Ainda que duas ou mais pessoas se encontrem com o objectivo de chegar a um consenso, é provável que assumam papéis diferentes no processo. Esta interacção entre os indivíduos e o grupo constitui uma base importante para as dinâmicas de grupo.
Em reuniões, o campo de jogo não é nivelado. Os participantes das reuniões são muitas vezes influenciados por outros no grupo. Líderes poderosos, participantes com preconceitos pessoais (incluindo diferenças culturais) e personalidades persuasivas podem coagir o indivíduo ou grupo e afetar o resultado da reunião.
Roles jogados em reuniões
Se os membros do grupo são coesos no pensamento, focados em promover os objetivos da reunião, então tudo está bem. No entanto, nem todos jogam de acordo com as regras. Como líder da reunião, ajuda a conhecer a gama de papéis encontrados nas reuniões e a reconhecer os jogadores que as preenchem.
Papéis de manutenção
Acções dos participantes da reunião com papéis de manutenção destinam-se a criar uma atmosfera de apoio, muitas vezes necessária se as tensões surgirem – possivelmente devido a uma discordância não resolvida.
- Apoiador, frequentemente expresso através de comentários de apoio, como “Maria, essa é uma excelente ideia”, ou “Vejo que Marketing e Vendas concordam em pelo menos três dos quatro pontos em discussão” que podem aliviar a tensão.
- Porteiro, alguém que pode entrar se alguém estiver monopolizando a conversa, ou se alguém for muito tímido para falar e precisar de um empurrão. Pode ser que as regras básicas da reunião, ou pelo menos as pertinentes ao problema em questão, precisem ser reformuladas.
Papéis da tarefa
Acções através da reunião de participantes com papéis de tarefa ajudam a mover a reunião.
- Iniciador, sugerindo uma ação – uma tarefa ou objetivo – como a reunião está começando, ou quando a reunião está em uma pausa e precisa de um pontapé inicial.
- Buscador de informação / opinião, focando em solicitar fatos, idéias, ou opiniões dos participantes.
- Testador de consenso, verificando se o grupo precisa de mais discussão antes de avançar para o próximo passo.
- Esclarecedor, verificando se a necessidade dos participantes aumenta a compreensão de um determinado assunto ou apresentação.
- Resumidor, resumindo os procedimentos até agora, para garantir que todos estão na mesma página.
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Dificuldades de papel
Acções ao reunir participantes com funções obstrutivas são prejudiciais ao progresso da reunião. Todos estariam melhor sem eles.
- Dominador, fazendo muitas perguntas (desequilibradas com o fluxo geral da reunião) e/ou simplesmente com vento longo no microfone.
- Não focalizado, dificultando o processo por não estar totalmente presente, não participando (semelhante a apenas metade das pessoas em um estado votando em uma questão-resultando em representação distorcida).
- Degrader, atacando outros participantes ou seus pontos de vista. Criando tensão, dissolvendo a confiança e a vontade de trabalhar em conjunto.
- Teimoso, não cooperativo, empata a moção para frente.
- Distractor, tendo conversas laterais que não só perturbam a reunião para os outros, mas também removem os distractees da participação activa com o grupo.
Identificar papéis para equilibrar o grupo
Uma excelente forma de ganhar um sentido de dinâmica de grupo é sentar-se numa reunião em que não se está a participar activamente. Ficará claro quem dá um passo em frente, quem se senta para trás, quem interrompe. Alguns traços de personalidade surgirão, como confiança e impaciência, no início.
Ao tomar nota dos tipos de participantes, bem como do caminho geral de discussão, será rapidamente revelado como uma reunião de grupo pode ser influenciada por factores de personalidade que devem ser reconhecidos e abordados como parte das melhores práticas de reunião.
