Como fazer um horário diário que não estrague o seu dia em 5 passos

Quando se trata de fazer um horário diário, a maioria das pessoas cai em um dos dois acampamentos:

• O Overscheduler: Os seus calendários parecem uma pintura com os dedos de um jardineiro de infância. As reuniões se sobrepõem às reuniões enquanto lembretes para eventos, pausas, tarefas e mais reuniões são feitas como se fosse véspera de Ano Novo. Seus dias são determinados a partir do momento em que acordam para sua rotina noturna.
• O Minimalista: Também conhecido como “O Sonhador”. Eles têm um ou dois eventos recorrentes, mas um monte de espaço branco, então eles estão “livres” (pelo menos no papel) para longos períodos de trabalho.

O problema é que ambas as abordagens são terríveis por suas próprias razões.

Estar superlotado não deixa tempo para as inevitáveis tarefas “urgentes” que surgem. Uma tarefa leva mais tempo do que você supôs (graças à falácia do planejamento) e seu dia inteiro é jogado no caos.

E o minimalista? Eles simplesmente descarregaram sua agenda para algum outro formato – provavelmente uma lista de tarefas, um aplicativo de agendamento ou uma série de e-mails irritados perguntando “Onde está isso?”

A verdade é que uma boa agenda diária é um plano para uma vida de sucesso. Saber o que você está destinado a fazer (e quando) cria um sentido de propósito, significado e foco. Ajuda a evitar a procrastinação, a manter-se motivado e a gerir adequadamente o seu tempo.

Felizmente, poucos de nós têm controlo total sobre os nossos dias. Ao invés disso, você precisa de algo flexível. Você precisa de um modelo de horário diário.

Neste guia, vamos cobrir como os fundadores mais bem sucedidos, criativos e pensadores profundos usam uma abordagem de modelos para se manterem focados, organizados e produtivos (e como você pode fazer o mesmo com seu dia!)

Como fazer uma programação diária eficaz em 5 passos

1. Comece o seu dia com o seu trabalho mais importante
2. Faça a sua programação diária perfeita de acordo com a sua “curva de produtividade” pessoal
3. Utilizar “bloqueio de tempo” para passar de reactivo a controlo do seu tempo
4. Definir a sua disponibilidade ao mínimo possível (10-15 minutos)
5. Seguir o seu fluxo (tanto de tarefas como de energia)

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6. BONUS: Faça uma auditoria regular de calendário para limpar o tempo morto

Pronto para retomar verdadeiramente o controlo do seu tempo? O RescueTime é a ferramenta mais poderosa do mundo para rastrear o tempo e produtividade. Descubra como pode ajudar e inscreva-se gratuitamente hoje!

Comece o seu dia com o seu trabalho mais importante

As pessoas mais bem sucedidas fazem consistentemente o seu trabalho mais importante primeiro.

Isso pode significar “engolir um sapo” (ou seja, tirar a sua tarefa mais difícil do caminho) ou bloquear o tempo para um trabalho significativo antes de qualquer outra coisa. O que eles não fazem, é começar o dia com distrações, estímulos emocionais e estresse (ou seja, e-mail, mídia social e Slack).

Como explica o fundador da Farnam Street, Shane Parrish:

“Se eu me levantasse de manhã e a primeira coisa que eu fizesse era verificar o e-mail, estaria permitindo que outros ditarem minhas prioridades para o dia.”

Há uma tonelada de grandes exemplos disso na prática, mas um dos meus favoritos vem do fundador e acadêmico Kevin Taylor, que estabelece blocos de tempo diários e recorrentes para escrever pela manhã:

Como Taylor explica:

“Se você é como a maioria, você agenda o que os outros exigem de você primeiro e só depois procura por espaços vazios no calendário onde você pode ‘encaixar’ o que é importante para você. (Boa sorte em encontrar tempo de foco nesse tipo de calendário ‘reactivamente desenhado’.)

“Em vez disso, vire o paradigma programando o que é importante para si primeiro.”

Configurar um compromisso recorrente consigo mesmo logo pela manhã começa o seu dia com a intenção certa e garante que não importa o que mais aconteça, você fez algo significativo.

Mas talvez ainda mais importante, este é geralmente o momento mais eficaz do seu dia. Para a maioria das pessoas, a sua energia é naturalmente mais elevada de manhã e há menos distracções, o que significa que você pode realmente escavar em trabalhos importantes.

