As quatro demonstrações financeiras básicas são a demonstração de resultados, a demonstração de lucros acumulados, o balanço patrimonial e a demonstração de fluxos de caixa. Devido à complexidade da demonstração dos fluxos de caixa, é possível encontrar informações sobre essa demonstração em um lançamento separado. Nosso propósito aqui é obter uma sensação básica do que acontece em cada uma das demonstrações e o propósito de cada demonstração.
A primeira coisa que você deve fazer ao iniciar qualquer demonstração é o título. O cabeçalho diz ao leitor para o que ele ou ela está olhando. O cabeçalho para todas as declarações é o seguinte:
Nome da empresa
Nome da declaração
Data
A data pode ser um pouco complicada, mas vamos discutir isso no contexto de cada uma das declarações.
Você deve preparar as demonstrações financeiras em uma ordem particular:
- Extrato de rendimentos obtidos
- Declaração de lucros retidos
- Folha de balanço
- Fluxo de caixa
A razão para isso é porque você precisará de informações do extrato anterior para completar o próximo. Você verá o fluxo de informações à medida que completarmos um exemplo. É importante notar que você só usará cada número do balancete uma vez. Uma vez que um número tenha sido usado, ele não será usado novamente. Note que eu não escrevi uma vez que você use uma conta, você não irá usá-la novamente. Há uma conta que será usada em dois extractos diferentes. Você pode adivinhar qual deles?
A Demonstração de Resultados
Do nome, você deve ser capaz de dizer que a demonstração tem algo a ver com os resultados. Os rendimentos fazem-me pensar nos rendimentos, mas ao trabalhar com empresas, a maioria de nós pensa nos rendimentos em termos de lucro. As receitas são boas, mas no final das contas, aqueles de nós que são proprietários de pequenos negócios não conseguem levar para casa nossas receitas porque temos que pagar as despesas. Outro nome para a declaração de rendimentos é a declaração de lucros e perdas. O formato básico para a demonstração de resultados é receita – despesas = lucro líquido.
A demonstração de resultados é como um filme que nos conta tudo o que aconteceu no negócio durante o ano. Ele inclui todas as receitas geradas e todas as despesas incorridas. Podemos dizer se o negócio pediu dinheiro emprestado em algum momento do ano, procurando por despesas com juros. Podemos dizer se a empresa é proprietária ou aluga o espaço que ocupa, procurando por despesas de aluguel. A empresa tem empregados? Procure por despesas salariais. A demonstração de resultados cobre todo o período, seja um mês, um trimestre ou um ano. Portanto, ao preencher o cálculo de lucros e perdas, a data no cabeçalho deve ser Para o (mês/trimestre/ano) terminado (data). Para demonstrações financeiras geradas para um período de um ano que termina em 31 de dezembro de 2013, a data na demonstração de resultados seria Para o ano findo em 31 de dezembro de 2013.
Onde obtemos as informações para a demonstração de resultados? A partir do balancete! Eu gosto de pensar no balancete foi a cartilha para a preparação da demonstração de resultados. Aqui está o balancete usado no post discutindo-os.
O balancete é organizado para nos ajudar a preparar as demonstrações financeiras. Note que as receitas e despesas são listadas em conjunto para facilitar a preparação da demonstração de resultados.
Note que na nossa demonstração de resultados, listamos as receitas no topo. Se houvesse múltiplas contas de receitas, listaríamos todas elas e então obteríamos a receita total como fizemos para as despesas. Então usamos nossa fórmula, receita – despesas = lucro líquido para completar a demonstração.
Lembrar que esta é uma demonstração de renda básica. Existem formatos mais complicados para o cálculo de lucros e perdas, mas esta é a base para todos os cálculos de lucros e perdas.
O cálculo de lucros líquidos acumulados
O cálculo de lucros líquidos acumulados nos ajuda a atualizar o saldo na conta de lucros líquidos acumulados. Você notará que não concluímos um único lançamento contábil manual para Lucros líquidos acumulados através deste processo. Usaremos os lucros líquidos acumulados nos lançamentos quando discutirmos os lançamentos de encerramento. Como não entramos nenhum lançamento nas contas de Lucros líquidos acumulados, o saldo atual na conta é o saldo do ano passado. Ele ainda não foi atualizado para refletir a mudança para este ano. O cálculo de lucros líquidos acumulados é a primeira etapa na atualização desse saldo.
