Se você entrar em qualquer escritório, provavelmente encontrará um usuário do Microsoft Excel. É uma ferramenta útil de análise de negócios, se usada corretamente. O problema com muitas planilhas é que todas as células têm a mesma aparência. Você tem que procurar por informações importantes. Neste tutorial, vou mostrar como destacar células no Excel usando vários métodos. (Baixe a planilha de exemplo na seção Recursos.)
Vejo rotineiramente este cenário. Você obtém uma planilha eletrônica de alguém com centenas de linhas de dados que parecem iguais. Tudo é formatado da mesma forma enfadonha. Mas os dados são os mesmos? Existem valores de células que são diferentes dos restantes? Há algo fora da média? Estas são questões típicas que os usuários têm quando abrem planilhas.
Conteúdo do artigo
- Formatação de células do Excel com base em condições
- Some cell value Highlight Examples Incluem:
- Como aplicar a formatação condicional do Excel
- Exemplo 1: Destacar células acima de um número específico
- Exemplo 2: Destaque as 10 entradas mais importantes
- Exemplo 3: Show Data Bars Instead of Color Shading
- Exemplo 4: Destacar uma linha
- Finding Your Conditional Formating Rules
- Dicas & Truques
- Recurso Adicional
Formatação de células do Excel com base em condições
Em vez de ter o leitor escanear cada célula, você pode fazer com que o software faça algum trabalho de pernas usando a formatação condicional. Isto permite que o Excel aplique um formato definido às células que atendam a critérios específicos. Estas são regras que você pode definir.
O objetivo é fazer com que informações importantes se destaquem para que você possa encontrá-las mais facilmente.
Excel já faz um pouco disto para você. Por exemplo, quando você formatar números, há opções para exibir números negativos em vermelho. Este é um exemplo de um formato predefinido.
O programa permite até que você use opções de formatação em células ou linhas individuais. O método mais simples é fazer com que o Excel aplique a formatação condicional se ele atender a certas condições ou localizações. Isto usa o método “Cell Value Is”.
Some cell value Highlight Examples Incluem:
- Aplique um preenchimento vermelho se o valor for inferior a 50
- Aplique um estilo de fonte itálico e negrito se o valor estiver entre 70 e 90
- Aplique uma cor de fonte verde se o texto contiver “Montana”.”
- Valores de luz alta que são iguais a 15
- Aplique um preenchimento amarelo para duplicar valores
- Adicionar um ícone de seta para cima para valores de célula acima de 10%
Excel também permite que você use fórmulas para formatação condicional. Um benefício para as fórmulas do Excel é que você pode referenciar os valores em outro lugar em sua planilha. No exemplo abaixo, estou solicitando que se o valor em B2 for maior que o valor em C2, aplique uma cor de fundo verde.
Microsoft melhorou muito essa característica ao longo dos anos e agora pré-define exemplos populares, de modo que você não precisa confiar tanto em fórmulas. Abaixo estão alguns exemplos populares.
Como aplicar a formatação condicional do Excel
Adicionar uma nova regra de formatação é fácil. A parte mais difícil é encontrar o que você quer enfatizar na sua planilha. Ele ajuda a pensar nas necessidades do seu público e que ações ele pode tomar.
Exemplo 1: Destacar células acima de um número específico
Se você quiser seguir junto, este é o Exemplo 1 da planilha de exemplo. Vou destacar as células selecionadas se a população do estado exceder ou for igual a 2% da população dos EUA.
- Abrir a planilha de amostra de contagem de estado -f.xlsx e clicar na aba Exemplo 1.
- Clique na célula F2.
- Selecione a coluna inteira pressionando Ctrl +Shift + ↓.
- Na aba Home, clique no botão Conditional Formatting.
- No menu suspenso, selecione Highlight Cell Rules.
- No menu lateral, selecione Greater Than…
Nota: o Excel irá pré-popular este campo com base nos valores existentes nas células destacadas.
Nota: Você pode criar um esquema diferente selecionando um Formato Personalizado…
- Clique OK.
Você deve agora ver seus resultados aplicados.
Exemplo 2: Destaque as 10 entradas mais importantes
Um pedido popular é encontrar as entradas mais importantes, sejam elas um número definido ou uma porcentagem. Este é um exemplo de um dos formatos predefinidos ou embutidos do Excel. Em outras palavras, você não precisa digitar valores específicos como no Exemplo 1. Essas predefinições são construídas em torno de itens comuns que as pessoas procuram, como os Top 10 ou abaixo da média. A vantagem é que você não precisa fazer as contas.
Neste exemplo, eu quero destacar os 10 estados superiores por US House Seats na coluna D.
- Abrir os estados-contas-cf.xlsx planilha de amostra e clique no separador Exemplo 2.
- Clicar na célula D2.
- Selecionar a coluna inteira pressionando Ctrl +Shift + ↓.
- Na guia Home, clique no botão Formatação condicional.
- No menu suspenso Formatação condicional, selecione Regras Top/Bottom.
- No menu lateral, selecione Top 10 Items…
- Na caixa de diálogo Top 10 Items, ajuste sua contagem ou esquema de cores, se necessário.
- Clique em OK.
