O Guia Não Oficial de Licença Paga vs. Não Remunerada

UPDATED 9/27/20 17:09 PT:

Como gestor de escritório, o processo de descobrir como pagar aos seus empregados por tempo livre pode parecer um pouco complexo. O que é necessário quando se trata de tempo de férias, licença por doença e outras formas de férias pagas? Há algum tipo de áreas cinzentas incómodas quando se trata de ausências de longa duração dos empregados, como gravidez ou licença por doença? Que tipos de acomodações razoáveis o seu escritório deveria fazer neste tipo de cenários?

Felizmente, nós dividimos tudo por si: O que é legalmente exigido, qual é a sua escolha, e o que está no meio. Em última análise, este guia não-oficial de licenças pagas vs. licenças não remuneradas irá responder a todas as suas perguntas mais urgentes e ajudá-lo-á facilmente a fazer as políticas certas para a sua prática.

Licenças pagas: O que é realmente necessário?

Na sua clínica, existem provavelmente certos tipos de licenças que são pré-determinadas como pagas. Desde férias a licenças por doença, férias pagas e outras formas de licença, há sempre certos requisitos que vêm sempre com licenças pagas. Para calcular as férias pagas, deve primeiro compreender o que é necessário.

Tempo de férias

A maioria das pessoas está familiarizada com as férias pagas sob a forma de tempo livre pago, ou TDP. Para ganharem o PTO, os empregados acumulam dias de folga ao longo do seu tempo no trabalho que podem depois utilizar para férias. Embora não exista um mandato federal relativo a férias pagas (ou mesmo férias não remuneradas), é um benefício popular que a grande maioria dos empregadores opta por oferecer. A quantidade de tempo de férias pagas normalmente se acumula para os empregados com base na quantidade de tempo que eles têm trabalhado para sua prática, bem como o nível que eles detêm dentro do escritório. Simplificando, para ganhar tempo de férias, os empregados elegíveis apenas têm de aparecer para trabalhar!

Recomendada Leitura: Avalie as suas Políticas de Benefícios do TDP & Torne os RH na sua prática mais produtivos – Parte 1

Sick Leave

Acredite ou não, não existem leis federais que exijam que os empregadores paguem as licenças por doença dos seus empregados. Entretanto, muitos estados, cidades e municípios têm mandatos que exigem que os empregadores locais forneçam dias de doença pagos. Naturalmente, isto leva-nos a uma das maiores questões em torno das licenças médicas pagas obrigatórias: notas médicas.

Em suma, não é permitido a um gerente de escritório solicitar uma nota médica para quaisquer dias que se enquadrem no âmbito das licenças médicas pagas obrigatórias do empregado. Esta é uma licença protegida e tem de ser dada sem perguntas, na maioria dos cenários. A exigência de um atestado médico violaria essa licença médica obrigatória paga, e a lei de licença médica obrigatória paga – como todas as leis – não fica a critério do empregador. É um mandato que o empregador deve seguir.

No entanto, uma vez esgotada a licença por doença paga obrigatória de um empregado, o gerente do escritório tem a flexibilidade de negar ou aprovar ausências adicionais ou pedir notas médicas para aprovar a ausência. Tenha em mente que, mesmo com um atestado médico, poderá nunca mais acompanhar o médico. Isto infringiria os direitos HIPAA do seu empregado. A nota só pode dizer o nome do médico e a data/hora em que o seu empregado foi visto. Adicionalmente, se vai solicitar uma nota médica para a ausência de um empregado, tem de se assegurar que tem uma política em vigor (tal como solicitar uma nota após o terceiro dia de doença não remunerada) que é aplicada igualmente a todos os empregados da clínica.

Para quaisquer outras questões, não se esqueça de marcar uma consulta com a HR for Health para garantir que conhece as leis relativas a notas médicas e licenças médicas pagas obrigatórias.

Recommended Reading: É Tempo de Avaliar a sua Apólice de Benefícios do TDP (Parte 2 – Acúmulo de Benefícios)

Outras Licenças Pagas

Além do tempo de férias e licença por doença, o seu consultório é legalmente obrigado a fazer acomodações para o serviço de júri, votação, certos feriados e quaisquer responsabilidades militares. Apesar de serem ou não obrigatórias, estas dependem tipicamente do estatuto específico do funcionário (isento vs. não isento). Além disso, alguns empregadores optam por oferecer licenças de luto pagas em caso de morte de um familiar imediato de um empregado.

