Funções e Público
Curto para “memorando”, um memorando é um tipo de documento usado para comunicar com outros na mesma organização. Memorandos (ou memorandos) são normalmente usados para mensagens relativamente curtas de uma página ou menos, mas relatórios informais de várias páginas também podem usar o formato de memorando.
Formato
Memos são distinguidos por um cabeçalho que inclui DATA, PARA, DE e SUBJEITO linhas. Outras linhas, tais como CC ou BCC, podem ser adicionadas conforme necessário. Uma linha RE (“Reference”) pode ser usada ao invés de SUBJECT, mas esse uso está se tornando mais raro, pois “RE” é muitas vezes confundido com “Reply” devido ao seu uso no e-mail.
- DATE: Liste a data em que o memorando é distribuído.
- TO: Liste os nomes dos destinatários do memorando. Se houver vários destinatários, é aceitável usar um nome de grupo, como “Todos os Funcionários” ou “Membros do Comitê de Pessoal”.
- FROM: Liste o nome e o cargo do(s) autor(es).
- SUBJECT: Pense na linha SUBJECT como o título para o memorando. Torne-o específico para que os leitores possam identificar imediatamente o tópico.
Estes títulos podem ser em espaço duplo ou simples, e a linha ASSUNTO está frequentemente em todas as letras maiúsculas. Além disso, a ordem dos itens pode variar. Muitas organizações têm suas próprias preferências de estilo sobre estes assuntos. Caso contrário, a ordem listada acima, espaçamento duplo, é a mais comum.
O texto dos memorandos normalmente usa o formato bloco, com linhas espaçadas simples, um espaço extra entre parágrafos, e sem indenizações para novos parágrafos. No entanto, se um relatório usando o formato memo se estende para algumas páginas, o espaçamento duplo pode ser usado para melhorar sua legibilidade.
Organização
As formas de comunicação profissional são organizadas de acordo com uma de duas estratégias: direta e indireta.
- A estratégia de organização direta apresenta o propósito do documento no primeiro parágrafo (às vezes a primeira frase) e fornece detalhes de apoio no corpo.
- A estratégia de organização indireta abre com detalhes relevantes, que chamam a atenção e que não declaram diretamente o propósito do documento. O propósito é revelado no corpo da mensagem, geralmente colado entre detalhes de suporte.
A abordagem direta é usada para boas notícias ou comunicação de rotina; a abordagem indireta é usada para mensagens persuasivas, vendas ou más notícias.
Um propósito declarado diretamente é bem-vindo em boas notícias ou mensagens de rotina, mas pode ser visto como abrupto ou insensível em uma má notícia ou mensagem persuasiva. Quando o público não está receptivo à mensagem, o melhor é levar ao propósito gradualmente.
Em ambos os tipos de organização, informações de ação (como prazos ou informações de contato) ou uma declaração de encerramento cortês é colocada no último parágrafo.
| Estratégia de organização | Definição | Tipo de documento |
Conteúdo > |
||
| Introdução | Corpo | Conclusão | |||
| Directo | Escritor chega rapidamente ao objectivo, às vezes na primeira frase. | Usado para boas notícias ou comunicação de rotina (o público é receptivo ou neutro) | Propósito | Detalhes | Informação de ação ou fechamento cortês |
| Indireto | Escritor constrói gradualmente até o propósito, que é declarado no corpo. | Usado para mensagens negativas, persuasivas ou de vendas (o público não é receptivo) | Declarações relevantes, que chamam a atenção | Declaração de propósito é ensanduichada por detalhes. | Informação de ação ou fechamento cortês |
Amostra Memo Direto
Amostra Memo Indireto
Estilo e Tom
Embora relatórios de memo e memorandos de política sejam exemplos de documentos que têm um tom mais formal, A maioria dos memorandos terá um estilo de conversação – ligeiramente informal, mas ainda assim profissional. O público dos memorandos são aqueles com quem o escritor trabalha, portanto o estilo de escrita geralmente assume uma relação com eles (e portanto uma certa falta de formalidade); basta ter em mente que a relação é profissional, portanto a escrita deve refletir isso. Além disso, como em todos os documentos de trabalho, o público pode conter uma variedade de leitores, e o estilo e o tom devem ser apropriados para todos os seus níveis técnicos e de autoridade.
| Too Informal | Too Formal, Stuffy-Sounding, Wordy | Equilíbrio Apropriado |
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Situações Comuns de Escrita de Memorandos
As notas são utilizadas em diversas situações de comunicação no local de trabalho, desde documentação de procedimentos e políticas até simples anúncios. Abaixo estão alguns tipos comuns de memorandos:
- Políticas (mudanças e novas)
- Instruções
- Procedimentos
- Anúncios
- Relatórios de viagem
Meios de distribuição
Memos podem ser distribuídos manualmente através de meios de impressão em organizações nas quais nem todos os funcionários têm acesso ao e-mail. Organizações com acesso a e-mail podem distribuir memorandos como anexos a e-mail.
Em organizações nas quais o e-mail chega a cada funcionário (ou a cada funcionário do público do memorando), os redatores devem determinar se devem enviar um memorando ou uma mensagem de e-mail para transmitir suas informações. Em casos como este, os redatores devem considerar três fatores: a natureza da mensagem, a profundidade/número de seus detalhes e sua probabilidade de ser impressa para uma referência mais fácil. Estes tipos de mensagens devem ser escritas em formato memo e anexadas a uma mensagem de e-mail para uma distribuição rápida (e amiga do ambiente):
- Mensagens que tenham uma aura oficial, tais como novas políticas ou revisões de políticas.
- Mensagens contendo muitos detalhes (tais como instruções sobre como calibrar uma peça complicada de maquinaria).
- Mensagens que necessitem de referência longe de um computador (necessitando de uma cópia impressa). Cópias impressas de e-mails geralmente usam um tipo pequeno que é difícil de ler.
*Alguns artigos são usados em vários gêneros e disciplinas.
