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What Is a Construction Change Order?

De acordo com algumas estimativas, uma média de 35% dos projectos experimentam pelo menos uma grande mudança ao longo da vida do projecto. Como empreiteiro, as ordens de mudança podem deixá-lo com a sensação de estar preso entre uma pedra e um lugar difícil. Quando uma ordem de mudança é solicitada, você não pode dizer não a um dono de projeto e não pode simplesmente ignorar a mudança; você tem que encontrar uma solução (e rápido).

Na sua essência, a ordem de alteração é um trabalho que é adicionado ou removido do escopo original do trabalho, conforme acordado no contrato assinado pelo cliente e empreiteiro antes do início do trabalho. À medida que o trabalho avança, no entanto, alguém (seja o proprietário ou o empreiteiro) decide que é necessário fazer uma mudança para acomodar fatores imprevistos.

Embora uma ordem de mudança possa soar como um pedido ou decisão unilateral, não é. Na verdade, uma ordem de modificação é uma alteração ao contrato. Como a Lei de Construção Hoje explica, “uma Ordem de Alteração é um acordo bilateral entre as partes do contrato – proprietário e contratante principal, contratante principal e subcontratado, dois ou mais subcontratados – para alterar o contrato. Uma Ordem de Mudança representa o consenso mútuo entre as partes sobre uma mudança no trabalho, o preço, o cronograma ou algum outro termo do contrato”

Como tal, uma ordem de mudança deve ser escrita e aprovada por todas as partes, o que pode levar tempo, dinheiro e paciência para ser concluída.

O que as Ordens de Mudança Tipicamente Incluem?

As Ordens de Mudança variam dependendo do projeto, partes interessadas e mudança específica necessária por uma ou ambas as partes. Entretanto, todas as ordens de mudança precisam incluir informações detalhadas, incluindo:

• Uma descrição da mudança solicitada em relação ao contrato ou proposta original
• Documentação dos custos de qualquer subempreiteiro
• Um resumo pelo empreiteiro dos custos totais da mudança proposta
• Uma declaração da base contratual para a mudança solicitada e seu impacto na data de conclusão do projeto

Quando as ordens de mudança de construção tipicamente ocorrem?

Na realidade, as ordens de mudança são tão comuns que afetam mais de um terço dos projetos. Portanto, você pode razoavelmente esperar encontrar muitas ordens de mudança ao longo da sua carreira de construção. Apesar disso, um número surpreendente de empreiteiros não consegue planejar para eles, o que é uma das causas mais comuns de custos excedentes.

Como explica o Journal of Construction Engineering, “Vários motivos para custos de construção e cronograma de excedentes em qualquer projeto incluem erro de projeto, escopo inadequado, tempo, mudanças no projeto e subestimar o tempo necessário para completar o projeto. Itens omitidos na estimativa do engenheiro dos projetos devido a erros de projeto ou escopo inadequado freqüentemente resultam em pedidos de alteração, o que aumenta o custo, bem como o tempo de entrega.”

Algumas das razões mais comuns para as ordens de alteração incluem:

• Especificações imprecisas nos projetos ou contratos originais
• Desenhos ambíguos ou imprecisos
• Condições imprevistas no local da obra, tais como obstruções que não puderam ser planejadas para
• Trabalhadores ou materiais que não chegam ou chegam tarde ao local
• Bolsas e cronogramas de trabalho

Embora não seja necessário lidar com uma ordem de mudança em alguns projetos, estar preparado com uma abordagem simplificada e padronizada garante que você esteja pelo menos pronto caso eles surjam.

Como você se prepara para ordens de mudança?

Não importa o que o faça, se você quiser ter certeza de que isso não levará a atrasos ainda mais caros ou mesmo ao fracasso do seu projeto, você precisa de um processo confiável para antecipar o pior. O ideal é que você e seu cliente especifiquem no contrato original como você vai lidar com uma ordem de mudança. Quando você formaliza o processo, há uma chance reduzida de alguém ficar surpreso ou chateado com o que vem depois.

Por outro lado, se você optar por não especificar o que acontece até o momento em que a mudança é necessária, as discordâncias resultantes podem levar a sangue ruim e até mesmo a uma quebra de contrato. Ninguém precisa (ou quer) isso, então faça o esforço para incluir a verborreia necessária em seu contrato a partir de agora. Então, quando você precisar alterar o contrato, você saberá exatamente como fazê-lo com respeito às necessidades de todas as partes.