Áreas cinzentas para Licenças de Ausências de Empregados

Como provavelmente sabe, certas partes das licenças de empregados não são tão cortadas e secas. Na verdade, algumas dessas áreas cinzentas são simplesmente confusas. Ainda assim, estas áreas têm requisitos próprios, tal como as formas de férias pagas exploradas acima. Estes requisitos servem para o ajudar a compreender melhor como é que estas folhas de ausência factores no debate de férias pagas vs. não pagas.

Family Medical Leave Act (FMLA)

The Family Medical Leave Act é um programa federalmente mandatado que permite aos empregados tirar uma licença por questões médicas pessoais, questões médicas familiares, ou por razões militares. Embora este mandato permita aos funcionários tirar até 12 semanas de licença sem remuneração e ainda poder voltar ao trabalho, ainda existem algumas estipulações.

Primeiro, os funcionários só se qualificam se tiverem trabalhado no seu consultório durante pelo menos um ano e tiverem trabalhado pelo menos 1.250 horas no ano anterior à sua licença solicitada. Em segundo lugar, este tempo livre não é necessário para ser pago, a menos que os funcionários tenham uma TDF fora do horário da FMLA. No entanto, uma vez esgotado o tempo livre do empregado, você não é obrigado ou obrigado a pagar nenhum tempo adicional de acordo com as exigências da FMLA. Finalmente, os empregados só são elegíveis para licença FMLA se o empregador tiver 50 ou mais empregados numa área de 75 milhas.

Paternidade e Paternidade

Embora a licença parental possa, tecnicamente, ser abrangida pelo FMLA em alguns casos, algumas práticas ainda optam por oferecer tempo livre pago (ou não pago) especificamente para novos pais como um benefício adicional. (Esta pode ser uma opção atractiva para os seus empregados novos e existentes, se optar por oferecê-la). Além disso, é importante notar que se a sua prática for na Califórnia, Rhode Island, ou New Jersey, você pode ser legalmente obrigado a oferecer licença parental, dependendo do tamanho da sua equipe. Considere contactar os RH para a Saúde para saber mais sobre as suas responsabilidades se estiver nestes estados.

Licença por Gravidez por Deficiência

Para além da licença de maternidade e paternidade obrigatória em estados como a Califórnia, certos estados pedem aos empregadores com um certo número de empregados para oferecerem licença por invalidez às empregadas grávidas que não podem desempenhar as suas funções actuais. Embora esta licença não seja obrigatória, é mais uma área cinzenta onde os gestores de escritório são livres de escolher como querem estabelecer as suas políticas específicas para melhor se adequarem às necessidades da sua prática.

Licença não remunerada: What Are Reasonable Accommodations?

No mundo dos RH, uma frase atinge o medo nos corações dos empregadores em todo o lado: acomodações razoáveis. Esta frase (e os rumores e mal-entendidos à sua volta sobre a lei de origem) evoca imagens de mudanças caras e potenciais processos judiciais, mas a realidade é que estas acomodações são muitas vezes muito simples, ferramentas muito lógicas. Uma ferramenta que deve – e muitas vezes deve – ser considerada como um alojamento razoável para os funcionários é a licença sem vencimento.

A Lei dos Americanos com Deficiência (ADA), a maioria dos períodos de licença temporária deve ser considerada como alojamento razoável se o funcionário os solicitar. Muitos casos legais em que os empregadores foram considerados responsáveis por violações da ADA envolveram a sua recusa em conceder férias não remuneradas. No entanto, um período de licença sem vencimento em aberto não é necessário para ser concedido ao abrigo da ADA. Se nem o seu empregado nem o seu provedor médico puder fornecer uma data em que o empregado possa retornar ao escritório e realizar as tarefas essenciais que a prática precisa que ele realize, então a concessão desse período indefinido e incerto de férias não remuneradas pode não ser necessária.

Ultimamente, a melhor abordagem para lidar com as férias não remuneradas é comunicar com o colaborador sobre as suas necessidades no local de trabalho, com base nas recomendações do seu médico. Isto é especialmente verdade em casos de problemas de saúde mental como o TEPT, ansiedade ou depressão, onde curtos períodos de licença sem remuneração podem melhorar significativamente a saúde mental e física geral do seu colaborador e permitir que este continue a trabalhar tão bem quanto se espera.

Como sempre, consulte o seu advogado para obter assistência e informe-se sobre os requisitos da ADA para prevenir violações não intencionais. Ou, contacte hoje mesmo a HR for Health e marque uma consulta.

Saiba mais sobre a gestão de faltas com os especialistas em RH para a Saúde. Contacte-nos por telefone para 877-779-4747 ou por e-mail para [email protected] hoje.