De acordo com Alex Pang, autor de Descanso: Porque é que se faz mais quando se trabalha menos:

“Duas horas em que se pode realmente entrar no problema produzem soluções que serão melhores do que se passassem 10 horas separadas por reuniões e a saltitar nos canais de folga”

Fazer progressos como este tem um efeito dominó de motivação e produtividade que o transporta durante o resto do dia.

Se você quiser uma ferramenta para ajudá-lo a se comprometer com este tempo, tente a integração do RescueTime Calendar. Basta adicionar #focustime ao título do seu bloco da manhã no seu modelo de agenda diária e todos os sites que o distraem (como redes sociais, notícias e entretenimento) serão bloqueados durante o período de duração do mesmo.

Por último, você nem sempre precisa saber exatamente o que vai fazer durante este tempo. É o suficiente para apenas dedicar as suas melhores horas a um trabalho significativo.

Mapa o seu horário diário perfeito de acordo com a sua “curva de produtividade”

A razão pela qual as pessoas mais bem sucedidas dedicam as suas primeiras horas do dia a um trabalho significativo é porque é aí que os seus níveis de energia são mais elevados. No entanto, com um pouco de trabalho, você pode usar essa mesma abordagem para adequar o resto do seu modelo de horário diário aos seus níveis de energia.

Todos nós passamos por ebbs e fluxos de energia ao longo do dia graças a algo chamado nosso Ritmo Circadiano. Este é um relógio interno que envia a nossa mente e corpo através de momentos de alerta e sonolência.

A chave para um modelo de horário diário bem sucedido é combinar os seus níveis de energia com o tipo de trabalho que você está fazendo.

Quando a nossa energia é baixa, somos menos criativos, temos mais dificuldade em tomar decisões, e ficamos mais facilmente estressados e sobrecarregados. Por outro lado, estudos mostram que somos até 500% mais produtivos quando nossa energia é alta e podemos entrar em um estado de fluxo.

Então como você descobre quando seus níveis de energia são naturalmente mais altos e mais baixos ao longo do dia?

Experimentar com o seu Ritmo Circadiano

A maioria das pessoas segue um Ritmo Circadiano semelhante ao longo do dia.

Após acordarmos e sairmos da inércia do sono, os nossos níveis de energia começam a subir naturalmente. Por volta das 10 horas da manhã atingimos os nossos níveis máximos de concentração que se elevam até um mergulho natural de energia pós-lançamento entre as 13h e as 15h.

À tarde, os nossos níveis de energia voltam a subir até caírem novamente entre as 21h e as 23h, quando a maioria de nós vai para a cama.

Então, por exemplo, você pode criar um modelo de horário diário que siga este padrão:

• Trabalho de alta energia até cerca do meio-dia
• Chamadas, reuniões e e-mails de 1-3
• Tempo livre para tarefas urgentes ou mais reuniões até ao fim do dia

Este é um bom começo, mas e se não funcionar para si ou se quiser ser mais preciso?

Utilize os seus dados pessoais de produtividade para mapear a sua “Curva de Produtividade”

Em vez de confiar na auto-relatação ou no seguimento de humor, é muito mais fácil (e mais preciso) usar uma ferramenta de seguimento de tempo como o RescueTime para recolher dados automaticamente para si.

Após reunir um pouco de dados, seu painel do RescueTime lhe mostrará quais aplicativos, ferramentas, sites e projetos você gasta tempo, quando você está sendo produtivo (ou distraído), assim como tendências em suas atividades, e muito mais.

Para o nosso caso de uso, o relatório de tendências de produtividade ao longo de uma semana mostrará quando é mais provável que você esteja produtivo vs. distraído em um determinado dia. Isto está em Relatórios > Produtividade > Hora do Dia.

Locando neste relatório, obtemos uma clara tendência diária de produtividade e distração para que possamos criar um modelo de horário diário que corresponda:

• Focused, heads-down time during peak hours
• Reuniões, chamadas e e-mails quando os níveis de energia estão baixos
• Breaks quando é mais provável que você esteja atingindo uma queda

Em essência, você está mudando do agendamento do seu dia em torno da hora para o agendamento em torno da sua energia.

(Veja o nosso guia completo sobre como encontrar as suas horas mais produtivas aqui!)