Como melhorar o gerenciamento de pedidos de mudança

Gerenciamento de pedidos de mudança permite que as equipes atenuem os custos significativos e programem interrupções na construção. Ainda assim, para muitas empresas de construção, o gerenciamento eficaz de pedidos de mudança é um ponto importante de pintura. Evitar a ocorrência de ordens de mudança e gerenciá-las quando elas ocorrem requer uma mudança cultural e processual.

Não obstante, através do uso adequado da tecnologia na indústria da construção, boa comunicação e melhores práticas de coleta de dados, as empresas de construção podem reduzir a quantidade de tempo e dinheiro desperdiçado em ordens de mudança.

Melhor Desenho e Visualização

A tecnologia de modelagem de informação de construção (BIM) é um processo baseado em modelos que fornece insights para arquitetos, engenheiros e projetistas enquanto eles planejam a construção de edifícios e infra-estrutura. BIM ajuda na fase de projeto, fornecendo visualizações mais precisas antes do início da fase de construção.

Outras vezes, BIM também pode ser ligado ao campo durante a construção. Enquanto as mudanças que ocorrem durante a construção real serão significativamente mais caras do que na fase de projeto, o BIM pode ajudar a fornecer uma análise mais precisa do impacto total. As ferramentas integradas BIM também fornecem melhores dados durante a fase de construção, o que permite aos gerentes de projeto prever melhor como as mudanças afetarão o projeto em geral.

Improve Communications Throughout Construction

Good communication is essential for large construction projects. Muitas empresas utilizam agora software especializado para ligar equipas de partes não ligadas e promover a colaboração ao longo de todo o processo de concepção e construção. A adoção de tal software facilita uma melhor comunicação em toda a linha. Isto assegura que todos estejam actualizados sobre os últimos desenvolvimentos. Se ocorrer uma mudança, todos os membros da equipe são alertados e podem participar da discussão, evitando assim falhas de comunicação ou informações perdidas que podem levar a ainda mais atrasos nos projetos.

Software especializado pode ser usado para ligar as partes envolvidas no local do trabalho ou onde quer que elas estejam. Isto é crucial durante a fase de construção quando diferentes membros da equipe estão trabalhando a partir de diferentes locais e ambientes. O aumento da documentação da mudança também melhora a capacidade de gerenciar mudanças futuras e consequentes custos.

Gestão de documentos baseada em nuvem adiciona visibilidade e responsabilidade a um projeto. O gerenciamento de comunicações eletrônicas também permite que as empresas se livrem do acompanhamento manual de pedidos de mudança via Excel, e-mail e papel. Isso garante que a documentação esteja disponível instantaneamente para qualquer pessoa que precise dela e acelera a divulgação de informações para garantir a máxima eficiência.

Impower Better Change Order Management With More Data

Successful change management is often a decision making process. Com mais informações e dados disponíveis, os gerentes de projeto são mais capazes de minimizar o custo e o impacto do cronograma quando uma ordem de mudança ocorre. Como mencionado, o BIM e o software de comunicação melhora os esforços de coleta de dados.

Robust coleta e gerenciamento de dados voltam ao uso de tecnologia e software adequados. As empresas que utilizam múltiplas aplicações desarticuladas para gerenciar seus dados correm o risco de perder informações importantes. Com toda a informação disponível através de uma fonte organizadora, os gestores de projecto são capazes de ver a soma total dos dados disponíveis e tomar decisões informadas com base nessa informação. Para que os dados sejam disponibilizados aos gerentes de projeto, todos devem usar o mesmo software para compartilhar suas informações.

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Antecipar ordens de mudança de construção

Como você já sabe, ordens de mudança acontecerão em algum momento em seus projetos, e a pior coisa que você pode fazer é estar mal preparado. Em vez de tomar uma abordagem defensiva, ou pior, ignorá-las completamente, saia na frente de potenciais mudanças antes que elas se tornem um problema e sempre antecipe o potencial para uma mudança. Com um processo simplificado e adaptado à sua empresa, você reduzirá a frustração da temida ordem de mudança e será capaz de trabalhar mais eficientemente no caso do inesperado, mantendo o seu projeto avançando como resultado.