Exemplo 3: Show Data Bars Instead of Color Shading
Outra opção útil é usar “Data bars”. Este é outro tipo de visualização que você pode aplicar. Uma diferença chave com o formato da Barra de Dados é que ela mostra em todas as células ao invés de atender a uma condição específica.
Por padrão, o Excel irá manter o valor do texto em segundo plano. Eu acho que isso pode ser uma distração. Neste exemplo, eu dupliquei a coluna % Change, mas disse ao Excel para não colocar o valor dos dados na coluna I. O resultado é apenas a barra de dados.
O formato da barra de dados não funciona bem com todos os tipos de dados. Este é um bom exemplo de tentativa de formatos diferentes para ver o que funciona melhor para os seus dados. Isto é especialmente verdadeiro se você tiver valores negativos ou um intervalo apertado.
- Abrir a planilha de amostra de contagem de estado-cf.xlsx e clicar na aba Exemplo 3.
- Clique na célula I2.
- Selecione a coluna inteira pressionando Ctrl +Shift + ↓.
- Na guia Home, clique no botão Formatação Condicional.
- No menu suspenso Formatação Condicional, selecione Barras de Dados.
- No menu lateral, selecione Mais Regras…
- Na seção Edit the Rule Description: section, marque Show Only Bar.
- Click OK.
Exemplo 4: Destacar uma linha
Clicar células anteriores é ótimo, mas às vezes se você tiver uma planilha grande, você pode não ver as células coloridas porque elas estão fora da tela. Nessas situações, ajuda a destacar a linha inteira. Dessa forma, independentemente das colunas que você estiver visualizando, você sabe quais linhas são importantes. Isto funciona melhor quando você tem 1 condicional.
Uma diferença fundamental aqui é que não estaremos destacando uma coluna, mas a planilha inteira. É assim que obtemos o efeito de linha.
- Abrir a planilha de amostras de estado-cf.xlsx e clicar no separador Exemplo 4.
- Clicar na célula I2.
- Selecione todas as linhas pressionando Ctrl +Shift + ↓ + →.
- Na aba Home, clique no botão Formatação Condicional.
- Selecione Nova Regra…
- No módulo Editar Regra de Formatação, selecione Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas.
- No módulo Formatar valores onde esta fórmula é verdadeira: digite seu critério.
- Clique no botão Formatar… para aplicar sua cor de realce.
- Clique OK para aceitar sua cor.
No exemplo acima, estou pedindo para destacar qualquer linha onde o valor na coluna F (Porcentagem total da população dos EUA) é maior que 2%. A cor de destaque é o verde. Também estou usando uma referência de célula mista colocando um sinal $ antes de F2 na fórmula.
outlined_flag Dica: Se você não tem certeza se tem a fórmula correta, você pode sempre testá-la em outra coluna. Por exemplo, eu poderia entrar na célula H2, esta fórmula =$F2>20%. A célula H2 seria avaliada como VERDADEIRA ou FALSA. Você poderia então copiar a fórmula abaixo da coluna para ter certeza que você obteve os resultados esperados.
- Click OK.
Finding Your Conditional Formating Rules
Algumas vezes nos é dada uma planilha e você vê células ou linhas em destaque. Mas…onde estão as regras condicionais, ou alguém formatou manualmente estas células? Felizmente, o Excel fornece uma maneira de ver as regras de formatação condicional. Você pode usar a planilha de exemplo para acompanhar ou usar a sua própria.
- Abrir sua planilha.
- Na guia Home, clique em Formatação condicional.
- Selecione Manage Rules… no menu suspenso.
- No Gerenciador de Regras de Formatação Condicionais, selecione sua planilha.
- Click OK.
No exemplo acima, você pode ver a regra que eu apliquei para destacar a linha. A partir daqui, você pode adicionar uma regra, editar a regra ou excluí-la.
Dicas & Truques
Este artigo apenas tocou em algumas das maneiras que você pode usar a formatação condicional. A melhor maneira de aprender é experimentar com alguns dados, quer sejam os seus ou a folha de cálculo de amostra. Aqui estão algumas outras dicas para você:
- Você pode ter várias regras na mesma coluna. Por exemplo, você pode querer ter diferentes valores de intervalo sejam diferentes cores.
- Tocar com diferentes formatos para ver qual tipo funciona melhor para seus dados.
- Se você obtiver resultados inesperados, verifique se várias condições estão sendo executadas e a ordem. Você pode precisar alterar a ordem.
- Você pode definir intervalos nas barras de dados. Por exemplo, se você tiver uma coluna % Completa, você pode querer definir um intervalo de 0 a 1.
- Você pode remover regras de formatação condicional com a opção Limpar Regras.
- Aplique suas regras depois de ter inserido os dados. Às vezes são criadas regras duplicadas quando você insere linhas.
A formatação condicional do Excel pode tornar suas planilhas mais úteis se usadas apropriadamente. As pessoas não vão perder tempo procurando por alterações importantes ou aquela “agulha no palheiro”.”
Recurso Adicional
- Guia de Iniciantes do Excel XLOOKUP
- Como usar o Excel VLOOKUP
- Como usar a função IF no Excel
- Como Criar uma Tabela Pivot Excel
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