Esta foi uma pergunta quando o Office 365 Groups chegou ao mundo há alguns anos e continua a ser A GRANDE pergunta até aos dias de hoje. Quando você precisa criar apenas um site do SharePoint e quando você opta por um Site do Grupo Office 365 com todos os sinos e apitos que o acompanham?
Primeiro, deixe-me explicar a diferença entre um Site normal do SharePoint e um Grupo Office 365. Depois vou fornecer algumas orientações/argumentos para cada opção. Espero que isso ajude a resolver o debate “Grupos Office 365 ou Sites da Equipe SharePoint”.
Tivemos isso para sempre no SharePoint. Até que os Grupos do Office 365 saíssem, este era o único lugar que podíamos criar e ter para colaboração. Sites foram usados para gerenciamento de documentos, mas você também podia apimentar com outras partes da web (lista de tarefas, calendário, etc.). Ao longo do último ano, um site clássico do SharePoint recebeu algum amor extra e renascimento com a experiência da página moderna. Assim, mesmo que a sua Intranet esteja cheia desses sites clássicos, pode facilmente convertê-los para a experiência de páginas modernas.
Exemplo de uma página clássica do SharePoint
Exemplo de uma página moderna do SharePoint
Office 365 Group
Office 365 Group, como documentei anteriormente, é essencialmente um grupo de segurança/de membros ligado a várias ferramentas e aplicações do Office 365.
Aqui está o que se obtém como parte de um Grupo Office 365 quando se cria um:
- Lista de Distribuição de Email (Outlook)
- Calendário de Grupo (Outlook)
- Nota-ferramenta de tomada de notas (OneNote)
- Ferramenta de gestão de tarefas (Planner)
- Ferramenta de chat (MS Teams) – veja uma nota abaixo
- SharePoint Site Collection (SharePoint)
NOTE: Uma Equipe MS (aplicativo/ferramenta de chat) não é criada automaticamente quando você cria um Grupo Office 365. Você tem que conectá-lo/criá-lo manualmente depois que um Grupo do Office 365 é criado. Ele só é criado automaticamente quando você cria uma nova Equipe do MS Teams.
Então agora, com um Grupo do Office 365, o site SharePoint é apenas uma pequena peça de um quebra-cabeça. Todas estas ferramentas funcionam de mãos dadas e estão bem integradas. Por exemplo, quando você troca arquivos em MS Teams, eles são armazenados dentro de uma biblioteca de documentos localizada no SharePoint (com uma pasta criada automaticamente para cada canal dentro de uma Equipe).
Então, voltando à pergunta, quando você usa um site do SharePoint e quando você usa um Grupo do Office 365? Olhe, depende de com quem você fala – não há resposta certa ou errada aqui. Eu tenho alguns clientes que só criam Grupos Office 365 (para cada departamento ou projeto). Eu ainda acho que sites “regulares” (aqueles não conectados aos Grupos do Office 365) também têm o seu lugar. Por exemplo, digamos, o seu departamento de Recursos Humanos precisa de criar um site de funcionários para armazenar políticas, formulários, etc. Não há realmente nenhum componente social necessário aqui, como Planner ou Equipes, então um bom site antigo seria suficiente.
Por outro lado, se você precisa gerenciar um projeto, um Grupo Office 365 pode ser uma alternativa melhor, pois além do armazenamento de arquivos você recebe uma lista de distribuição de e-mails, ferramenta de tarefas, etc. – apenas para o caso do seu projecto necessitar desses.
Utilizar Grupos Office 365 se você….
- Deseja colaboração rápida e fácil
- Deseja a capacidade de ter espaços informais de reunião
- Disponha pequenos mini-projetos
- Não queira ser sobrecarregado pelo gerenciamento dos sites da equipe do SharePoint
- Só precisam de um lugar para compartilhar documentos, links, imagens e não precisam de ferramentas de colaboração social
Aqui está um vídeo que eu criei sobre o tema também.