Utilize o “bloqueio de tempo” para passar de reactivo a em controlo do seu tempo

A sua curva de produtividade é um mapa de como você pode preencher um dia inteiro no seu modelo de horário diário.

Esta não é a mesma que a agenda diária do The Overscheduler que preenche os seus dias com as prioridades das outras pessoas. Em vez disso, este é um modelo de quando você é mais adequado para fazer certos tipos de trabalho.

Um exemplo deste tipo de modelo de agenda diária na prática é o que a designer Jessica Hische chama de “Ultraschedule”:

Este modelo de agenda diária é como um esqueleto sobre o qual você constrói a sua semana. E se você corresponder à sua curva de produtividade diária, você sabe que está sendo o mais produtivo possível com o seu tempo.

Para Hische, isto significava manter a segunda-feira como “Dia de Administração” para chamadas e reuniões regulares, enquanto que reservar tempo às quartas e sextas-feiras para “Trabalho Analógico”:

“Há horários programados durante os quais eu posso estar completamente imerso em e-mails e para o resto do dia eu estou me forçando a ignorá-lo. Acima de tudo, há blocos de tempo marcados onde o meu wifi estará desligado”:

Uma das melhores partes desta abordagem é que ajuda a visualizar o seu dia de trabalho ideal – uma habilidade importante que poucos de nós praticamos, de acordo com o autor Ryan Holiday:

“Tantas pessoas têm grandes objectivos para o futuro. Eu acho que é melhor saber como é o seu dia perfeito. Então você pode se perguntar com cada oportunidade e escolha: Isto está me deixando mais perto ou mais longe?”

O impacto não é apenas que você sabe o que deveria estar fazendo, mas que ajuda a dizer não às coisas que tiram o seu dia ideal. Como explica o designer Brad Frost:

“Aceitar um convite para uma reunião requer que eu tire tempo de outra coisa, e agora isso é realmente visualizado.”

Você pode usar uma técnica chamada Time Blocking para criar seu próprio modelo de horário diário como este. Veja o nosso guia passo-a-passo aqui.

Configure a sua disponibilidade ao mínimo possível (10-15 minutos)

Com o seu modelo de horário matinal e diário significativo definido e ajustado à sua curva de produtividade, a próxima pergunta é: Como se encaixa nas tarefas inevitáveis, compromissos, reuniões e responsabilidades que se arrastam e jogam fora o seu horário diário?

Um horário diário ideal protege o seu tempo. Para o VP de Produto do Facebook, Fidji Simo, isso significa mudar o tempo padrão das reuniões para o mínimo possível:

“Muitas pessoas não fazem check in para descobrir quanto tempo deve ser realisticamente alocado para algo. Eles apenas têm como padrão 30 minutos para uma conversa pequena e 60 minutos para uma conversa maior. Isto contribui para calendários parecidos com queijo suíço”

Em vez disso, Simo estabelece o tempo mínimo para reuniões em 10-15 minutos (Elon Musk famoso quebra o seu dia inteiro em pedaços de 5 minutos). Desta forma, cabe à pessoa que marca a reunião solicitar mais tempo se achar que precisa.”

Isso torna tanto você quanto o organizador da reunião responsáveis por decidir quanto tempo você realmente precisa. (Que é um ótimo lugar para começar a consertar nossa obsessão com reuniões).

Simo também recomenda configurar buffers em torno do seu horário de reunião, bem como reservar espaços abertos intencionalmente para o seu dia para surpresas de última hora. Desta forma, você não está sendo ingênuo sobre as distrações que você está obrigado a enfrentar.

No Google Calendar (assim como em muitas outras aplicações de Calendário) você pode até mesmo alterar a duração padrão das reuniões e adicionar buffers automáticos.

Um dia efetivo não é governado pela tirania da reunião de 60 minutos. Como o Simo explica:

“Estou mais concentrado quando estabeleço a minha própria agenda do que quando deixo outros estabelecerem a minha agenda”

Seguir o seu fluxo (de tarefas e energia)

Quando feito correctamente, a sua agenda diária deve dar-lhe ímpeto, não retirá-lo.

No entanto, muitas vezes esquecemo-nos de pensar no nosso estado de espírito quando agendamos reuniões, eventos ou tarefas. No entanto, pense no salto cognitivo que é preciso dar para passar de um exercício de pensamento profundo como codificar um novo recurso para uma chamada diária de recuperação.

