Ao planejar eventos e reuniões corporativas, você encontrará rapidamente um mundo de possibilidades para quase todos os aspectos do seu evento – local, decorações, comida, atividades e muito mais. Ter tantas possibilidades pode facilmente causar sobrecarga de informação e dificultar a tomada de decisões. Para ajudar a garantir que cada decisão que tomar durante o processo de planejamento do evento ajudará a criar uma reunião coesa para os participantes, ter um tema pode ser uma forma de salvar vidas. Estabelecer um tema de evento antecipadamente e mantê-lo durante todo o processo tem uma série de benefícios, incluindo:
Suporta a sua mensagem de evento
Um tema pode ser uma forma surpreendentemente eficaz de levar a mensagem do evento para casa e alcançar os objectivos dos seus participantes. Por exemplo, diga que o evento está focado em dar início a um objetivo de longo prazo, e o objetivo do evento é inspirar os funcionários a olhar para o futuro para que eles estejam tomando decisões hoje que apóiem o sucesso amanhã. Neste caso, um evento com temática futura seria ideal para destacar a mensagem de uma forma que seja divertida para os participantes. Os elementos que você tece ao longo do dia podem mostrar o objetivo de longo prazo pelo qual a organização está se esforçando, ao mesmo tempo em que destacam a importância de manter o estado de espírito do futuro.
2. Cria uma Experiência Coesiva de Atendimento
Da comunicação pré-evento, ao dia do evento, ao acompanhamento pós-evento, um tema ajudará a estabelecer uma marca única e identificável para o seu evento. O cérebro humano processa a informação organizando-a em categorias, assim, ao utilizar um tema, você proporciona uma experiência coesa que une tudo para os seus participantes.
Todos os elementos que você escolhe que suportam o tema ajudam a unificar o evento. Escolha uma atividade experimental que apóie o tema, selecione alimentos que se enquadrem com ele, até mesmo escolha um transporte que esteja de alguma forma conectado a ele. Por exemplo: você está hospedando uma reunião de empresa com o objetivo estabelecido de melhorar a produtividade e o moral entre muitos departamentos. Você selecionou um tema aquático. Para criar essa coesão:
- O local é no oceano ou numa grande massa de água
- Você tem bebidas e pratos inspirados no oceano
- O seu esquema de cores é uma mistura de azuis que são usados em todas as comunicações pré-evento, o site do evento, brochuras, e materiais do dia do evento
- Você tem um barco programado para levar os participantes do aeroporto ao local do evento
- A atividade experimental que você selecionou para levar a mensagem para casa compartilha o tema aquático e apóia os objetivos que você deseja alcançar
Por ter sido estabelecido um tema, todos esses componentes puderam ser selecionados ao longo do processo de planejamento para contribuir para uma experiência coesa para os participantes. Quer o tema escolhido seja caprichoso ou sério, ele une tudo e torna o evento memorável.
Contributos ao Envolvimento e Excitação
O tema do evento é uma ótima maneira de gerar excitação até o evento, e mantê-los envolvidos enquanto estiverem lá. Você pode progressivamente fornecer dicas para os participantes sobre o que o tema está usando a comunicação pré-evento, deixando-os entusiasmados com o que está guardado. Então, eles passarão o dia olhando para aqueles elementos e pequenos detalhes que se relacionam com o tema, tornando-o uma experiência envolvente e digna de ser compartilhada.
Gamificação não é apenas uma forma de tornar a agenda do seu evento corporativo mais divertida – pode ser uma forma única de trazer para casa as principais mensagens, e construir habilidades úteis entre os seus participantes. Quando é feita de forma eficaz, a gamificação ajuda os participantes a se sentirem totalmente imersos na experiência do evento, enquanto transmitem táticas cansadas que os participantes esperam, como palestrantes, quebra-gelos, mágicos ou comediantes. Se você está pensando em adicionar gamificação a um próximo evento corporativo, dedique um tempo para considerar os componentes deste artigo para que você possa fazer um plano para jogar o seu evento com eficácia e sucesso.
Fun Meeting Theme Ideas
Agora que estabelecemos porque é importante ter um tema de reunião, aqui estão vários temas de reunião divertidos que são comumente usados por profissionais do evento e bem apreciados pelos participantes para ajudar você a começar:
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Conclusão
Concluindo apenas com o tema certo que liga aos objectivos do evento pode ser muito divertido – e uma vez tomada essa decisão inicial, é muito mais fácil decidir sobre todos os tipos de componentes do seu evento. Ter um tema sólido que se liga aos objectivos do evento não só facilita a sua vida, como também resulta num evento que é divertido e envolvente para os participantes, ao mesmo tempo que atinge eficazmente os objectivos das partes interessadas.
