alguma forma, a tecnologia de assinatura digital irá detectá-lo e invalidar o documento”
Embora as assinaturas digitais sejam usadas para evitar adulterações, trilhas de auditoria podem ser usadas para confirmar a legitimidade de um documento”. Trilhas de auditoria são logs embutidos nos documentos com informações sobre quem assinou, em que ordem, quando e onde.
E-sign software options
DocuSign
DocuSign é um software de assinatura electrónica simples mas eficaz, com muitas aplicações diferentes. Os utilizadores podem introduzir a sua assinatura electrónica no início do documento e replicá-la sempre que necessário.
O software também permite armazenar um determinado número de documentos na nuvem, dando-lhe acesso a tudo o que necessitar num determinado momento. Você pode enviar documentos por e-mail para as partes necessárias através do DocuSign, e ele também tem um add-on Gmail para uma maneira fácil de enviar e receber documentos. Você pode solicitar a verificação por SMS ou e-mail para documentos sensíveis.
DocuSign é uma ótima solução para contratos simples que não precisam ser autenticados ou assinados pessoalmente. Está entre os softwares de assinatura eletrônica mais populares do mercado, com uma interface limpa e poderosa que é ótima para vários cenários.
Adobe Sign
Adobe Sign torna a assinatura de documentos oficiais rápida e indolor. Suporta dois tipos diferentes de assinaturas que podem ser eficazes para diferentes fins: assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais.
As assinaturas eletrônicas são mais casuais. Elas são boas para contratos básicos e permitem uma verificação rápida através de uma assinatura gerada. Assinaturas digitais possuem criptografia mais pesada e requerem que o assinante passe por um processo de autenticação de identidade. São melhores para documentos que precisam de um nível extra de segurança.
Adobe é fácil de usar e eficaz na geração de assinaturas eletrônicas confiáveis. A IU é um pouco rígida comparada ao DocuSign, mas o Adobe é melhor para documentos importantes que precisam de cuidados extras.
As assinaturas digitais são poupadoras de tempo e aprovadas por lei, desde que você siga os requisitos e diretrizes de uso. As principais marcas de assinaturas eletrônicas ajudam a seguir essas regras e manter seus contratos e outros documentos seguros.
“A segurança de documentos e assinaturas estão no coração de qualquer contrato ou documento assinado eletronicamente”, disse Kaba.
