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O que é um orçamento flexível?

Um orçamento flexível ajusta-se às mudanças nos níveis de receita reais. As receitas reais ou outras medidas de atividade são entradas no orçamento flexível uma vez concluído um período contábil e ele gera um orçamento que é específico para as entradas. O orçamento é então comparado às despesas reais para fins de controle. As etapas necessárias para construir um orçamento flexível são:

1. Identificar todos os custos fixos e segregá-los no modelo de orçamento.

2. Determinar até que ponto todos os custos variáveis mudam à medida que as medidas de atividade mudam.

3. Criar o modelo de orçamento, onde os custos fixos são “codificados” no modelo e os custos variáveis são declarados como uma porcentagem das medidas de atividade relevantes ou como um custo por unidade de medida de atividade.

4. Entrar as medidas de atividade real no modelo após um período contábil ter sido completado. Isso atualiza os custos variáveis no orçamento flexível.

5. Introduzir o orçamento flexível resultante para o período concluído no sistema contábil para comparação com as despesas reais.

Esta abordagem varia do orçamento estático mais comum, que não contém nada além de montantes fixos que não variam com os níveis de receita reais. Orçamento versus relatórios reais sob um orçamento flexível tendem a produzir desvios que são muito mais relevantes do que aqueles gerados sob um orçamento estático, uma vez que tanto as despesas orçadas quanto as reais são baseadas na mesma medida de atividade. Isso significa que os desvios provavelmente serão menores do que sob um orçamento estático e também serão altamente acionáveis.

Um orçamento flexível pode ser criado com um nível de sofisticação. Aqui estão várias variações sobre o conceito:

• Basic flexible budget. Na sua forma mais simples, o orçamento flexível altera aquelas despesas que variam diretamente com as receitas. Normalmente há uma porcentagem embutida no modelo que é multiplicada pelas receitas reais para chegar a que despesas devem estar em um nível de receita declarado. No caso do custo dos produtos vendidos, pode ser usado um custo por unidade, em vez de um percentual das vendas.

• Orçamento flexível imediato. Algumas despesas variam com outras medidas de atividade além das receitas. Por exemplo, as despesas telefônicas podem variar com as mudanças no efetivo de pessoal. Se assim for, pode-se integrar essas outras medidas de atividade no modelo de orçamento flexível.

• Orçamento flexível avançado. As despesas podem variar apenas dentro de certas faixas de receita ou outras atividades; fora dessas faixas, uma proporção diferente das despesas pode se aplicar. Um orçamento flexível sofisticado mudará as proporções dessas despesas se as medidas em que elas se baseiam excederem as suas faixas alvo.

Em suma, um orçamento flexível dá a uma empresa uma ferramenta para comparar o desempenho real com o orçado em muitos níveis de atividade.

Vantagens do orçamento flexível

O orçamento flexível é um conceito apelativo. Aqui estão várias vantagens:

• Utilização em ambiente de custos variáveis. O orçamento flexível é especialmente útil em negócios onde os custos estão estreitamente alinhados com o nível de atividade do negócio, como um ambiente de varejo onde os custos gerais podem ser segregados e tratados como um custo fixo, enquanto o custo da mercadoria está diretamente ligado às receitas.

• Medição de desempenho. Como o orçamento flexível se reestrutura com base nos níveis de atividade, é uma boa ferramenta para avaliar o desempenho dos gerentes – o orçamento deve se alinhar estreitamente às expectativas em qualquer número de níveis de atividade.

• Eficiência orçamentária. O orçamento flexível pode ser usado para atualizar mais facilmente um orçamento para o qual as receitas ou outros valores de atividade ainda não foram finalizados. Sob esta abordagem, os gestores dão a sua aprovação para todas as despesas fixas, bem como as despesas variáveis como uma proporção das receitas ou outras medidas de actividade. Em seguida, o pessoal da orçamentação completa o restante do orçamento, que flui através das fórmulas do orçamento flexível e altera automaticamente os níveis de despesas.

Estes pontos tornam o orçamento flexível um modelo apelativo para o utilizador do orçamento avançado. Contudo, antes de decidir mudar para o orçamento flexível, considere as seguintes questões compensatórias.

Desvantagens do orçamento flexível

O orçamento flexível no início parece ser uma excelente forma de resolver muitas das dificuldades inerentes a um orçamento estático. No entanto, há também uma série de problemas sérios com ele, que abordamos nos seguintes pontos:

• Formulação. Embora o orçamento flexível seja uma boa ferramenta, pode ser difícil formulá-lo e administrá-lo. Um problema com a sua formulação é que muitos custos não são totalmente variáveis, tendo em vez disso um componente de custo fixo que deve ser calculado e incluído na fórmula do orçamento. Além disso, muito tempo pode ser gasto desenvolvendo fórmulas de custos, o que é mais tempo do que a típica equipe de orçamentação tem disponível no meio do processo de orçamento.

• Atraso de fechamento. Um orçamento flexível não pode ser pré-carregado no software de contabilidade para comparação com as demonstrações financeiras. Em vez disso, o contabilista deve esperar até que um período de reporte financeiro seja completado, depois introduzir receitas e outras medidas de actividade no modelo de orçamento, extrair os resultados do modelo e carregá-los no software de contabilidade. Só então é possível emitir demonstrações financeiras que contenham informações orçamentárias versus reais, o que atrasa a emissão das demonstrações financeiras.

• Comparação de receitas. Em um orçamento flexível, não há comparação entre as receitas orçadas e as reais, uma vez que os dois números são os mesmos. O modelo foi concebido para fazer corresponder as despesas reais às despesas esperadas, não para comparar os níveis de receitas. Não há como destacar se as receitas reais estão acima ou abaixo das expectativas.

• Aplicabilidade. Algumas empresas têm tão poucos custos variáveis de qualquer tipo que faz pouco sentido construir um orçamento flexível. Em vez disso, elas têm uma enorme quantidade de despesas gerais fixas que não variam em resposta a qualquer tipo de atividade. Por exemplo, considere uma loja web que descarrega software para os seus clientes; é necessária uma certa quantidade de despesas para manter a loja, e não há essencialmente nenhum custo de bens vendidos, a não ser as taxas de cartão de crédito. Nesta situação, não faz sentido construir um orçamento flexível, uma vez que não variará de um orçamento estático.

Em suma, um orçamento flexível requer tempo extra para construir, atrasa a emissão de demonstrações financeiras, não mede as variações de receita, e pode não ser aplicável sob certos modelos de orçamento. Estas são questões sérias que tendem a restringir o seu uso.

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