De acordo com a Associação Americana de Psicologia, a recuperação de tarefas de mudança como esta pode ocupar quase 40% do nosso tempo produtivo.

Embora já tenhamos falado sobre a importância de proteger o seu fluxo de energia (e combinar as tarefas certas com os seus níveis de energia), você também precisa estar ciente do seu fluxo de tarefas.

Nossos cérebros levam tempo para entrar no fluxo de uma tarefa. Mas uma vez aquecidos, é mais fácil continuar e ficar motivado.

Para o autor Paul Jarvis, isto significa “arruinar” o seu dia com actividades. Uma tarde pode ser dedicada apenas à escrita, enquanto uma manhã pode ser de apoio ao cliente.

“Quanto mais tempo se puder focar num único tipo de tarefa, mais rápido se pode fazer. Assim, agrupar toda a escrita que tenho de fazer numa manhã significa que posso escrever 5-6 artigos de uma só vez”

É também o que o Y Combinator Paul Graham chama de “Maker Time” – os longos períodos de tempo necessários para trabalhar em tarefas cognitivamente exigentes como escrever ou codificar (vs. Manager Time, que é cortado em segmentos curtos).

Asso que preenche o seu modelo de agenda diária com as suas tarefas e para as suas doses, tente agrupar tarefas semelhantes. E quando chegar o momento de realmente fazer o trabalho, certifique-se de que você está concentrado e livre de distrações.

Existem muitas ferramentas que podem ajudar a suportar o fluxo das suas tarefas. O autor da Four Hour Work Week Tim Ferriss tem o seu telefone em modo avião 80% do tempo. Enquanto o recurso FocusTime do RescueTime pode bloquear sites de distração e notificações de descarrilamento.

Pessoalmente, eu gosto de usar o FocusTime para sessões Pomodoro onde eu trabalho intensamente por 25-30 minutos e depois faço uma pequena pausa.

BONUS: Faça uma auditoria regular de calendário para limpar o tempo morto

Finalmente, este modelo de calendário diário não significa nada se o seu calendário já estiver cheio de reuniões e tarefas recorrentes.

A maior parte das pessoas usa o seu calendário como uma ferramenta de planeamento do que está para vir. Mas também é uma ótima ferramenta para reflexão. Uma auditoria de calendário é um exercício simples onde você passa e audita obrigações passadas.

A cada três meses, a VP do Produto Fidji Simo do Facebook faz uma auditoria de calendário para descobrir:

• O tempo que ela gastou em cada projeto
• Como seu tempo foi dividido em reuniões com líderes individuais versus em grandes reuniões
• A porcentagem de tempo que ela gastou recrutando versus gerenciando e construindo

Com esses dados em mãos, ela pode ver se seu tempo gasto corresponde às suas intenções. E se não, ela se ajusta.

“Todas as outras coisas no meu calendário eram menos importantes, mas estavam tomando mais tempo por motivos antigos.

“Havia reuniões recorrentes que não exigiam mais a minha presença, reuniões para tomar decisões sobre tópicos menos importantes, etc…”

A integração do RescueTime Calendar lhe dá uma rápida percepção de quanto tempo você gasta trabalhando cada dia, tempo total de reuniões, sua produtividade média, e se você atingiu seus objetivos diários ou não.

Leia o seu horário semanal ou mensal agora mesmo. Quantas dessas reuniões recorrentes poderiam ser encurtadas ou eliminadas?

Os seus compromissos de tempo correspondem aos seus objectivos?

Se não, é altura de recuperar essas horas.

Por último, mantenha todos os seus compromissos de tempo num só lugar

Pode parecer uma boa ideia separar os seus calendários pessoal e profissional, mas isto é apenas pedir problemas quando os compromissos se sobrepõem. Em vez disso, use códigos de cores para diferenciar entre atividades ou crie um calendário “modelo” diferente para manter as coisas limpas.

Você pode pensar no seu calendário como um grande frasco vazio. Cada tarefa que você adiciona – seja pessoal ou profissional – preenche o espaço. E embora possa atribuir diferentes níveis de importância às tarefas, o seu calendário não o faz.

Uma hora é uma hora não importa em que você a gaste.

Pronto para realmente retomar o controle do seu tempo? O RescueTime é a ferramenta mais poderosa do mundo para rastrear o tempo e produtividade. Descubra como ela pode ajudar e inscreva-se gratuitamente hoje!