Lucros líquidos acumulados é o montante de lucros que a empresa manteve (retido) ao longo dos anos em que a empresa esteve em atividade. A cada ano a sociedade gera lucros, também chamados de lucro líquido. Alguns desses lucros podem ser pagos aos proprietários na forma de dividendos ou distribuições. A diferença entre o lucro líquido e as distribuições aos proprietários é o montante que é adicionado ao saldo dos lucros acumulados anteriores. Portanto, o formato da demonstração de lucros líquidos acumulados é:
Saldo inicial, lucros líquidos acumulados (do balancete geral ajustado)
Plus: Lucro líquido
Less: Dividendos ou Distribuições
Equais: Saldo Final, Lucros Líquidos Retidos
O lucro líquido é retirado da demonstração de resultados e os dividendos ou distribuições são retirados do balancete geral.
Notificação do nosso balancete geral, os itens que precisamos são destacados em azul. Nós olhamos para a demonstração de resultados que nos diz que nosso lucro líquido é de $29.800. Temos tudo o que precisamos para completar a demonstração.
Nota: Para a data da demonstração de lucros acumulados, usamos “Para o ano findo em 31 de dezembro de 2013”, porque a demonstração de lucros e perdas está envolvida na demonstração. A demonstração de lucros líquidos acumulados cobre todas as modificações nos lucros líquidos acumulados ao longo do ano, assim como a demonstração de resultados.
O balanço patrimonial
Se você olhar para o balancete, você notará que as únicas contas que não usamos são ativos, passivos e patrimônio líquido. Esperamos que isso o faça pensar na equação contábil, que diz que Ativo = Passivo + Capital Próprio. Sabemos que esta equação tem sempre de ser equilibrada. O balanço patrimonial é essencialmente a representação da equação contábil. Estamos mostrando em uma demonstração que o ativo é de fato igual ao passivo e ao patrimônio líquido.
Não como a demonstração de resultados e a demonstração de lucros acumulados, que nos conta a história do ano, o balanço é um instantâneo dos saldos no último dia do ano. É como uma fotografia e não como um filme. O balanço patrimonial não nos mostra todas as flutuações dos saldos ao longo do ano. Nem sequer nos mostra os balanços altos e baixos do ano. Mostra-nos literalmente apenas o balanço do último dia. Portanto, ao escrever a data para o título, apenas colocamos o último dia. Para o exemplo que temos usado, escreveríamos “31 de dezembro de 2013”. E é tudo. Não “Para o ano que terminou” aqui porque não é para o ano inteiro, é apenas para 31.
No início do post, eu declarei que cada declaração iria requerer algo da declaração anterior. O que precisamos da declaração de lucros líquidos acumulados? Que tipo de conta são os lucros líquidos acumulados? É uma conta de patrimônio líquido, o que significa que ela precisa ir para o balanço patrimonial. Eu perguntei na primeira seção se você poderia adivinhar qual conta é usada em várias expressões. A resposta é Lucros líquidos acumulados, que aparece no extrato de lucros líquidos acumulados e no balanço patrimonial. Não retirar o saldo de Lucros líquidos acumulados do balancete. Usar o saldo final da demonstração de lucros líquidos acumulados.
Aqui está nosso balanço patrimonial básico:
Note que a equação faz o balanço. O montante em Lucros acumulados é o montante da demonstração de lucros acumulados e não do balancete geral. Este é um balanço básico, não classificado. Há alguns balanços patrimoniais que mostram ativos circulantes e de longo prazo, passivos circulantes e de longo prazo e uma seção de patrimônio líquido separada. Formas mais complexas das demonstrações serão discutidas em lançamentos futuros.
Nota: Se o seu balanço patrimonial não salda, aqui estão algumas coisas para verificar:
- Você só usou receitas e despesas no seu cálculo de lucros e perdas? Lembre-se que você pode traçar uma linha acima de sua primeira conta de rendimentos e tudo abaixo dessa linha deve ir na demonstração de resultados. Apenas os itens abaixo dessa linha devem ir para o cálculo de lucros e perdas.
- Subtraiu Dividendos/Distribuições no cálculo de lucros líquidos acumulados?
- Utilizou o saldo final dos lucros líquidos acumulados no seu balanço patrimonial?
Algumas outras dicas rápidas para ter em mente ao preparar seus extratos.
- Despesas pré-pagas são um ativo, não uma despesa. Vai para o balanço patrimonial!
- Depreciação acumulada é um contra ativo, não um passivo. Subtrai-a do ativo!
- Receita Bruta é um passivo, não uma receita. Vai para o balanço patrimonial!
Utilize seu balancete como um guia. Saiba onde separar as contas e será muito menos provável que você cometa um erro.
